009 文件收发记录
[009]档案管理制度
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xxxxxxxxx有限公司档案管理制度一总则一、本制度中所指的档案是公司党务、行政管理、生产、经营、基建、重要会议等公务活动中直接形成的对本企业具有保存价值的各种文字、图表、图像、声像、电子等不同形式的历史记录。
二、为实现公司档案的集中、统一管理，保障公司档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，依据国家及自治区有关档案管理的法规，制订本制度。
三、档案案卷的分类编号按照《xxxxxxxxx有限公司档案分类编号实施细则》执行。
二档案移交制度一、文书档案1．归档的收发文件应齐全、完整，纸质大小统一，按收发文顺序将收发文附上“文件传阅单”/“文件签发单”，填写“档案移交清单”交档案室，由档案室按类别归档；2．公司股东会、董事会、日常重大会议的文件和纪要，上下属公司来往文件、函件等由经办部门负责收集积累原件按照形成时间在移交时限内移交。
3．大型会议、活动的系列资料由协办部门负责收集、积累，会议结束后整理填列目录清单，进行移交。
4．以上归档文件移交时应连同电子版一同移交。
二、人事档案1．人力资源部门对职工进行招聘考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集、整理，于形成后一周内移交档案室，以保持档案的完整，需归档的材料必须先认真鉴别，保证材料的真实，文字清楚，手续齐备，对于材料中需审查盖章或须本人签字的，应在盖章签字后归档。
2．职工档案材料的记录统一使用十六开规格办公用纸，一律用碳素笔书写，不允许复写。
3、严禁任何人私自保存他人档案或利用档案寻私舞弊。
三、财务档案（一）归档内容1．会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
2．会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
3．财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
4．其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
收发文记录(完整版)
收发文记录（完整版）一、发文记录日期：2022年1月1日发文单位：XXX公司收件单位：XXX部门标题：XXX合同正文：尊敬的XXX部门领导：我公司与贵部门签订的XXX合同已经准备完毕，并在今日寄出。
根据合同要求，我公司将于2022年2月1日前交付所定数量的产品至贵部门。
此合同的详细内容包括产品描述、交付期限、价格、支付方式等，请贵部门仔细阅读确认。
如有任何疑问或需要进一步协商的地方，请及时与我公司联系。
合同正本已通过快递寄送至贵部门，同时附上了我公司的联系方式，以便贵部门随时与我们取得联系。
我公司将严格按照合同约定的时间和质量要求履行合同义务，期待与贵部门的合作愉快！再次感谢您对我公司的支持与信任！XXX公司日期：2022年1月1日二、收文记录日期：2022年2月5日收文单位：XXX公司发件单位：XXX部门标题：关于XXX合同的确认正文：尊敬的XXX部门：您好！我公司已于2022年1月1日收到了贵部门寄来的XXX合同，并对合同内容进行了仔细阅读。
在此确认，我公司同意接受所列产品的交付，且同意按照合同约定的价格和支付方式进行结算。
请贵部门知悉，根据我们的阅读，以下为一些我们需要与贵部门进一步沟通的事项：1. 交付日期：合同中提及的2022年2月1日距今已过，我们希望贵部门说明目前交付的进度情况，以便我们能够做好相应的安排。
2. 售后服务条款：我们希望有关售后服务的具体条款能够明确阐述，以确保双方能够处理可能发生的问题和纠纷。
3. 联系人及联系方式：请贵部门提供一个负责该合同事宜的具体联系人及其联系方式，以便我们在需要时能及时与贵部门进行沟通。
请贵部门尽快回复以上事项，并提供相应的解决方案，以确保合同能够按照双方的共同意愿顺利履行。
再次感谢您的合作与支持！XXX公司日期：2022年2月5日以上为收发文记录的完整版，根据题目要求，文章采用了发文记录和收文记录两个部分，分别模拟了实际的文档格式进行排版。
文件和资料控制程序(9个记录表格)
A) 文件需更改、修订时，文件编写部门提出《文件制修订申请表》，经部门经理/总监 或以上职位人员核准后，由原制修订部门职位承办人参照“文件标准格式”修订内容， 确定文件版次号，联同《文件制修订申请表》呈交相关责任人员审批，审批权限见第 四条；
B) 文字错误，而不影响实质文义时，则直接由各制修订部门在文件上更改签章后，一并 纳入下次新版修订内容之一。
70保存期限71封面标准格式???????????rsa0001二年72发放范围及修改记录标准格式????rsa0002二年73正文标准格式???????????rsa0003二年74文件制修订申请表?????????rsa0004二年75文件废止申请表??????????rsa0005二年76文件收发记录表??????????rsa0006二年77受控文件最新版一览表???????rsa0007二年78受控文件遗失报告表????????rsa0009二年编制审核批准日期a0文件编号hjop001998081封面标准格式附录一82发放范围及修改记录标准格式附录二83正文标准格式附录三84文件制修订申请表附录四文件废止申请表附录五86文件收发记录表附录六受控文件最新版一览表附录七88文件销毁申请表附录八受控文件遗失报告表附录九编制审核批准日期记录编号
6.1.5 文件版次号（包括表单格式版次号以 A、B、C……26 个英文字母编列 ） A) 首版一律为：文件版次号：A0 或格式版次：A0 B) 每修订一次，顺次提升版本/版次号，如：第一次修订，版本号：A1；第二次修订， 版本号：A2；…… C) 所有文件修改 5 次后换版,（质量手册换版参照《质量手册》中的规定）
文件签收表模板
文件签收表模板1. 导言文件签收表是用于记录文件的传递、接收和归档情况的重要工具。
它可以帮助组织和个人追踪文件的流转过程，确保文件正确送达并有人负责接收。
本文档提供了一个文件签收表的模板，以便简化文件管理的流程。
2. 文件签收表的主要内容文件签收表通常包含以下主要内容：- 文件基本信息：包括文件名称、文件编号、文件类型等。
这些信息用于唯一标识文件，并方便后续查找与追踪。
- 发件人信息：记录文件的发件人姓名、部门、联系方式等。
这可以帮助确定文件的来源，并进行沟通和协调。
- 收件人信息：记录文件的收件人姓名、部门、联系方式等。
这是确定文件的目标接收人，并确保文件送达到正确的人员。
- 日期和时间：记录文件的发出和接收日期，以及具体的发出和接收时间。
这有助于明确文件的传递和接收时间，便于日后查阅和追踪。
- 签收人信息：记录文件接收人的姓名、签收日期和签名。
这是最重要的部分，签收人通过签名确认文件已经收到，并承担起对文件的管理责任。
- 备注：用于记录一些特殊情况或补充说明。
例如，文件的特殊要求、附件清单等。
3. 使用文件签收表的流程- 发件人填写：发件人在文件签收表上填写文件的相关信息，包括发件人信息、文件基本信息等。
- 文件传递：发件人将文件与文件签收表一起交给邮递员或安排专人送达。
在传递过程中，确保文件和文件签收表的安全和完整性。
- 文件接收：收件人收到文件后，仔细核对文件与文件签收表上的信息是否一致。
如果有问题，及时沟通解决。
确认无误后，填写签收人信息，包括收件人姓名、签收日期和签名。
- 归档与管理：签收人将签收的文件归档到指定位置，并妥善管理。
同时，将文件签收表保存在文件的管理系统中，以备日后查阅和追踪。
- 维护与更新：定期检查文件签收表的完整性，确保信息准确无误。
随时更新文件签收表，记录传递、接收和归档的新信息。
4. 如何使用文件签收表模板- 下载：从网络或文件管理软件中下载文件签收表模板。
确保选择适用于您的文件管理流程和需求的模板。
文件传递登记表模板
文件传递登记表模板
日期: __________
登记人: __________
说明：
- 请将文件信息填写在上表格中，每份文件占据一行。
- 文件名称：填写文件的具体名称。
- 文件编号：填写文件的编号或标识符，方便查找和追踪文件。
- 发送人：填写文件的发送人，即谁将文件发送出去。
- 接收人：填写文件的接收人，即谁接收并负责处理文件。
- 发送日期：填写文件的发送日期，即文件被发送出去的日期。
- 接收日期：填写文件的接收日期，即文件被接收到的日期。
- 备注：可填写一些额外的备注信息，如文件的重要性、紧急
程度等。
注意事项：
- 通过填写该文档，您可以追踪并记录文件在组织内的传递过程，以确保文件能够及时到达并被正确处理。
- 每次文件传递时，都应及时更新该登记表，并确保信息准确无误。
- 该登记表可用于内部文件传递，如部门间文件传递、文件归档等。
以上为文件传递登记表的模板，您可以根据实际需求进行填写和调整。
希望能对您有所帮助！如有疑问，请随时与我联系。
文件接收记录表格
文件接收记录表格概述本文档是用于记录文件接收情况的记录表格。
通过填写此表格，可以准确地记录每份文件的接收日期和接收人，以便进行文件管理和跟踪。
本文档将指导您在填写文件接收记录表格时应注意的事项和步骤。
表格结构文件接收记录表格的结构如下：填写步骤请按照以下步骤填写文件接收记录表格：1. 在“文件序号”列中，按照文件的顺序编写每个文件的序号。
您可以根据需要添加新的行。
2. 在“文件名”列中，填写每个文件的名称或标识符。
确保名称准确清晰，便于辨识。
3. 在“接收日期”列中，记录每份文件的接收日期。
请填写具体的日期，如年-月-日。
4. 在“接收人”列中，填写接收文件的人员姓名或部门名称。
确保填写准确，以便进行文件追踪和联系。
5. 每次接收到新文件时，按照相同的步骤在表格中添加新的行，并填写相应的信息。
注意事项在填写文件接收记录表格时，需要注意以下事项：1. 确保按照文件的顺序填写序号，并逐个记录每份文件的接收情况。
2. 在填写文件名称时，务必准确清晰，以免发生混淆或错误。
3. 确保记录每份文件的准确接收日期，以提供参考和追踪。
4. 在填写接收人信息时，确保准确填写姓名或部门名称，以方便联系和追踪。
5. 及时更新表格，确保记录的准确性和完整性。
总结文件接收记录表格是一种有效的文件管理工具，可用于记录文件接收情况和跟踪。
通过按照填写步骤和注意事项的要求，您可以准确地记录每份文件的接收日期和接收人，提高文件管理的效率和准确性。
务必及时更新该记录表格，并妥善保管相关文件。
以上是关于文件接收记录表格的简要说明。
如有疑问或需要进一步指导，请随时与我们联系。
文件接收回执单模版
文件接收回执单模版
文件接收回执单模板
1. 概述
文件接收回执单是指在收到文件后向文件发送方确认文件已经
被接收的一种证明文件。
本文档提供了一个文件接收回执单的模板，以供使用。
2. 文件接收回执单模板
公司名称：__________________
文件标题：__________________
文件发送方：__________________
文件接收方：__________________
接收日期：____________________
接收人签名：__________________
3. 使用说明
- 公司名称：填写接收文件的公司名称。
- 文件标题：填写接收文件的标题或文件名称。
- 文件发送方：填写发送文件的公司或个人名称。
- 文件接收方：填写接收文件的公司或个人名称。
- 接收日期：填写文件接收的日期。
- 接收人签名：由接收文件的人员在此处签字确认接收。
4. 注意事项
- 确保填写所有必要的信息，以便正确记录文件接收情况。
- 尽量使用黑色墨水或钢笔进行填写，以确保文件接收回执单的清晰可读性。
- 在接收文件后尽快填写文件接收回执单，并妥善保存以备查证。
以上是文件接收回执单的模板和使用说明，希望能对您有所帮助。
如果有任何疑问或需要进一步的帮助，请随时与我们联系。
文件签收记录表(标准版)
文件签收记录表单位部门：第页文件签收记录表17（标准版）使用说明一、文件概述文件签收记录表17（标准版）是一份用于记录文件传递与签收情况的标准化表格，旨在确保文件的准确传递、及时签收及后续跟踪。
该表格通过明确列出文件的基本信息、签收人、交接人及备注等关键要素，为文件的流转管理提供了清晰、规范的记录依据。
二、表格结构与填写指南表格结构文件签收记录表主要由序号、日期、文件名称、签收人、交接人及备注等六列组成，通过多行记录的方式，满足对多个文件签收情况的记录需求。
表格设有分页标识，可根据实际需要增加或调整页数，确保所有文件签收记录都能完整呈现。
填写指南序号：自动编号或手动填写，用于区分不同文件的签收记录。
日期：填写文件交接的具体日期，格式为年月日，确保记录的时效性。
文件名称：详细填写交接的文件名称，包括文件编号、标题等关键信息，以便于识别和追踪。
签收人：由接收文件的人员签名确认，表明其已收到并认可文件内容。
签收人姓名应清晰可辨，以便后续查证。
交接人：由负责传递文件的人员签名确认，证明文件已按要求传递至指定签收人。
交接人姓名同样需清晰记录。
备注：用于填写与文件签收相关的特殊说明或注意事项，如文件紧急程度、特殊要求等。
此列可灵活使用，根据实际需要填写。
三、使用场景与意义使用场景企业内部文件的流转与签收，如政策文件、通知公告、项目报告等。
政府机关、学校、医院等公共机构对内部或外部文件的收发管理。
任何需要确保文件准确传递、及时签收及后续跟踪的场合。
意义规范文件管理流程，提高文件传递效率。
明确文件签收责任，避免文件丢失或延误。
为文件的后续使用、存档及审计提供可靠依据。
促进组织内部信息的透明化、规范化管理。
四、注意事项在填写文件签收记录表时，应确保信息的真实性和准确性，不得随意涂改或伪造。
签收人应认真核对文件内容，确认无误后再进行签收。
如有疑问或异议，应及时与交接人沟通解决。
文件签收记录表应妥善保管，定期归档整理，以便后续查阅和使用。