信息沟通控制程序
信息沟通控制程序
4.3.2 信息的传递
（1）信息传递主要通过文件、报告、通报、学习材料、书信、通信和会议等途径与相关部门和单位传递，发布信息。
编号：XK－ZC5.5.3－2016
版本：2016-E
更改次数：0
36、信息沟通控制程序
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（2）营销中心、客服部和研发中心等与外界有接触的部门同相关方进行信息传递、反馈。
编号：XK－ZC5.5.3－2016
版本：2016-E
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36、信息沟通控制程序
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1 目的
为确保企业与员工和其它相关方就管理信息进行相互沟通，保证内外信息及时、有效的交流，特制定本程序。
2 适用范围
本规定适用于公司管理体系内外部信息沟通的控制。
3 管理职责
3.1 行管中心副总负责公司内部信息沟通，管理者代表负责对外信息沟通和协商；
（4） 不论内部和外部，对相关方关注的问题和对重要环境因素影响的信息、重要危险因素影响的信息都要特别加以注意，并迅速采取处理措施，记录处理决定。紧急状况执行应急准备和响应程序。
（5） 发生突发事件或在紧急状态下，执行《事故应急救援预案》。
5 相关文件
《法律法规和其它要求控制程序》
6 主要相关记录
《适用的法律法规和其它要求清单》
（5） 同行业技术信息和专业会议信息，竞争对手的产品信息、服务信息和技术信息。
（6） 管理体系方针的对外宣传。
4.3 信息交流
4.3.1 信息的收集和整理
（1） 各职能部门和人员负责收集本部门工作有关的信息；
（2） 营销中心、客服部和研发中心等与外界接触的部门负责收集相关方的信息；
信息沟通控制程序
1. 目的规范信息沟通程序，使相关信息及时有效地传递、交流、沟通，确保管理体系有效运行。
2. 范围适用于公司内、外部对质量与食品安全管理体系有关信息及其它信息的传递、沟通和处理。
3. 职责质量部负责统筹质量与食品管理体系相关信息的交流。
各部门负责工作范围内和对应相关方信息的收集、传递和交流。
3. 程序》信息分类质量与食品管理体系的信息沟通；其他信息沟通。
信息沟通的方式口头、书面文件、会议、内部报刊、公告栏、网络或利用其他通讯及宣传工具进行沟通。
信息的内容内部信息：公司的质量方针、目标、经营方向、业绩等；管理体系运行的情况、内审、管理评审、监督检查的反馈情况；·体系运行中产生的信息（如不符合信息，重大事故、事故调查和处理信息，培训等）。
其他信息（如员工的建议等）外部信息：法律法规和其它要求的获得和更新；网络信息的获取；与政府机关职能部门的信息联络；顾客的需求；外部审核、检查、参观、访问；：相关方投诉、抱怨和处理信息。
信息沟通的实施内部信息:A 由质量部组织，人力资源部负责将公司的质量方针、质量目标等以简报、标语等宣传形式公诸于众；管理体系运行过程中产生的各种信息由信息产生部门通过企业邮箱或其他相关邮箱传递到责任部门及其他相关部门且同时抄送总经理及副总以上人员；邮件内容应体现时间、信息内容、联系人、联系方式等；主要责任部门及其他相关部门在收到邮件时应在1个工作日内回复邮件并给出建议、处理意见。
B 紧急状态下的信息由信息产生部门使用最为快捷的通讯方式迅速传递到主要责任部门及相关部门、总经理以及有关的政府机关；C 对不符合项实施纠正与纠正措施的部门必须在整改过程中将有关信息及时传递到相关部门；各部门的应积极参加每周一的生产例会，沟通工作情况，解决存在问题，处理争议和纠纷；:D 各部门内部可采取各种方式进行部门内部沟通。
外部信息沟通的实施：A 销售部负责与顾客的沟通,负责接受客户投诉的受理，处理一级客诉问题并记录客诉内容及处理结果，以及顾客满意度的调查；B 由质量部负责处理由销售部传递来的二级、三级客诉处理；质量部负责与食品类政府机构沟通；C 由采购部负责与供方的沟通；D 各部门自行收集、传递与本部工作有关的法律、法规和其它要求信息。
信息沟通控制程序
信息沟通控制程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的明确公司内各部门、公司与员工、公司与相关方的沟通途径、方法和职责，确保必要的信息得以交流和利用，以保证管理体系的有效性。
2.0适用范围适用于公司管理体系覆盖范围内所有的内、外部的信息沟通。
3.0术语无4.0职责4.1行政部:主要负责公司目标、指标、方针的传达及与相关方的信息沟通；有关环境和职业健康安全的内部和外部沟通。
4.2内贸部/外贸部：主要负责与顾客的相关信息沟通。
4.3采购部：主要负责与供应商之间相关的信息沟通。
4.4品质部：主要负责品质相关信息的沟通。
4.5生产技术部：主要负责生产过程相关信息的沟通。
4.6员工代表:就影响职业健康安全的有关事宜按《员工代表活动制度》的有关规定与公司进行沟通。
4.7各部门负责本部门职责有关的信息交流与沟通。
5.0程序5.1沟通分为内部和外部沟通两种，内部沟通指公司内部各部门及人员之间的沟通，外部沟通指公司内部人员或部门与外部部门或人员的沟通。
5.2内部沟通a）每周一召开调度会，由生产部门主持，各部门参与；b）利用公司大门旁的宣传板，进行张帖公告、通讯简报；c）利用公司内部网络进行沟通；d）利用电话；e）其他方面，如谈话，分发《内部工作联络单》等方式沟通；f）公司管理方针由行政部通过卡片、员工手册、宣传、展报等形式进行传达；公司目标、指标、管理方案通过《目标、指标和管理方案控制程序》由行政部统筹在各部门间进行沟通；g）生产旺季每天下午6:00准时召开一次沟通会议,各部门就对影响质量\交货周期\劳动生产率等问题进行沟通；h）公司与员工之间就职业健康安全相关事宜进行沟通，按《员工代表活动制度》实施，公司领导可利用会议或其它形式与员工进行交流沟通，员工也可以将自己的意见或建议投放在公司设置的“意见箱”中与公司进行沟通，每个部长按其工作职责与员工进行沟通；i）公司内有关质量、环境、职业健康安全的其它信息可通过早会、《内部工作联络单》、相谈、管理报告、调度会等形式进行沟通。
信息沟通控制程序
1.目的确保与所有利益相关方就公司社会责任表现进行适当的信息沟通。
2.范围适用于社会责任相关内部和外部信息的沟通处理。
3.职责3.1行政部负责与内部员工、当地政府、工会、劳动保障部门和其他外部利益相关方的信息沟通；3.2采购计划部负责与供应商和分包商的信息沟通；3.3营销中心负责与客户的信息沟通；3.4管理者代表提供指导和支持，必要时报高层经理批准3.5其他部门和员工代表应支持和配合对内对外社会责任信息沟通。
4.控制要求4.1信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其他适当的方式，如电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会等。
公司内部社会责任相关信息尽可能采取书面形式如《信息联络单》进行传递沟通，以便明确处理过程及责任人，并保存适当的记录和证据。
4.2公司在工作场所设立意见箱收集员工意见和投诉；公司实行“开门政策”，员工在任何时候都可以向主管和经理提出问题；员工代表积极协助收集员工的意见和建议。
4.3公司在各主要通道及明显和方便处设立总裁信箱，员工及相关方对公司社会责任方面有关质疑、质询和投诉信息可以随时提出，综合管理部不定期打开信息，将其中信息收集反馈给社会责任管理者代表并报呈总裁。
4.4对员工的质疑或投诉，综合管理部应安排合适人员进行调查，核实情况，分析原因，作出处理决定，然后回复给提出质疑、质询和投诉的人员。
重大问题应报总经理批准。
4.5对内对外信息沟通均应保存适当的记录和证据，应注意保护个人隐私和公司商业秘密。
若有员工向外部提供公司资料，应解释公司的知识产权管理规定要求，而不得采取惩罚或歧视性措施。
4.6管理者代表定期访问本地利益相方者团体，征求他们的意见和建议，通报公司实施SA8000标准的进展和效果，提供相关的数据和资料，包括管理评审和监督活动的结果。
4.7如果有合同要求，管理者代表应该对利益相关方提供合理的资料和取得资料的渠道，以核实公司是否符合SA8000标准的要求，如果合同有进一步的要求，公司应该透过采购合同的条款，要求供应商和分包商提供上述安排和渠道。
信息沟通控制程序
信息沟通控制程序（CSYY/MP-002）编制/日期：审核/日期：批准/日期：2017-9-1发布 2017-10-1实施*****有限公司发布6.1.2 内部来源A. 经确认适用本公司的外部信息。
B. 体系运行中的各种数据、文件化资料、各种记录；C. 公司内涉及质量、环境、职业健康安全问题的各类要求、决议、申请、指示、投诉、抱怨等。
D.存在、潜在的不合格和不符合，如质量问题统计分析结果、环境监测结果、职业健康安全检处理结果等。
E. 公司、活动、服务或服务发生效大变化，需对体系进行一定更动的各类信息。
F. 紧急信息，如出现突发的质量、环境、安全事故等；G. 其它信息，如员工建议等。
6.2 沟通方式6.2.1 内部沟通方式：可根据所需沟通信息的紧急程度、对沟通内容决定沟通方式，包括：A.质量、环境职业健康安全目标：针对公司制定的目标，各部门应形成相应的分目标，各部门按分目标执行。
B. 体系会议：对于沟通效为复杂涉及部门效多的事件，可以采用会议的形式，定期进行各质量、环境、职业健康安全检查结果，突发的质量、环境、安全事故、与服务质量、环境检测、职业健康安全有关的信息会等。
C. 其他：口头对话、公布栏、板报、文件传递、内部工作联系单，培训等多种形式。
6.2.2 外部沟通方式：A. 传真如：定期将供方服务质量状况和环保及职业健康安全要求通告给供方。
B. 向公司通报公司服务改进要求新开发服务、环保、健康安全方面的改进。
C.备忘录如：向客户发送的服务要求确认内容，向客户发送的服务信息等。
D. 调查表如：对客户进行的满意度调查。
E. 查询如：向地方政府机构、行业主管部门查询政策、法律、标准、查询结果等。
F. 咨询、投诉如：接受业主咨询，接受业主的投诉。
6.2.3 各部门应主动与利益相关团队进行外部沟通（采用调查表、口头交流等形式进行）。
6.2.4 公司与外部的信息交流和沟通，责任部门须保留相应的外部交流和沟通信息。
信息沟通控制程序
信息沟通控制程序明确并规定质量环境治理体系运行有关信息进行内外部沟通的部门、方式、渠道、答复期限，以确保有关信息沟通的及时性和有效性。
2 适用范畴与质量环境有关信息的沟通。
3 术语和定义其它第三方：除公司本身、顾客、供货商之外的所有有关方。
4 职责4.1 总务部负责建立并改进本程序。
4.2 市场部负责主导与顾客/供货商所有信息的沟通与处理。
4.3 总务部负责主导与其它第三方有关环境信息的内外部沟通与处理。
5 操纵程序5.1 内部沟通5.1.1 内部沟通方式要紧有：张贴标语；编制板报；信箱收集；电话、网络邮件、传真、书面函件；定期工作汇报；会议。
5.1.2 张贴标语最高领导为确保公司质量环境方针在公司内部得到充分有效的沟通与明白得，并贯彻实施，将公司的质量环境方针的内容做成大字标语，张贴公司要紧活动场所中显眼位置。
5.1.3 采纳电话、网络邮件、传真、书面函件等方式进行沟通。
a) 公司内部各部门之间对质量/环境有关信息进行沟通时，在充分考虑信息的重要性、时效性与节约纸张的前提下，可采纳电话、网络邮件、传真、书面函件等方式进行沟通。
但对重要或紧急信息，沟通部门必须以合适方式或标识让被沟通方知晓。
同时，各部门收到信息后，应按对方要求的期限内答复，如果对方没有提出要求回复期限，有关部门视情形必须及时答复。
沟通双方必须保持沟通记录，记录的形式不定。
b) 为了便于进行电话或网络沟通，各部门与重要负责人应主动将联络电话与其它联络方式告知总务部。
总务部制定《内部紧急联络方式一览表》。
该表按《文件操纵程序》分发到内部各部门与重要负责人。
5.1.4 定期工作报告为确保治理层各级以及治理层与决策层之间的逆向沟通，下一级的治理人员应主动定期向所属直截了当上级提出书面或口头有关质量/环境内容的报告。
如果有需处理的信息，上级治理人员应应按下级要求的期限内答复，如果下级没有提出要求回复期限，上级视情形必须尽早答复。
同时，上级必须保持工作报告的记录，记录的形式不定。
信息沟通控制程序
修订记录1 目的及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，做好信息的管理。
2 范围适用于公司内部信息的沟通与处理，以及与外部各方的信息交流。
3 职责3.1 各职能部门负责对相关信息的收集。
3.2 各部门负责工作范围内信息的传递与沟通。
3.3 管理者代表负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理；负责建立信息库，保存和质量管理相关的信息。
3.4 办公室负责紧急信息的处理。
4 工作内容4.1 信息的分类4.1.1 外部信息a.质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息。
b.质量管理、法律、法规、条例、产品标准等政策法规标准类信息。
c.顾客、供方、计量检测单位、媒体等有关方面反馈的信息及其投诉等。
d.各部门直接从外部获取的有关质量改进、技术、质量管理等方面的外部信息。
4.1.2 内部信息a.质量方针、目标及完成情况、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等正常信息。
b.体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等不合格信息。
c.紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息与记录。
d.员工建议等其它内部信息。
4.2 信息的收集、处理与沟通工具信息可采用书面资料、质量记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、声像设备通讯、互联网等沟通的工具或方式予以传递。
4.2.1 外部信息的收集与处理4.2.1.1 管理者代表和办公室负责质量技术监督局、质量检测中心、认证机构等监督检查结果及反馈信息的收集。
由办公室传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《改进控制程序》的要求进行处理。
4.2.1.2 政策法规、标准类的资料信息由办公室、品管部等部门负责收集、更新、整理，由办公室文控员保存，详见《文件控制程序》。
4.2.1.3 经营部、品管部负责与原材料供应商、计量所等服务供方进行信息沟通，对其提供的产品质量进行监控。
4.2.1.4 经营部负责与顾客的信息沟通，以满足顾客各方面要求。
信息交流控制程序
信息交流控制程序1.目的建立有效的信息交流机制，保证员工充分参与质量、食品安全事务的管理，保证公司内外部质量、食品安全信息得到及时、有效的交流。
2.适用范围适用于本公司内外部质量、食品安全信息交流的管理。
3.职责3.1品牌宣传部对信息的传递和处理进行监督。
3.2质量技术部负责质量、食品安全内外部信息的传递、处理、并做好信息的汇总、保存工作。
3.3 企业管理部负责紧急信息，如火灾、伤亡、环保设施失灵等信息的收集、传递、处理等工作。
3.4各部门负责工作范围内对应相关方的信息传递和收集。
4.工作程序4.1信息分类4.1.1外部信息（1）食品药品监督管理局、产品检查机构、质量技术监督局、检验检疫局、认证机构等检查或检测的结果及反馈的信息。
（2）市场动态：顾客（包括经销商）的要求（包括与顾客沟通产品信息、顾客抱怨的处理、合同订单的处理）；同行业技术信息和专业会议信息（包括竞争对手的产品信息和技术信息）。
（3）相关方反馈的信息及其投诉。
相关方指顾客、供应商、物流公司、社区居民、媒体等。
（4）政策法规、标准类信息（如法律、法规、条例、标准等）。
（5）其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、食品安全等方面的信息。
4.1.2内部信息4.1.2.1内部日常信息，指正常情况下的各类信息，包括各类变更。
4.1.2.2内部异常突发信息，指活动中发生偏离的信息，如不符合信息。
4.1.2.3紧急信息，如火灾、伤亡、环保设施失灵、食品召回等紧急情况。
4.1.2.4下列变更信息应及时传递给质量技术部，以便将这些信息体现在质量、食品安全管理体系的更新上，以保持质量、食品安全管理体系的有效性，这些变更信息包括但不限于以下方面：（1）产品或新产品（2）原料、辅料和服务（3）生产场所、设备位置、周边环境（4）清洁和卫生方案（5）包装、贮存和分销系统（6）与食品安全危害和控制措施有关的知识（7）组织遵守的顾客、行业和其他要求（8）来自外部相关方的有关问询（9）表明与产品有关的食品安全危害的抱怨（10）法律法规要求、职责和权限的分配（11）影响食品安全的其他条件（12）财务纳税及合同履约的情况（13）其他内部信息（如员工的建议）4.2信息的交流4.2.1信息交流的渠道与方式（1）内部信息交流主要通过文件发放（如质量手册、程序文件的发放及各类文件信息的网发）、电话、传真、邮件、会议（如晨会、员工大会等）、公告、意见箱、公司多媒体平台等方式。
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信息沟通控制程序
文件编号：CL2－04
版本号： D
编制：审批：
日期：日期：
修订记录
1 目的：
为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，有效地进行内部沟通和对外信息交流。
2 范围：
适用于公司内部信息的沟通与处理，以及与外部各方的信息交流。
3 职责：
3.1 各部门负责对相关信息的收集、传递、沟通与处理。
3.2 管理者代表负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理；负责建立信息库，保存和
管理相关的信息；负责紧急信息的处理。
4 工作内容：
4.1 信息的分类：
4.1.1 外部信息：
a)质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；
b)质量管理、法律、法规、条例、产品标准等政策法规标准类信息；
c)顾客、供方、计量单位、媒体等有关方面反馈的信息及其投诉等；
d)各部门直接从外部获取的有关质量改进、技术、质量管理等方面的外部信息。
4.1.2 内部信息：
a）经营目标、质量目标完成情况的测量和监控记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等正常信息。
b）体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等不符合信息。
c）紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息与记录。
d）员工建议等其它内部信息。
4.2 信息的收集、处理与沟通工具：
信息可采用书面资料、相关记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、声像设备通讯、互联网等沟通的工具或方式予以传递。
4.2.1 外部信息的收集与处理：
4.2.1.1 管理者代表负责质量技术监督局、质量检测中心、认证机构等监测检查结果及反馈
信息的收集；并传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《改进控制程序》的要求进行处理。
4.2.1.2 政策法规、标准类的资料信息由管理部、研发部、品管部、营销部、制造部等部门
负责收集、更新、整理，文控员保存执行《文件控制程序》。
4.2.1.3 物控部负责与原材料、外协件供应商等服务供方进行信息沟通；品管部负责对其提
供的产品质量进行监控，提供相关信息。
4.2.1.4 营销部负责与顾客的信息沟通，以满足顾客各方面要求。
4.2.1.5 管理部负责与政府相关部门、媒体等的沟通，了解相关的信息。
4.2.1.6 对来自上述相关方的投诉处理按《改进控制程序》的规定进行，其它信息由对应部
门以《信息联络处理单》的形式传递给管理者代表组织处理。
4.2.1.7 各部门直接从外部获取的其它类信息，如质量改进技术、质量管理信息等，一周内
以《信息联络处理单》反馈给管理者代表，由其负责分类、整理，根据需要传递到
相关部门。
4.2.2 内部信息的收集与处理：
4.2.2.1 各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息。
4.2.2.2 不符合信息的处理按《改进控制程序》的规定进行处理。
4.2.2.3 紧急信息（如出现重大质量事故时）由发现部门迅速传递给管理者代表和品管部组
织处理。
4.2.2.4 员工建议和其它内部信息，提供者应以《信息联络处理单》或通过“意见箱”反馈
给管理者代表进行处理。
4.3 信息库的建立和应用：
4.3.1 管理者代表负责建立公司的信息库，并参照图书分类的方式，进行整理分类，确保已
获取信息的完整性和可用性。
4.3.2 管理者代表根据合同评审、设计开发、采购、生产、检验等不同过程的需要，提供各
部门所需信息相应的拷贝，各部门也可根据索引，向管理者代表调阅所需的信息，管理者代表负责组织各部门对上述各类信息进行归纳、分析，寻找体系持续改进的机会。
4.4 对体系运行过程中各类记录的控制，详见《记录控制程序》。
4.5 各部门对接收传递的信息予以记录并保持。
5 相关文件：
5.1 《文件控制程序》
5.2 《记录控制程序》
5.3 《改进控制程序》
6 相关记录：
《信息联络处理单》。