行政部门管理制度

行政部门管理制度

为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。

(一)、文件收发规定

1、董事会和公司的文件由行政部门拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或部门经理审核、签发。属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。

2、董事会和公司的文件由行政部门负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。

3、经签发的文件原稿送行政部门存档。

4、外来的文件由行政部门负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办;属急件的，应在接件后即时报送。

(二)、文印管理规定

1、所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。

2、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。

3、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予10—100元罚款处理。

4、公司发出的传真使用统一的传真格式。见附件。

5、公司的各种公文及内部交流的文字性材料执行统一的排版要求：

使用公司统一的页眉、页脚；

标题：黑体，小二号字，加粗；

正文：仿宋_GB2312，小四号字；

页面设置：上2.54 厘米，下2.54 厘米，左2.8 厘米，右2.8 厘米；

段落为两端对齐，1.5倍行距。

(三)、办公用品购置领用规定

办公用品分消耗品和管理品两种：

1、消耗品。铅笔、油笔、胶水、胶带等。

2、管理品。剪刀、裁纸刀、钉书机、打孔机、钢笔、打码机、计算器等。

3、消耗品办公人员按需领用，注意节约。

4、管理品限人员使用，列入移交转送。如有故障和损坏，可以旧品换新品，如遗失或人为损坏将由个人或部门自购。

5、各部门每月3日前（遇节假日后延）报人事行政部办公用品使用计划，总经理批准后采购，当月八、九日发放。管理用品请领不受上述时间限制。各部门急需或临时性的采购需求，需各部门经理统一报采购计划，报总经理批准后，有采购人员统一采购，并按要求流程发放。

6、办公用品由行政专人负责管理，采购人员比价采购，人事行政部按工作需要发放。

7、设立“办公用品领用记录”，所需办公用品的部门到行政部门领用，办理出入库手续，控制办公用品领用情况，节约办公费支出。

8、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

9、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。

（四）、档案管理：

1、档案。公司档案是指研究开发与技术、人力资源、营销策划、经营管理、行政法律、资本运作、对外联系、合同等一切活动中所形成的，以文字记载、图表、电子制品、音像制品等方式可存储的信息，资料载体。

2、档案的种类。公司档案的种类主要分为：行政类、经营类、产品技术类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、合同类及职工档案类。

3、责任部门。公司档案的保存管理部门为人事行政部。各类档案形成、整理后送交人事行政部做好归档工作。

4、收集、整理、归档。档案责任部门的收集、整理、归档分日常和年度两种方式进行。责任部门年度内使用频次不高的，要在档案形成后整理完毕即随时移交给人事行政部归档，使用频次较高和系列连续形成的档案，可依据实际情况每半年整理完毕移交行政部归档。

5、档案的留存。文字、图表等印刷品要有形成的文件（手写、手绘）及责任者，使用墨水书写，电子制品和音像制品要有备份。

6、档案查阅。公司工作人员查阅档案，必须办理查阅手续。非密级档案，由人

事行政经理批准，涉及技术、商业等密级档案，由总经理批准。查阅档案要技术归还，不得转借。需要复制的应在复制前获得批准。所有查阅者负有保密责任。如有违反，承担相应责任。

7、档案销毁。因保管期限达到或再无保存价值的档案可进行销毁，销毁的档案编列详细目录，按密级管理，由责任领导审批，由包括监督人员在内二人以上负责销毁。

8、电子档案的管理：公司对每位员工的工作内容进行电子档案存档，每位员工干完每一项工作后，需及时到人事行政部门的备份硬盘内进行备份，同时进行登记。备份的工作内容做为员工工作考核的依据。

（五）、人员编制管理：

1、公司各部门实行定岗定编制，公司依据各部门的工作任务量，确定人员编制。

2、各部门人员的适用情况由部门经理确认，对于不适用岗位需求的员工进行及时的辞退或调岗。如因人员不能适用岗位工作而造成的工作滞后的，由部门经理负全责，对公司工作造成损失的，由部门经理承担赔偿。

3、部门经理应对本部门人员的工作情况进行考核，对人员进行科学合理的配置，同时有部门人员编制的建议权。