行政文件管理办法

XXXX有限公司

XXXX有限公司

办公文件管理办法（试行）文件编号：BY(G)HR003-2017

文件名称：办公文件管理办法（试行）

XXXX有限公司

XXXX有限公司办公文件管理办法（试行）

行政人事制度

二〇一七年四月

办公文件管理办法（试行）

编号：BY（G）HR003-2017

总则

第一条为使公司的制度、文件管理工作规范化、科学化，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏，便于文件的检索、存档，特制定本办法。

第二条适用于XXXX有限公司所有制度和文件的处理。

第三条行政人事部是公司制度梳理、文件审核的归口管理部门，负责公司制度、文件发放的审核、较稿、正式下发、归档及销毁处理。

第四条总经理负责公司制度、重要文件的审批。

管理办法

第五条文件的分类

1、公司文件总体上分为外来文件和内部文件两大类。

2、外来文件包括国家机关、行业部门等下发的文件，其编号执行外来文件原编号。

3、内部文件包括以公司对各部门和对外发放的各类文件。具体可分为公司各类公文以及规章制

度。

第六条公文的分类

公文主要包括:决定、指示、报告、通知、通报、请示、批复、函，会议纪要。

决定—适用于对重要事项或者重大行动作出部署，安排，奖励有关部门及员工，变更或撤消部门的决定事项。

通知—适用于转发或传达上级单位要求下属部门需要知悉或者执行的事项。

通报—适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。

报告—适用于各部门向上级汇报工作，反映情况，答复询问。

请示—适用于向上级单位请求指示，批准有关事项。

意见—适用于对重要问题提出见解和处理办法。

函—适用于不具隶属关系的同级单位之间商洽工作，询问或答复问题。

会议纪要—适用于记载，传达会议情况或议定情况。

第七条公文格式

公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

1、涉及企业秘密的公文应当标明密级和保密期限。

（1）保密程度分为绝密文件、机密文件和普通文件三层级。绝密文件是指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。机密文件指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。普通文件指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料。

（2）保密期限依照文件的重要性和时效性确定。

2、紧急公文应当根据其程度分别标明“特急”，“急件”。

3、公文标题应当准确地概括公文的主要内容并标明公文种类。一般应当标明发文机关，一般不用标点符号。

4、行文应当根据公文的内容及发文、收文部门的隶属关系及职权范围确定主送部门，上行文应当坚持一个主送部门的作法，不能多头主送。多头主送往往造成受文部门之间相互推诿或产生矛盾、抵触，反而不利于尽快解决问题。抄送部门是指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门。抄送范围得当，有助于公文处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。

5、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称

6、公文除用专门的会议纪要格式和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。

7、公文的排版格式（详见附件）：

纸张页面：一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。

保密等级字体：一般用3号或4号黑体

紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）

文头的字体：小初号小标宋体字，字体颜色一般为红

发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体

签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）

标题的字体：小标宋体字，加粗，字号要大于正文的字号。

主送部门（或机关）的字体：一般采用3号或4号仿宋体

正文的字体：常用3号或4号仿宋体

附件的字体：常用3号或4号仿宋体

作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）

日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）

注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体

主题词的字体：常用3号或4号黑体

主题词内容字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字

抄、报送部门（或机关）字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字印发说明的字体：与抄送部门（或机关）的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文

8、成文日期以负责人签发的日期为准。

第八条公文行为规则

1、公文行文应当确有必要性,注重实效。

2、盖发公司印章的公文，适用于公司重要会议精神，重要批示，重要决定，重要规章制度的发布；盖有相关职能部门印章的公文，适用于专业性事项和一般性，临时性工作事项的部门发布。

3、下属各单位的职能部门如需要向公司请示或报告事项,须以下属各单位名义按发文办理流程进行办理。

4、请示应一事一文，一般只写一个主送部门或机关，需同时送发其他单位的应当用抄送形式，但不得抄送其下属单位，同级单位可以联合行文，联合行文应确有必要，联合行文单位不应过多。

5、“报告”中不得夹带请示事项。

第九条收发文流程

1、收文流程：

（1）由行政人事部统一收文；

（2）行政人事部负责人签定拟办意见。

（3）如需传阅，应由行政人事部交各相关部门传阅，各相关部门应在一天内完成阅读工作并交还行政人事部，文件交还时，应在文件背面由传阅部门及传阅人签字确认。如需留底或有疑问，应由行政人事部负责影印及解答。

（4）行政人事部签署处理结果并存档；

（5）没有存档价值和存查必要的公文，由档案管理人员鉴别、登记后并经行政人事部负责人批准后可以销毁。

2、发文流程：

（1）公司董事会文件一般采用《红头文件》格式，由行政人事部统一发文编号。需发文相关部门起草文件，经部门负责人、行政人事部及分管副总审核，总经理批示意见后，由行政人事部统一发文与归档；（如需修改，应返回发文起草部门修改后重新报审）。