秘书实务思考题

第一章文字工作思考题及参考答案1.与其他人员的文字工作相比,秘书的文字工作有何特点？答：可以概括为“四性”：写作活动的受动性、思维形式的抽象性、表达方式的综合性、成文过程的程序性。

2.秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些？答：(1)各种法定公文。

(2)其他通用文书：包括信息简报类的政务简报、情况反映、信访动态等；规章制度类的章程、办法、细则、规则、公约；工作计划类的月、季、年工作计划,以及专项工作计划如调查提纲、会议预案、某项中心工作实施方案等；工作总结类的年终工作总结、专项工作总结、调查研究总结等。

这些文书除信息简报类外,大多只用于组织内部。

(3)商务文书和公关礼仪类文书：包括谈判协议书、商务合同、商务信函以及外贸业务中的各种单证等。

公关礼仪文书主要指贺信(电)、喜报、慰问信、表扬信、感谢信、开(闭)幕词等。

(4)上司讲话稿，主要有：法定会议的工作报告(如政府工作报告、公司经营状况的报告)、部署工作的讲话、总结表彰大会上的讲话、纪念庆祝大会上的演讲、宣传动员教育辅导性会议上的演讲、各种礼仪性讲话(如祝酒词、欢迎词、答谢词、悼词)等。

(5)媒体署名文章：供报刊发表的文章（通常署本单位领导的名或直接署单位名)。

(6)新闻报道。

3.一篇高质量的文稿应该具备哪些特征？答：(1)准确反映上司意图。

(2)内容符合法律政策。

(3)观点明确、逻辑严密。

(4)内容实在、篇幅简短。

(5)语言规范、行文得体。

4.简述文稿撰拟的一般过程。

答：(1)文稿起草前的准备（包括思想准备、材料准备、拟定提纲）。

(2)初稿的撰拟。

(3)文本的校核、检查和修改。

(4)文稿的审核、签发和定稿。

5.秘书的文字记录工作包括哪些种类？有何具体要求？答：文字记录工作主要包括：电话记录、值班记录、信访记录、接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。

具体要求有：（1）备好记录工具，准备随时记录，（2）培养倾听和判断能力，快速做出记录，（3）及时补充和修改，认真整理记录，（4）科学地制作表格。

案例分析及参考答案1.下面是一份不合格的公务文书，其中有若干错误，请在仔细阅读的基础上找出错误之处并予以改正，同时写出错误原因。

力扬(中国)贸易公司关于申请专项资金的请示报告省财政厅：力扬(中国)贸易公司是省属的集服装、原材料、电子、化工和副食品等进出口贸易于一体的大型国有企业，目前已拥有多家分公司，总资产近百亿元，在职员工近万人。

是国内颇具影响力的贸易公司。

其中第四分公司专门经营电器进出口贸易。

自加入世贸组织以来，伴随着对外贸易的日趋活跃和城乡人民生活水平的提高，第五分公司现有的生产规模已经不能满足市场的需求。

为促使企业更好地发展，恳请省财政厅划拨专项资金两千万元。

有无不妥，请批示。

力扬(中国)贸易公司2011年5月10日答：（1）标题错误。

应改为“力扬(中国)贸易公司关于划拨专项资金的请示”。

（2）主送机关错误。

财政厅与公司之间没有隶属关系，请示只能对直接上级机关。

（3）标点符号错误。

第一处句号应该改为逗号。

（4）第四分公司部分的内容应删除，与主体没有密切关系。

（5）申请理由和依据不够充分，需要再补充。

（6）数字使用不正确。

“两千万元”应改为“2000万元”。

（7）结束语不当，应另起一段写“妥否，请批复。

”（8）落款日期错误，应写“二○一一年五月十日”。

2.下面案例中何秘书的教训对我们有什么启示？请结合案例谈谈秘书写作有什么特点。

用文学手法撰写工作总结某县茶叶公司的上级主管部门催报年度工作总结。

为此,该公司的徐经理召开各职能部门负责人会议,集体回顾、总结一年来的工作情况。

经理办公室的何秘书被指名担任会议记录,并负责起草公司年度工作总结。

为了写好总结,何秘书除了认真记录会议发言外,还做了一系列的准备工作：翻阅上级文件,查找有关资料；召集业务人员座谈,走访有关负责人；收集有关统计数据,核对某些事实……其间,有不少同志建议,党员的模范作用要作为总结的重点,特别是党员老王同志在负责商业大楼基建过程中节约资金二万多元的事迹,应在总结中多书几笔。

何秘书过去没有写过工作总结,也未受过公文写作的专门训练。

但他认为,工作总结是综合性很强的文章,不仅材料要有说服力,而且语言要生动感人,不妨采用文学手法。

于是,他按照拟定的提纲,连续五天闭门谢客,专心写作。

当写到党员老王同志兢兢业业工作、节约基建资金二万多元时,何秘书的文学激情油然而生,便对老王的肖像用力描写：“他中等身材,穿着一件褪了色的灰色中山装。

前额宽大,双鬓泛白,眉峰紧蹙,目光深沉,从那炯炯有光的眼神里,人们不难看出一种坚忍不拔的气概。

”为了使老王的事迹催人泪下,何秘书又虚构出一段老王不徇私情处理侄儿的情节,并采用褒贬结合的形式,对叔侄二人进行了动作描写和心理刻画：“……侄子扑通一声跪在老王面前,额头沁出来的汗珠顺着瘦削的脸颊汨汨地滚下。

他抬起一双颤抖的手,用沙哑的嗓音哀求道：‘大伯,我错了,我该死,我再也不干了,饶了我吧！’……老王闪动着一双深沉的眼睛,陷入了痛苦的情感之中。

他是亲眼看着侄子长大的,深知侄子在乡下的困境,也知道放走侄子是神不知鬼不觉的事情。

但是他不能,他是共产党员。

党和人民的利益高于一切,放走侄子就是对人民的犯罪,他的职责只能为党旗增辉！想到这里,他果断地拨动了身旁的电话……”为了表达上的需要,何秘书又想当然地将节约资金二万多元改为三万多元。

仅老王这一个典型人物,总计用了二千四百多字,占了总结全文的四分之一。

五天后,洋洋万言的初稿送到了徐经理手中。

在通稿那天,何秘书遵照经理的指示,首先将工作总结绘声绘色地朗读一遍。

读毕,有的摇头,有的撤嘴。

徐经理开门见山地说：“念得不错,文笔也可以,就是文学色彩太浓,有些部分像小说。

”财务负责人笑着问：“商业大楼的决算还没有出来,你怎么知道节约了三万多元？我粗估了一下,顶多只能节约六千元。

统计数字不能夸张。

”其他同志也说,写总结不是搞文学创作,先进事迹也只能概括地叙述。

讨论的结果,工作总结要大改。

根据经理和大家的意见,何秘书对工作总结反复修改了三次,删去了大量描述性段落和虚构的情节。

在第二次通稿会上,修改稿获得一致通过。

(材料来源：董继超主编：《秘书实务》,线装书局2000年版，第69～70页)答：从案例中何秘书的教训给我们的启示有：一是把握秘书写作的特点；二是涉及的事件数据等要实事求是、客观准确；三是要注意秘书写作与文学写作的区别，秘书写作不是文学性的主观创作。

秘书写作的特点请参见教材第31－34页内容，同时可参见系列教材《秘书写作》相关内容。

第二章文档管理思考题及参考答案1.简述收文和发文的办理程序。

答：如下图，左为发文办理程序，右为收文办理程序。

2.哪些文书需要立卷并归档？答：一个单位公务活动中形成的下列文件材料应当归档：(1)反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

(2)单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

(3)本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料。

(4)其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。

3.机关档案工作的基本任务有哪些？答：根据《机关档案工作条例》的规定,机关档案部门的基本任务是：(1)对本机关文书部门或业务部门的文书归档工作进行指导和监督。

(2)负责管理本机关的全部档案,积极提供利用,为机关各项工作服务,并为党和国家积累档案史料。

(3)根据本地区、本系统、本单位的管理体制,制定相应的档案工作制度、条例,并负责对所属地区或下级单位的档案工作进行指导、监督和检查。

机关档案部门必须贯彻执行保卫、保密制度,确保档案和档案机密的安全。

4.怎样进行归档文件整理?答：归档文件的整理主要包括：装订、分类、排列、编号、编目、装盒及编制归档文件说明等一系列工作。

归档文件以“件”装订，固定页次。

装订时，“件”内文件的顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

5.电子文档的保管有什么要求?答：对电子文档的保管，档案管理部门应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案特点等综合条件。

（1）对电子档案物质载体的保管，保管环境要求较高，除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：一是归档载体应进行防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。

二是单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

三是存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

四是环境温度选定范围为17℃度至20℃；相对湿度选定范围为35%至45%。

（2）对电子档案内容的有效性保管对保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。

主要做到以下几点：一是归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。

二是对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

三是对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。

四是要求档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》(见《电子文件归档与管理规范》附录A的表A﹒6)。

归档电子文件的封存载体不应外借。

未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

案例分析及参考答案结合案例谈谈档案的作用和档案工作的意义。

利用档案挽回700万元房产损失原长江航政局与武汉市第二医院于1974年达成房屋互换协议,按照协议精神,位于汉口鄱阳街7号建筑面积为2025平方米的房屋产权归武汉航政局(现武汉海事局)所有。

时过30多年的今天,武汉市第二医院和武汉市直属房地局对鄱阳街7号的产权归宿提出疑义。

由于时间已久,武汉海事局有关此事的大部分资料已经遗失,造成该单位在房产纠纷中完全处于被动局面。

关键时刻,长江海事局和武汉海事局委托的律师想到了请长航局档案中心帮助查找有关资料。

档案中心在毫无线索的情况下,查到了当年双方达成的协议书和交通部的基建计划两份关键性历史资料,迫使武汉市第二医院不得不接受谈判。

去年底,三方终于达成一致,汉口鄱阳街7号的产权无偿归武汉海事局所有,从而挽回了价值700万元房产的损失。

从这件事,我们看到了档案利用的巨大价值。

答：具有查考使用价值是档案的三个构成要素之一，其作用具体表现在：(1)凭证作用——档案是社会组织历史活动的真实记录。

是令人信服的历史证据,具有法律效用,可以为日后的工作提供可靠证据。

(2)参考作用——档案能系统地反映问题的正反面情况。

所以档案对以后的工作具有重要参考价值。

以上案例中主要起到了凭证作用，为挽回损失提供了可靠法律证据。

机关档案工作的意义就在于为组织留下可靠、完整的历史记录，以备将来查证和参考。