内部沟通控制程序
内部沟通控制程序
通过在组织内建立适当的内部信息沟通过程，可以促进公司各职能部门和层次间的信息交流、促进部门间的理解与协调，并可作为信息传递的证据，提高质量管理体系的有效性。
2、范围适用于公司内部信息的沟通和处理。
3、职责3.1公司各职能部门负责工作范围内信息的收集、传递与沟通；3.2质量部负责向相关部门传递质量方针（目标）及其完成情况、内部审核结果、日常体系检查结果、更新的法律法规等信息。
4、工作程序4.1内部信息的分类4.1.1正常信息，如质量方针（目标）及完成情况、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；4.1.2（潜在）不符合信息，如内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；4.1.3紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息与记录；4.1.4其它内部信息（如本部门所开展质量活动的信息、员工的建议等）。
4.2内部信息的收集、处理与沟通方式4.2.1内部信息的收集与处理：4.2.1.1正常信息的收集与处理：a.各职能部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；b.质量部照质量管理体系文件的规定向相关部门传递质量方针（目标）及其完成情况、内部审核结果、日常体系检查结果、更新的法律法规等信息。
4.2.1.2（潜在）不符合信息的处理详见《改进控制程序》。
4.2.1.3紧急信息（如出现重大质量事故）的处理，由发现部门迅速传递给质量部或相关负责人组织处理，可采用电话等方式。
4.2.1.4其它内部信息的处理；可以《内部联络单》反馈给相关部门。
4.2.2内部信息沟通方式包括：信息沟通方式可以采用会议、讨论交流、书面资料、质量记录、内部联络单、局域网、电话、布告栏等方式予以传递,沟通后要记录在《内部沟通记录表》中。
4.3对质量管理体系运行过程中各类沟通的记录按照《质量记录控制程序》进行控制。
5、相关文件5.1《改进控制程序》5.2《质量记录控制程序》6、质量记录6.1《内部联络单》6.2《内部沟通记录表》。
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内部沟通控制程序1 目的:通过规范内部沟通的方法及有效沟通以确保质量管理体系的有效性和适宜性。
2 适用范围:公司内部的不同层次和职能之间质量信息、质量目标完成情况、纠正及预防措施等方面的总结与跟踪等的的相互沟通。
3 职责：3.1人事部负责本程序的实施，并对其有效性及适宜性做出评价。
3.2各部门根据需要负责各会议、工作联络的组织与安排，并做好相关的记录。
4 内容：4.1 信息沟通内容4.1.1政策、法规、标准等信息，如国家法律、法规，产品标准、产品认证等。
4.1.2质量管理体系运作达成情况、外部审核与管理评审报告等信息。
4.1.3管理层对上月工作的总结及董事长或其授权人对本月工作计划及实施要求。
4.1.4顾客方反馈的需求、投诉或其它信息。
4.1.5各部门在日常工作中的技术改进，质量管理，法律、法规更新等信息。
4.1.6在质量体系运作过程中，通过内部评审发现的不合格项及纠正预防措施。
4.1.7质量方针、质量目标完成情况等方面的持续改进建议。
4.1.8质量事故、生产事故、设备事故、安全事故的调查情况及处理意见。
4.1.9员工合理化建议或其它信息。
4.2 信息沟通方式4.2.1会议：4.2.1.1在正常情况下并认为有必要时，各部门可每周召开一次部门例会，由部门负责人主持，并指定人员做好记录。
4.2.1.2在正常情况下并认为有必要时，公司可每月召开一次公司管理例会，由董事长或其授权人主持，并指定人员进行管理例会记录。
4.2.1.3公司及各部门在必要时，均可召集相关部门，对公司及部门间需沟通的问题召开会议。
4.2.1.4必要时，可由会议记录人员编写会议纪要，内容应包括时间、地点、参加人、主持人、记录人、会议议题、会议具体内容（含对议题的讨论结果）等。
4.2.1.5对会议纪要中需跟踪和落实的工作事项，由会议组织者进行跟踪检查。
4.2.1.6 入会人员应在《会议签到表》上签名，会议组织部门在会后编制《会议纪要》，发至所有参会人员，抄送给此会议有关的其他人员。
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内部沟通监控程序1.0 目的公司应建立适当的内部沟通渠道，保证有效的沟通过程，确保对体系的有效性进行充分的沟通。
2.0 范围公司内部各单位、层次之间的沟通。
3.0 职责3.1 管理者代表负责保障沟通渠道的建立，汇总各单位的沟通信息。
3.2 单位主管负责本部门内部沟通，并乐观与相关单位进行有效沟通。
3.3 每位职工或职工或员工应注意日常信息收集，为内部沟通提供良好的素材。
4.0 程序4.1 部门间的沟通4.1.1 各部门应建立每周一次的例会制度，会议由部门主管负责召开。
4.1.2 例会内容以总结上周工作履行状况和部署下周工作为主，并以会议签到的形式保留相关记录。
4.1.3 部门间因工作牵涉面和检查覆盖面的关系，有必要对本部门下周开展工作的状况与相关部门联系，并将联系的状况填写在《内部沟通记录》上。
4.1.4 各部门保留本部主动沟通的关于记录，对关心其它部门的沟通只需在召集部门的沟通记录上签字认可。
4.1.5 部门间的沟通的形式有以下几种：1)参加对方例会2)与对方人员沟通3)由主管领导组织关于部门主管的会议4.1.6 部门间的问题传递由发觉部门填写《公司总部问题转呈单》，并由对方签字确认。
4.1.7 各部门应对本部门接手的事项及时、认真处理。
4.2 部门与管理处的沟通4.2.1 在管理处发觉问题后，对一般的问题由管理处电话通知或上访到相关部门即可。
4.2.2 对较复杂或较严峻的问题，由管理处填写《管理处对公司部门问题转呈单》，并及时反馈到相关部门。
4.2.3 相关部门应及时处理，并及时反馈到管理处，并由主任签字认可。
4.2.4 部门主动反馈到管理处的信息，接听电话人员必需及时将关于信息准确登记，属公司内部事务的登记在工作记录上，属顾客信息类的应登记在《与顾客沟通登记表》中，并加以注明由部门转告。
4.3 管理处间的沟通4.3.1 管理处间应主动加强沟通和沟通，方式由互相参观、派人培训、学习等方式进行。
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内部沟通控制程序1o目的提倡良好、融洽、简单的人际关系，重视信息沟通，提高工作积极性，增加团队凝聚力，强调资源共享,为内部沟通提供指引。
2.0适用范围公司内部各部门之间信息的沟通和传递。
4.0方法和过程控制4.1各部门应耐心、礼貌倾听员工意见，对员工的意见及困难予以重视并做好回复工作。
4.1.1员工如有疑问可在工作例会上提出或咨询直属上级。
4.1.2各部门负责人或授权相关管理人员每年与每位员工至少面谈一次，内容包括:工作生活中的收获与疑问、职业生涯规划等内容，面谈结束后需留存面谈人的签字记录。
4.13各部门负责人负责对基层管理人员沟通技能、方法、成效的指导监督工作，以保障部门内部沟通管理良好、顺畅。
4.2沟通渠道4.2.1日常工作信息传递方法A.公司建立周例会制度，对一周内的工作开展情况进行总结，并协调安排下一步的工作，行政人事部负责形成会议纪要，并分发至各部门负责人。
B.各部门之间日常工作信息的传递主要以0A、面谈、电话等方式进行。
C.较重要的信息，用《工作联系单》的方式发给相关部门，相关部门在收到《工作联系单》后，由部门负责人现场确认，并按公司有关规定及时进行处理、回复。
4.2.2员工可以通过以下几种沟通渠道沟通与反馈信息。
A.员工如有疑惑或认为问题未得到及时有效解决，可按顺序逐级进行沟通：所在部门直属上级一部门负责人一高层管理者一总经理。
B.员工可拨打公司行政人事部电话，公司应及时给予回复。
C.品质管理部组织各类培训班，贯彻方针、目标、宣讲或研讨体系文件、有关法律法规制度、岗位职责权限、操作（服务）知识技能、持续改进方法、PDCA循环、统计技术应用方法等。
员工可以在公司组织的各类座谈会及培训上畅所欲言，也可以利用培训机会与培训讲师沟通。
D.公司领导应根据公司业务开展的需要不定期的召开公司内部沟通会，将公司的管理情况、有关的动态及阶段性目标和要求向员工进行宣贯。
E.公司各部门负责人应确保每月至少组织召开一次员工集体沟通会，就部门工作的有关事宜和质量管理体系运行情况进行讨论商议,并填写《签到表》及《会议记录》，形成书面记录。
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3.3.1 负责内部沟通相关信息传递与收集整理；
3.3.2 各部门负责人以上人员参加管理评审。
4.定义
无
5.程序
5.1内部沟通的内容及方式：
5.1.1内部沟通的内容（含质量体系等运行情况检讨联络）：
5.1.1.1各职能部门之间工作上的沟通；如：销售合况、品质事故的处理等；
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修 订 内 容 纪 要
修订者
A0
1.目的
为确保本公司质量管理系统的适宜性、充分性与有效性，并能使内部进行有效沟通；方针，目标持续得到改善，特制订本程序。
2.范围
适用于本公司内部沟通及管理评审过程及其改善追溯。
3.权责
3.1总经理：主持管理评审工作；
3.2管理者代表：协助总经理组织管理评审工作。
5.1.2内部沟通的方式：
5.1.2.1电话联络、传真；
5.1.2.2开具内联单；
5.1.2.3会议
5.1.2.4电子邮件或书面文件的形式发送等；
5.1.2.5QQ联络及QQ群联络等。
内部沟通涉及到的内容严格遵守各项沟通的时间规定，避免给对方造成工作上的困扰和工作影响。当不能按要求执行时，要及时向对方进行解释不能按时完成工作的影响并决议最佳解决的方案，所有沟通的内容均要以书面的形式存档。
5.1.1.2部门内部管理体系各环节内的沟通，如：部门工作的调配、部门人员岗位职责的培训、部门质量目标、指标的达成情况、相关会议精神的传达等；
5.1.1.3相关信息的沟通，如：采购信息、生产计划完成情况、客户退货/投诉、客户要求的传达等；
5.1.1.4部门与外部相关方的沟通，如：采购部与供方沟通、营销中心客户调查、公司与政府部门等。
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1、目的为了使本公司质量管理全过程的信息收集、整理、传递、管理得到有效控制，促进公司内部各职能部门和层次间的信息交流，增进理解，提高质量管理体系的持续有效性。
2、范围适用于各部门之间、上下级之间、同事之间的内部沟通活动。
3、职责3.1各部门负责收集质量信息并及时汇报，确保各项措施及时有效执行。
4、工作程序4.1内部沟通原则4.1.1自上而下的沟通，可以越级检查，但不能越级指挥；4.1.2自下而上的沟通，可以越级申诉，但不能越级报告；4.1.3沟通各方应互相尊重、信任、有耐心，以解决问题为目的，避免冲突；4.1.4适用时，沟通过程应保留相关记录，必要时，应经过审核与批准；4.2信息分类4.2.1外部信息a）各级监管部门、认证机构等验证结果及反馈的信息；b）顾客反馈的信息、投诉等；c）政策法规、标准类的修订升级等；d）其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量改进、质量管理等方面的信息。
4.2.2内部信息a）质量管理体系运行情况，如质量方针和目标、监视和测量记录，内部审核与管理评审报告等相关记录；b）不符合或潜在不符合信息，如不合格品记录、内部审核不合格报告、纠正和预防措施计划及实施报告等；c）其它内部信息，如员工的建议、培训等。
4.3信息的收集、处理与沟通信息可采取书面材料、质量记录、公告、电话、通知、会议、培训、报告、邮件等形式呈现；4.3.1外部信息的收集与处理4.3.1.1品质部门协助管理者代表负责监管部门、认证机构、检测中心等监测、检查结果及反馈信息的收集，并传递到本公司相关部门；当监测或检查结果出现不符合情况时，参照《纠正和预防措施控制程序》相关要求执行；4.3.1.2法规人员负责政策法规、标准等资料信息的识别、收集、整理、更新，并及时进行受控、分发与回收管理；4.3.1.3各部门负责本部门相关方的信息收集、整理与更新，根据实际情况进行汇报、评审、传递和归档；4.3.1.4销售部门、售后部门负责与顾客沟通，收集信息，参照《与顾客有关的过程控制程序》的相关要求执行；4.3.1.5管理者代表与总经理、相关部门沟通，传递监测和检查报告、审核结果及质量改进的计划和安排，并监督和检查各部门执行情况；4.3.2内部信息的收集与处理4.3.2.1管理者代表负责传递质量方针与质量目标的完成情况、内部审核结果及纠正与预防措施实施安排，监督和检查各部门执行情况；4.3.2.2不符合和潜在不符合信息的处理，参照《纠正和预防措施控制程序》相关要求执行；4.3.2.3发生重大质量事故等紧急情况时，发现部门可采用电话沟通的快捷方式向品质部门、研发部门及管理者代表汇报，由管理者代表组织相关部门召开紧急会议，并视情况决定向监管部门汇报的需求；4.3.2.4其他内部信息的沟通与传递，除填写专用表格外，可由发起部门填写《内部联络单》，由管理者代表审批并组织处理；4.3.2.5人员培训，参照《员工培训操作规范》的相关要求执行；4.4内部沟通的时效各部门之间的沟通应及时、有效；不能达到预期效果时，可进行再次沟通；必要时，可提请上级部门协助处理；4.5内部信息的记录与归档各部门负责对接收、传递的信息予以记录、保管，参照《记录控制程序》相关要求执行；5、术语及缩略语无6、支持性文件及记录记录控制程序纠正和预防措施控制程序与顾客有关的过程控制程序。
内部沟通控制程序
内部沟通控制程序内部沟通是组织中促进信息流动和知识共享的重要手段。
为了保障内部沟通的高效性和准确性，组织可以制定一套内部沟通控制程序。
本文将介绍一个典型的内部沟通控制程序，并详细阐述每个环节的主要内容。
1.内部沟通目标的设定2.内部沟通策略的制定制定内部沟通策略是确保内部沟通效果的重要步骤。
组织可以根据目标和目标群体的特点，确定具体的沟通渠道和方式。
例如，面对面会议、电子邮件、内部论坛或企业社交平台等。
同时，还需考虑频率、时机和沟通内容的选择。
3.内部沟通内容的准备和发布在制定内部沟通策略之后，组织需要准备相关的沟通内容，并通过选定的沟通渠道发布。
沟通内容应该具有清晰明了、简洁明确的特点，以便员工易于理解和接受。
同时，组织还应该考虑沟通内容的及时性，确保其对员工工作产生积极影响。
4.内部沟通渠道的管理和维护为了确保内部沟通的高效性，组织需要管理和维护已选定的沟通渠道。
这一步骤包括管理沟通渠道的访问权限、推动信息更新和维护渠道的可靠性。
5.内部沟通效果的评估内部沟通控制程序的最后一步是评估内部沟通的效果。
组织可以通过员工调查、反馈收集和绩效评估等方式，了解员工对沟通策略和渠道的满意度和对目标的达成情况。
根据评估结果，组织可以调整沟通策略和改进内部沟通控制程序。
总结起来，内部沟通控制程序是确保组织内部沟通顺畅和有效的重要工具。
通过明确目标、制定策略、准备和发布内容、管理渠道和评估效果，组织可以提高内部沟通的质量和效率，促进知识的共享和团队的协作。
内部沟通控制程序
页码第 1 页共 5 页1. 目的为使公司内部信息得到及时、有效沟通，使所有员工能够及时了解质量体系的运行情况，确保对质量体系的有效性进行沟通，特制定本程序。
2. 范围本程序适用于公司内部信息的传递与处理。
3.术语和定义无4. 职责4.1办公室是本程序的归口管理部门,负责组织公司内部信息交流；负责公司质量目标、质量体系现状、经营计划完成情况等信息的沟通与管理。
4.2各相关部门负责本部门质量目标、经营计划分解指标完成情况等信息的沟通。
5.工作程序5.1沟通的主要内容：5.1.1公司级信息沟通内容：质量目标及经营计划各指标的实际完成情况与目标值的对比及趋势分析，这些指标包括：质量目标、经营计划、顾客满意程度、员工满意程度等。
5.1.2各部门信息沟通内容：对公司级质量目标、经营计划的分解，属于本部门职责范围内指标的实际完成情况。
5.1.3内部沟通须覆盖所有层次、所有班组。
5.2沟通的方式：主要采用会议、谈话、调查表、报表、宣传栏等。
5.2.1公司会议主要有月度经营分析会、营销调度会、生产例会，具体按《会议管理办法》执行，会议召集部门做好《会议纪要》。
5.2.2办公室以座谈会或单独面谈等形式，与各部门员工进行沟通交流；生产部至少每季度召开一次员工生活会，各部门不定期组织部门员工交流会，听取员工意见、了解员工的思想动态。
页码第 2 页共 5 页5.2.3办公室每年至少一次进行员工满意度调查，并将调查结果向公司反馈；公司鼓励员工提出合理化建议及持续改进项目，并适当予以奖励，以上具体按《员工激励管理办法》执行。
5.2.4办公室利用宣传栏进行公司的企业文化、规章制度、法律法规、员工活动的宣传。
5.2.5质量管理部至少每月一次组织生产部、技术开发部等相关部门召开质量分析会，就产品质量情况及出现的问题与相关部门、人员进行沟通。
5.2.6生产部每月一次组织各工序全体员工召开月度例会，就上月生产质量情况进行通报，并就本月的生产进行计划，对生产中出现的各项问题进行讨论，查找出现原因及改善措施；生产部组织召开班前班后会，就班组出现的安全、质量等方面的问题及解决办法等进行沟通交流，具体按《班前班后会制度》执行。
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*********有限公司内部沟通控制程序文件编号：COP-5.5-01
文件版本：
生效日期：年1月1日
制定部门：人力资源部
对公司的内部沟通管理要求做出规定，以便使有关质量信息得到交流，从而统一行动，确保质量管理体系的有效性。
2.0适用范围
适用于公司内部沟通过程的管理。
3.0引用文件
3.1<<质量手册>>中第5.5.3节: 内部沟通
3.2《质量记录控制程序》 COP-
4.2-02
4.0主要职责和权限
4.1公司总经理负责向组织传达满足顾客和法律法规要求的重要性，以增强顾客满意为目
的，确保顾客的要求得到确定并予以满足。
4.2管理者代表负责向全体员工传达质量方针、质量目标的意义以及建立、实施和保持改进
质量管理体系的有关要求。
4.3各部门负责内部沟通的安排和实施，确保及时、有效的进行。
4.4公司人力资源部负责内部沟通的归档管理。
5.0程序内容:
5.1程序流程图：
5.2定义
5.2.1质量信息：生产服务质量活动中的各种有意义的数据、报表、资料和文件、意见
或要求。
5.2.2内部沟通：指公司内部质量信息的交流和传递。
5.3内部沟通的方式可以通过会议、电话、电传、调查、信函、文件、内刊、联网、培训、
咨询、会签等，但不论采用何种方式，要达到预定的沟通效果，为对方理解和接受为目的。
5.4内部沟通的内容包括产品质量问题、生产问题、行政管理问题等与经营管理有关的任何
问题。
5.5内部沟通过程的安排按程序文件要求进行。
5.6沟通的对象包括：与质量管理体系有关的全体员工。
5.7沟通的时间不作限制,在产品实现过程中的各个阶段,随时都可以与相关人员进行沟通。
5.8公司全体员工都要以主人翁的责任感作好沟通工作，尤其是与顾客的沟通，以体现公司
质量管理体系的整体绩效。
5.9内部沟通时限规定：
5.9.1各部门之间进行沟通时，当接受部门收到联络事项时，不管是否能按要求完成，
必须在二小时内向提出部门回复处理的时间要求或困难。
如任何一方有困难或疑
问时，应采取平等协商的办法进行沟通处理，如果不能达到效果，应向上级部门
反映。
5.9.2当提出部门在二小时内没有收到接受部门的回复时应及时向上级反映，由上级部
门协助处理。
5.9.3当上级部门向下级部门交办任务时，接受部门必须在二小时内给予回复处理的时
间要求或困难。
接受部门应主动积极开展处理工作，并且要在规定时间内完成任
务和及时向上级交待。
如果在规定时间内不能完成应提早主动向上级反映。
5.9.4当事项或任务处理完成后，由提出部门或上级部门对处理结果进行评估，如果问
题的处理不能达到预期的效果，进行再次沟通，同时知会上级部门协助处理。
5.10沟通的记录按相关程序文件要求进行，必要时作好有关记录。
6.0支持文件
无
7.0相关记录
7.1《内部联络书》 QR-5.5-0101。