第7讲-写作与书面沟通
书面沟通名词解释
书面沟通名词解释
书面沟通是指通过书写方式进行的交流和传达信息的一种方式。
书面沟通包括但不限于电子邮件、信函、报告、备忘录、文件、公告、宣传材料等。
它是一种精准和形式化的沟通方式，可以让人们在不同的时间和地点进行交流，同时也能够记录下来以备查阅。
与口头交流相比，书面沟通具有以下优势：
1.明确：书面沟通可以更准确地表达信息，避免了口头交流中可能出现的误解、失忆和歧义等问题。
2.永久：书面沟通可以记录下来以备查阅，而且可以长期保存，以备后续需要。
3.便于传播：书面沟通可以随时复制、转发和传播，适合传递广泛的信息。
4.规范：书面沟通遵循一定的格式和规范，使得信息更易于理解和组织。
但是，书面沟通也存在一些缺点，比如不能传达情感和语气等非语言因素，有些信息需要通过口头交流来更好地表达。
在商业、学术和官方场合，书面沟通被广泛应用。
在企业中，书面沟通通常用于
沟通工作计划、报告工作成果、发送备忘录、通知员工变更等。
在学术界，书面沟通是发布学术论文、写作研究报告、答辩论文等的必备方式。
在政府机关和公共事业中，书面沟通也是发布公告、通知、法规文件等的主要方式。
书面沟通技巧写出清晰简洁的文字
书面沟通技巧写出清晰简洁的文字书面沟通技巧：写出清晰简洁的文字在现代社会中，书面沟通成为了我们日常生活和工作中必不可少的一部分。
无论是写邮件、撰写报告还是发布公告，清晰简洁的文字能够有效传递信息，提高沟通的效率。
一、选择恰当的词汇和句式清晰简洁的文字首先需要选择恰当的词汇和句式。
使用准确、简练的词汇能够使句子更加清晰易懂，避免了读者产生歧义。
同样，简单明了的句式能够让读者更容易理解文章的内容。
避免使用过于复杂的词汇和繁琐的长句，将信息用简单直接的方式表达出来。
例如，用“增加”替换“提高”的动词，用“因为”替换“由于”的引导词，能够让句子更简洁明了。
同时，避免使用过多的被动语态，尽量使用主动语态来表达自己的观点和意见。
二、逻辑清晰、结构简明清晰的文字应该具备逻辑清晰和结构简明的特点。
在书面沟通中，要做到言之有理、条理清晰，通过文字的组织来传递准确的思想。
首先，确保文章有明确的主题和中心思想，并通过段落的划分将不同的内容进行分类。
每一个段落应该有一个明确的中心论点，并且论据和例子能够支持中心论点的观点。
同时，在段落之间使用过渡句子来连接各个段落，使整篇文章的逻辑性更强。
其次，采用数字、符号、空格等方式来排版文字，使得内容结构更加明了。
使用标题、子标题等来标注重要内容，使读者更容易地获取信息。
另外，可以通过插入图表、引用文献等方式来增加文章的可读性和可信度。
三、简洁明了的语言风格在书面沟通中，简洁明了的语言风格能够让读者更快地理解文章的内容。
避免使用过于复杂的词汇、繁琐的句子和冗长的表达方式。
首先，精简句子，避免冗余的修饰语和从句。
使用直接的词语，将信息表达得准确明了。
同时，使用简单的语句结构，避免过多的修饰语和长句子，使文章更加简洁易读。
其次，使用简单明了的词汇，避免使用过于专业或行业术语。
确保读者能够理解文中所使用的词语，并准确表达自己的想法和观点。
最后，通过不断修改和精炼，删除多余的信息，使文章更加简练，确保每一个词语都有用处，提高文章的可读性和易懂度。
书面沟通的要点
书面沟通的要点书面沟通是人们在日常生活和工作中经常遇到的一种沟通方式。
与口头沟通相比，书面沟通更加正式、规范，并且需要更加准确的表达和组织能力。
在书面沟通中，以下几点是需要注意的要点：一、明确目的和受众在进行书面沟通之前，我们需要明确自己的目的是什么，是要传达某个信息，还是要寻求帮助或解决问题等。
同时，也要考虑受众是谁，他们的背景、知识水平和需求是怎样的。
根据受众的不同，我们可以选择不同的语言和表达方式。
二、使用清晰简洁的语言书面沟通需要使用清晰简洁的语言表达自己的意思，尽量避免使用过于复杂的词汇和长句子。
使用简洁的语言可以让读者更容易理解和掌握主要信息。
三、注意语法和拼写书面沟通中，语法和拼写的错误会给读者留下不专业的印象，甚至导致误解。
因此，我们需要在书面沟通之前仔细检查语法和拼写错误，确保文章的准确性和流畅性。
四、适当使用段落和标点符号书面沟通中，适当的使用段落可以使文章的结构更加清晰，段落之间的转换更加自然。
同时，标点符号的使用也要得当，使句子的意思更加明确。
注意不要滥用标点符号或者忽略标点符号的使用。
五、使用正确的格式和样式根据不同的书面沟通文体，我们需要使用不同的格式和样式。
例如，写信时需要包括信头、称呼、正文和落款等部分；写报告时需要包括标题、引言、内容正文和结论等部分。
正确的格式和样式可以让读者更加方便地阅读和理解我们的内容。
六、注重文字的排版和布局书面沟通的排版和布局也是需要注意的要点之一。
我们可以使用合适的字体、字号和行间距，使文字更加清晰可读。
同时，适当添加标题、分段和缩进，可以使文章的结构更加清晰。
七、注重文字的逻辑和连贯性在书面沟通中，文字的逻辑和连贯性非常重要。
我们需要合理组织自己的思路，使文章的内容层次清晰、观点连贯。
可以使用逻辑连接词和过渡词来帮助表达思想和观点之间的关系。
八、尊重他人的观点和意见书面沟通中，也需要尊重他人的观点和意见。
即使在表达自己的观点时，也要注意使用委婉和客观的语言，尽量避免使用攻击性或偏见性的词语。
名词解释书面沟通
名词解释书面沟通
书面沟通是通过书面形式进行交流和传达信息的一种方式。
它是一种以文字为主要工具，通过书信、报告、备忘录、公告、邮件、短信等形式进行沟通的方法。
书面沟通具有许多优点。
首先，书面沟通能够记录下来，便于查阅和核对。
与口头交流相比，书面沟通能够确保信息准确无误地传达给接收者，并且可以作为凭证在需要时进行回顾和审核。
其次，书面沟通可以避免误解和歧义。
书面形式的交流可以更加仔细地选择措辞和表达方式，避免因口误、语速等原因引起的误解。
此外，书面沟通还可以克服时间和空间的限制。
通过书面方式进行交流，不受时间和地点的限制，可以方便地跨越时空与他人进行沟通。
在书面沟通中，要注重语言的准确性和简洁性。
准确的表达可以避免引起误解，而简洁的表达则可以提高信息的传达效率。
同时，还应注意文体和格式的选择。
根据不同的场合和目的，选择合适的文体和格式，例如正式文体、半正式文体或非正式文体，以及信函格式、报告格式等。
在现代社会，随着电子邮件、短信和社交媒体的普及，书面沟通已经成为人们日常生活中不可或缺的一部分。
然而，书面沟通也面临一些挑战，如缺乏非语言信息和即时反馈等。
因此，在书面沟通中，我们
需要更加仔细地选择和使用词语，以确保信息得到准确传达。
总之，书面沟通是一种重要的交流方式，它具有记录、准确、简洁和克服时间空间限制等优点。
在进行书面沟通时，我们需要注重语言的准确性和简洁性，并选择合适的文体和格式。
通过良好的书面沟通，可以有效地传达信息，促进有效的交流和合作。
书面沟通的重要性与技巧
书面沟通的重要性与技巧概述:书面沟通是人们日常工作和生活中不可避免的一部分。
无论是在商业、学术还是个人领域，有效的书面沟通都起着至关重要的作用。
本文将重点探讨书面沟通的重要性，以及一些提高书写技巧的方法。
一、书面沟通的重要性1.保存记录和信息传达：书面沟通提供了记录和传递信息的有效手段。
通过书面文件，人们可以随时回顾和检索过去的信息，并确保信息准确无误地传达给他人。
2.促进思考和理解：书面沟通迫使人们将思维整理并清晰表达，使读者更易于理解。
书面材料还可以给接收者留下思考的时间，以便更好地理解和回应。
3.减少误解：书面沟通可以减少口头沟通中常常出现的误解和口误。
通过书面文字，想法和信息可以更清晰地和准确地传递给接收者，降低了误解的风险。
4.扩大影响力：书面沟通可以扩大信息的传播范围。
通过邮件、公告、文章等形式，人们可以将信息传达给更多的受众，从而扩大影响力。
5.提高专业形象：良好的书面沟通能力是一个专业人士的重要素质之一。
准确、高效的书面沟通不仅可以展示自己的专业知识和能力，还能增加自身的信任和可靠性。
二、提高书面沟通技巧的方法1.明确目的和受众：在写作之前，明确自己的写作目的和受众。
不同的目的和受众需要采用不同的写作风格和语言。
例如，写给老板和同事的邮件可能需要更正式的语言，而写给朋友的短信则可以更加随意。
2.简明扼要：书面沟通应该尽量简明扼要，避免啰嗦和冗长。
使用简洁明了的语言和句子结构，帮助读者迅速理解写作的主要内容。
3.遵循逻辑结构：书面材料应该具备良好的逻辑结构，确保信息的条理性和连贯性。
通常可以采用“提出观点-列举论据-得出结论”的写作结构。
4.注意语法和拼写：书面材料必须注意语法和拼写的准确性。
语法错误和拼写错误会影响读者对文本的理解，同时也会降低书面沟通的专业形象。
5.使用适当的格式和标点符号：根据书面沟通的对象和内容，使用适当的格式和标点符号。
例如，在正式的信件中应当包括日期、称呼和结尾礼貌用语，以及合适的标点符号，来提升书面沟通的专业性。
书面沟通的技巧
书面沟通的技巧书面沟通在现代社会中扮演着重要的角色，它是人们传递信息、表达意见和进行交流的重要方式之一。
然而，由于书面沟通缺乏非语言元素的支持，因此需要更加精确、清晰地表达思想和观点。
本文将介绍一些提升书面沟通技巧的方法，帮助读者在书面交流中取得更好的效果。
一、借助结构和段落良好的结构和段落可以帮助读者更好地理解文章的逻辑关系和思路展开。
在书面沟通中，使用标题、副标题和段落可以提供清晰的线索，引导读者阅读并理解信息。
例如，可以使用标题来概括文章的主要内容，副标题来分隔不同层次的主题，段落来分解和组织各个段落的观点。
二、简洁明了地表达书面沟通的一个重要原则是简洁明了。
长篇大论或过于复杂的句子往往会使读者产生困惑和阅读障碍。
因此，可以通过以下方法提升书面表达的质量：1. 使用简明扼要的语言：避免使用冗长的句子或无关的修饰语，尽量用简单明了的语言表达自己的观点。
2. 简化句子结构：使用简单的主谓宾结构，避免复杂的从句和繁琐的修饰语，以减少读者的阅读负担。
3. 避免重复和啰唆：不要在文章中重复相同的观点或用多余的文字来解释同一事物，保持信息的紧凑性。
三、清晰明了的逻辑关系书面沟通中，清晰明了的逻辑关系可以帮助读者理解作者的思考过程和论证立场。
以下是几个提升逻辑关系的技巧：1. 使用过渡词：使用合适的过渡词或短语，如"因此"、"然而"、"首先"等来连接各个段落或句子，使文章的逻辑关系更加连贯。
2. 建立合理的关联：在文章中，要确保各个段落和观点之间有明确的关联。
可以通过引用先前的观点、提供实例或数据、进行比较或对比等方式来建立逻辑关系。
四、注意文档格式与排版书面沟通不仅包括文章的内容，还包括文档的格式和排版。
良好的格式和排版可以提升文章的可读性和专业性。
以下几点是需要注意的：1. 字体与字号：选择适合的字体和字号，保证文字清晰可读。
2. 段落缩进与行距：合理设置段落缩进和行距，使文章结构更加清晰。
对于写作与沟通的理解
对于写作与沟通的理解一、写作与沟通写作是一种用文字进行的沟通，写作与沟通相互促进、相互交织、相互影响。
写作从本质上说，是围绕某个主题或话题，发现并提出问题，从各种素材中找到与之相关的强有力的论据，清晰而有效地表达出自己的观点，客观公正地对他人的观点进行评估和评价，逐步培养理性思维、辩证思维和批判性思维，不断提高文字表达能力。
写作过程是一个确立主题，构思立意，布局结构，凝练思想，搜集证据，取舍素材，并用准确的语言加以表达，通过提炼观点展示最终结论的过程，是一个思想和论据相互交织、相互融合的创造性过程。
在写作过程中，要注意阅读，包括泛读、精读、研读、细读各类优秀的作品，从中汲取营养，学习词汇、修辞手法、表达方式的运用，培养逻辑思维和批判性思维的能力。
沟通包括语言沟通和文字沟通，也可以称为口头沟通和书面沟通。
口头沟通能够反映一个人的口头表达能力，书面沟通则反映一个人的文字表达能力，即写作能力。
写作使人思辨，沟通让人连接。
进行写作和沟通的训练，是提高听说读写能力，提高语言文字运用能力的有效手段。
运用独立思考去写作、沟通、表达，是管理者必备的素质之一。
二、写作与鉴赏写作，不是简单地把文字写得通顺流畅，而是要进行理性的写作、分析性的写作，比如：如何产生一个想法、如何表达一个观点，如何寻找相关的素材，如何有效地论证，如何有条理地表达，如何面对各种质疑和反驳，如何把要表达的内容清晰地、优雅地、有说服力地呈现给不同的写作对象。
一个成功的写作者，首先应该是一个合格的读者，要有一定的文字鉴赏能力。
鉴赏能力的培养，离不开持续不断地阅读和品味。
想要写好文章，首先要知道什么样的文章才算是好文章？好文章的标准是什么？成功的写作为什么是成功的？成功的写作包含哪些要素？每个人都有机会、有能力体会和品鉴到写作的成功之处。
就像你能否抓住机会，能否提升能力。
面对一个问题，我们可以从不同的角度去思考，要想会写作，必须先学会思考，学会有条理、有层次的思考，有思考才能去写作，有思考的写作才是写作的最高标准。
写作与沟通的关系
写作与沟通的关系
写作与沟通之间存在密切的关系。
写作是一种通过书面表达来传递思想、观点和信息的方式，而沟通是人际交流中传递和交换信息的过程。
以下是写作与沟通之间的关系：
1 .清晰表达思想：写作是一种可以帮助人们组织思维、整理观点并准确表达的方式。
通过写作，人们可以用文字清晰地传达自己的思想和想法，使得沟通更加明确和准确。
2 .提高沟通效果：良好的写作技巧可以提高沟通的效果。
当我们能够用清晰、简洁和有逻辑的语言表达自己，读者或听众更容易理解和接受我们的信息，从而实现更有效的沟通。
3 .跨越时间和空间限制：写作具有跨越时间和空间限制的特点。
通过书面表达，我们可以将信息记录下来并传递给他人，使得沟通的范围更广泛。
写作的作品可以被多人阅读，可以在不同时间点被回顾和参考。
4 .建立信任和共鸣：良好的写作能够建立信任和共鸣。
当我们能够以真诚、有条理和富有感情的方式表达自己，读者更容易与我们产生共鸣，建立起信任关系。
通过写作，我们可以分享经验、观点和故事，与读者产生共同的情感和理解。
5 .文化交流和理解：写作是一种跨文化交流和理解的工具。
不同文化和语言背景下的人们可以通过写作来表达和分享自己的文化、价值观和观点。
通过阅读不同文化背景下的作品，人们可以更好地理解和尊重不同的观点和观念。
总的来说，写作是一种重要的沟通工具，可以帮助人们清晰地表达思想、提高沟通效果、跨越时间和空间限制、建立信任和共鸣，以及促进跨文化交流和理解。
良好的写作技巧和沟通能力可以相互促进,提升个人和组织
在沟通中的表达能力和影响力。
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7.1 书面沟通概述
一.书面沟通及其作用 （一）书面语言：最可靠的沟通方式 1. “口说无凭，落笔为准”
➢ 商业活动中，都要以书面记录方式加以认同，并约束大家行为 内部：公司章程，规章制度，职务说明书，计划，单据，申请…… 外部：财务报告，市场调研报告，对外的商务信函……
➢ 以文字表述，最有效整理思路，建构严密信息逻辑。
的信息传达 ▪可能比传统书面沟通的机密性差 ▪比书面沟通传递速度快
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7.1 书面沟通概述
二.书面沟通的基本原则 （一）管理角度写作的基本原则 1.正确性：写作的首要原则
➢ 写出的文章材料要真实可靠，观点要正确无误，语言要恰如其分。 ➢ 尤其是对文章主旨的把握，一定要明确写作的意图，正确地传递想要传
2.因此，正确的语气应该遵循以下原则：
➢ 专业但不能僵硬 ➢ 友善但不虚伪 ➢ 自信但不傲慢 ➢ 礼貌但不卑微
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7.1 书面沟通概述 （二）克服写作心理障碍 1.写作障碍及原因
➢ 障碍主要有： 一是在写作前无从入手。可能是由于没有收集到足够的材料…… 二是写作过程中思维中断，使得写作活动中止。 第三个原因可能是作者缺乏一些写作的基本知识，比如对应用文书 的格式没有完全掌握。
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7.1 书面沟通概述
三. 实现写作与阅读双方的心理共识 （一）正确运用写作语气 1.语气可以揭示撰写者对待读者的态度
➢ 语气很微妙，它不仅受到文化和习俗的影响，而且有时还受到权力的影 响，如上级对下级友善的表述，反过来用于下级对上级时，会显得傲慢 无礼。
➢ 正确的语气不仅有助于读者正确理解，而且还有利于展示撰写者及其组 织的良好形象，保持良好信誉，从而建立与读者的良好关系。
第7讲
写作与书面沟通
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本讲主要内容：
书面沟通及其作用（书面语言：最可靠的沟通方式） 各种书面沟通媒介的比较 管理角度写作的基本原则 实现写作与阅读双方的心理共识 受众导向的文字组织原则与文字组织技能 书面沟通写作过程的五个阶段 书面沟通的写作规范 管理公文的书写（报告的书写与长篇正式报告格式简介）
➢ 阅读比倾听快。 ➢ 当然对整个沟通系统来说效率并不一定高。
因为这涉及信息发送者的效率问题。
4.书面沟通可以特别关注问题的细节。
➢ 而且受众可以更多地获取细节方面的信息。
5.比口头表达采用更为精确的用词。
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7.1 书面沟通概述 （三）各种书面沟通媒介的比较
纸张、传真
▪读者参与程度低，反应慢 ▪对于信息的接受情况缺乏控制 ▪难以埋名隐姓 ▪更可能受到约束和较为保守 ▪搞得好，可能更为清晰； 搞得不好，则过于死板 ▪要求更符合逻辑和语法规范 ▪需要更多的时间准备 ▪不太可能与组织中的各层次接触 ▪缺乏非语言性沟通，没有口头沟通 那么丰富 ▪机密性差 ▪传递速度慢
递的信息，实现有效沟通。 ➢ 正确性还取决于表述上的准确性，这又取决于以下因素：
在表达方式上，要符合文章样式的需要。如叙述要讲求事实的概括， 说明要直接提出要求，界限明确，是非分明，议论要直接表述事理。
文字表达上，要概念明确，判断恰当，推理合乎逻辑。如使用概念 要明确其内涵和外延，使用简缩语要坚持约定俗成的原则，判断要 性质明确、恰如其分，推理要符合事物内部的固有规律，避免牵强 与武断。
文字书写上要符合一定的标准。如用从左及右横排书写，简化字要 符合规范，不随意自造，正确使用标点符号。
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7.1 书面沟通概述
2.清晰性
➢ 清晰的文章更能引起读者的兴趣，更能使读者正确领会作者的原义。➢ 为此，应该注意：
文章的整体布置，包括标题、大小写、字体、页边距等； 尤其是要留下适当的空白，若是把所有的文字都挤在一起，则很难
电子邮件、电子会议系统
▪读者参与程度高，反应快 ▪能立即接收到信息，且能自行控制 ▪可以埋名隐姓 ▪不太可能受到约束或显得保守 ▪搞得好，富有创造力；
搞得不好，也可能产生极大的破坏力 ▪语言不整洁，错误较多 ▪比传统书面沟通花的准备时间少 ▪可能与组织中的各层次接触 ▪可以使用情感符号来显示非语言性
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7.1 书面沟通概述
2.要克服写作的心理障碍，撰写者必须做到：
➢ 积极参与公司的活动。与公司其他成员交流得越多，沟通得越充分，你 对公司、公司的文化、公司的背景的认识就越深刻，写作起来就越得心 应手。
2.书面沟通基础：写作水平
➢ 要达到良好的书面沟通效果，必须具有一定的条件： 较强的写作能力，能够以恰当的形式成文，在恰当的时间以恰当的 方式送至恰当的对象。
➢ 一旦发生差错，纠正的困难和所需付出的代价往往也较大。 比如一份不切实际的公司章程，一份有失公正的合同，都会对企业 产生长远的不利影响。
阅读；如果是手写，则不能太潦草。
3.完整性
➢ 完整地表达想要表达的思想、观点，完整地描述事实。 ➢ 为了完整地表述，应该反复检查思考，不断增补重要的事项。
4.简洁性
➢ “简洁”似乎与“完整”是一对矛盾，这其实是个“度”的把握问题： “完整”是为了表达想要沟通的重要方面，但并不意味着要把所有 的事实、观点罗列纸上。 可以通过排序的方法把不太重要的事项删除，把琐碎的、没有太大 价值的文字精简掉，使得文章言简意赅。
➢ 无需其他的一些辅助条件。比如会议需要安排时间、地点和招待会议参 与者。演讲也是一样，良好的演讲环境是个必备条件。身体语官则更有 诸多限制，而书面无需此类讲究。
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7.1 书面沟通概述
（二）书面沟通的作用 1.沟通信息的内容便于记录，并能得到永久保存。 2.由于易于保存，且不易被“污染”，可以不在沟通现场的受众能 够得到真实的信息。 3.对受众来说，书面信息传递方式快速。
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7.1 书面沟通概述
3.书面沟通的优点
➢ 有充分的思考时间。可以在经过认真思考之后，把想要表达的写下来， 边写边想，边写边改，在初稿完成之后，再重新审阅、修改、调整。甚 至可以放置一段较长的时间后再拿出来修改，这样可容易发现一些隐藏 的错误，使最终的作品正确、简明、清晰、完备。
➢ 可以实现多向信息传递。比如一个通知，可以复制多份，发送到相关单 位和个人。