供应商引进流程

供应商开发、引进流程

1.目地：制定本程序以规范供应商的选择，以保证产品的质量和成本的降低，以及

确保货源供应的稳定，选择可靠的供应商合作伙伴。

2.范围：适用于公司经营所需各种材料、设备及公司办公用品、劳保用品的采购；

需通过协作厂商完成的各种成品、半成品、材料的加工以及便利店营销商品的所有供应商的选择。

3.权责：

3.1品类部负责供应商资料的收集和初步评估、选定；组织对供应商的现场评审，获得认证结果，保持评审记录；保证料源供应的稳定性和最低的采购总成本。

3.2研发部、加工部、品控部、便利店部负责提供新的材料规格资料或样品，对

供应商提供的样品进行确认；负责对供应商、外包加工厂商质量体系、技术能力和供应能力进行现场评估。

3.3采购部负责对供应商的日常合作服务进行评估，维护《合格供应商名录》。

4.新供应商引进基本原则：

4.1新供应商的引进符合公司总体战略目标和要求；

4.2新供应商的资格符合引进要求；

4.3新供应商的引进能够丰富、完善、壮大、提升的商品分类结构；

4.4新供应商的商品具有性能优势、价格优势、品牌优势、形象优势；

4.5新供应商的商品能增强竞争优势；

4.6新供应商能够、愿意与公司共同成长、发展；

4.7新供应商的引进能够为带来利润；

4.8新供应商的引进能达到制约同类商品供应商的目的；

5.新供应商引进基本要求：

5.1供应商资格：

5.1.1是中国境内的合法经营者，已取得国家工商行政管理局或指定机构颁发的

营业执照和纳税证件；

5.1.2供应商的注册资金在50万以上，有增值税发票；（这是公司发展的要求目

标，品类部的引进计划逐渐向此标准靠近。）

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5.1.3属于生产商、国内/区域性一级代理商、国内/区域性一级批发商、国内/区域性贸易商；

5.1.4属于代理商或批发商的持有生产商的代理合同或其它证明文件；

5.1.5属于外贸公司的有进出口许可证、进出口卫生检疫证或其他证明文件；5.1.6具有其所供商品的商标注册证、版权证；

5.1.7商标未注册的能提供就未注册的商标所出具的保函；（保函中应注明：供货方对因商标未注册的事实而引起的的任何损失或损害均应向作出充分的赔偿）。

5.1.8能够供货给区域内所有店；

5.1.9所供商品能够达到分类毛利标准且售价不高于市场或竞争者售价；

5.2合作要求：

5.2.1供应商同意并签订的合同，同意该合同适用于约定的关联公司及加盟店；

5.2.2供应商同意提出的关于付款期限、进场费（未税）、广告费（未税）、陈列费（未税）、进货奖励（未税）及其它费用条件（未税）；（注：所有费用收取标准由品类主管制订，经品类经理审核，总经理核准后生效）

5.2.3供应商同意提出的可退货的商品类别及退货的要求；

5.2.4供应商对提出的退货要求难以保证的，应同意并保证给予不低于退货总值10％的进价折扣，并同意并保证协助在60天内对该批退货完成处理；

5.2.5供应商接受采购部向其发出的订货单，并保证依据订货单要求的数量、交货时间交货；

5.2.6供应商同意品类部提出的因供应商未能依据订货单交货而向支付不低于该订货总金额10％的赔偿要求，并在采购部提出该赔偿要求后供应商同意并保证于5日内将应赔偿金额以现金或支票形式缴至赔偿要求指定的结算中心；供应商未能依据采购部提出的赔偿要求在限定的时间内缴纳赔偿款的，采购部有权在书面知会供应商后将赔偿金额提升至订货总金额的30％，在应付供应商货款中扣除；

5.2.7供应商同意并保证采购部及采购部授权的门店向其发出的单一订单金额大于或等于相应金额（根据订货物料性质决定）时给予该订单金额3％的额外折扣；且供应商同意该折扣金额在应付其货款中扣除，该金额为不含税金额；

5.2.8供应商同意并保证向其提前20天（等于或大于）支付货款时给予该货款总

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金额2％的提前付款折扣；供应商同意并保证该付款折扣金额在供应商实际取得货款后5日内以现金或支票形式向采购部指定的结算中心缴纳；逾期供应商未缴纳的采购部有权在书面知会供应商后于下期应付货款金额中扣除并永久取消该供应商可提前付款的资格；

5.2.9供应商同意并保证每月至少1次满足采购部提出的相关产品的促销活动要

求（主要针对于便利店产品）；供应商同意并保证该促销活动费用在促销活动开始前5天内以现金或支票形式缴纳至采购部指定的结算中心或以等值商品赠送形式交运至指定地点；供应商同意采购部在供应商逾期未缴纳费用时有权停止促销活动；采购部有权在书面知会供应商后在应付货款中扣除该促销费用；

5.3商品要求：

5.3.1供应商同意并保证提供免费的新商品样品；

5.3.2供应商同意并保证向提报的商品供货价不高于其它同类竞争者，供应商同

意并保证其向所供货的商品能达到要求的毛利率；（注：商品销售毛利率标准由品类部制订，经采购经理审核，总经理核准后生效）

5.3.3供应商同意并保证向提报商品供货价时同时提供该商品供货价的构成方

式、构成比例、构成金额、原材料金额、生产加工成本、流通成本、税率等数据；

5.3.4供应商同意并保证向提报商品供货价、商品陈述时列明该商品最低订货量、

最小包装数、商品所附带的服务（如：是否打标签、维修/安装、特别包装等）；

5.3.5供应商同意并保证提出的关于商品订货天数、订货周期、送货天数、生产

或进口天数的要求；

5.3.6供应商在需要调整商品供货价时应获得采购部书面同意；属于调高供货价

的，在双方一致同意后30日后生效，生效前供应商同意并保证按原价格向按时按量供货；属于调低供货价的，在双方一致同意后立即生效，供应商同意并保证在新价格生效后5天内将应补差金额以现金或支票方式缴纳至指定的结算中心或以商品赠送的方式将赠送商品交运至采购部指定的地点；供应商逾期未缴纳补差金额或未以商品赠送形式补差的，供应商同意在应付其货款中扣除该补差金额及依据该补差金额10％的罚款。

6.供应商开发步骤如图：

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7. 工作流程：

7.1由品类部依据成本降低计划、质量改善计划和新产品开发计划，及业务发展需要，收集市场资料，寻找潜在供应商： 7.1.1品类部对新供应商信息的采集的途径： 7.1.1.1各种采购指南。

7.1.1.2新闻传播媒体，如网络、电视、广播、报纸等。 7.1.1.3各种产品发表会。 7.1.1.4各类产品展示（销）会。 7.1.1.5行业协会。

7.1.1.6行业或政府的统计调查报告或刊物。 7.1.1.7同行或供应商介绍。 7.1.1.8公开征询。 7.1.1.9供应商主动联络。 7.1.1.10其他途径。

7.1.2品类部通过对供应商信息的采集与分析，主要调查供应商以下九个方面的内容：

7.1.2.1财务能力调查。 7.1.2.2生产设施调查。

1、寻找供应商，收集相应供应商资料

洽谈

7应商列表

2、填写供应商基本信

息表

初步筛选供应商

5、进行样品测试与鉴定，必要时到生产现场

进行调查

6、供应商调查评审，会签并提交评审结果

7.1.2.3生产能力调查。

7.1.2.4成本调查与分析。

7.1.2.5管理能力调查。

7.1.2.6质量体系调查。

7.1.2.7态度调查。

7.1.2.8绩效评估。

7.1.2.9销售战略调查。

7.2品类人员向潜在的供应商发出《供应商能力调查表》，负责对供应商规模和实力、品牌声誉、供应能力等业务上的初步评估。由供应商填写后收回进行分析。

7.3品类部在收到供应商提供的资料后，对其进行筛选评估，初步筛选的标准如下：7.3.1供应商是否生产或代理我公司所需要采购的物资。

7.3.2供应商产品的质量水平是否符合我公司对采购物资的质量要求。

7.3.3供应商的生产能力、供货水平是否符合我公司的要求。

7.3.4供应商规模大小、财务能力等。

7.3.5供应商的销售策略、企业文化等。

7.3.6其他。

7.4品类部开始与初步筛选后的供应商进行接洽，详细的了解供应商的实际情况，如质量、服务、交货期、价格等，并索取初始样品。

7.5样品递交和确认：

7.5.1首次采购的直接原材料和包装材料，按设计图纸或样品要求，需要供应商提供样品和制作样品承认书；其他物料，根据需要，要求供应商提供样品，由使用部门确认；需求部门提供的规格没有要求具体的品牌时，优先选择知名品牌知名度高、质量更可靠的产品。

7.5.2新的原材料的样品确认由研发部和品控部进行。品类部接到供应商的有关样品后，应填写《样品确认单》，连同样品和样品承认书一起交给研发部和品控部确认；已经用过的物料，需要转到其他供应商采购时，样品由品控部确认。

7.5.3研发部应对材料样品按相应产品的设计要求和规格进行确认，并将确认结果记录于《样品确认单》上。如果样品确认不合格，则由品类部通知供应商重新送样确认，或重新选择供应商。

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7.5.4如果采购的是需检疫的物料或环保物料，供应商在提供样品的同时，需要

附检测报告和相关证明，由品控部进行有关的确认，并将确认结果填写到《样

品确认单》中。

7.5.5如果样品确认合格，样品承认书和样品一份保留在品控部，作为IQC检验依据，IQC贴《样品卡》对它进行统一管理；品类部保留相应的《样品确认单》，可以进行批量采购。

7.6供应商评审：品类部组织建立供应商评审小组，对初步帅选后的供应商及初始样品进行评审，小组成员包括品控部、研发部、加工部、便利店部等相关部门人员。

7.6.1根据所采购物资对公司产品的影响程度，公司将采购的物资可分为关键、

重要、普通三个级别，不同级别的物资实行不同的控制等级。

7.6.2对于提供关键与重要材料的供应商，在品类部与供应商协商沟通后，供应

商评审小组应到供应商生产工厂或销售门店进行实地考察，判断其是否符合我

公司的采购需求，并由品类部填写《供应商现场评价表》，品控部、研发部、加

工部等签署意见，供应商现场评审的合格分数需达到70分及以上。

7.6.3对于普通物资的供应商，无需进行实地考察。

7.7物资比价：对供应商能力调查和现场考察评估后，品类部要求供应商对供应的产品进行报价；品类部通过与同类材料目前的市场价格作比较，填写《物资采购

货比三家审批表》必要时要求供应商提供材料成本明细，评估其价格方面的竞争力。

7.8合格供应商的批准和管理：

7.8.1经相关部门现场评估或经产品评估合格的供应商，由品类部人员走“新增供应商资格审批”相应的工作流，经品类部经理、香界总监、总经理审批，最终转到采购部。（工作流中需将相关表格《供应商能力调查表》、《供应商现场评价表》、《样品确认单》和《物资采购货比三家审批表》等表格以附件的形式关联上去。）7.8.2采够部根据审批通过的工作流，应将该供应商登录于《合格供应商名单》，附上评审报告，报香界总监或总经理批准。合格供应商有增减时，应及时更新《合格供应商名单》并发布最新版。

7.8.3经批准的《合格供应商名单》发到采供部作为采购下单的依据；同时分发到

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品类部、品控部和财务部各一份。

7.8.4每一种材料需要两家或两家以上的合格供应商，以供采购部进行采购时选

择。

7.8.5对于惟一供应商或者独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。

7.8.6采购部接订单时，如果是客户（需求方）指定的供应商名单，采购部人员需

按照客户提供的供应商名单进行采购，如需从非客户提供的供应商处采购时，必须事先得到客户的批准。

7.8.7“合格供应商名单”在每次供应商考核结果得出后进行修订，删除不合格的

供应商，修订后的“合格供应商名单”由香界总监或总经理批准后生效。

7.9供应商绩效评价

7.9.1采购部负责协同品控部，每季度对各供应商进行一次综合评价。

7.9.2定期综合评价的项目如下：

·来料合格率（品控部负责）

·交货准时性（采购部负责）

·投诉（品控部负责）

·成本（品类部负责）

·交货周期（采购部）

·服务（采购部/物流部负责）

7.9.3评估服务态度，是否能积极配合公司的紧急订单，做有弹性的安排满足公

司按时出货需要，及时处理不良品；同时及时准确和完整的提供发票、月结资料等。

8.流程图，如下图

9.相关文件：

《青岛远见-香界事业部采购管理手册》

10.相关表单：

10.1《供应商能力调查表》供应商能力调查表.xls

10.2《供应商现场评价表》供应商现场评价表.xls

10.3《样品确认单》供应商样品确认单xls.xls

10.4《物资采购货比三家审批表》货比三家审批表.xls

10.5《新增供应商资格审批表》新增供应商资格审批表.doc

10.6《合格供应商名录》合格供应商名录.xls

11．本流程由采购部制定，解释权、修改权归采购部。

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12. 本流程经总经理审批通过后自发布之日起执行。

青岛香界商贸

二O一三年九月十日

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