公司文档管理制度
文档档案管理制度(5篇)
文档档案管理制度一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。
二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。
三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。
3、文件收发文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。
文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。
四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。
2、文件的存放和提取应由专职人员负责。
3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。
4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。
5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。
对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。
五、文件借阅1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。
交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。
2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。
3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。
六、处理对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。
文档档案管理制度（2）是一项组织的制度和规范，用于管理和维护组织内部的文档和档案。
文件管理制度(优秀4篇)
文件管理制度（优秀4篇）管理制度由具有权威的管理部门订立，在其适用范围内具有强制管束力，一旦形成，不得任意修改和违犯。
这次帅气的我为您整理了文件管理制度（优秀4篇），希望能够予以您一些参考与帮忙。
文件管理制度篇一一、文件管理内容重要包含：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，实在由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的。
核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应适时送交收进行登记编号保管，不得个人保管，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）依据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，紧要文件或急件应马上呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。
为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
文件管理制度篇二1、学校各类文件旨在学校内部统一看法，发布通知、决议和沟通信息，向上级部门请示、报告紧要事项等。
2、欲发文有关处室应先起草文件草稿，起草完毕后交学校办公室。
3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再依据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学校统一规定编号、登记，之后提交校长签发。
4、办公室应建立学校发文登记簿，仔细地、分门别类地登记文件的实在信息（如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等）。
学校任何发文都必需登记在册，该登记簿作为归档资料应妥当保管不得遗失，并于下一年度初移交学校档案室归档。
5、文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一的格式（学校红头文件纸）。
6、文件打印完毕后加盖学校公章。
对于学校内部发文，可以采纳内部电子邮件系统，将文件分别发送至学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保管。
7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，依照文件编号次序完整保管并定期整理（一学年）。
公司文件管理制度字号
公司文件管理制度字号第一条总则为了规范公司文件管理工作，提高文件管理效率，保障公司文件的安全性和完整性，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》等相关法律法规以及公司实际情况，制定本文件管理制度。
第二条文件管理的范围公司文件管理包括纸质文件管理和电子文件管理两部分。
纸质文件主要包括公司的各类合同、报告、会议记录、通知等文件；电子文件主要包括公司内部各类电子文档、邮件、视频等。
第三条文件管理的责任1. 公司领导层对文件管理负有最终责任，要树立文件管理的意识，推动文件管理工作的开展。
2. 各部门负责人要对本部门文件管理负责，建立健全文件管理制度，明确文件管理的责任与义务。
3. 公司文件管理员应当具备一定的文件管理经验和专业知识，全面负责公司文件的管理工作。
第四条文件归档与保管1. 公司文件应按照文件的重要程度和保密等级进行分类归档，每份文件应有唯一的文件编号。
2. 文件的存档时间应根据文件的保存期限确定，到期后应按规定销毁或转移到档案室进行长期保存。
3. 重要文件应设定访问权限，做好保密措施，确保文件不受损坏或泄漏。
第五条文件检索与利用1. 公司文件应设立专门的检索系统，方便员工查找需要的文件。
2. 员工在检索和利用文件时应遵守相关规定，不得随意更改、复制、外传文件。
3. 对于需要复制或外传的文件，要经领导同意，并严格控制文件的流转。
第六条电子文件管理1. 公司电子文件应设定定期备份制度，确保文件的安全性和完整性。
2. 电子文件的存储位置应具备防火、防水、防盗等安全设施，避免文件丢失或损坏。
3. 公司电子邮件、内部通讯等电子文件也应受到保护，避免泄露公司机密信息。
第七条文件管理的监督与考核1. 公司文件管理员应定期对文件管理工作进行检查，发现问题及时整改。
2. 对文件管理工作进行定期考核，对管理不善或违规处理文件者进行追责。
3. 鼓励员工提出改进建议，促进文件管理工作的不断完善。
第八条文件管理的宣传与培训1. 公司应定期组织文件管理知识的培训，提高员工对文件管理的重视程度。
公司部门文件管理制度怎么写
公司部门文件管理制度怎么写一、制度目的与适用范围本文件管理制度旨在明确公司内部文件的创建、审批、发布、存档及销毁等流程，确保文件管理的有序性和安全性。
适用于公司所有部门及员工，在处理各类正式文件时必须遵守本制度。
二、文件分类与编号公司文件应根据内容性质分为不同类别，如行政文件、财务文件、合同文件等，并由专人负责分类编号。
编号应遵循统一的规则，便于检索和管理。
三、文件起草与审批文件的起草应由相关部门负责人或指定人员完成。
起草后，需按照公司规定的审批流程进行审批。
审批过程中，各级审批人员应认真审核文件内容，确保信息的准确无误。
四、文件发布与传达经审批通过的文件，由文控中心负责正式发布。
发布的文件应及时传达至相关人员，并确保接收者签字确认，以便跟踪文件的传达情况。
五、文件存档与保密所有文件在流转结束后，应由专人负责归档保存。
根据文件的重要性和保密等级，采取相应的保密措施。
对于涉密文件，应严格限制访问权限，防止信息泄露。
六、文件更新与作废文件在使用过程中如有变更需求，应及时进行更新。
更新后的文件需重新经过审批流程。
作废的文件应当及时从所有流通环节中撤回，并按照保密规定进行处理。
七、责任与监督各部门及员工应严格遵守本文件管理制度，对于违反规定的行为，将视情节轻重进行处理。
同时，公司应设立监督机制，定期检查文件管理的执行情况，确保制度的有效性。
八、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释。
如有调整，将及时修订并通知全体员工。
总结：。
公司内部文件管理规章制度7篇
公司内部文件管理规章制度7篇公司内部文件管理规章制度第一篇：公司内部文件管理规定一、文件管理的基本原则1.1 文件管理的目的是确保公司内部文件的安全、完整和准确性，提高工作效率和协同性。
1.2 文件管理应遵循合法、规范和保密原则，确保文件的合规性和可靠性。
1.3 文件管理应注重信息化手段的运用，提高文件管理的便捷性和可追溯性。
二、文件的分类与编号2.1 根据文件内容和用途，将文件分为行政文件、工作文件和专业文件等不同类别。
2.2 每个文件都应当有唯一的编号，方便检索和归档。
编号规则应明确，并按照统一标准执行。
三、文件的起草和审核3.1 文件的起草应由负责人或授权人员完成，并明确起草时间和文件目的。
3.2 文件的审核应由相关部门负责人或专业人员进行，确保文件的合规性和准确性。
3.3 多人参与起草或审核的文件，应进行审定并签字确认。
四、文件的保存与归档4.1 文件的保存应采用电子文档和纸质文档相结合的方式，确保文件的可靠性和防护性。
4.2 文件的归档应按照一定的分类和时限原则进行，确保文件的快速检索和长期保存。
第二篇：公司内部文件存档管理制度一、内部文件的存档目的1.1 内部文件的存档是为了方便未来查阅和审计，保护公司的合法权益。
1.2 存档管理还可以促进信息共享和知识传承，提高公司的综合竞争力。
二、内部文件的存档程序2.1 文件起草完成后，应根据文件的分类和重要性进行存档决策。
2.2 存档决策应由文件的负责人或审核人员负责，并填写相应的存档记录表。
2.3 存档记录表应包括文件名称、编号、存储位置和存储时限等信息，便于管理和检索。
三、内部文件的存储形式3.1 电子文档存储应采用合适的保存格式，确保文件的安全和可访问性。
3.2 纸质文档存储应采用防潮、防尘和防火的条件，确保文件的完整性和保存性。
四、内部文件的保密管理4.1 对于涉及商业机密或个人隐私的文件，应加强保密措施，限制访问权限和外部传递。
4.2 内部文件的传递和借阅应记录，并确保文件的安全和追溯性。
文档资料管理制度及实施措施
文档资料管理制度及实施措施一、制度目的在企业的日常运营中，各种文档和资料是必不可少的。
为了确保文档的安全性、完备性和便捷性，需要建立健全的文档资料管理制度。
本制度的目的是规范企业内部文档资料的管理流程和方式，确保文档资料的有效利用和保密。
二、制度适用范围本制度适用于企业内部所有部门和员工，在进行文档资料管理时，都必须遵守本制度的规定。
三、制度内容1.文档资料分类根据文档资料的内容和用途，对文档资料进行分类，便于管理、查找和利用。
常见的文档资料分类包括但不限于：文件、报告、表格、合同、图纸、备忘录等。
2.文档命名规范为了方便文档的识别和检索，制定文档命名规范。
文档命名规范可以包括但不限于：使用简洁明了的名称、包含日期和版本号、避免特殊字符等。
3.文档资料保存和归档制定文档保存和归档的具体流程和步骤。
文档一般可以保存在企业的电脑系统中，也可以保存在云端存储服务中。
对于重要的文档和资料，应进行定期的备份和归档。
同时，制定文档保存时限，对于过期的文档及时进行清理和销毁。
4.文档资料查阅和使用规定文档资料查阅和使用的权限和流程。
对于需要查阅和使用文档资料的员工，应经过相应的审批和授权，确保文档的保密性和准确性。
5.文档资料安全管理建立文档资料的安全管理制度，包括但不限于：设置访问权限、加密重要文档、限制文档的传输、定期进行安全检查等。
四、实施措施1.建立文档资料管理部门企业应设立专门的文档资料管理部门或委派专人负责文档资料的管理工作。
该部门或专人负责制定并执行文档资料管理制度。
2.培训员工对所有员工进行文档资料管理的培训，使其了解文档资料管理的重要性和基本要求，并掌握相关操作和技能。
3.采用专业的文档管理软件企业可以选择合适的文档管理软件，用于管理和组织文档资料。
这些软件通常具备分类、版本控制、权限管理等功能，可以提升文档管理的效率和便捷性。
4.定期检查和评估定期对文档资料管理制度进行检查和评估，发现问题及时进行整改和改进。
企业内部文档管理制度与规范
企业内部文档管理制度与规范第一章总则 (3)1.1 制定目的与依据 (3)1.1.1 目的 (3)1.1.2 依据 (3)1.1.3 本制度适用于企业内部所有文档的管理，包括纸质文档、电子文档及其他载体形式的文档。
(3)1.1.4 本制度适用于企业各部门、各单位及全体员工在文档管理过程中的行为规范。
31.1.5 本制度规定的文档管理范围包括文档的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节。
(3)1.1.6 合法性原则：文档管理应遵循国家法律法规，保证文档的真实性、完整性和有效性。
(3)1.1.7 安全性原则：保证文档的安全，防止泄露、丢失、篡改等风险，保障企业利益和员工权益。
(3)1.1.8 规范性原则：文档管理应遵循企业内部管理规定，统一标准，规范操作，提高文档管理质量。
(3)1.1.9 高效性原则：优化文档管理流程，提高文档处理效率，降低企业运营成本。
(3)1.1.10 分工与协作原则：明确各部门、各单位及员工的职责，加强分工与协作，保证文档管理工作的顺利进行。
(4)1.1.11 持续改进原则：根据企业发展和外部环境变化，不断调整和完善文档管理制度，提高文档管理水平。
(4)第二章文档分类与编号 (4)1.1.12 分类原则 (4)1.1.13 分类体系 (4)1.1.14 编号原则 (4)1.1.15 编号规则 (4)1.1.16 编号实施与维护 (5)第三章文档制作与发布 (5)1.1.17 文档格式规范 (5)1.1.18 文档内容规范 (5)1.1.19 文档制作流程 (6)1.1.20 文档审核 (6)1.1.21 文档发布 (6)第四章文档保管与维护 (7)1.1.22 存储环境 (7)1.1.23 分类存放 (7)1.1.24 标识管理 (7)1.1.25 借阅制度 (7)1.1.26 保密措施 (7)1.1.27 文档审查 (7)1.1.28 版本控制 (7)1.1.29 更新与发布 (7)1.1.30 文档备份 (8)1.1.31 文档销毁 (8)1.1.32 维护人员培训 (8)第五章文档借阅与复制 (8)1.1.33 借阅范围 (8)1.1.34 借阅流程 (8)1.1.35 借阅期限 (8)1.1.36 借阅注意事项 (8)1.1.37 复制范围 (9)1.1.38 复制流程 (9)1.1.39 复制要求 (9)1.1.40 复制注意事项 (9)第六章文档保密与安全 (9)1.1.41 保密级别分类 (9)1.1.42 保密级别标识 (10)1.1.43 保密措施 (10)1.1.44 保密责任 (10)第七章文档归档与销毁 (11)1.1.45 归档范围 (11)1.1.46 归档程序 (11)1.1.47 归档要求 (11)1.1.48 销毁范围 (12)1.1.49 销毁程序 (12)1.1.50 销毁要求 (12)第八章电子文档管理 (12)1.1.51 电子文档制作 (12)1.1.52 电子文档存储 (13)1.1.53 电子文档安全 (13)1.1.54 电子文档备份 (13)第九章文档管理责任与监督 (14)1.1.55 责任主体 (14)1.1.56 责任内容 (14)1.1.57 责任追究 (14)1.1.58 监督机制 (14)1.1.59 考核机制 (15)1.1.60 奖惩措施 (15)第十章附则 (15)1.1.61 本企业内部文档管理制度与规范的解释权归企业董事会或其授权的管理部门所有。
经营公司文件管理制度内容
经营公司文件管理制度内容
文件管理制度应明确文档的分类与编号规则。
企业应根据业务需求和文档性质，将文件分为不同的类别，如内部文件、会议记录、合同文件、财务文档等，并为每一类文档设定统一的编号规则，便于检索和管理。
例如，内部文件可以按照“部门代码+年份+顺序号”的方式进行编号。
制度中应包含文档的创建和审批流程。
每一份文档在创建之初就应明确其负责人、审核人和最终批准人。
同时，应规定文档的起草、审核、修改和批准的具体流程，确保文档的准确性和有效性。
例如，一份合同在起草后需经过法务部门的审核，然后提交给相关管理层批准。
文件的存储和保密措施也是制度中不可或缺的部分。
企业应配备专门的文档存储空间，并按照文档的重要性和保密等级进行分类存放。
对于涉密文件，还应制定严格的访问权限和借阅流程，防止信息泄露。
同时，随着信息技术的发展，电子文档的管理也越来越重要，企业应建立电子文档管理系统，确保电子文档的安全和完整。
在文件管理制度中，还应包括文档的归档和销毁规则。
文档在完成其使用价值后，应及时归档，并根据国家法律法规和企业的实际情况，设定合理的保存期限。
过期的文档应按照规定的程序进行销毁，确保不泄露任何敏感信息。
为了确保文件管理制度的有效执行，企业还应设立监督机制。
这包括定期对文档管理情况进行检查，以及对违反管理制度的行为进行处理。
同时，企业还应不断收集员工对文档管理的意见和建议，不断完善和优化管理制度。
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(综合管理部)文件
公司文档管理制度
1 目的
为加强公司文件、档案的管理；增强文件、档案安全性和保密性；规范公司文件、档案格式；统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法。
2 格式的规范
公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要作到统一、规范，公司对外联系、内部行文按照统一的格式，一律要求计算机打印后送发，不得手写。
公司设置专用服务器，将各项文件、档案的格式及要求置于该计算机服务器上，员工随时调用。
3 档案区分
重要文件及电子邮件，须拷贝或发送到办公室。
由办公室将公司文件、档案进行分期、分类、分级管理，按不同的文件、档案格式编制编码，编码作到明确、统一，方便使用、存档、调阅，并控制使用和调阅的安全性和保密性。
4 文档分类管理
公司建立各类文档的目的，一是通过文档可了解公司整个发展情况，二是便于查找、使用。
根据公司经营范围，文档可分为几类如下：
4.1 行政类
⑴公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件；
⑵机要文件：股东会/董事会会议纪要、决议等材料；审计报告、商业密件以及不可随意复印的文件或传阅的文件等；
⑶公司的宣传材料、简介、刊物等；
⑷公司人事档案，各项人事记录；
⑸行政产生的各项记录，资产、设备说明书、驱动盘等。
4.2 技术类
⑴技术文档/开发平台/产品代码/产品研发测试过程文档和记录；
⑵技术资料：与工作有关的开发工具及技术参考和学习资料。
4.3 商务类
⑴非经营协议：公司之间合作、协作协议；
⑵经营合同：
①用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议；
②商务经营活动合同，包括正式合同、内部合同、采购合同以及合同执行过程记录等；
⑶客户档案：以客户为单位，自与该客户建立联系开始，除基本情况外，记录每一次活动及每一项合同执行情况。
⑷媒介档案：每一家媒介建立独立档案，除基本情况外，记录每次合作或采购活动情况。
4.4 项目文档
从销售立项到完成全过程的项目正式文件和沟通备忘文件，全部独立存档。
4.5 产品运营资料文档
公司外部托管的服务器上的所有内容均由产品经理每周备份一次，刻录光盘交给办公室保管。
5 文档编号规则
⑴常规文件编号规则：
公司名称缩写＋文档类别头一个字母＋具体类别+顺序号（3位）。
如：公司总经理办公会纪要一份：CJ-AM-总经理办公会纪要-006
⑵项目文档编号规则：
项目编号+具体类别+顺序号（3位）
如：XX项目沟通会议纪要一份：20110916-XS-沟通会议纪要-01
⑶公司运营管控文档编号规则：
公司名称缩写＋文档类别头一个字母＋顺序号（3位）。
如：CJ_AM_RR_04，“CJ”代表公司；“AM”代表所属科目-行政管理；“RR”代表类别-规章制度；“04”代表顺序号
具体科目分配如下：
具体类别分配如下：
⑷公司所运行的质量管理体系、ISO27001体系，其体系文档编号规则遵循各自的文档编码体系。
6 文档管理
以上各类文档均包括文书文档、电子文档及网络文档（定期备份）。
对于合同、客户档案、媒介档案、产品文档、代码等有保留价值的文档，必须形成文书文档，所有文档和资料、数据全部及时抄送给办公室，办公室分类后制作备份，建立内部管理数据库，并分密级上传到内部服务器，设置访问权限，员工在授权范围内调用。
6.1 两级管理
分为公司及部门两级管理。
所有文档正本，由公司归档；各部门经常查用的文档由部门保管复印件，并将文档目录报公司备案。
6.2 专人管理
文档管理是很重要的工作，无论任何部门及个人都应遵守制度。
6.3 文档管理人员（办公室）职责
⑴负责确定公司文档的内容范围；制定文档归档、管理办法及管理细则；整理、编辑档案。
⑵部门文档管理人员负责确定本部门文档内容，并报公司备案；制定本部门管辖范围文档的存档、管理办法及管理细则，并报公司备案；负责文档的编排、汇总、续档，索引的编制及保管，重要文档随时备份，正本交公司归档。
6.4 保密措施
各类文档均属密级文件，公司设有机要柜，部门需有专柜存放。
公司已归档（存档）的文件，如要复印需有负责人批准由专人复印；所以文档一律不得丢失；网上文件，不得随意修改、复制和打印。
6.5 文档保存年限
文档保存年限，一般分为一年、三年、五年及永久保存。
各部门文档保存一般为低年限的。
对于已到期、准备销毁的文档，需先报公司审核批准，方可销毁。
6.6 整理档案时间
⑴当年文件按部门分类立档，随时清档，随清随结，年终最后整理。
⑵年初整理装订去年文档。
6.7 查阅办法
⑴已存档的文件、档料，一般只能在行政档案室查阅，若阅需有关负责人签字办理借阅登记手续，借阅时间不得超过三天，还档案时注销借阅。
⑵装订的文件、材料不得拆装，不得撕掉其中部分。
⑶所借文档不能私自转借他人，不得随意拿取别人所借文档，以免造成文档的混乱。
7经审批后的各类正式文件、信函等，除执行人手持一份复印件外，须及时将原件送交办公室处归档。
8办公室须及时按公司文档管理办法将审批后的文件分类归档管理，重要的内部文件应注明密级，作机要文件管理。
9 本制度由公司办公室监督执行，解释权和修改权归公司。