新形式下高校基建档案管理工作创新论文
高校基建档案管理论文
高校基建档案管理论文
1高校基建档案管理工作的特点
1．1独立成套
1．3实用性
作为高效基础工程设施建设中最为原始的信息，基建档案所承载的是大量关于各种基础设施建设的真实性信息，因此具有很强的实用性，在学校的扩建、解决土地纠纷、新建以及维修等工作中意义重大。
2高校基建档案管理工作的问题
2．1缺乏档案管理意识和规范的归档方法
2．2档案管理缺乏准确性和完整性
2．3缺乏科学的档案管理技术
高校基建档案管理的日常工作普遍存在被动、单一的特点，管理人员往往对基建档案进行按部就班地保管、归档和查阅，缺乏一定的热情和积极性，管理工作效率也不高。
由于很多高校都将资金重点投放在教学设备和师资力量，而忽略了对高校基建档案管理工作的投入，因此，当前高校基建档案管理采用的是较为落后的管理方式，如人工翻阅模式，对现代化信息搜索、查询工具的应用还不够充分，直接导致耗时耗力、效率低的后果。
3强化新形势下高校基建档案管理工作的有效措施
3．1完善基建档案管理制度
3．2实施规范化、同步化
3．3提升现代化、科学化管理水平
实现档案管理信息化的必要条件就是建设好基础设施，具体包括:操
作系统、数据库管理系统、存储设备、信息安全系统以及网络设备等等。
硬件设施建设是档案管理信息化建设的基础，信息化平台必须凭借网络、
设备、计算机等硬件支持才能搭建成功。
除了重视硬件设施，软件管理上
也不能懈怠，需要积极开辟档案存储的新途径，做好档案管理的网络安全
保卫工作。
选择硬件和软件时，要想充分发挥档案信息化管理的整体效率，就不能以仅仅满足使用目标为标准，而要预留一定的升级空间即具备前瞻性。
3．4提升管理队伍业务素质。
档案工作创新案例范文
档案工作创新案例范文一、引言随着信息化时代的到来，档案工作也在不断创新发展。
信息技术的应用，促使档案工作的处理更为高效、便捷，同时也改变了档案管理的模式和思维。
本文将通过分析具体案例，探讨档案工作的创新方向，为广大档案工作者提供创新思路和实践参考。
二、案例分析1. 纸质档案数字化管理传统的纸质档案管理模式无疑存在着信息检索困难、空间占用大、保管环境需求高等问题。
某单位通过利用先进的数字化技术，对纸质档案进行扫描、整理和归档，形成数字化档案库。
数字化档案管理系统不仅提高了信息检索效率，减少了文件的空间占用，更加安全可靠。
这一创新实践不仅提高了档案管理的效率，还有效地解决了传统纸质档案管理面临的诸多问题。
2. 档案云平台建设一些地方政府部门和企业单位积极探索档案云平台的建设，通过搭建集中管理、共享利用的档案云平台，实现了信息资源的统一管理和共享，为用户提供了更为便捷的服务。
利用云平台存储档案，不仅节约了空间成本，还有效防范了数据丢失和泄露的风险，提高了档案的安全性和可靠性。
3. 档案馆数字展览传统档案馆因为存储空间和环境限制，很难将馆藏的珍贵档案面向公众进行展示。
有些档案馆利用数字展览技术，将馆藏珍贵档案数字化展示，通过网站和移动应用等平台面向更广泛的受众。
这一举措不仅拓展了档案展览的范围，也提高了档案的利用价值和社会影响力。
4. 利用大数据技术开展档案分析研究很多档案管理单位和研究机构开始将大数据技术应用于档案分析研究之中。
通过对大量档案数据进行分析挖掘，揭示出更多有价值的信息和规律。
以往研究人员需要大量时间和精力来梳理和分析档案数据，而现在大数据技术的应用极大地提高了研究效率，为历史文化研究和学术研究提供了更多的可能性。
三、案例启示1. 引领数字化转型传统的档案管理已经无法满足信息化时代的需求，数字化转型将是档案工作的重要方向。
档案工作者需要积极掌握和应用数字化技术，将传统的纸质档案转化为电子档案，提升档案管理的效率和安全性。
高校档案管理创新论文
高校档案管理创新论文一、新时期高校档案管理工作创新的措施高校的档案管理工作也要随着社会经济的不断发展而进行适时的创新，在档案管理体制不断创新过程中，就是在传统档案管理工作的基础之上进行的填补和玩啥，因此，在教育体制不断的中，强化高校档案管理程序和步骤，运用现代化的科学技术、计算机网络，将高校的档案管理工作更加的完善，更好的服务于高校整体管理工作中去，档案管理创新要做好相关的措施，具体如下：（一）通过对档案管理工作的正确认识和分析，明确档案管理创新发展的思路，找到创新管理的方法和途径领导对于档案管理创新工作要给予重视，工作人员在实际管理工作中善于总结分析档案管理中的利弊，通过总结分析，找到创新的头破口，才能促进档案管理工作有序稳定的向前发展。
（二）档案管理的实际工作中要坚持“以人为本”创新是一中进步的、向前的、先进的发展思想，而人无疑是产生创新思想的主体，“以人为本”就是在档案管理工作中，人性化的采取有效的措施进一步加强管理工作，使管理工作更加高效。
作为高校一项基础的管理工作，档案管理对于高校的发展有着重要的意义，因此，作为高校来说，定期的对档案管理人员进行定期的培训和教育，不断的丰富档案管理知识，同时也提高了他们的专业技术水平，档案管理工作人员也要树立终身学习的意识，二者相互配合，相互的作用，才能提高创新在档案管理工作中发挥着越来越多的作用。
（三）采用现代的科学技术，使高校的档案管理能够开辟出新的天地随着科学技术的不断发展和进步，现在社会发展主要还是取决于技术的竞争和发展，而很多科技成果的研发也被运用到各个领域当中，在教育和教学的管理机构当中，科学成果的运用也非常的广泛，比如在现在的课堂教学当中，多媒体技术的应用已经非常的广泛和成熟，而在高校的档案管理工作当中，计算机技术也已经开始被运用的非常广泛。
计算机技术的运用，使得高校档案管理工作能够更加方便的运行，也为高校一些基础性工作的运行提供了更加有效和科学的方式。
浅谈新形势下高校基建档案管理工作的创新
丝路视野浅谈新形势下高校基建档案管理工作的创新刘传峰(徐州开放大学，江苏徐州221006)【摘要】不论在哪个时候，高校基建档案管理工作的开展都是非常重要的，这是高校基本建设工作进行的重要证据。
随着 时代的不断发展，人们对高校基建档案管理工作的要求也在不断增多，为了有效提高高校基建档案管理工作的效率，本文对新 形势下高校基建档案管理工作展开了分析，了解高校基建档案管理工作的主要内容和特点，分析其中存在的问题，并提出有效 改进措施，促进高校基建档案管理工作的创新发展。
【关键词】高校基建；档案管理；创新分析一、 引言随着时代的不断发展，人们对高校建设的关注度在不断上升，高校各相关基础设施也都在逐渐的完善。
在高校基建工作中，档案管理工作是其中重要的一部分，它能够真实反映高校基建工作的情况，对高校的未来建设和发展也具有非常大的参考作用。
因此，高校基建档案管理工作不容忽视。
在新形势发展的要求下，传统的基建档案管理工作已经没有办法满足工作需要，为此，需要加强高校基建档案管理工作的改进创新。
二、 高校加强建档工作的重要意义以及存在的问题剖析最近几年，制度不断的加强，对于档案的要求也开始有所提升，但是过程中仍然存在着诸多的问题需要加以足够的重视，并采取有效的解决方案。
(1)档案管理的工作人员管理意识欠缺，没有加以足够 的重视，没有深刻的认识到档案管理工作对于学校未来的发展有着积极意义，错误的认为只要建设好存档的地方即可，档案的管理并不重要。
很多资料很难收集齐全，而且不能完成归档。
要认识到要想完善档案的收集就需要有很多的部门通力合作，需要投资方、建设方和监工方提供资料，通常情况下施工的工序较复杂，完工的工期长，信息收集的方向相对较广，就算是后期发现了问题需要调整，也会因为时间跨度长，很多资料难以收集完善。
(2)档案收集的质量得不到保障。
作为档案管理的工作 人员因为专业的影响，不能深刻的认识到档案的重要性，不能准确的判断出图片和数据是否一致，再加上因为职业缺陷，所以会出现各种问题，其中包括：缺少归档的意识、编制存在有不合理的地方、装订随意，档案的完整性受到了极大的影响。
关于新形式下高校基建档案管理工作的创新
关于新形式下高校基建档案管理工作的创新新形式下高校基建档案管理工作的创新随着高校的发展和建设，高校基建工作日趋复杂和规模化，对基建档案管理提出了更高的要求。
近年来，随着信息技术的迅猛发展，高校基建档案管理工作在新形式下面临着创新的机遇和挑战。
首先，高校基建档案管理迈入数字化时代，采用信息技术手段进行管理已成为大势所趋。
传统的基建档案管理方式主要依赖纸质档案，给档案的存储、查询和借阅带来了许多不便。
而现在，高校可以通过建立数字档案馆，将档案电子化，实现档案的数字化存储和管理。
数字档案馆可以通过网络访问，实现跨地域、跨时空的档案共享和查询。
同时，数字档案还可以进行多层次、多方位的数据备份，确保档案信息的安全性和可靠性。
其次，高校基建档案管理需要加强信息化和网络化建设。
信息化建设是数字档案管理的基础，高校需要建立统一的数据标准和元数据体系，规范档案的录入和检索。
此外，高校还需建立完善的网络系统和管理平台，实现档案的网络化管理和服务。
高校可以利用云计算和大数据技术，对档案进行分析和挖掘，为决策提供参考依据。
同时，高校还可以利用移动互联网技术，开展档案的移动管理和查询，方便教职工和学生随时随地获取所需档案信息。
再次，高校基建档案管理需要加强与其他部门的协同合作。
高校基建档案涉及诸多部门和单位，需要各部门间进行信息共享和协同工作。
高校可以通过建立档案共享平台，促进不同部门之间的沟通和合作。
同时，高校还可以与地方政府、企事业单位合作，共同建设基础设施和创新平台，促进高校基建档案的综合管理和利用。
最后，高校基建档案管理需要注重知识产权保护和档案保密。
随着高校科研和技术创新的快速发展，基建档案涉及到大量的知识产权和商业机密。
因此，高校基建档案管理需要加强档案的保密和权限管理，保护高校和企业的合法权益。
高校可以建立信用档案和奖惩制度，加强对档案管理人员的监督和考核，确保档案信息的安全和可靠。
总之，新形式下的高校基建档案管理工作面临着诸多机遇和挑战，需要加强信息化建设、加强与其他部门的协同合作、注重知识产权保护和档案保密等方面的创新。
论高校档案管理工作的创新方略5篇
论高校档案管理工作的创新方略5篇篇1一、引言在新时代背景下，高校档案管理工作面临着诸多挑战与机遇。
作为记录高校发展历程与科研成果的重要载体，档案的管理水平直接关系到学校的文化传承与知识创新。
因此，本报告旨在探讨高校档案管理工作的重要性及其创新的必要性与紧迫性，同时提出具体的创新策略与实施建议。
1. 高校档案管理的重要性高校档案是高校发展历程的见证，是校园文化的重要组成部分，对于学校的历史传承、科研评估、教学改进等方面都具有重要意义。
因此，高校档案管理工作是保障学校正常运行与发展不可或缺的一环。
2. 创新的必要性随着信息化、数字化的快速发展，传统的档案管理方式已难以满足高校发展的需求。
因此，必须加快档案管理的创新步伐，以适应新的形势与需求。
三、高校档案管理工作面临的挑战与机遇1. 面临的挑战目前，高校档案管理工作面临着人力不足、技术落后、信息化程度低等问题。
同时，档案信息的开发与利用也亟待加强，以满足学校教学、科研等方面的需求。
2. 面临的机遇随着信息技术的飞速发展，数字化、信息化为档案管理提供了新的技术手段。
此外，国家对教育领域的投入增加，也为高校档案管理工作提供了更多的发展机遇。
1. 创新管理理念树立“以人为本”的管理理念，强调档案信息的开发与利用。
同时，加强档案意识教育，提高全校师生对档案管理工作重要性的认识。
2. 完善管理制度建立健全档案管理制度，确保档案工作的规范化、标准化。
加强档案收集、整理、保管、利用等环节的制度建设，形成完善的档案管理体系。
3. 加强队伍建设提高档案管理人员的专业素质，加强业务培训，引进高素质人才。
建立激励机制，提高档案管理人员的工作积极性与创新能力。
4. 引入信息技术运用信息化、数字化技术，建立档案管理平台，提高档案管理效率。
推广电子档案，实现档案信息的快速检索与共享。
加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全性与完整性。
5. 深化档案利用加强档案信息的开发与利用，提供档案信息服务。
浅论新形势下高校基建档案管理
浅论新形势下高校基建档案管理近年来，随着我国高校基建项目的发展，基建档案数量不断增多，加之各大高校之间的重组和合并不断，需要加大对高校基建档案管理工作的重视程度。
但是大部分高校在开展基建档案管理阶段经常会出现一些问题，影响其管理效率，因此需要对其进行分析并制定有效的预防和解决对策，以更好地提高高校基建档案管理效率，为确保高校基建工作的开展莫定良好的基础。
笔者在文中主要介绍了新形势下高校基建档案管理中存在的一些问题及相应的解决措施，供参考。
标签：新形势；高校基建档案；管理高校基建档案对于高校来说非常重要，它保存了完整的高校档案，便于教师和学生对于高校的过去有深刻的认识，并且能够对现在发展也有所展望，它是学校基本建设工作的重要依据。
随着社会的发展进步，高校也一直在不断扩建，随之而来的是高校基建档案也在不断完善和增多，如何科学地管理好高校基建档案，对于高校的发展来说非常重要。
本文针对当前高校基建的一些问题进行探讨，是为了能够获得解决途径，促进高校基建工作的顺利开展。
一、高校基建档案管理中存在的问题（一）基建档案管理制度有待完善在高校档案管理中，我国部分高校虽然采用了《普通高校档案管理办法》，但是我国大部分高校并未从自身的实际情况出发，来制定一套切实可行的基建档案管理制度，致使基建档案管理只是一个简单的框架，而缺乏真正的内容。
同时一些高校基建档案管理并未纳入高校的未来发展之中，致使岗位责任不明，未明确档案管理员的基本责任，这样会导致他们在日常工作过程中，不会严格按照规范和流程进行操作，从而影响基建档案管理工作的效果。
（二）高校对基建档案重视不足很多高校对一些教学档案、人事档案和财务档案很重视，却往往忽视了基建档案的管理和归档，认为基建档案不重要，并不加以重视。
在进行实际的工程建设的时候，往往都是按照工程进度进行建设，只重视了工程进度和一些硬件的配置，而忽视了档案软件的随时收集，认为基建档案的收集和建立难度比较大，就放松了对基建档案的归档和管理，只让档案员进行协调和归档，显然是比较困难的。
研究论文：新形势下高校科研档案建设和管理创新
98512 档案管理论文新形势下高校科研档案建设和管理创新一、高校科研档案的规范化建设科研档案主要指科技工作者在科技创新活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的文件资料或实物，主要包括文字资料、图表（纸）、数据等，科研档案能完整地展现一个单位每一个科研项目从科研准备、科学研究实验、总结鉴定、社会评价、成果奖励及推广应用全过程的各类材料。
科研档案建设是高校科研管理部门的重要内容之一，将其纳入到高校科研管理的日常性工作并进行规划化建设越来越成为高等学校科研管理水平的重要前提。
科研档案的规范化建设主要包括管理规范和内容规范。
管理规范是指有专门人员进行管理，建设要有档案形成、积累和归档的规范程序，规划化建设要纳入学校工作计划，科学管理业绩要与岗位职责考核相关联；内容规范是指从项目申报到研究过程中形成各种原始记录、实验数据到鉴定验收的各类总结，到成果的形成、奖励申报材料以及推广应用过程中设计文件、合同、用户反馈、市场调查等，缺少任何一个环节都会影响科研档案的完整性。
科研档案不仅仅是高校科研活动的历史记录，还是对科技工作者科研创新活动评价的重要客观依据，是科技评价的重要指标，是对学校科研活动总结规划的重要参考，是高校服务于地方和社会经济活动重要源泉，另外，对科研档案的科学化、规范化建设也是对高校科研管理部门科研管理规划化的重要体现。
重视科研档案的管理和应用，加强科研档案的规范化、科学化建设对提高科研管理水平、充分利用和挖掘科研项目价值、提高科学研究水平将起到重要作用。
二、目前高校科研档案建设存在问题1.收集不全据了解，对科研档案的建设最大问题就是收集不全，体现在以下几个方面：一是项目不全，能收集到的就收集，收集不到的就不管了，特别是一些历史档案，残缺不全；二是科技人员对档案意识不高，不知道科研档案的价值，不知道存留一些科技资料，特别是信息类的东西；三是类别不全，成果材料有，项目材料没有；成功的经验有，失败的教训没有；纸质的有，实验数据却没有；图纸有，实物没有；缺少对科研档案建设的顶层规划，没有建立科研档案收集体系。
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新形式下高校基建档案管理工作的创新摘要：高校基建档案是高校重要的档案资源，是学校基本建设活动中产生的重要原始凭证和依据。
本文从高校基建档案的重要性入手，介绍了高校基建档案的内容、作用及其特点，分析了高校基建档案管理存在的问题，提出了几点可实施的建议。
关键词：高校；基建档案；管理；对策中图分类号：g271 文献标识码：a 文章编号：1009-0118（2012）-02-0-02随着我国高等教育的快速发展，招生规模不断扩大，高校的基本建设进入了高速发展时期，随之而来的是高校园区、大学城、新校区建设如雨后春笋蜂拥而上，每个建设新校区的高校要花几个亿或十几个亿投入到学校的征地、建设、原校区旧房的维修与改造等一系列基本建设。
高校投入大量的资金建设教学、实验、办公、生活辅助用房及配套基础设施道路、地下管道和环境绿化等等，建设过程中产生了大量有保存价值的基建档案资料，高校基建工程档案资料是学校档案的重要组成部分，它不仅是高校基建工作真实记录，而且是以后高校发展过程中建设规划、管理及改扩建、维修的重要依据。
它记录了学校建设发展的历史轨迹，其实际保存价值应该受到重视。
高校基建部门工程档案涉及规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，但建设单位作为工程项目管理的主体，自然要做好基建档案管理工作。
任何基本建设缺少工程档案，就缺少了日常维护和以后改造的依据，基建档案不仅能反映该建筑物的变化和发展，为学校规划、建设、管理工作提供参考和历史记录，也对学校发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程提供相互要求的依据；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天更有利于将来，是高校一笔宝贵的物质财富。
从现在高校基建管理档案来看，高校基建部门现有建设工程档案管理工作制度还不能适应新形势发展的需要，尚存在一些不容忽视的问题，如：档案移交工作被动、管理滞后、归档制度不够健全、权责不明、档案意识不强、档案资料残缺不齐等等。
因此，必须加强建设工程档案的管理，建立完善的档案管理组织体系和制度制约机制。
一、高校基建档案的主要内容和特点高校基建档案作为高校建设活动中形成的第一手材料，是高校基本建设图纸、文字记录、工程价款结算书、审计结论以及后期使用过程中的维修、翻修改造等有关技术资料。
基建档案是指在基建管理和基建工程项目建设活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。
是各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设，从立项准备到工程竣工验收全过程直接形成的文件材料。
一套完整的基本建设项目档案资料包括了工程项目每一个环节的文字或图纸记录，其主要特点是：（一）专业性是指基建档案的形成领域和内容性质具有鲜明的、不同于其他行业的专业特征。
（二）成套性是指每一套完整的档案资料是以一个独立的工程项目为对象进行收集和归档。
（三）现实性是指档案有很强的现实使用价值，不同于其他档案资料归档后是用来做历史查找，而基建档案在学校将来发展规划中发挥着重要的使用价值。
（四）周期长主要是档案要收集从项目的立项、设计、招投标、施工、竣工验收、结算等多个阶段形成的第一手资料。
归档工作随着工程项目竣工结算才能完结，持续时间长，一般为1-2年，大型项目2年或更长时间，时间跨度不可预见[1]。
这些独有的特点决定了基建档案的作用是不可估量的。
二、高校基建档案管理的意义（一）记录高校建设历史基建档案承载了高校基本建设大量的信息，它真实地记载了学校内各类建筑物、构筑物及地上、地下各种管线等基本建设的规划、设计、招投标、施工以及使用过程中的维护等实际经过的详细资料。
它是从征地、地质勘察、图纸设计、施工合同、监理合同、施工组织、竣工验收到各类来往文件、变更签证、图表、数据等第一手资料。
（二）对高校的续建和发展具有参考作用完整系统的基建档案会给后来的建设者提供翔实的基础资料。
技术人员通过查阅历史资料，在新建、扩建、改建等工程图纸的设计工作中汲取精华、去其糟粕，建设过程不走弯路，节省时间，提高效率[2]。
如某高校拟在原教学大楼上加层，该楼的基础设计承载7层的荷载，当时由于资金不足仅建了4层，那么可以直接查阅原始图纸资料，根据设计图纸直接施工。
（三）在建设过程中可以重复利用档案的信息价值不仅是项目建设历史的真实记录，而且是工程使用过程中的维护、改造和将来学校建设的重要依据。
工程建设档案具备这样的特征，可以重复利用或参考。
工程设计档案已经过实践的考验，通用性很强的设计标准图整理归档后，重复利用不仅可以缩短建设时间，而且还能节省劳动耗费，同时也提高工作效益及建设项目的经济效益。
三、高校基建档案管理存在的问题（一）档案资料收集不齐全基建档案涉及建设方、招投标、监理、施工等多个部门、施工程序复杂、时间跨度大，直接导致基建档案成为工程项目管理工作中的滞后点和难点。
参与工程建设的各个主体单位，只重视工程进度、工程质量等硬性指标的效果，对表示工程形象进度的阶段性资料不收集、不整理。
在项目竣工接近验收时采取补救措施，按照以往工作惯例编制资料，交到建设单位的资料不能真实反映施工现场实际数据。
例如建设单位在施工时不慎将地下管道挖断的事经常发生，不是因为技术人员不懂业务而是没有反应施工现场的真实记载资料可以参考。
好多学校地下管网经过多年的建设后，逐步丰富和错乱起来，自来水管线、天然气管线、电缆管线、暖气管线、雨污水管线等相互交错形成一个蜘蛛网，到最后没有一套完整的综合所有专业的管网图。
建设历史悠久的学校，管网图成了某些技术人员脑子里的记忆，随用随想，时间久了，当年的现场技术人员退休后，这样的记忆信息就丢失了，给后期的维修和日常使用带来很大的麻烦。
（二）档案资料编制质量不高大多数高校对基建档案的管理没有严格的标准、规范或制度可以执行，普遍存在管理意识较差的现象。
如果参建的施工单位技术水平、管理水平不高，工程资料归档意识薄弱，对于要归档的资料纯属应付竣工资料的要求。
竣工图是工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样，它是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等的技术文件。
许多施工单位不配备专职资料员，整理资料时也不严格按照相关规范执行，导致归档资料质量不高。
多数竣工图没有按实际施工程序进行修改，造成竣工图与实际竣工项目不相符，存在数据误差是一定的；竣工图纸上相关责任人审核没有签字，竣工图纸漏缺竣工图章，或者有竣工图章没有签名，竣工图编制不规范、标识不统一。
有的施工单位在工程竣工交付使用后，资料还不能及时归档，严重影响了后期档案的完整性。
（三）档案资料的数据内容缺乏准确性施工过程中临时发生的变更，没有将这些变更的数据及时反映到竣工资料中，变更执行的程序也不规范，导致竣工资料存在误差或失实。
档案管理人员只懂档案知识，没有工程项目建设相关的技术知识，难以确定归档资料能否反映工程竣工时的实际情况，判断不清是否图物相符，不能准确识别数据可靠性。
（四）档案资料使用手段有待更新传统的基建档案主要以纸质、实物为载体，易损坏也不便于管理和使用。
建立基建档案的最终目的是为了利用，目前高校基建档案的利用，一般是使用者到档案室查阅或借阅，使用者登记借出档案原件。
这种使用方法的弊端是，原件借出不能保证安全，一旦丢失不可补救；另一方面频繁使用，原件会破损。
因此，传统的档案使用手段无法适应现代化发展的要求。
四、加强基建档案管理的措施（一）领导重视是做好基建档案管理工作的关键学校主管基建的领导、基建部门以及工程管理人员应充分认识到做好基建档案管理工作的重要性，尤其是校领导要重视和支持。
只有领导加强档案建设意识，思想上要认识到基建档案管理工作的重要性，建立完善的档案管理组织体系和制度体系，实现规范化的管理，才能切实有效保证基建档案管理和归档工作的积极性。
（二）增强学校基建部门收集档案的责任感只有提高档案管理意识才能做好基建档案管理工作，学校要建立以基建处为责任主体的组织机构，明确基建档案管理人员。
基建部门作为基建工程管理者和基建档案的形成者，应有专门负责人分管此项工作，并有专职档案员负责收集资料。
工作中要坚持基建档案“三个同步”原则，即基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收与提交一整套合格的竣工图同步进行[3]。
（三）加强档案管理人员业务培训，提升专业化管理水平档案管理部门应有针对性地加强基建档案管理人员的业务培训，让管理人员学习相关理论知识，领会现代化管理的业务要求标准，鼓励档案管理人员从思想上接收新方法、新理论，摈弃传统的陈旧管理模式。
档案管理人员不但要了解基建专业基础知识，更要熟悉工程项目建设流程，知道基建档案中四大部分资料即工程准备阶段资料、监理资料、施工阶段资料和工程竣工阶段资料是如何收集和整理的。
（四）明确职责、及时收集，确保档案工作有效落实工程项目施工过程中，高校基建部门甲方工地代表要密切注意工程变更，及时查验、监督监理和施工单位做好技术变更记录和竣工图绘制。
监理单位和施工单位要把完整的、系统的、准确的施工变更数据和有关信息及时反馈给甲方工地代表，确保基建工程竣工档案是准确的第一手资料。
（五）逐步完善基建档案现代化管理随着高校办公系统信息化与网络技术的普及，高校档案馆的管理模式也在逐步现代化，基建档案归档形式必须更新。
因此，高校基建档案管理工作，必须从传统手工作业方式向信息化管理过渡。
采用科学、先进的应用软件进行档案信息的存储和利用，传统的纸质载体档案材料通过计算机信息系统管理转化为可以自动检索、网络化运用的技术。
设计单位提供的设计成果除纸质的蓝图还要有电子版图纸；施工单位的工程变更可以直接在电子图纸上修改、标志，交存电子版竣工图纸；与建设有关的文件进行电子存档，建立电子目录。
建筑项目的相关信息如工程名称、立项批文文件、工程规划建设许可证号、工程施工许可证号、施工单位名称、合同价、审计决算价、交付使用时间、竣工面积等内容，以建筑物为单位，逐一形成电子表格[4]。
在后期档案使用时可以直接检索、统计和查阅，同时可以实现远距离传递档案信息，提高工作效率。
参考文献：[1]彭芬辉.高校基建档案管理中存在的问题和对策[j].当代教育论坛,2009,(6).[2]文金平.高校基建档案管理中存在的问题及对策[j].湖南工程学院学报,2007,(6).[3]李江荣.毕节学院学报[j].高校基建档案管理存在的问题及对策,2007,(3).[4]杨媛媛,张娟.加强高校基建档案管理的思考[j].硅谷,2009,(11).。