商务部管理制度与工作流程

江西联创光电工程服务事业部

商

务

部

管

理

制

度

与

工

作

流

程

商务部

2013年2月

目录

一、总则 (3)

二、商务部工作职责和管理制度 (3)

三、商务部工作流程 (4)

商务部管理制度与工作流程

一、总则

为了更好的对事业部商务行为进行管理，提高商务工作的效率，特制定本流程与制度。所有的商务相关人员均应以本流程与制度为依据开展工作。事业部成立专门的商务部门负责公司采购，及相关商务工作。

二、商务部工作职责和管理制度

1、商务部负责牵头组织对供应商和供货厂家的选择评价和确认，并根据评价结果确定供应商和供

货厂家。

2、负责合格供应商和供货厂家档案的建立

3、负责对全公司采购物资的最终进价确认

4、负责整个采购过程的实施

5、负责采购物资的出入库管理和物流调配，做到不延误发货

6、负责有关商务信息的公共发布

7、同时协助相关部门对采购物资的进货检验、把关和协助财务部对采购物资款项的核对拨付等工作

8、商务部的工作分采购商务（主要负责产品的成本采购、询价）、销售商务（主要负责销售出库、采购合同管理）、仓库（主要负责库存的管理和发货）

a)采购商务：负责公司网络、外设、分销PC、曙光服务器、弱电、照明亮化、节能产品进行采购和

询价。配合各个部门和做好售前询价选型，售中设备采购及到货，售后维修和维护的工作。做好采购产品台账和供应商往来台账。及时催促增值税到票，负责每月对账工作。

b)销售商务：按业务人员填写出库申请单，在系统中打出正式的销售出库单。做好每月的销售出库台

账。

c)采购合同的管理：所有采购合同由商务部统一管理。所有产品在签定采购合同的时候，必须填写采

购合同评审单，相关的负责人同意后，才可以盖章签字。

1）合同正本及《采购合同审批表》应交与商务部归档保管，采购合同必须二份，合同原件商务部和综合办留档。

2）任何个人不得擅自散存应归档的合同，否则给公司造成损失的，公司保留追究其责任的权利。其他部门人员需查询采购合同，须经事业部长批准

3）商务部应遵循完备、整齐、分类检索和易于查找的原则对其管理的合同进行编号归档及妥善管理。

4）采购合同的编号可按下边方式编号：

?L C X X C -20130108-01(照明信息公司采购合同编号)

L：联 C：创 X：信 X：息 C：采购

20180108：代表签订的时间的年月日 01：代表当天采购的第几份

?L C J N C -20130108-01(节能服务公司采购合同编号)

L：联 C：创 J：节 N：能C：采购

20180108：代表签订的时间的年月日 01：代表当天采购的第几份

金额较小的合同可以以传真件或是扫描件归档，金额较大的合同必须是合同的原件归档。对于采购合同管理建立台账。建立台账后，能很好并及时的了解有关信息。

三、商务部工作流程

采购商务流程：

1）采购申请

工作流程负责部门形成文件、表格控制重点

1.1A 流程工作内容

a 、 申购部门按照需求可进行询价。但必须是在合格供方范围内。商务部根据采购计划也同时开展询价。

但最后的进价确认，是商务部根据竞价，根据质量 交货期 价格的顺序进行确认。同时提交申购部门再确认。采购商务根据询价产品的内容多少和复杂程度3-5天的工作日提交询价单给申购部门。做到货比三家的原则。

b 、对于某些物资的技术参数和技术性能商务部要经申购部门确认；对于低值易耗物品，商务部要根据

最低库存来报批实施采购。

c 、 采购货单要由申购部门填写，必须填写清楚产品名称、数量、参数。由申购部门根据申购物资的类

别要求报请技术部确认参数和分管领导同意采购审批后，才可实施采购。商务需告知申购人到货时间、付款方式、质保时间和采购金额，但供货商必须是在合格供方名录之中。 1.1B 记录

a 、附件五、《询价单》

b 、附件四、《采购订货单》 2）采购执行

工作流程 负责部门 形成文件、表格 控制重点

业务部、工程部 询价单 货比三家

商务部 询价单 货比三家

商务部 进价确认单 申购部门再确认

业务部、工程部 采购订货单 商务部统筹

商务部 各领导审批 向合格供方采购

2.1A 流程工作内容

a 、商务部根据批准后的采购货单，执行采购任务；

b 、商务部与合格供应商（厂家）拟定的《采购合同》或《购货协议》必须明确：产品的名称、型号、规格、数量、质量要求、单价、供货方式、付款方式、包装要求、收货地址、验收标准及有关质量纠纷的处理和索赔条款等内容。有特殊要求的，在《采购合同》或《购货协议》上写明。如到供应商处验证产品质量。合同或协议由商务部统一进行归档保管；

c 、预付款按：依据采购合同 填报付款申请单 部门经理、分管领导或总经理签字提交财务流程执行；

d 、采购人员在采购之前要求供货商提供样品1-2个，会同申购部门和技术部门进行检验。如样品不合格不准办理采购。如检验合格，报部门经理、分管领导批准，才可以采购。 若到供应商处验证采购物资质量时，要带回验证记录；

e 、入库、建帐、保管、领用、出库、发货等都要按照公司的有关管理制度进行；货物直发到客户处，必须办理客户验收签收手续，留销售商务存档。

f 、采购合同签订必须通过《采购合同审批表》，《采购合同审批表》由采购商务填写，技术部确认采购合同中的型号参数，项目负责人负责对采购产品数量、价格型号和参数的确认，然后由分管领导和总经理审批后，才可以签订采购合同。

商务部 采购合同、购货协议 合同法要求

商务部 财务付款手续 依据清楚、领导审批

商务部 验证记录 申购部门协助

商务部 入库有关记录 库房管理制度

商务部 出库有关记录 申购部门按制度执行

商务部 出库单

商务部 客户验收单 申购部门协助确认

商务部 财务付款手续

财务部 款项拨付记录 领导批准

g、商务部所采购产品在符合采购订货单的数量、型号、参数情况下，由于申购部门、工程技术部门原

因需要退换货，由申购部门或是工程技术部门填写退换货申请表，必须写请清楚退换货物的数量、型号、和退换货物原因，由部门负责人、分管领导批示。后交由采购商务，采购商务和供货商协议是否可以退换货物。

2.2B 记录

a、模板、《采购合同》

b、模板、《购货协议》

c、附件九、《验证记录》

d、模板、《出库单》

e、附件二、《客户验收单》、

f、附件一、《采购合同审批表》

g、附件六、《退换货申请表》

3）特殊采购情况的控制

3.1当有紧急需求时或原订货不能按期到货或其他特殊情况，公司急需而无库存时，由需求部门提出紧

急申请，填写《采购货单》，经部门负责人审核，相关部门出具意见之后，分管领导审批，商务部办理采购，或是在项目所在地由项目负责人在当地购买。

3.2若向合格供应商（厂家）名录以外的供方采购，包括上述情况，需经总经理同意后方可进行；

3.3当公司内部申购部门出现采购意见分歧后，又在合格供应商（厂家）名录以外。必须在总经理主持

下，双方出示各自的证明材料（证明材料要符合2.1的要求），由总经理拍板做出进货厂商和进价确认的决定。做出决定后，方可执行采购工作。

3.4 对于项目需要，所采购的设备不能进公司仓库，直接由供应商发货到施工现场的货物，在货物到达

现场的三个工作日，由施工现场的公司人员与客户签收《客户验收单》，如果客户没有签收，由本项目的业务人员签收。《客户验收单》和销售出库单将作为凭证由销售商务存档。

2、合格供应商和供货厂家的评定确认

1）供应商和供货厂家名单的搜集和选择

工作流程负责部门形成文件、表格控制重点

1.1A 流程工作内容

a 、名单搜集以广泛为主，各部门都可提交。名单的内容包括：序号、企业名称、产品名称、型号规格、往来记录、提交理由和提交部门；

b 、进行分类筛选时的原则：每种材料、设备最起码要三家以上厂商；

c 、需进行现场考察的厂商，必须是重点供应商，要经批准，考察后要提交报告；

d 、未纳入正式名单之列，又是需要的，或是用户指定的，可做临时动态搜集，需走流程。 1.1B 记录

a 、《供应商和供货厂家的正式名单》

b 、《考察记录报告》

2）合格供应商和供货厂家的评价

工作流程 负责部门 形成文件、表格 控制重点

2.1A 流程工作内容

a 、评价准则制定的内容：合法营业执照、生产许可证、资质证明、代理证书、生产能力、交货能力、

商务部 初步名单 商务部、工程部、 各业务部可提供

商务部 分管领导审核 商务部 正式名单初稿 分管领导审核、

总经理批准 各分管副总、 考察记录报告 总经理批准 商务部

商务部 评价准则 分管领导审核

商务部 评价小组名单 分管领导审核

商务部 供应商（厂家） 分管领导审核

基本资料

评价小组 供应商评价表 70分及格 分管、总经理核准

产品质量、产品信誉、样品质量、历年来使用情况记录、供应商管理水平（认证证书）、业绩、荣誉、服务态度等等；

b 、评价小组由商务部拟出名单，报分管领导审核、总经理批准；

c 、评价实施前由商务部负责准备供应商的资料；

d 、评价实施一般以会议为主，召集是评价小组，具体实操是商务，将资料分发大家，采用讨论方式产生名单；

e 、在具备相等条件下，评价方式 [1-（ 不合格批

总交货批 ×70%+ 延误交（期）批

总

交货批

×30%）] ×100%

等级如下

100—90分 89—80分 79—70分 69—60分 60分以下 优良 良好 尚可 需改善 彻底改善 注：70分为合格，在70分以上的供应商和厂家中，按价格比较后进行采购实施。

按质量 交货能力 价格顺序来做。 2.2B 记录

a 、《供应商（厂家）基本资料》

b 、《供应商评价表》

3）合格供应商和供货厂家名单的确认

工作流程 负责部门 形成文件、表格 控制重点

3.1A 流程工作内容

商务部 合格供应商（厂家） 业务部协助 名录

管理者代表 签署意见

总经理 核准

商务部 发放记录

财务部 监督记录 分管领导审核

a 、由商务部负责、业务部协助将评定合格的供应商（厂家）分类、分区域制成名录，经审核批准后下发，或在网上发布；

b 、一般情况下，都要在合格名录中采购，否则不予以批准报销，商务部有权拒绝给予办理采购。但在有些特殊情况下，需要申购部门可以提出 ，但也要必须走评价确认流程，也要提供基本资料。 3.1B 记录

a 、《合格供应商（厂家）名录》 4）合格供应商和供货厂家档案的建立

工作流程 负责部门 形成文件、表格 控制重点

4.1A 流程工作内容

a 、按供应商和供货厂家的评价准则形成档案基本内容；也可将供货厂家的产品标准、产品说明书和其他相关资料纳入档案；

b 、企业档案资料的搜集基本由商务部负责，其他部门给予大力协助。资料基本要求原件为主，无原件复印件亦可；

c 、档案的使用：1．是为日常采购工作的证据；

2．是作为半年合格供方业绩动态评审的依据；

3．是作为监督管理的证明。

4.1B 记录

a 、《合格供应商（厂家）档案》

5）仓库物资的出、入库流程：

5.1 物品入库有关流程：

5.1.1 入库前，库管员认真清点所要入库物品的数量，并检查好物品的规格、质量，做到数量、规格、品种准确无误，质量完好，配套齐全，并在接收单上签字。

商务部 合格厂商档案清单 清晰、齐全

商务部 各部门协助

商务部 分类厂商清单

商务部 总经理审核

5.1.2 物品进库根据入库凭证，现场交接接收，必须按所购物品条款内容、物品质量标准，对物品进行检查验收，做好入库登记。

5.1.3 物品验收合格后，应及时入库。

5.1.4 物品入库，要按照不同的材质、规格、功能和要求，分类、分别储存。

5.1.5物品数量准确、价格不串。做到帐、卡、物、金相符合。

5.1.6易燃、易爆，易感染、易腐蚀的物资要隔离或单独存放，并定期检查。

5.1.7精密、易碎及贵重物资要轻拿轻放．严禁挤压、碰撞，倒置，要做到妥善保存。

5.1.8保持仓库室内整洁。

5.2物品出库有关流程：

5.2.1物品出库，库管员要做好记录，领用人签字，并且要经理的签字许可才能领物资出库。

5.2.2物品出库实行“先进先出、推陈出新”的原则，做到保管条件差的先出，包装简易的先出，易变质的先出。

5.2.3本着“厉行节约，杜绝浪费”的原则发放物品，做到专物专用。

5.2.4对于相关部门专用物品的领用必须要有总经理、使用部门负责人签字方可领取。

5.2.5领用人不得进入库房，防止出现差错。

5.2.6库管员要做好出库登记，并定期向经理做出入库报告。

5.2.7对于不能办理正常出库手续的，需填写借货申请表。由借货人申请人填写，写清借货型号，存货编码、借货时间、归还时间、借货原因、报部门经理和分管领导审批后，交由商务部存档。对于超过归还时间的货物，商务部将办理销售出库。

5.2.8由于项目需要，从仓库申请样品做测试的货物，如在测试过程中，出现报废。由申请人填写物品报废申请单，报废申请单由仓库归档。

5.2B记录

a、附件三、《借货申请单》

b、附件十、《物品报废申请单》

四、本文件以试行方式发放，最终解释权归工程服务事业部所有。

江西联创光电工程服务事业部

采购合同审查批准表

采购合同编号:

江西联创光电工程服务事业部

用户收货确认单

收货单位名称:

供货单位名称：江西联创照明信息科技有限公司

地址：江西省南昌市京东大道168号

本单货物发付人：

发货时间：年月日

附件3：

江西联创光电工程服务事业部

仓库借货申请单

附件4：

江西联创光电工程服务事业部

业务订货申请单

申请订货部门：申请单号：申请时间：用户单位名称：项目名称：

批准：商务：技术审核：申请人：

备注：1、此表由业务部门填写，交由部门经理及分管签字后，一份交商务，一份留业务部门留底。

2、此表的表格内容为打印格式，订货商品必须写明详细的配置、数量

附件5：

江西联创光电工程服务事业部

业务询价申请单

申请询价部门：申请单号：申请时间：

备注：1、此表由业务部门填写，交由部门经理及分管签字后，一份交商务，一份业务部门留底。

2、此表的表格内容为打印格式，询价商品必须写明详细的配置、数量

附件6：

江西联创光电工程服务事业部

业务退换货申请单

申请退货部门：退货单号：申请时间：

备注：1、此表由业务部门填写，交由部门经理及分管签字后，一份交商务，一份留业务部门留底。

2、此表的表格内容为打印格式，退换货商品必须写明详细的配置、数量、退换货原因。

附件7：

江西联创光电工程服务事业部

供应商和供货厂家评审名单

附件8：

江西联创光电工程服务事业部

附件9：

江西联创光电工程服务事业部

检测样品验证记录表