文件管理制度修订版
修订文件管理制度
修订文件管理制度一、总则为加强文件管理工作，规范文件的收发、归档和保管，提高工作效率，保障工作的顺利进行，特制定本制度。
二、文件的定义文件是指机关、团体或个人为处理某一事务而制作的记录材料，包括文字、图纸、图片、光盘、磁带等形式的记录材料。
三、文件的分类文件按用途和形式可分为内部文件、外部文件、机密文件、一般文件等，具体分类如下：1、内部文件：指机关、团体内部使用的文件，包括工作计划、会议记录、通知通告等。
2、外部文件：指与外单位或个人往来的文件，包括发函、收函等。
3、机密文件：指对机关、团体或个人具有重要意义的文件，包括涉密文件、隐私文件等。
4、一般文件：指一般工作中产生的文件，无特殊要求。
四、文件的管理原则1、合法合规：文件管理应遵循法律法规，严格按照规定程序执行。
2、清晰明确：文件应具有明确的主题、内容和格式，便于识别和归档。
3、保密性：对机密文件要加强保密管理，限制查阅权限。
4、归档及时：及时将文件进行分类、归档，确保文件信息的完整性和准确性。
5、定期清理：定期清理文件，删除无效文件，留存有用文件。
六、文件的收发流程1、收文流程（1）收文登记：接收文件后应立即进行登记，记录文件的来源、编号、标题、日期等信息。
（2）审核分发：根据文件的内容和性质，做出相应的审核和分发。
（3）传阅签发：对需要传阅的文件进行签发，以便及时传达信息。
（4）妥善保管：收文后应及时妥善保管，防止遗失或泄露。
2、发文流程（1）制定发文计划：根据工作需要制定发文计划，确定发文内容和目的。
（2）起草发文：根据发文计划起草发文稿，明确文件的主题、目的和要求。
（3）审核签发：对发文稿进行内部审核，确定内容无误后签发。
（4）发送传阅：按照规定程序发送发文件，并确保传阅到位。
（5）归档保管：发文后应及时进行归档保管，便于查阅和管理。
七、文件的归档管理1、归档原则（1）分类管理：根据文件的性质和用途确定归档类别，分门别类存放。
（2）按时归档：文件要定期进行归档，确保信息的完整性和准确性。
《文件管理办法》补充规定（修订版）
《文件管理办法》补充规定编号：Q/MN-BL-JM/GL11.5-1-2009-11 目的为了确保公司内各使用部门及时得到文件的有效版本，并有利于文件资料的系统管理，特制定本规定；本制度是对集团下发的《文件资料管理办法》的补充说明。
2 适用范围本法适用于冰淇淋成都金蒙生产基地各部门。
3换版说明此文件是对2009年2月18日发的编号为Q/MN-BL-CD/GL11.5-1-2009-0的《文件管理办法》补充规定的换版。
换版内容对公司的代码及发文字号做了变更。
表1：部门代码规定5 公司内各部门公文发文字号简称如下5.1成都金蒙生产基地蒙牛冰金蒙字[2009]**号5.2 总经办蒙牛冰金蒙办字[2009]**号5.3 财务处蒙牛冰金蒙财字[2009]**号5.4 供应处蒙牛冰金蒙供字[2009]**号5.5 物流处蒙牛冰金蒙物字[2009]**号5.6 品保处蒙牛冰金蒙品字[2009]**号5.7生产处蒙牛冰金蒙生字[2009]**号6 文件管理流程6.1 文件的发放流程为：起草初稿—下发至相关部门反馈—收集反馈信息后更改初稿—发文件管理员处编号—打印、领导审批—网发—纸版交文件管理处归档。
（1）起草人依据集团总裁办《文件资料管理办法》的要求起草文件，依据文件内容划分该文件的所属框架及代码，编号在总经办文件管理员处核对。
（2）发布单位应体现出冰淇淋成都金蒙生产基地的具体部门（3）文件签发后，一个工作日内将电子版传到总经办文件管理员处备案一份。
文件是以冰淇淋成都金蒙生产基地的名义发放，将纸版复印件传一份到总经办文件管理员处备案，并由发放部门打印张贴、宣传、培训。
6.2 文件的换版（1）文件换版时如遇跨年度修订，则只需要对版本号进行修订即可，不必再重新编顺序号：如编号Q/MN-BL-JM/GL11.5-2-2008-1的文件，在09年修订时只需将其编号更改为Q/MN-BL-JM/GL11.5-2-2009-0即可，不必再重新编顺序号。
管理体系文件管理制度
管理体系文件管理制度1. 文档管理的目的和范围本制度的目的是规范企业内部管理体系文件的编制、审批、发布、实施、更改和废止的程序和要求，确保文件的合规性、可用性和连续改进。
此制度适用于公司内全部管理体系文件，包含但不限于政策、程序、指南、工作指令等。
2. 文档编制与审批2.1 管理体系文件的编制由相关部门或岗位负责人负责。
编制人员应依据实际情况，充分调研、分析，并结合法律法规、行业标准和公司要求进行撰写。
2.2 新编制或修订的管理体系文件需经过相关部门或岗位负责人审核，并交由管理体系文件管理员进行审查。
2.3 管理体系文件的审批由高层管理人员或指定的审批人员进行。
审批人员应对文件内容进行审核，并确保其与公司战略目标和政策的全都性。
2.4 编制和审批过程中，应确保文件的准确性、完整性、清楚性和易读性，并重视文档的格式和排版。
3. 文档发布与掌控3.1 经过审批的管理体系文件应由文档管理员进行发布。
发布内容包含文件的标题、版本、发布日期和适用范围等。
3.2 发布后的管理体系文件应在公司内部网络或其他指定的平台上进行存档，以便全部相关人员能够方便地查阅和使用。
3.3 文档管理员应定期检查已发布的管理体系文件，确保其更新和有效，并及时进行修订或废止。
3.4 全部相关人员应遵守管理体系文件的使用规定，不得任意更改或私自废止文件。
3.5 对于紧要或涉及安全、质量等方面的管理体系文件，应对文件进行加密或设置访问权限，以确保机密性和安全性。
4. 文档更改与废止4.1 如需对已发布的管理体系文件进行更改，应提交更改申请，并经过相应的审批程序。
4.2 更改后的管理体系文件应及时替换原文件，并进行相应的通知或公告。
4.3 已废止的管理体系文件应由文档管理员进行归档，并对废止原因进行记录。
4.4 更改和废止后的文档应及时通知相关人员，并确保其不再使用。
5. 文档培训与沟通5.1 公司应定期对管理体系文件进行培训，以提高相关人员对文件的理解和应用本领。
公司文件管理制度修改文案
公司文件管理制度修改文案一、明确文件分类和归档标准新制度中，我们细化了文件的分类，将文件分为内部文件、外部文件、公开文件等类别，并针对每一类文件制定了详细的归档和管理标准。
此举旨在使员工能够迅速识别文件性质，按照既定程序高效处理。
二、强化电子文件管理系统使用鉴于纸质文件管理的局限性，新制度大力推广电子文件管理系统的使用。
所有文件在创建之初即应录入系统，确保版本统一，便于追踪和审计。
同时，对于敏感信息，我们将采取加密措施，确保数据传输和存储的安全。
三、优化文件审批流程为简化工作流程，提高决策效率，我们对文件的审批流程进行了优化。
根据文件的重要性和紧急程度，设置了不同级别的审批权限，减少不必要的层级审批，使得文件处理更加高效。
四、加强文件保密和销毁管理新制度特别强化了对涉密文件的管理。
对于机密级别以上的文件，我们将实行严格的权限控制和访问记录监控，确保只有授权人员才能访问。
同时，对于过期或废弃的文件，我们将按照国家相关法规和企业规定进行安全销毁，防止信息泄露。
五、定期进行文件管理培训和考核为确保新制度的有效实施，公司将定期组织文件管理相关的培训，提升员工的文件管理能力。
通过定期的考核，评估员工对文件管理制度的遵守情况，以此激励大家严格按照规定行事。
六、建立文件管理持续改进机制我们认识到，任何管理制度都不是一成不变的。
因此，新制度设立了反馈和改进机制，鼓励员工提出建议和意见。
公司将定期审查文件管理流程，并根据实际工作需求和技术发展进行调整，以保持制度的时效性和有效性。
通过上述措施的实施，我们相信公司的文档管理工作将更加规范、高效和安全。
这不仅有助于保护公司的知识产权和商业秘密，也将进一步提升我们的工作效率和服务质量，为客户提供更加可靠的合作保障。
我们期待全体员工能够积极配合新制度的实施，共同推动公司管理水平的提升。
投标文件管理制度(修订版)
投标文件管理制度(修订版)1. 引言本文档旨在规范和管理公司的投标文件，以确保投标过程的规范化和高效性。
投标文件是公司与潜在客户之间沟通的重要工具，对公司业务的成功发展具有重要意义。
为了提高投标文件的质量和竞争力，本投标文件管理制度将被实施和遵守。
2. 投标文件的定义投标文件是指公司向潜在客户提交的文件，包括但不限于投标书、商业计划、技术方案、价格报价单等。
投标文件是公司在参与竞争性招标过程中的重要展示材料，应当准确、完整、有说服力。
3. 投标文件的编制流程公司将按照以下流程组织和管理投标文件的编制：3.1 招标需求确认在收到招标公告后，相关部门应立即确认招标的需求和要求。
要求相关部门密切配合，确保准确理解和全面掌握招标要求。
3.2 投标项目负责人的指定公司将指定一名投标项目负责人负责整个投标过程的组织和管理。
投标项目负责人应具备相关经验和技能，并和相关部门进行紧密合作。
3.3 编制投标文件投标项目负责人将按照招标要求和公司内部流程，组织编制投标文件。
编制过程应确保投标文件的准确性、合规性和完整性。
3.4 审核与修订编制完成后，投标文件应经过内部审核。
内部审核应包括内容的合规性和语言的准确性。
如有必要，投标文件应及时修订。
3.5 最终确认投标项目负责人将最终确认投标文件的准确性和完整性。
确认无误后，投标文件将提交给潜在客户。
4. 投标文件的保密与存档投标文件包含公司的商业机密和敏感信息，应严格保密。
同时，公司应建立投标文件的存档管理制度，确保投标文件可以追溯和检索。
5. 相关责任部门和人员公司各部门应按照职责分工，配合投标文件的编制和管理工作。
投标项目负责人在整个投标过程中负责协调和监督工作的顺利进行。
6. 修订和生效本投标文件管理制度将根据需要进行修订，并由公司领导审批后生效。
修订后的投标文件管理制度将及时通知并培训公司内相关人员。
以上为投标文件管理制度的修订版，旨在规范投标文件的编制过程和管理流程。
gmp文件修订管理制度
gmp文件修订管理制度一、总则为规范GMP文件的修订管理工作，确保GMP文件的准确性、及时性和有效性，提高生产质量管理水平，特制订本制度。
二、修订管理责任1、总经理负责全面领导、指导和检查GMP文件修订管理工作，保证实施。
2、质量部负责审核GMP文件的修订内容，确保修订的合理性和准确性。
3、部门主管负责组织部门内GMP文件的修订工作，并提交审核。
4、各岗位负责人要认真履行自己的职责，积极参与GMP文件修订工作。
三、修订管理程序1、确定修订需求：根据生产实际和质量管理的需要，确定GMP文件是否需要修订。
2、修订申请：部门主管根据需要，提出GMP文件修订申请，并列明修订的原因、内容和依据。
3、文件修订：部门主管组织相关人员进行文件修订工作，修订内容要准确、清晰、具体，同时要注明修订日期和版本号。
4、文件审核：修订完成后，部门主管提交修订的文件给质量部审核，质量部要认真审核修订内容是否符合规定要求。
5、文件批准：质量部审核通过的修订文件，由总经理审批后方可生效。
6、文件变更通知：修订生效后，部门主管负责通知相关岗位，并进行培训，确保相关人员了解修订内容。
7、文件归档：修订后的文件要按规定要求进行归档保存，保留相应的记录。
四、修订管理要求1、GMP文件的修订需经批准后方可生效，未经批准和擅自修改的文件将被定为无效。
2、修订文件必须保持与原文件的连续性，不得破坏文件的逻辑性和完整性。
3、修订文件要及时、有效地通知相关部门和人员，确保他们能够及时了解和执行修订内容。
4、GMP文件的修订必须符合法律法规和公司规定，不得含有虚假信息或违反规定的内容。
5、各部门要建立相应的修订档案，记录修订的内容、原因和结果，以备查阅和追溯。
六、异常处理1、对于因修订而导致的异常情况，部门主管应及时报告给总经理，制定应对措施，确保异常情况得到妥善处理。
2、经审查后发现修订内容出现问题，必须及时予以纠正，并重新制定修订方案。
七、制度执行1、本制度经总经理批准后正式实施，质量部负责监督执行情况。
文件管理制度
文件管理制度文件管理制度篇一1、总经办设专人负责文件的管理工作，对收到的`公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。
一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批，紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。
2、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理；其余文件均应交公司领导批示后，再由总经办专人按批示范围进行送阅，严禁个人、部门之间自行横传。
3、凡本公司外发的文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统一进行登记编号。
4、部门或个人借阅文件，应办理借阅手续，总经办定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年终大清退一次，清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。
5、严格遵守保密制度，对有密级的文件应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。
绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。
6、如文件丢失或违反保密制度，发生泄密的，除及时报告组织人事部外，还须向有关领导报告，情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。
文件管理办法篇二一、公司各职能部门设有专人负责文件的`发放、存档工作；二、文件起草打印完毕，需经本部门主管审核签字，报公司总经理审批签字后，方可下发。
三、建立文件发放登记表，登记表将记录文件名称、发放时间及各部门、收件人等内容。
四、发文部门持所发文件及文件发放登记表，由各部门收件人签字后领取文件。
五、文件登记表与所发文件一并存档。
六、各部门建立本年度各类文件文件夹，文件根据文号编排顺序放入文件夹。
七、每月对文件夹内的文件进行整理，如有遗漏，尽快与发文部门联系补齐。
八、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册，存入文件柜备查。
九、公司重要文件按年度、类别装订造册，存入文件柜中，在文件柜门上附有柜内文件目录。
十、凡借阅重要文件者，经部门负责人同意签字后，到办公室打借条，办理借阅手续。
(完整版)文件及用文件管理制度
(完整版)文件及用文件管理制度1. 引言在现代办公环境中，文件管理是一个至关重要的方面。
良好的文件管理制度能够帮助提高工作效率，确保文件的安全性和可访问性。
本文档旨在为组织建立一个全面的文件管理制度，并提供实施细则和指导。
2. 文件管理原则- 整理和分类：所有文件应按照一定的规则和标准进行整理和分类，以便快速查找和访问。
整理和分类：所有文件应按照一定的规则和标准进行整理和分类，以便快速查找和访问。
- 标识和命名：每个文件应有清晰明确的名称和标识，以避免混淆和丢失。
标识和命名：每个文件应有清晰明确的名称和标识，以避免混淆和丢失。
- 备份和保护：所有重要文件应定期进行备份，并采取适当措施进行信息安全保护。
备份和保护：所有重要文件应定期进行备份，并采取适当措施进行信息安全保护。
- 权限控制：不同级别的员工应拥有不同的文件访问权限，以确保文件的安全和机密性。
权限控制：不同级别的员工应拥有不同的文件访问权限，以确保文件的安全和机密性。
- 易于追踪：所有文件操作都应有相应的记录，并能轻松追踪文件的使用和变更情况。
易于追踪：所有文件操作都应有相应的记录，并能轻松追踪文件的使用和变更情况。
3. 文件管理步骤1. 文件创建：文件创建：- 新建文件时，应根据文件的内容和类型选择适当的文件夹进行存放。
- 给文件明确的命名，包括文件名、日期、版本号等必要信息。
- 设定文件权限，确保只有有关人员可以访问和修改文件。
2. 文件存储：文件存储：- 将文件存放在合适的文件夹中，结构清晰，并与相关文件进行分类和归档。
- 文件夹应有明确的命名规则和层次结构，方便查找和整理文件。
3. 文件检索：文件检索：- 对于大规模文件存储的情况，可以使用文件索引和关键字搜索工具，加快文件的检索速度。
- 根据文件分类和标识进行检索，确保快速找到所需文件。
4. 文件修改和更新：文件修改和更新：- 所有文件的修改和更新都应有相应的记录，包括修改人、修改日期和修改内容等信息。
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红头文件管理制度（2014年修订版）一、总则(一)为适应公司规范化、科学化管理需要，做好公司红头文件管理工作，根据公司实际情况修订本制度。
(二)红头文件是接收传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复等问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具，必须认真做好管理，有效为公司发展服务。
(三)综合办公室是公司红头文件处理工作的管理部门，负责公司红头文件的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、用印、立卷、归档、销毁等工作，对各部门的红头文件处理进行检查指导和监督管理。
(四)红头文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。
二、公司红头文件使用范围和红头文件代号(一)规定。
红头文件代号为“规”。
用于发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施。
(二)决定、决议。
红头文件代号为“决”。
对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。
(三)通知、通报。
红头文件代号为“通”。
转发上级机关红头文件，批转下级红头文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”；表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。
(四)请示、报告。
红头文件代号为“请”。
向上级请求批示与批准，用“请示”；向上级汇报工作、反映和说明情况、提出建议，用“报告”。
(五)批复。
红头文件代号为“复”。
用于答复请示事项。
(六)联系函。
红头文件代号为“函”。
用于商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等。
(七)会议纪要。
红头文件代号为“纪”。
用于传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守。
(八)任免。
红头文件代号为“任”。
用于对公司经营管理各岗位职务、职称等进行任免。
三、红头文件分类编号和红头文件编码(一)公司发文，一定要由综合办公室统一按照红头文件使用范围标注红头文件分类编号。
1.以公司董事会名义发文，以“永青董字A【20BB】C号”进行编号；2.以公司行政名义发文，以“永青公司字A【20BB】C号”进行编号；3.以公司党委名义发文，以“永青党字A【20BB】C号”进行编号；4.以公司纪委名义发文，以“永青纪字A【20BB】C号”进行编号；5.以公司工会名义发文，以“永青工会字A【20BB】C号”进行编号；6.以公司监事会名义发文，以“永青监字A【20BB】C号”进行编号；(二)公司发文和收文，一定要由综合办公室统一进行红头文件编码，发文和收文分别以发【BBBB】DDEEEE和收【BBBB】DDEEEE进行编码管理。
(三)字母释义。
A：为红头文件代号，如“规、决、通、请、复、函、纪、任”；【20BB】：为所发红头文件的年份，如“【2014】”；C号：为本年度所发红头文件的顺序号，如“1号”。
DD：为月份，如“01”；EEEE：为本年度所收红头文件的顺序号，如“0001”。
四、红头文件内容(一)红头文件内容一般由密级、紧急程度、标题、发文字号（分类编号）、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主送机构（部门）、抄报（送）机构（部门）、印发部门和时间等部份组成。
(二)密级分为“A级”、“B级”、“C级”。
(三)紧急程度分为“特急”、“紧急”、“普通”。
(四)红头文件标题应准确、简要概括红头文件的主要内容。
(五)发文字号包括代号、年份、顺序号。
(六)公司对内发红头文件对全公司具有效力，对外发红头文件代表公司的整体意志。
(七)红头文件应在首页注明签发人姓名。
(八)红头文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
(九)发文机构（部门）必须注明全称。
(十)多页红头文件应标明页码。
(十一)红头文件须经盖章方为有效。
(十二)红头文件一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文档则应以信息联络单、报告、简报等形式流转，避免随意发文，发文由综合办公室统一进行编码，确保唯一性。
五、红头文件排版格式(一)红头文件首页套印公司统一文头，红头文件最后一页页脚应注明：主题词、印发日期、印发份数等内容。
(二)纸型一般采用A4纸。
面页设置：上页边距2.5CM、下页边距2.0CM、左页边距2.5CM、右页边距2.0CM。
(三)字体规定。
文头：公司名称，仿宋体红色一号字；文号，宋体黑色四号字；红头文件名称，黑体黑色小二号字；红头文件台头称谓及一级标题，黑体黑色四号字；红头文件正文，宋体黑色小四号字；红头文件页脚，楷体黑色四号字。
(四)行间距1.5倍、字符间距标准。
六、收文(一)所有收到的外来红头文件均交综合办公室专人收办，并统一拆封、编号、登记，及时报领导签批并送相关部门处理。
(二)收文办理程序：综合办公室登记、分发→领导签批→各部门承办→综合办公室催办→立卷→归档→销毁。
(三)收文的管理。
1.红头文件的签收。
通过各渠道收到的红头文件（除公司领导亲启的除外）均由综合办公室专人签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要红头文件由专职机要员签收管理）后，由综合办公室专人统一拆封、编号、登记。
对上级机要部门发来的红头文件，由专职机要员进行信封、红头文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错红头文件的文号。
2.红头文件的编号保管。
综合办公室文件管理员对收到红头文件后应及时附上“红头文件专用处理签”，并分类编码、登记、传阅、存档。
3.本公司外出人员开会带回的红头文件及资料应及时送交综合办公室进行分类编码、登记、传阅、存档，不得个人保存。
七、发文(一)发文办理程序。
1.董事会发文：董事会秘书拟稿→董事长核准→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。
2.公司各机构（部门）发文:经办人拟稿→机构（部门）主管审核→主管副总经理核准→总经理审批并签发→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。
3.公司党委发文：经办人拟稿→党办主任审核→党委副书记核准→党委书记审批并签发→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。
4.公司工会发文：经办人拟稿→工会主管干事审核→工会副主席核准→工会主席审批并签发→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。
5.公司监事会发文：经办人拟稿→职工监事审核→专职监事核准→监事会主席审批并签发→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。
(二)发文需详细填写红头文件拟文稿。
一份拟文稿只对应一份红头红头文件。
八、红头文件的阅批、分转与处理时间(一)凡正式红头文件均需由综合办公室主任根据红头文件内容和性质阅签后（涉及两个以上部门的，应明确一个主办部门），由专人分送主办部门和承办部门阅办，重要红头文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送主办部门和承办部门阅办。
(二)为加速红头文件运转，应在收到红头文件当天或第二天将红头文件送到公司领导或分管领导，如关系到两个以上业务部门，应按主办部门和承办部门依次传阅（如有领导批示次序的按照领导批示依次传阅），最迟不得超过3天（特殊情况例外）。
(三)阅批红头文件后应签名以示负责。
如有领导“批示”、“拟办意见”，综合办公室应责成有关部门和人员按红头文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
(四)(五)时限要求。
为避免红头文件积压误事，阅读红头文件应抓紧时间，一般应在当天阅签完，并在下班前将红头文件交至综合办公室，一般不得超过2天；特急红头文件限４个工作小时内完成；紧急红头文件限当日即办，普通红头文件应在规定日期前办理完成。
(六)工作办理完成后，应由主办部门主动与文件签发部门或工作联系部门联系，对接资料报送，并将红头文件返还综合办公室归档。
九、十、保密事项(一)各机构（部门）及各有关人员，对红头文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向第三方泄露。
各机构（部门）在发文填写拟文稿时必须注明保密等级。
具体保密等级规定如下：A级：只对主送人公开；B级：只对主送人、抄送人公开； C 级：对所有公司员工公开。
(二)A级红头文件只能印一份，由经办人送主送人传阅，B级红头文件按主送人、抄送人总人数打印后分发，C级红头文件可通过OA对所有公司员工公开传阅，红头文件发出后由综合办公室统一留存一份原件归档。
(三)红头文件机密等级，由发文机构的主管领导根据红头文件内容确定。
(四)(五)各机构（部门）及各有关人员在收到或传阅具有涉密的红头文件时，对红头文件中应保密的事项，必须严守机密，不可随便向第三方泄露。
十一、十二、注意事项(一)草拟红头文件应注意以下事项。
1.2.内容要符合公司制度。
3.4.反映情况要客观，实事求是。
5.6.文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。
7.人、地、名称、引文及时间要具体、准确。
(二)(三)各负责人阅、批红头文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日期，不得圈阅。
需要签署具体意见的，要明确、具体。
(四)公司所有发文，发文机构应有存档，并将红头文件拟文稿复印件和红头文件原件二份存档。
有领导批示的，还应附批复件。
十三、其它(一)(二)本规范从二○一四年一月一日起执行。
(三)(四)本规范最高解释权在公司，由综合办公室组织施行。