文档管理制度.doc
文档档案管理制度(5篇)
文档档案管理制度一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。
二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。
三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。
3、文件收发文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。
文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。
四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。
2、文件的存放和提取应由专职人员负责。
3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。
4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。
5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。
对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。
五、文件借阅1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。
交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。
2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。
3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。
六、处理对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。
文档档案管理制度（2）是一项组织的制度和规范，用于管理和维护组织内部的文档和档案。
公司文档管理规章制度
公司文档管理规章制度第一章总则第一条为了加强公司文档管理，保障文档的安全、完整和有效，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工，对公司文档的生成、传递、存储、使用、销毁等环节进行规范。
第三条公司文档管理应遵循以下原则：（一）文档的真实性：文档内容应真实反映公司的业务活动，不得虚构、篡改、隐瞒。
（二）文档的完整性：文档应包括所有必要的信息，不得遗漏关键内容。
（三）文档的机密性：对涉及公司商业秘密的文档，应采取相应的保密措施。
（四）文档的及时性：文档的生成、传递、存储和使用应保证时效性，及时反映公司业务发展状况。
（五）文档的规范性：文档应符合国家法律法规、行业标准和公司规定的要求。
第四条公司设立文档管理委员会，负责对公司文档管理工作进行统筹规划、组织协调和监督考核。
文档管理委员会由总经理、各部门负责人及文档管理员组成。
第五条公司各部门应指定一名文档管理员，负责本部门文档的管理工作，确保文档的安全、完整和有效。
第二章文档的生成与传递第六条公司员工在开展业务活动中，应按照公司规定的要求，生成、使用和保存文档。
第七条文档生成时，应确保内容真实、完整、准确，不得虚构、篡改、隐瞒。
第八条文档传递应通过公司内部办公系统、电子邮件、快递等途径，确保传递安全、迅速。
第九条对涉及公司商业秘密的文档，应在文档上标注“保密”字样，并按照公司保密规定进行管理。
第十条文档传递过程中，应确保接收人具备阅读权限，不得向无关人员泄露文档内容。
第三章文档的存储与使用第十一条公司应建立文档存储管理制度，对文档进行分类、归档、编号，确保文档检索便捷、查阅方便。
第十二条文档存储应采用纸质文档和电子文档两种形式，纸质文档应存放在防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用文档柜中；电子文档应存储在公司的服务器或云存储平台上，并采取加密、备份等安全措施。
第十三条员工在使用文档时，应遵循文档的使用规定，不得私自复制、打印、泄露、销毁文档。
文件管理制度(范本5篇)
文件管理制度(范本5篇)文件管理制度(范本5篇) 文件管理制度（一）：第一章：总则一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情景，特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司实际，根据不一样的制度资料编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。
四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章：职责范围一、办公室管理人员直理解行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。
四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展供给相应的服务。
五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如:名片印制、收发传真等。
第三章：工作规范一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。
二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
第四章：办公室事务管理一、文书管理制度文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自我的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。
本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。
档案是文书基础上构成的，档案是文书的延续。
现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
(一)文件管理制度第一条：管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
文件管理制度
文件管理制度第一章总则第一条为规范文档事业部文件收发、管理制度的编制管理工作，特制定本管理制度。
第二条本制度适用于文档事业部的红头文件收发、管理制度编制等管理活动。
第二章管理职责第三条总经理办公会职责：（一）负责批办红头文件收文；（二）审批文档事业部红头文件发文；（三）负责审批文档事业部管理制度。
第四条文档事业部职责：（一）负责红头文件的收发管理；（二）负责红头文件的拟订及审核；（三）负责组织编制管理制度；（四）负责管理制度的归口管理。
第五条各职能部门职责：（一）负责编制并维护本部门职能范围的管理制度。
第三章管理流程第六条文件管理活动应遵循以下基本流程：（一）红头文件收发文管理（二）管理制度编制及维护管理第七条文档事业部为文件管理活动的牵头部门，各职能部门为文件管理活动的配合部门。
第四章红头文件收发文管理第八条文档事业部接收到红头文件时，将接受到的红头文件名称、接受时间、接受人及文件来源等信息登记在《文书卷内目录—收发》上，并将红头文件附在《文件批办单》上交至文档事业部负责人进行批办意见。
第九条文档事业部负责人在收到红头文件及《文件批办单》时，对红头文件的处理做出处理意见，并转交至总经理进行批办。
第十条文档事业部将总经理批示意见及红头文件进行传阅，各相关部门按照批示意见进行红头文件的阅办。
第十一条文档事业部因需要进行红头文件发文时，由文档事业部组织拟订红头文件稿件。
第十二条红头文件拟订完成后，由相关部门负责人会签红头文件稿件，总经理进行审批。
第十三条经过审批确定的红头文件，由文档事业部正式发文，进行发文登记，并报备至上级单位综合管理部门。
第五章管理制度编制及维护管理第十四条文档事业部组织各部门根据业务特点编制管理制度初稿，并按照《附件一文件编码规则》对管理制度进行文件编码。
第十五条各相关部门负责人及分管领导对编制的管理制度初稿进行审阅，提出修订意见，文档事业部组织各相关部门根据审阅意见进行管理制度的修订。
文档留存管理制度
文档留存管理制度第一章总则第一条为了加强文档留存管理，做到科学规范、便于查阅，提高工作效率，规范管理工作，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位内所有文档的留存管理工作。
第三条本单位负责文档留存管理的相关工作人员应严格遵守本制度，履行管理职责，严守机密，维护安全。
第四条本制度内容包括文档的分类、整理、留存、借阅、销毁等方面的规定，并严格按照国家档案管理部门的有关规定执行。
第五条本单位应当加强对文档留存管理工作的督导和检查，确保制度的有效实施，不断完善和提高管理水平。
第二章文档的分类第六条文档应当按照文件编号、发文单位、文件类型、主题内容等要素进行分类管理并建档。
第七条文档应当分为机密级、秘密级、内部级、一般级等级别，根据级别不同分别进行保管。
第八条机密级和秘密级文档应当在特定的保密设施中保存，严格控制查阅和借阅权限。
第九条文档必须按照规定的期限时间存放，并按时整理和清点。
第三章文档的整理第十条文档应当按照一定的规范进行整理，包括装订、编号、盖章、归档等工作。
第十一条文件的装订应当严格按照规定的格式和要求进行，确保文件的完整性和安全性。
第十二条文档的编号应当按照统一的编号规范进行，以便于查找和管理。
第十三条文档应当盖章确认，并在文件上注明接收人、日期和地点。
第四章文档的留存第十四条文档的留存应当根据文件的重要性、保密级别和保存期限进行相应的存放。
第十五条文档的留存工作应当建立相应的档案室和档案柜，确保文档的安全和完整。
第十六条文档的留存期限应当按照国家档案管理部门的规定进行，超过期限的文档应当及时进行销毁。
第五章文档的借阅第十七条对于一般级文档，可以根据工作需要进行借阅，但必须填写借阅登记表，并保证不会泄露机密信息。
第十八条机密级和秘密级文档的借阅必须经过严格的审批程序，并在特定的场所和时间进行，严禁擅自带出或复制。
第十九条文档借阅完毕后必须按时归还，并由主管部门进行检查确认。
文档安全系统管理制度
第一章总则第一条为加强公司文档安全管理，确保公司重要信息资源的安全，防止信息泄露、篡改和丢失，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有文档，包括纸质文档、电子文档、影像文档等。
第三条文档安全管理应遵循以下原则：1. 防范为主，防治结合；2. 系统管理，分级保护；3. 责任到人，权限分明。
第二章文档分类与分级第四条文档根据内容的重要性、机密性、影响范围等因素分为以下等级：1. 绝密级：涉及国家秘密，一旦泄露将造成特别严重后果的文档。
2. 机密级：涉及公司秘密，一旦泄露将造成严重后果的文档。
3. 秘密级：涉及公司内部信息，一旦泄露将造成一定后果的文档。
4. 普通级：不涉及公司秘密的文档。
第三章文档管理职责第五条公司设立文档安全管理部门，负责文档安全管理的组织实施和监督检查。
第六条文档安全管理部门的主要职责：1. 制定文档安全管理制度；2. 负责文档的收集、整理、归档和销毁；3. 负责文档的保密审查和发布；4. 负责文档安全事件的调查和处理；5. 负责文档安全培训和教育。
第七条各部门负责人对本部门文档的安全负责，应建立健全本部门的文档安全管理制度，确保文档安全。
第四章文档安全措施第八条文档的收集、整理、归档和销毁应按照以下要求进行：1. 文档的收集应确保完整、准确、及时；2. 文档的整理应分类、编号、标识，便于管理和检索；3. 文档的归档应按照规定的时间、顺序和格式进行；4. 文档的销毁应按照规定的方式进行，确保信息安全。
第九条文档的存储应采取以下措施：1. 纸质文档应存放在防火、防盗、防潮、防虫、防尘的专用库房；2. 电子文档应存储在安全可靠的存储设备上，并定期备份；3. 影像文档应采用专业的影像设备进行存储和保护。
第十条文档的传输应采取以下措施：1. 纸质文档的传输应通过安全可靠的渠道；2. 电子文档的传输应采用加密传输方式，确保传输过程中的信息安全；3. 影像文档的传输应采用专业的传输设备，确保传输过程中的信息安全。
技术部文档安全管理制度
一、总则为了加强技术部文档的安全管理，确保公司技术秘密和知识产权不受侵犯，保障公司业务安全稳定运行，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于技术部所有文档的管理，包括但不限于技术方案、设计图纸、软件代码、用户手册、技术报告等。
三、文档分类1. 公开文档：不涉及公司秘密，可对外公开的文档。
2. 内部文档：涉及公司秘密，仅限于内部员工使用的文档。
3. 秘密文档：涉及公司核心技术秘密，仅限于特定人员使用的文档。
四、文档安全管理制度1. 文档保密标识：- 所有秘密文档必须标明“秘密”字样，并标注密级。
- 内部文档应标明“内部资料，请注意保密”。
2. 文档存储与管理：- 秘密文档应存储在加密的存储设备中，或使用公司指定的文档管理系统。
- 内部文档应存储在部门内部网络或专用的文档服务器上。
- 公开文档可在公司内部公开场所或网络平台发布。
3. 文档查阅与借阅：- 秘密文档的查阅和借阅需经过部门负责人批准，并填写借阅登记表。
- 内部文档的查阅和借阅需由本人提出申请，并登记在册。
- 公开文档的查阅和借阅无需登记。
4. 文档更新与修改：- 文档的更新和修改需由文档原作者或授权人员负责。
- 更新和修改后的文档应重新进行保密标识和审批。
5. 文档销毁：- 过期或不再使用的文档应进行销毁，销毁前需经过部门负责人审批。
- 销毁方式包括物理销毁（如碎纸机）和电子销毁（如删除并格式化）。
五、责任与奖惩1. 责任：- 技术部员工有责任遵守本制度，确保文档安全。
- 部门负责人对本部门文档安全负直接责任。
2. 奖惩：- 对遵守本制度，积极维护文档安全的员工给予表彰和奖励。
- 对违反本制度，造成公司技术秘密泄露的员工，视情节轻重给予警告、记过、降职等处分，直至解除劳动合同。
六、附则1. 本制度由技术部负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
通过本制度的实施，旨在加强技术部文档的安全管理，保护公司技术秘密和知识产权，促进公司持续健康发展。
文件管理制度(最新5篇)
文件管理制度(最新5篇)文档管理的制度篇一1、秘书科负责文书档案的立卷归档工作，每个季度的第一个月完成上季度的立卷归档任务。
2、凡归档的'文件资料必须完整齐全，遵循文件的形成规律，进行科学的分类、编目、登记和必需的加工整理。
3、档案的查（借）阅必须严格履行登记手续，使用档案者必须爱护档案，不得擅自抽拆、涂改、勾划、污损档案。
4、借出使用的档案必须妥善保管，不得带入公共场所。
5、不得向无关人员谈论档案内容。
6、文档必须排列整齐，编号准确。
并做好防霉、防虫、防火、防盗等工作。
确保档案齐全。
文档管理的制度篇二为了使拌和站资料管理实现正规化，并切实加强档案资料的管理工作，特制定本制度。
一、文件收发1、建立收文登记制度。
对上级机关发来的文件和市直有关部门文件及其他兄弟单位来文都要进行收文登记。
2、收文登记主要包括以下内容：收文日期、来文机关、文件名称、文件字号、发文日期及阅文签字等。
3、文件管理人员要根据领导指示，将文件送交承办人，承办人要在收文登记簿上签字登记以备查找；承办人按文件要求完成后，要及时将文件交还保管人员保存。
4、拌和站对外发出的文件要建立发文登记，发文登记内容包括：发文时间、发文机关、文件名称、文件字号、发文范围等。
5、对拌和站拟稿发出的文件、专题材料都要将文件原稿和一份正式文件存入档案。
二、档案资料管理1、原始记录是设备管理和维修工作的基础之一，是了解设备状况、统计数据、建立帐卡表册和进行经济技术分析的依据。
必须重视此项工作的填写、收集、整理和保存。
2、机械设备的数据管理是一项基础工作，它来源于原始资料。
为了提高设备资产的运作效益，必须按时分类、收集汇总一些数据供分析研究，并及时采取积极措施，保证投入产出效益目标的实现。
数据管理包括列表登记、统计分析、上报考核等方面，应做到定期归类整理。
数据要完整准确，报表要及时齐全。
3、机械管理基本数据库应具备以下内容：1）、管理号码；2）、设备名称；3）、型号规格；4）、技术状况；5）、保管单位；6）、本季运转小时；7）、原值；8）、净值；9）、组资日期；10）、生产厂家；11）、本机编号；12）、出厂日期；13）、外型尺寸；14）、整机重量；15）、动力机名称；16）、动力机型号；17）、动力机规格；18）、动力机生产厂；19）、动力机出厂日期；20）、动力机编号；21）、工点。
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文档管理方案7第3页
图直观的关联视图进行数据关联关系的表达
支持建立多
种关联对象
图浏览产品结构上的关联资料
关联信息虽然对了解和掌握产品信息具有重要作用，但如果每条关联信息都要手工建立，则会耗费大量精力。
开目PDM支持用户根据零部件属性自动建立链接关系，例如同系列零部件，同类零部件、同供应商零部件等。
在进行BOM展开时，从CAD 系统中导入的数据也可以根据预先建立的关联规则在数据之间自动建立关联关系。
7)以个人习惯组织资料文件夹
尽管建立了统一的组织文件共享体系，但不同设计人员可能仍然希望按照自己喜欢的方式组织自己的设计资料，特别是一些工作版本，不需要提交到正式项目资料中，但需要放置在个人区域随时进行管理。
个人工作区提供了按照自己习惯方式组织项目资料的支持，通过个人工作区的个人资料管理可以实现组织资料有序控制和设计人员个性组织的灵活统一。
而且所有引入到个人工作区的资料其实是同一数据库同一资料在不同位置的链接，并没有增加多余的备份，这就有效地控制了版本扩散。
(1)个人对象库
每个设计人员可以建立自己的个人对象库，并按个人的工作习惯进行资料的自由组织。
图按个人工作习惯建立个人对象库
(2)项目对象库
每个项目组可以建立项目对象库。
项目对象库存放一个项目的工作成果和参考资料，是一个项目的团队成员的共享工作空间。
图每个项目均有相应的项目对象库
图项目对象库是项目团队成果的共享工作空间
(3)自定义界面
每个用户均可以按照自己的操作习惯和工作需要自定义操作界面，方便日常的业务操作。
图自定义的工装显示界面
(4)自定义快捷方式
用户可以在桌面上建立自己的常用资料快捷方式。
快捷方式的定义和使用与WINDOWS操作系统下的快捷方式定义与使用相同。
图自定义各类数据的快捷方式
(5)系统即时通讯
KMPDM系统，可实现即时通讯功能。
可以发送1对1、1对多、多对多会话及附件。
可以满足集团型企业大量用户同时在线交流。
(6)数据共享
用户可以通过定义网上邻居进行数据共享。
每个用户均可访问其它用户或组织共享给当前用户或当前用户所属的组织的目录以及目录中的对象
图通过网上邻居进行数据共享
1.1.2提供多种产品信息检索工具
在设计过程中，企业的技术人员会频繁地检索和浏览已有的产品信息，开目PDM系统必须能够提供功能灵活、完善的检索和浏览工具，快速获取所需的产品设信息。
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