电子邮件签名档
电子邮件书写规范标准
4
点击“字体” 设置字号、字体
三.结尾客套语 如：Sincerely
Best regards 祝您顺利！
正文内容编排
原则：要事第一，结论在前，分析在后 使用收信人容易接受的口吻陈述内容
张经理，您好！
邀请您参加2009年3月26日在公司1号会议室举行的“ 第二季度销售指标确定会议”。
会议的具体安排如下：
对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。 谢谢！
小贴士
内容简洁易懂，要让收件人在最 短的时间内了解您的表达意图；
根据收件人与自己的等级关系， 熟悉程度等，选择恰当的语气陈述 ，多使用请、谢谢等词语；
如果事情复杂，最好使用1、2、 3、4列几个段落分别说明；
合理利用图片，表格等形式来辅 助陈述 ；
CMW人力资源部
出品
收件人 主题 正文 签名
收件人
确认收件人地址是否正确，以免错发邮件。
CC（抄送）人数减少至最低，避免造成不必要的垃圾邮件
CC功能：让相关人员参考，如团队中的其他人员 让相关人员知晓，如您的直接主管
邮件必须要有主题，主题是邮件的“身份标”
主题应该简单、明确的概括邮件的内容
可以遵循What、When、Where原则，用一个词、短语、句子（一般不超 过35字）来描述邮件的内容，使收件人只要看到主题就知道邮件的内容。 面对客户的商务邮件主题最好能包含公司的名字（Who）。
例：新春二月最新图书推荐，4折起 (who) (when) (what)
例：通知：2009年度元旦和春节放假安排
时间
主题
9:30-10:00 第一季度销售指标完成总结—王总
10:00-11:30 讨论各个销售部门第二季度销售指标设定
英文电子邮件的格式[谷风参考]
![英文电子邮件的格式[谷风参考]](https://360docs-1393072327.cos.ap-beijing.myqcloud.com/f4611f5ef8c75fbfc67db22b.webp)
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商务英语电子邮件的格式(2/15)
Address – 地址
收信人地址 To: 抄送收信人地址 Cc: 密送收信人地址 Bcc:
商务英语电子邮件由五部分组成：
Address -- 收信人Email地址、抄送收信人Email地 址、密送收信人Email地址
Subject --主题
Salutation -- 称呼、Opening -- 开头、Body -- 正文、 Ending -- 结尾句
Complimentary Close -- 礼貌结束语
专业英语培训讲义
English in Electric Automation
张玲 2013~2014学年第一学期 电气工程及其自动化2010-1, 2010-2班
谷风书苑
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英文电子邮件的重要性
商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务 活动中起着重要作用。
商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显 示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的 评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占 据着举足轻重的地位。
YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company
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商务英语电子邮件的格式(4/15)
Subject – 主题 (2/3)
电子邮件使用规范
电子邮件使用规范一、邮件文本及格式规范1．邮件内容一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。
2．邮件字体①全文统一。
②字体大小在10-12号，不宜过大或过小，选用宋体字。
③字体为正体④字体颜色为黑色，个别重点处可加黑或显著的颜色。
3．邮件附件如邮件中含有附件，应在邮件内容中说明。
4．邮件信纸使或公司统一的信纸格式，如无，则不使用信纸。
5．个人签名①个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式（电话分机、传真、e-mail）等②如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码，skype号等。
二、邮件语言文字规范1．语言表述清楚、简练，不能有岐义。
2．规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。
3．段落分明、清晰。
三、邮件发送规范1．邮件主题①邮件必须写明主题。
②主题要明确清楚，文字尽量简练，让收件人了解邮件所说为何，不能有岐义。
2．邮件发送①邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员。
②明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员。
③转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容。
④连续回复，转发邮件，要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误。
⑤邮件发送前，检查一遍，确认无误后再发送。
3．邮件群发①邮件群发只适合于全员公告、通知等事项，除此类邮件外不群发。
②回复群发邮件时，只需回复给发件人或少数几人，不要群发回复。
4．邮件优先级①邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级。
②不要频繁使用邮件高优先级。
四、其他注意事项1．不要在公司里发和政治、宗教相关的邮件。
2．工作时间勿发与工作内容无关的邮件。
3．邮件只是从多沟通方式的一种，日常的沟通不要完全依赖邮件。
4．邮件附件的总容量应尽可能少于5M，如附件较大，应压缩后发送。
Outlook 2003-如何添加个人签名
Outlook 2003-如何添加个人签名Office Outlook是Microsoft office套装软件的组件之一，它对Windows自带的Outlook express 的功能进行了扩充。
Outlook的功能很多，可以用它来收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务。
注意：Outlook并非电子邮箱的提供者，它是Windows操作系统的一个收、发、写、管理电子邮件的自带软件，即收、发、写、管理电子邮件的工具，使用它收发电子邮件十分方便。
相信只要是在公司里用电脑办公过的朋友都用过吧，本文就以Outlook 2003版本为例给大家介绍如何添加个人签名。
一.普通签名的添加：1.打开Outlook 2003邮箱之后，点击“工具(T)”菜单-“选项(O)”命令，如下图：2.在弹出的对话框中点击“邮件格式”选项卡-“签名(G)…”按钮，如下图：3. 在弹出的对话框中点击“新建(N)…”按钮，如下图：4. 在弹出的对话框中输入您要新建签名的名称，再点击“下一步〉”按钮，如下图：5. 在弹出的对话框中输入您要新建的签名内容，再点击“完成(F)”按钮，如下图：6. 在弹出的对话框中预览您要新建的签名内容，确认无误后点击“确定”按钮，如下图：7. 在弹出的对话框中已生成您要新建的签名，确认无误后点击“确定”按钮，如下图：8.完成后新建邮件签名如下图：二.个性签名的添加：如果签名中需要加入图片等个性化的内容，前面步骤一样从第5点开始就有点不同了，如下图：在以上对话框中点击“高级编辑(D)…”按钮将弹出以下对话框：在以上对话框中点击“是(Y)”按钮将弹出以下Word文档：在以上Word文档中编辑好个人的签名内容后，点击保存按钮并关闭该文档即可，然后按第6点一样一步一步走下去。
完成后新建邮件签名如下图：。
中文电子邮件格式范文
司名称，个人姓名，日期。 另外，在信件中一定要写明你的联系方式，最好是手机，随时保持畅通。 案例： 尊敬的读者朋友： 非常感谢您长期以来对《世界经理人》杂志的支持！ 为了回报您对我们的拥护，我在这里很荣幸地邀请您成为我们上线 1 周年的尚品·人生网
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电子邮件伴随着电子计算机的普及，成为当今时代人际交流的重要的文书样式。它既可 用于处理公务，还可用于私人交往。起着沟通信息、交流感情的作用。使用电子邮件进行对外 联络，不仅安全保密，节省时间，不受篇幅的限制，传输速度快，能够跨越时空，而且还可以 大大地降低通信费用，它为信息时代人们的快节奏、高效率信息传递提供了便利与可能。
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1. Email 正文要简明扼要，行文通顺。 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须 通报的以示对对方的尊重。 2. 注意 Email 的论述语气 尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。 3. Email 正文多用 1234 之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好 1、2、3、4 的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落 简短干练。 4. 一次邮件交待完整信息 5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 四、附件 1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。 2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。 4. 附件数目不宜超过 4 个，数目较多时应打包压缩成一个文件。 5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。 6. 如果附件过大（不宜超过 2MB），应分割成几个小文件分别发送。 五、语言的选择和汉字编码 中文用宋体或者新宋体，英文就用 Verdana 或者 Arial 字型，字号用五号或 10 号字即可。 六、结尾签名 1. 签名信息不宜过多。 电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、 地址等信息，但不宜行数过多， 一般不超过 4 行。 2. 不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名 档会让对方显得疏远。你可以在 OUTLOOK 中设置多个签名档，灵活调用。 3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。 七、回复技巧 1. 及时回复 Email 收到他人的重要电子邮件后，理想的回复时间是 2 小时内。 对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过 24 小时。如果事情 复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复收到，说明正在处理。 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。 2. 进行针对性回复 当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。 3. 回复不得少于 10 个字 4. 不要就同一问题多次回复讨论 如果收发双方就同一问题的交流回复超过 3 次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时
英文电子邮件的格式
Jennifer Aniston Miss/ Mrs/ Ms Aniston
2. 收信人的名字千万不要写错。
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商务英语电子邮件的格式(7/15)
Salutation -- 称呼 (2/4)
3. 收信人是多个男性用Messrs；多个女性用Mesdames, Mmes, 或Mses；有男有女，弄清楚每个人的称呼。 Messrs. Smith, Wyatt, and Fury Mses. Dicaprio, Lionel, and Green Mr. Harold Wright and Miss Margaret Wright
YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company
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商务英语电子邮件的格式(4/15)
Subject – 主题 (2/3)
2. 主题框的内容切忌含糊不清。
NO：News about the meeting
YES：Tomorrow's meeting canceled
3. 视 信 的 内 容 是 否 重 要 ， 还 可 以 开 头 加 上 URGENT或者FYI (For Your Information，供参考)
例如：URGENT: Submit your report today!
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商务英语电子邮件的格式(13/15)
Body – 正文
正文是电子邮件的主要部分，大多把话题分成 几个小主题，每个小主题一段，每段一般只有一两 句话。正文由两三个或三四个简短的段落构成。 正文书写格式绝大多数采用齐头式。齐头式是 指正文中各部分都从每行的左边开始，这种格式便 于打字和节省时间，提高工作效率。 称呼和开头之间，段落之间，正文和信尾客套 话之间一般空一行。
电子邮件礼仪规范
电子邮件正文
正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进 行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗 长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
一次邮件交待完整信息
中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研 究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀 奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别 对公务邮件。
电子邮件结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，签名档可包 括姓名、职务、公司、电话、传真、地 址等信息，但信息不宜过多，行数不要 过多，一般不超过4行。你只需将一些 必要信息放在上面，对方如果需要更详 细的信息，自然会与你联系。
正文应简明扼要的说清楚事情；
第一行表明你的信息所要到达的目标： “需要你批准……”，“想要请你…..”等 等。这让接受者知道他需要马上采取什 么行动
电子邮件正文
如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介 绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描 述。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的 邮件（大约一个显示屏内即可）
便于公司外部客户或合作伙伴知道谁发的 邮件。
便于公司新同事知道是谁发的邮件。
电子邮件结尾签名
不需要签名档的场合
你是公司老总，大家都知道你是谁 你的工作主要和公司内部小团队联系， 一般不涉及公司外部或部门外部的人， 这样大家都知道你是谁。
电子邮件的回复
一般不超过2个工作日（48小时）。否则一般 要道歉没能及时回复了。
电子邮件正文
不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在 商务信函里面这样显得比较轻佻 Business Email 不是你的情书，所以:) 之类的最好慎用。只用在某些你确实需 要强调出一定的轻松气氛的场合 。☺
有关Outlook、Foxmail签名等文件的保存位置
有关Outlook、Foxmail签名等⽂件的保存位置Foxmail的签名⽂件Foxmail的签名⽂件存储在您的Foxmail的安装⽬录下的Global\Signatures路径下。
⼀般“Images”⽂件夹存储的是签名⽂件所使⽤的图⽚，⽽该⽂件夹下的的htm⽂件即是从Foxmail软件中您设置的签名⽂件。
Outlook 数据⽂件 (.pst)Outlook 数据⽂件 (.pst) （Outlook 数据⽂件 (.pst):计算机上的数据⽂件，⽤来存储邮件和其他项⽬。
可以分配⼀个 .pst ⽂件作为电⼦邮件的默认送达位置。
可以使⽤ .pst 来组织和备份项⽬以保护项⽬。
）包含您的电⼦邮件、⽇历、联系⼈、任务和便笺。
您必须使⽤ Outlook 处理 .pst ⽂件中的项⽬。
对 Outlook 信息进⾏存档时，项⽬保存在 .pst ⽂件中。
注释 Microsoft Exchange Server 帐户将您的信息保存在邮件服务器上。
若要使⽤缓存 Exchange 模式（缓存 Exchange 模式:将 Exchange Server 帐户邮箱的副本保存在计算机上的脱机 Outlook 数据⽂件 (.ost) 中。
此副本提供对数据的快速访问（包括在脱机⼯作时），并与邮件服务器同步。
）或脱机⼯作，则会将项⽬副本保存在脱机 Outlook 数据⽂件 (.ost) （脱机Outlook 数据⽂件 (.ost):硬盘上的⼀个⽂件，该⽂件中包含邮件和 Outlook 项⽬的副本。
该⽂件与保存在邮件或 Exchange 服务器上的信息同步。
脱机 Outlook 数据⽂件的扩展名为 .ost。
）中。
有关详细信息，请参阅“Outlook 数据⽂件 (.ost)”⼀节。
此外，有些组织允许您将项⽬导出或存档为 .pst ⽂件。
打开 Outlook 数据⽂件（.pst 和 .ost）保存到的⽂件夹的最快速⽅式是执⾏以下操作：1. 在 Outlook 2010 中，单击“⽂件”选项卡。
邮件签名设置
OFFICE OUTLOOK签名设置说明1.将2个siadr文件拷贝至C:\Documents and Settings\jingrg（本人域用户登录名）\Application Data\Microsoft\Signatures目录。
如找不到文件夹请打开隐藏文件。
（可执行：控制面板—>文件夹选项—>查看—>选择“显示所有文件和文件夹” 确定）2．打开OFFICE OUTLOOK,点击：工具-->选项-->邮件格式-->签名3.点击新建,把第一步拷贝进去的Siadr.HTML文件加载进去4.可直接更改签名内容,完成后按确定!OUTLOOK EXPRESS邮件签名设置说明1.将网页格式的signature文件拷贝至C:\Documents and Settings\jiangrg\Local Settings\ApplicationData\Identities\{FEE89179-AFDE-484C-9648-04BD740CD9 DB}\Microsoft\Outlook Express目录下。
如看不到文件夹请打开隐藏文件。
（可执行：控制面板—>文件夹选项—>查看—>选择“显示所有文件和文件夹” 确定）（{FEE89179-AFDE-484C-9648-04BD740CD9DB}目录在各人的电脑中会具体名称不同）2.打开OUTLOOK EXPRESS 点击工具→选项→签名→新建→选择文件→浏览，选择signature.htm文件,文件类型选择HTML文件, 签名设置下的两个选项前打上勾，点击确定。
3.更改邮件签名文件中的内容, 右键点击signature文件选择以记事本的方式打开进行编辑.,更改姓名、部门、电话、传真、个人邮箱等中英文信息。
更改完保存即可。
教你如何用WORD文档(2012-06-27 192246)转载▼标签：杂谈1. 问：WORD 里边怎样设置每页不同的页眉？如何使不同的章节显示的页眉不同？答：分节，每节可以设置不同的页眉。
员工离职申请表的电子签名和审核流程
员工离职申请表的电子签名和审核流程一、前言随着信息技术的发展，电子签名已逐渐成为现代社会重要的认证方式之一。
在员工离职申请表中引入电子签名并建立相应的审核流程，不仅可以提高操作效率和文件安全性，还能有效减少纸质文件的使用，符合环保理念。
本文将探讨员工离职申请表的电子签名和审核流程的应用。
二、电子签名的定义与原理电子签名是指基于电子传输的文件或文档，经过特定加密算法生成的一段与文件或文档相关联的字符串，用于验证文件或文档的真实性和完整性。
电子签名的原理是利用非对称加密算法生成公钥和私钥，公钥用于对文件进行签名，私钥用于验证签名的真实性。
通过对文件进行加密和解密，可以保证电子签名的安全性和有效性。
三、员工离职申请表的电子签名1. 设计合适的离职申请表模板为了适应电子签名的需求，需要设计员工离职申请表的模板。
模板应包括员工个人信息、离职原因、离职日期等必要字段，并留出电子签名的位置。
2. 员工电子签名的生成与保存当员工填写离职申请表并准备进行电子签名时，系统应提供相应的功能，生成员工的电子签名。
电子签名的生成过程要保证私钥的安全性，只有员工本人能够访问和使用私钥。
电子签名的生成过程应符合相关的安全标准和法规，确保签名的真实性和完整性。
生成的电子签名可以被保存在离职申请表中的电子文档中，用于后续的验证。
四、员工离职申请表的电子签名审核流程1. 提交离职申请表员工填写完离职申请表并进行电子签名后，应将电子文档提交给人力资源部门或上级主管。
提交可以通过电子邮件、内部系统或专门的离职申请平台等方式进行。
2. 审核离职申请表人力资源部门或上级主管收到离职申请表后，需要对申请表进行审核。
审核过程中，首先应验证电子签名的有效性，确保签名的真实性和完整性。
其次，需要对员工填写的离职原因和日期进行核对，以便后续处理离职手续。
3. 确认离职意愿在审核过程中，人力资源部门或上级主管应与员工进行沟通，确认其离职意愿。
可以通过电话、面谈或其他方式与员工进行交流，了解其离职原因和是否有挽留的可能性。