行政文件管理办法
行政文件的分类与管理方法
行政文件的分类与管理方法行政文件是行政机关根据法律法规和行政职权制定的具有强制力的文字规范，对于行政机关的工作具有重要的指导和规范作用。
行政文件的分类和管理是保证行政机关高效运转和便于管理的基础。
一、行政文件的分类行政文件根据内容和性质可以分为以下几类：1. 政策性文件：政策性文件是制定和规范行政机关重大事项的文件，包括国家政策、行政机关部门规章、地方性政策等。
政策性文件对于指导和推动行政工作具有重要的作用。
2. 程序性文件：程序性文件是规范行政机关活动程序和流程的文件，包括办事流程、审批流程、决策程序等。
它们的目的是确保行政机关工作规范、透明、高效。
3. 组织性文件：组织性文件是行政机关内部管理和组织行为的文件，包括内部通知、文件传阅、会议记录等。
组织性文件对于行政机关内部运作的协调和统一起着重要的作用。
4. 任免性文件：任免性文件是行政机关对于人员任免、晋升、调动等决策的文件，包括任命通知、调动令等。
任免性文件对于人事管理和组织架构调整至关重要。
二、行政文件的管理方法为了保证行政文件的有效管理和使用，需要采取以下管理方法：1. 制定文件管理制度：行政机关应制定完善的行政文件管理制度，明确文件的制定、审批、发布、归档等流程和责任。
制度应当细化文件管理的各个环节，确保规范、高效的管理。
2. 文件编号与标识：每个行政文件都应有唯一的编号，方便管理和查阅。
同时，可以通过标识符号或者分类码对文件的性质和类别进行标识，便于分类整理和检索。
3. 归档管理：行政文件应按照一定的分类标准进行归档，建立健全的档案管理系统。
不同性质和类别的文件应分别归档，确保档案的整洁有序，方便查阅和借阅。
4. 电子化管理：随着信息技术的发展，行政文件管理逐渐向电子化方向发展。
行政机关可以建立电子文件管理系统，实现电子档案的存储、检索和共享。
这样可以提高文件管理的效率和便捷性。
5. 定期审查与更新：行政文件应定期进行审查和更新，及时废止过时或失效的文件，确保文件的及时性和准确性。
重庆市行政规范性文件管理办法
重庆市行政规范性文件管理办法一、总则为加强重庆市行政规范性文件的制定、发布、备案和解释工作，规范行政机关的行政行为，保障公民、法人和其他组织的合法权益，根据《中华人民共和国行政许可法》等相关法律法规的规定，结合本市实际，制定本办法。
二、适用范围本办法适用于重庆市各级行政机关制定的具有普遍约束力、一般性规定的行政规范性文件的管理工作。
三、行政规范性文件的制定与发布（一）行政规范性文件的制定应当依法合规，确保合法、合理、科学、规范。
（二）行政机关制定行政规范性文件，应当广泛听取相关利益相关方的意见，做到民主、透明。
（三）行政机关制定行政规范性文件应当明确其发布的范围、对象、期限等关键信息。
（四）行政机关应当及时将制定的行政规范性文件送交上级政府或有关部门备案，并公布在行政机关的官方网站上。
四、行政规范性文件的备案与解释（一）上级政府或有关部门在收到行政机关制定的行政规范性文件后应尽快进行备案，并形成备案凭证。
（二）行政机关在行使职权过程中，如遇到行政规范性文件的解释问题，应当依法向上级政府或有关部门提出解释申请，并及时披露解释结果。
五、行政规范性文件的效力和监督（一）行政规范性文件具有普遍约束力，行政机关应当按照规定的内容和程序执行。
（二）公民、法人和其他组织有权对行政规范性文件的合法性进行申诉，相关行政机关应当及时处理并告知申诉结果。
（三）行政规范性文件的执法过程应当保障相关主体的合法权益，不得超越规定的权限和范围。
（四）行政机关应当加强对行政规范性文件的监督，确保其执行情况合规，对违反规定的行为依法进行处理。
六、行政规范性文件的清理与评估（一）行政机关应当定期对已经发布的行政规范性文件进行清理，及时废止或修改不再适用的文件。
（二）行政机关应当按照规定程序对行政规范性文件进行评估，确保其科学性、有效性和合规性。
（三）行政机关应当建立行政规范性文件的台账，记录行政规范性文件的制定、修改、废止等情况。
市行政规范性文件管理办法
市行政规范性文件管理办法第一章总则第一条为了加强行政规范性文件的管理，维护法制统一，建设法治政府，根据相关法律、法规，制定本办法。
第二条本市行政规范性文件的制定和监督，适用本办法。
本办法所称行政规范性文件，是指除政府规章以外，行政机关以及法律、法规、规章授权的具有管理公共事务职能的组织（以下统称制定机关）制定的，涉及公民、法人和其他组织权利义务，具有普遍约束力并可以反复适用的文件。
市、县（区）、乡（镇）人民政府制定的行政规范性文件统称政府规范性文件；市、县（区）人民政府工作部门以及法律、法规、规章授权的具有管理公共事务职能的组织制定的行政规范性文件统称部门规范性文件。
第三条下列对公民、法人和其他组织权利义务没有直接影响的文件不适用本办法：（一）工作纪律、工作流程等工作规则以及人事、财务、外事管理等内部管理制度；（二）内部监督考评、责任追究制度；（三）明确职责分工、工作步骤、工作要求等内容的工作方案、工作计划；（四）公布办事时间、办事地点等事项的告示。
第四条行政规范性文件管理，应当遵循法制统一、权责一致、科学民主、精简高效、有错必纠的原则。
第五条有下列情形之一的，可以制定行政规范性文件：（一）法律、法规、规章和上级行政规范性文件对某一方面的行政工作尚未作出明确规定；（二）法律、法规、规章和上级行政规范性文件对某一方面的行政工作虽有规定但规定不具体、不便操作；（三）法律、法规、规章和上级行政规范性文件授权制定行政规范性文件。
第六条制定行政规范性文件，不得违反法律、法规和规章的规定；不得违背上级行政机关的命令、决定。
行政规范性文件不得创设以下事项：（一）行政许可、行政处罚、行政强制、行政收费以及其他依法应当由法律、法规、规章设定的事项；。
区行政规范性文件管理办法【模板】
XX区行政规范性文件管理办法第一章总则第一条为加强XX区行政规范性文件管理，保证规范性文件的合法性，促进依法行政，根据《XX市人民政府规范性文件制定程序规定》《XX市行政规范性文件管理办法》，结合XX区实际，制定本办法。
第二条行政规范性文件（以下简称规范性文件）是指行政机关在法定职权范围内，按照法定程序制定并公开发布的，对公民、法人或其他组织具有普遍约束力，在一定期限内可以反复适用的规定、办法、规则等行政公文。
本办法所称的区政府规范性文件，是指区政府、区政府办公室制定并公开发布的规范性文件。
本办法所称的部门规范性文件是指区政府各部门、各街道办事处制定并公开发布的规范性文件。
本办法所称的规范性文件包括上述两种情形。
第三条规范性文件的起草、审查、登记、编号、公布等制定程序和备案、评估、清理等工作，适用本办法。
内部工作制度、人事任免决定、对具体事项的处理决定、工作部署、应急预案、请示和报告的批复类文件、单纯的调价或调整标准文件，以及不直接涉及公民、法人或其他组织的财政专项资金管理文件和其他对公民、法人或其他组织的权利义务没有直接影响、不具有普遍约束力、不可以反复适用的公文，不适用本办法。
第四条规范性文件应当严格依程序制定，严禁以行政机关部门内设机构名义制发规范性文件。
区政府规范性文件应经评估论证、公开征求意见、合法性审查、区政府常务会议或全体会议集体研究决定后，经统一登记、统一编制登记号、统一公布后方可实施。
公布后应按时报送市政府和区人大常委会备案。
部门规范性文件应经评估论证、公开征求意见、合法性审查、本部门相关会议集体研究（须经区政府常务会议或全体会议审议的部门规范性文件，还应按程序提请区政府常务会议或全体会议集体研究）决定后，经统一登记、统一编制登记号、统一公布后方可实施。
公布后应按时报送区司法局备案。
第五条规范性文件不得与所依据的法律、法规、规章以及上级规范性文件相抵触；法律、法规、规章或者上级规范性文件已有明确规定的，不得再重复制发规范性文件或者再作重复性规定。
惠州市人民政府关于印发惠州市行政规范性文件管理办法的通知
惠州市人民政府关于印发惠州市行政规范性文件管理办法的通知文章属性•【制定机关】惠州市人民政府•【公布日期】2022.05.31•【字号】惠府〔2022〕32号•【施行日期】2022.07.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】法制工作正文惠州市人民政府关于印发惠州市行政规范性文件管理办法的通知惠府〔2022〕32号各县、区人民政府，市政府各工作部门：《惠州市行政规范性文件管理办法》业经十三届17次市政府常务会议审议通过，现印发给你们，请按照执行。
执行过程中遇到的问题，请径向市司法局反映。
惠州市人民政府2022年5月31日目录第一章总则第二章基本规范第三章起草第四章审核（审查）和审议第五章发XXX备案第六章解释、评估、清理、修改、废止与延期实施第七章附则惠州市行政规范性文件管理办法第一章总则第一条为加强本市行政规范性文件（以下简称规范性文件）管理工作，提高规范性文件质量，维护法制统一，推进依法行政，保障公民、法人和其他组织合法权益，根据《国务院办公厅关于加强行政规范性文件制定和监督管理工作的通知》（国办发〔2018〕37号）、《广东省行政规范性文件管理规定》（广东省人民政府令第277号）等规定，参照国务院《规章制定程序条例》，结合本市实际，制定本办法。
第二条本办法所称规范性文件，是指除政府规章外，由行政机关或者经法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织（以下统称行政机关）依照法定权限、程序制定并公开发布，涉及公民、法人或者其他组织权利义务，具有普遍约束力，在一定期限内反复适用的公文。
规范性文件分为政府规范性文件和部门规范性文件。
各级人民政府（含政府办公机构）以自己的名义制定的规范性文件为政府规范性文件；依法以自己名义履行行政管理职能的政府部门以及经法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织（以下统称部门）制定（含经本级人民政府同意后以部门名义发布）的规范性文件为部门规范性文件。
青岛市行政机关规范性文件管理办法-青岛市人民政府令第164号
青岛市行政机关规范性文件管理办法正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 青岛市行政机关规范性文件管理办法（2004年2月25日青岛市人民政府第9次常务会议审议通过2004年3月1日青岛市人民政府令第164号公布自2004年4月1日起施行）第一条为加强行政机关规范性文件的管理，保证行政机关规范性文件的合法性，维护法制统一，促进依法行政，根据国家有关规定，结合本市实际，制定本办法。
第二条本办法所称行政机关规范性文件(以下简称规范性文件)是指行政机关制定的涉及公民、法人和其他组织的权利、义务，在一定时期内反复适用，在所管辖区域内具有普遍约束力的规范行政管理事项的文件。
规范性文件应当根据内容使用“规定”、“办法”、“细则”、“规则”、“通告”、“命令”、“决定”等规范的名称。
部门规范性文件应当以“青岛市××局(委、办)关于……”的字样发布。
第三条本办法所称规范性文件不包括行政机关制定的内部管理制度、向上级行政机关的请示和报告、对具体事项作出的行政处理决定。
第四条市政府部门和区市政府制定规范性文件工作适用本办法。
第五条本办法所称的市政府部门(以下简称部门)包括：(一)市政府组成部门；(二)市政府办事机构和直属机构；(三)履行行政管理职能的其他市直单位。
市政府设立的临时机构不得制定规范性文件，法律、法规另有规定的除外。
第六条市政府法制机构依照本办法负责规范性文件监督管理的具体工作。
第七条制定规范性文件必须遵守法律、法规、规章和国家政策规定，适应行政管理工作的客观需要，符合法定权限和程序。
第八条规范性文件制定机关应当建立和完善规范性文件的制定程序，严格按照程序制定和发布规范性文件。
潍坊市人民政府关于印发《潍坊市行政规范性文件管理办法》的通知-潍政发〔2019〕10号
潍坊市人民政府关于印发《潍坊市行政规范性文件管理办法》的通知正文：----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------潍坊市人民政府关于印发《潍坊市行政规范性文件管理办法》的通知各县市区人民政府，市属各开发区管委会，市政府各部门、单位，各重点企业，各高等院校，各人民团体：《潍坊市行政规范性文件管理办法》已经2019年12月20日市政府第四十九次常务会议研究通过,现印发给你们,请认真遵照执行。
潍坊市人民政府2019年12月30日潍坊市行政规范性文件管理办法第一章总则第一条为加强行政规范性文件管理，推进依法行政和法治政府建设，维护国家法制统一、政令统一，根据有关规定，结合我市实际，制定本办法。
第二条本办法所称行政规范性文件，是指除政府规章外，由行政机关或者经法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织（以下统称行政机关）依照法定权限、程序制定并公开发布，涉及公民、法人和其他组织权利义务，具有普遍约束力，在一定期限内反复适用的公文。
行政规范性文件一般采用“规定”“办法”“决定”“规则”“细则”等名称。
第三条行政机关制定的内部工作制度、人事任免决定、对具体事项的处理决定、工作部署、向上级行政机关的请示和报告以及其他对公民、法人和其他组织的权利义务没有直接影响、不具有普遍约束力、不可以反复适用的公文，不适用本办法。
第四条我市行政规范性文件制定计划、起草、审查、发布、备案、评估、清理等活动，适用本办法。
第五条下列机构不得制定行政规范性文件：（一）临时机构；（二）议事协调机构；（三）部门内设机构；（四）政府工作部门的派出机构。
第六条制定行政规范性文件，应当符合下列原则：（一）符合党的路线方针政策和决策部署；（二）符合宪法、法律、法规和规章的规定；（三）符合上级行政机关的命令、决定等；（四）符合本行政机关的法定职权范围；（五）符合精简、统一、效能的原则。
河南省行政规范性文件管理办法
河南省行政规范性文件管理办法第一章总则第一条为加强对行政规范性文件的监督管理,维护法制统一,推进依法行政,根据《规章制定程序条例》、《法规规章备案条例》及有关法律、法规规定,结合本省实际,制定本办法。
第二条本省行政规范性文件(以下简称规范性文件)的制定、备案及其监督管理,适用本办法。
本办法所称规范性文件,是指除政府规章外,行政机关制定的涉及公民、法人或者其他组织权利义务、在一定期限内反复适用、具有普遍约束力的文件。
第三条县级以上人民政府应当加强对规范性文件制定和备案审查工作的监督管理。
县级以上人民政府法制机构具体负责对规范性文件制定和备案审查工作的监督管理。
第二章起草第四条各级人民政府、县级以上人民政府工作部门和依法设立的派出机关、省以下实行垂直管理的部门(以下统称制定机关),可以制定规范性文件。
议事协调机构、临时机构,部门派出机构、内设机构,不得制定规范性文件。
第五条以县级以上人民政府办公厅(室)名义制定的规范性文件,按照本级人民政府的规范性文件实行管理。
第六条制定机关应当控制规范性文件的数量。
法律、法规、规章以及上级行政机关的规范性文件已经明确规定的内容,下级行政机关的规范性文件原则上不作重复规定。
第七条规范性文件不得设定下列内容:(一)行政许可;(二)行政处罚;(三)行政强制;(四)行政事业性收费,但省人民政府以及省财政、价格主管部门按照法定权限设定的收费事项除外;(五)政府性基金;(六)其他应当由法律、法规、规章规定的内容。
没有法律、法规依据,规范性文件不得作出减损公民、法人和其他组织合法权益或者增加其义务的规定。
第八条规范性文件应当由制定机关起草或者组织起草。
规范性文件内容涉及公众重大利益、社会关注度高或者专业性强的,制定机关可以邀请有关专家参与起草。
规范性文件内容涉及两个或者两个以上部门职权的,应当由两个或者两个以上部门联合起草;联合起草时,应当由一个部门主办,其他部门配合。
第九条起草规范性文件,应当对其必要性、合法性和可行性进行研究,并对所要解决的问题、拟确立的主要制度或者拟规定的主要措施等内容进行调研论证。
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XXXX有限公司XXXX有限公司办公文件管理办法（试行）文件编号：BY(G)HR003-2017文件名称：办公文件管理办法（试行）XXXX有限公司XXXX有限公司办公文件管理办法（试行）行政人事制度二〇一七年四月办公文件管理办法（试行）编号：BY（G）HR003-2017总则第一条为使公司的制度、文件管理工作规范化、科学化，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏，便于文件的检索、存档，特制定本办法。
第二条适用于XXXX有限公司所有制度和文件的处理。
第三条行政人事部是公司制度梳理、文件审核的归口管理部门，负责公司制度、文件发放的审核、较稿、正式下发、归档及销毁处理。
第四条总经理负责公司制度、重要文件的审批。
管理办法第五条文件的分类1、公司文件总体上分为外来文件和内部文件两大类。
2、外来文件包括国家机关、行业部门等下发的文件，其编号执行外来文件原编号。
3、内部文件包括以公司对各部门和对外发放的各类文件。
具体可分为公司各类公文以及规章制度。
第六条公文的分类公文主要包括:决定、指示、报告、通知、通报、请示、批复、函，会议纪要。
决定—适用于对重要事项或者重大行动作出部署，安排，奖励有关部门及员工，变更或撤消部门的决定事项。
通知—适用于转发或传达上级单位要求下属部门需要知悉或者执行的事项。
通报—适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。
报告—适用于各部门向上级汇报工作，反映情况，答复询问。
请示—适用于向上级单位请求指示，批准有关事项。
意见—适用于对重要问题提出见解和处理办法。
函—适用于不具隶属关系的同级单位之间商洽工作，询问或答复问题。
会议纪要—适用于记载，传达会议情况或议定情况。
第七条公文格式公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
1、涉及企业秘密的公文应当标明密级和保密期限。
（1）保密程度分为绝密文件、机密文件和普通文件三层级。
绝密文件是指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。
机密文件指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。
普通文件指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料。
（2）保密期限依照文件的重要性和时效性确定。
2、紧急公文应当根据其程度分别标明“特急”，“急件”。
3、公文标题应当准确地概括公文的主要内容并标明公文种类。
一般应当标明发文机关，一般不用标点符号。
4、行文应当根据公文的内容及发文、收文部门的隶属关系及职权范围确定主送部门，上行文应当坚持一个主送部门的作法，不能多头主送。
多头主送往往造成受文部门之间相互推诿或产生矛盾、抵触，反而不利于尽快解决问题。
抄送部门是指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门。
抄送范围得当，有助于公文处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。
5、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称6、公文除用专门的会议纪要格式和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。
7、公文的排版格式（详见附件）：纸张页面：一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。
保密等级字体：一般用3号或4号黑体紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）文头的字体：小初号小标宋体字，字体颜色一般为红发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）标题的字体：小标宋体字，加粗，字号要大于正文的字号。
主送部门（或机关）的字体：一般采用3号或4号仿宋体正文的字体：常用3号或4号仿宋体附件的字体：常用3号或4号仿宋体作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体主题词的字体：常用3号或4号黑体主题词内容字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字抄、报送部门（或机关）字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字印发说明的字体：与抄送部门（或机关）的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文8、成文日期以负责人签发的日期为准。
第八条公文行为规则1、公文行文应当确有必要性,注重实效。
2、盖发公司印章的公文，适用于公司重要会议精神，重要批示，重要决定，重要规章制度的发布；盖有相关职能部门印章的公文，适用于专业性事项和一般性，临时性工作事项的部门发布。
3、下属各单位的职能部门如需要向公司请示或报告事项,须以下属各单位名义按发文办理流程进行办理。
4、请示应一事一文，一般只写一个主送部门或机关，需同时送发其他单位的应当用抄送形式，但不得抄送其下属单位，同级单位可以联合行文，联合行文应确有必要，联合行文单位不应过多。
5、“报告”中不得夹带请示事项。
第九条收发文流程1、收文流程：（1）由行政人事部统一收文；（2）行政人事部负责人签定拟办意见。
（3）如需传阅，应由行政人事部交各相关部门传阅，各相关部门应在一天内完成阅读工作并交还行政人事部，文件交还时，应在文件背面由传阅部门及传阅人签字确认。
如需留底或有疑问，应由行政人事部负责影印及解答。
（4）行政人事部签署处理结果并存档；（5）没有存档价值和存查必要的公文，由档案管理人员鉴别、登记后并经行政人事部负责人批准后可以销毁。
2、发文流程：（1）公司董事会文件一般采用《红头文件》格式，由行政人事部统一发文编号。
需发文相关部门起草文件，经部门负责人、行政人事部及分管副总审核，总经理批示意见后，由行政人事部统一发文与归档；（如需修改，应返回发文起草部门修改后重新报审）。
（2）公司平行文件一般采用《内部联系函》格式，无需冠公司红头。
由行政人事部统一发文编号，需发文相关部门起草文件，经部门负责人、行政人事部及分管副总审核，总经理批示意见后，由行政人事部统一发文与归档；（如需修改，应返回发文起草部门修改后重新报审）。
第十条公文拟制条款1、符合国家的法律，法规及公司本部有关规定。
2、情况属实，观点明确，表达准确，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力度简短。
3、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“1”，第三层为“（1）”，第四层为“①”。
第十一条公文校稿1、校稿的内容有:行文是否符合党和国家方针，政府及相关法律条款，是否准确反映出领导的意图和意见，文件格式是否符合该类公文写作要求，文字是否准确，语法是否规范；文件涉及的部门是否经过协调，审批，签发手续是否完备，附件材料是否齐全，发送单位是否准确。
2、以公司名义发放的一般性公文（涉及政策，规章制度等重要文件），由拟稿部门负责人拟稿，公司总经理签发；以部门名义发放的公文，由拟稿部门负责人拟稿，分管领导签发。
第十二条公文编号1、红头文件包括公司对外发布的重要文件、内部管理决策、决定、命令、通知等重要性文件。
由行政人事部统一编号管理，各部门遵照执行。
其编号格式为：本地字【××××】×××号顺序号年份代号公司代号2、一般公文、文书及规章编号BY（X）-XXX-XXXX。
如:BY（G）HR001-2017表示行政人事部2017年发出的第一份规章制度.BY （X） XX XXX -XXXX年份代号顺序号部门代号文件类别号公司代号3、一般表格及图片编号（B-XXX-XXXX）如：B-HR001-2017表示行政人事部2017年发出的第一份表格.（B） XX XXX –XXXX年份代号顺序号部门代号表格类别号4、红头文件发布源类别简称表5、一般文书类别简称表6、部门简称7、类别简称的设置可根据公司后续业务的增加作出相应增设。
第十三条公文处理时限及相关要求1、各类文件:原则上在3个工作日内处理完毕。
2、急件：1个工作日内处理完毕。
3、特急件:随到随办。
4、超过处理时限的文件:由行政人事部门催办，督查相关部门办理。
第十四条文件及资料的立卷、归档公文办理完毕后，应当根据公司相关规定，及时将文件整理归档，归档时应当根据相互联系，特征和保存价值分类整理立卷。
保证档案的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，以便保管和利用，确保电子文档及纸质稳当的安全性和完整性。
1、电子版归档：文件管理员于每月对各级文件进行整理，年底以光盘形式刻录归档。
2、纸质版归档：按“文件资料管理目录”，进行登记，并于年底分类装订成册。
第十五条文件，资料的销毁1、外来文件和自制文件（纸质版）确需销毁的，由总经办统一销毁。
2、作废资料由各部门资料员填写“文件留用/销毁审批表”，经部门负责人批准后统一销毁。
3、文件保密期限：一般公文一年、红头公文2年、机密文件三年。
附则第十八条本办法由XXXX有限公司行政人事部制定并负责解释。
第十九条本办法从公司批准之日起正式执行，原有相关制度和表格作废。
本办法作业方式：1、“制度文件审批表”2、“会签表”3、“签报表”4、“外来文件处理单”5、“文件借阅申请单”6、“文件留用/销毁申请单”7、“文件资料保存登记表”8、“文件发放/回收记录表”9、发文处理流程图10、来文处理流程图附件一：红头文件编写规范附件二：公司制度编写规范附件三：报告/请示编写规范附件四：会议纪要编写规范附件五：一般性通知编写规范附件六：通报编写规范附件七：内部联络事务函附件一：红头文件编写规范份号;001 机密★5年特急文书内容第一条 制度制订的目的。
第二条 制度的适用范围。
第三条第1（1①附则第X 条 本办法由XX 部门制定并负责解释。
第X 条 本制度从XXXX 年X 月X 日起执行。
附件： 附件1、附件2、 附件3、领导批示：妥否，请批示。
XXXX有限公司（部门）XXXX年XX 月XX日会议纪要编号：BY (J）HR001-2017签发：XXXX 整理：XXXX时间：XXXX年XX月XX日地点： X X X X 主持人：XXX与会人员： XXX XXX XXX XXX 主题：XX XX XX XX XX XX 文书主题词：XX XX XX主送：XX抄送：XX XX XXXXXX有限公司年月日印发特此通知XXXX有限公司（部门）XXXX年XX 月XX日主题词：XX XX XX主送：XX抄送：XX XX XXXXXX有限公司年月日印发附件六：通报编写规范通报编号：BY(T）HR001-2017通报主题发文对象：特此通报XXXX有限公司（部门）XXXX年XX 月XX日主题词：XX XX XX主送：XX XX XX抄送：XX XX XXXXXX有限公司年月日印发附件七：内部联络函XXXX有限公司内部联络函编号：BY(Z）KGC001-2017 主题：联络部门：联络人：呈件部门：呈件人：呈件时间：事由：完成时限：□紧急□请答复□请批示□请审阅□请传阅回复：联络部门负责人：常务副总批示：总经理批示：董事长批示：制度文件审批表日期：年月日XXXXXX制度会签表文件编号：文件名称：2.紧急程度：速退（及时办理，办完速退）、特急（2小时内办完成）、急件（2天内办完成）、一般外来文件处理单文件借阅申请单编号：文件留用/销毁申请单文件资料保存登记表编号：文件发放、回收记录表发文处理流程图来文处理流程图。