采购仓储管理实务Word版

采购之意义

采购之目的，在与进一步制造加工，以创造物品之形态或本质效用，采购原料，由于尚须进入生产或营运程序，所以较繁且复杂，采购的品质也较不容易把握，故美国采购学者享瑞芝氏，于其采购实务与原理一书中，对采购的定义做了如下的解释：采购者，不仅为取得需要原物料之行为及其应付职责，而且包括供应来源之掌握，采购作业之策划及安排，采购研究，确保正确交货之追查，及与接收前之数量与品质检验等。

至于政府法律命令与行政规定范围内，所谓的采购是，对所需物资之种类时间地点，作已适当安排，以期使用物料的单位都能产生或获得最大经济利益之技巧。

采购之目标：采购之目标，即以适当的价格，从适当来源购买适当品质与数量之物资，并且交货至适当地点，采购专家享瑞芝曾列述采购之基本目标如下：

A、维护物资之继续供应，以确保制造与销售之进行

B、在不违背安全与经济之利益下，对于原材料与物资存货作最低的投资

C、避免原料与物资之重复浪费及报废

D、以适合使用或销货为基础，维护原料与物资上之品质标准

E、以最低成本取得所需之物资，并获得需要之品质与服务

F、维护公司在企业中的竞争地位，并在原料与物资成本之范围内，保障其利润之地位

（1）参与拟定采购政策

政策为达成目标的一种手段，拟定采购政策，必须根据产业特性并权衡内外环境，提供不同的方案，以待管理当局之抉择，政策确定之后，才能研定具体执行计划。

（2）采购计划与预算

一般根据本事业之产销计划及存料、耗用等资料编制采购计划，进而订定生产计划，然后由各用料部门编总预算，再参考物料存量情形编制购料预算，并参与生产制的进度，可用存量及资金情形编制分期采购计划及预算以配合产销的需要。

（3）采购市场之调查

市场调查之目的，在与掌握有利之供应来源，研拟采购计划，为新产品寻求新材料的来源，以及为改良产品寻找代用品。基于此一目标，一生产事业必须以有计划有系统的科学方法，去调查有关的商情与资料，作为日后评价之用。

（4）供应来源之选择与评价

选择供应对象为确保材料来源的最重要措施。供应来源（即卖主）正确选择，才能在最适当的价格下，得到适当品质之数量级良好的服务。其次，并应考虑其他条件，例如，分途订货，即是供应来源应有数处，以保材料来源不绝，就近采购，即重视本地售主，不但能熟悉售主的商誉，且能把握迅速的交货，互惠政策，即是售主亦为顾客。

（5）采购之品质与价格

采购品质的选择，乃是属于技术上的要求，采购人员必须充分了解购料之特性与用途，并依本身产品需要以及市场供应情形，提出新的产品原料或代用品之建议。

其次，研究采购价格管理及减低成本方案，并提供商情资料，以检讨一般之协价方法。

（6）采购数量与时机

采购数量的决定，涉及一般存货管制的策略，如经济批量问题，物料管制问题，至于采购物料的时机，则须考虑物料的性质、价格、需要量，采购运送时间，、价格折让，季节及财力等因素，而做决定。

（7）采购方法之研究

采购方法很多，如公开市场采购、比价、议价、订货、拍卖采购等，此完全视企业对于采购原料之采购政策及市场供需情形而定。

（8）交货管理

采购的最终目的，在与最适当之时间内获得交货，所以必须改进交货管理，此一管理，必须考虑交货日期，采购标准时间、缩短物料储运时间及分析延误交货之原因及防止流弊之对策。

（9）管制与催查

采购应注重内部单位的划分与联系，可以设卡方式来进行管制，以研究催查方法，达到采购之有效作业。

（10）绩效评估

如何对于整个采购作业加以评价，以裁定其效率，此亦为采购管理职责之一。此评估方法，须视企业采取集中采购或分散采购而定。

品质规范是将采购所需的各种规格及应注意的事项，条件，以为采购人员要求供应商遵守之规范。

（1）品质规范的订定

品质规范是由工程或技术部门拟定，但需由采购部门提供购料用途、物料特性，世界各地供需市场情况，销售条件（包含料源、价格、交货与付款条件等因素）及其他必要条件以为参考。工程或设计部门订定后，应由专家组成之委员会审议，或由采购专家详细检查核校，再发给厂商。

（2）品质规格分为主要规格与次要规格，主要规格：系指型式、吨位性能、成分、用途、纯度、韧性、拉断力以及其他足以影响使用及作用之规范，主要规格应力求清晰明确，以为承售商制造或供应品质标准的依据，次要规格：系指厂牌及型式等之补充说明，不参加比价之零件项目单价，及其他无关于使用或用途者属之，次要规格应尽量避免不必要之限制。否则会变成主要、次要规范部分轻重，表面看来严密，事实上形同指定厂牌，一般供应商无法供应而减少竞争。

（3）采购人员借采购规范与供应商洽谈购价及其他交易条件，供应商根据规范交货，因此采购规范应表示出下列方法：

1、商标或商号名称

2、蓝图或规格表

3、化学分析或物理特性

4、材料明细表及制造方法

5、用途及使用方法

6、标准规格之认同

7、卖方样品

8、买方样品

9、品质检验方法

三、采购适当的价格

物料成本占生产中成本比例甚高，为影响产品市场竞争与企业利润的主要因素之一，而物料成本中，采购价格之是否合理，关系至为重要。

影响采购价格之因素：

a、规格与品质

b、创新发明与专利技术

c、生产季节与采购时机

d、采购数量的多寡

e、运输与运费

f、采购地区与税捐

g、供需关系

h、交货期之急缓

i、零配件之附同采购与单独采购

j、交货条件

k、付款条件

l、服务条件

m、互惠条件

n、其他商业条款之宽紧关系

采购制度可分为下列三种制度：

（1）集权制

所谓集权制即是一切所需物料集中采购与供应之一种采购制度，如图此种制度之优缺点如下：

①优点：

（a）物料集中采购而可减低作业费用，获得价格折扣，运输等多种有利条件

（b）因为采购集中而便于分工可培养专业化人才

（c）由于集中采购而利于监督与考核

（d）可以建立规格之标准化而获得统一的品质

（e）可配合企业财务状况，建立广泛的供需关系

（f）可设计有效管制体系，避免失误而提高作业效果

（g）便于耐蚀性采购程序标准化，减少分散采购之重复作业而减低采购成本

②分权制

此一类型，即相当与平行式组织，采复合式附属作业结构，物资采购供应作业，采分散执行而建立一平行之体系如图，此种制度之优

缺点如下：

①优点：

（a）可激动配合地需要，提供较佳服务

（b）紧急采购时可争取时效

（c）有利地区性物资之采购

（d）分散采购，仓储管理方便

②缺点

（a）大型企业中用料较多之物料无法获得集中采购的价格折扣（b）难以培养专业人才

（c）资料集中控制与处理不易

（d）相同物料价格不能统一

（e）长期之采购规划与控制不易

（f）作业分散，手续重复以至成本增加

（3）混合采购制

由于专权制与分权制各有利弊，因此就有采取集权制与分权制并行之混合采购制，以吸收两者之优点，采购制度之决定，主要是采购方法之适应性。近代的采购制度，乃是政策发展之集中与执行分散作业，在两者之间建立一种有效有效平衡的运用方法，一个企业推行采购政策集中状况下面将部分作业合理化分散执行，例如小额采购，地区性采购等给予工厂较大之执行权力，如此可提供较佳而迅速之服务，而且可提高效率降低成本。

因此，一健全的采购制度乃是趋向于决策之集中，但在实际执行时采用分权。

议价采购：即与厂商个别进行洽购而议定价格的一种采购方法。

其制度之优劣如下：

1、优的方面：

（1）凡特殊规格而无竞标对象者，采个别议价，自较合理

（2）有利于紧急采购

（3）条款内容细节详细洽谈，更易达到适当之价格

（4）兼顾以往加以上之服务实绩，确保交货安全

（5）有利于政策性或互惠条件之运用

2、劣的方面：

（1）厂商易任意抬价

（2）助长企业托辣斯垄断价格

（3）易滋作业人员串通舞弊

作业程序为：

（1）制发议价单之审查

（2）报价单之审查

（3）代理商资格之认定

（4）防止中间商不实报价

（5）防止代理商越权承诺

（6）定期议价及签订合约

定价采购：定价采购通常是用于采购物资需要量庞大时，供应来源分散各地，不能集中一处收购，由采购机构订定价格收购之。此方式，通常以农产品之收购居多。因为农产品之产地分不辽阔，其价格之订

定随地区环境及生产状况之不同而异。故其收购价格，必须先决定等级，然后参酌每一地区时间之不同情况而订定之。

定价通常有两种形式：

一、适用较长期之固定价格；

二、每日不同之价格。

由于农作物之收购定价不容易，须根据农作物之生产成本，并参酌其利润而评定，故又称为评价收购。

比价采购：比价采购系指采购人员请数家厂商提供价格后，从中加以比较其价格，以便决定厂商，进行采购事项。

比价之实施，主要是因为物资仅有少数厂商可供应者，机

密性的、紧急需要，可以弥补招标方式运用之不足，但在

基本精神上，仍以比较价格决定采购，唯其缺点在于选定

厂商是否合乎客观标准，稍有不慎，易起弊端。

市场性采购：交易市场采购，即随时视市价的涨跌情形，在交易所内或拍卖所随时机动订购之。通常认为所采购之物资仅能在

交易市场购到时，最好在交易市场购买，因为如此所获之

利益，似较以招标方式购买者为高。采此方式者，多为大

宗需用物资，其价格受生产与季节的影响，涨跌幅度甚大。报价采购：即买方需购买货品向供应商发出询价或征购函，请其正式报价的一种采购方式。其原则在于针对报价单是否适质、

适量、适时及适价，而于报价有效期内妥佳审查。

议价采购：乃采购者为明了需购物品，向适当的供应商采询商情，或恰卖方寄送样品、产品目录或价目表，而买方确认与买卖

条件相符或满意时，则发出订购单的采购方式。

招标采购：招标采购系将物料采购之所有条件（如名称、数量、交货期、付款条件等）详细列明，登报公告，投标厂商依照公

告之所有条件，在规定时间以内，缴纳投标押金，参加投

标。招标采购之开标按规定必须至少三家以上之厂商从事

报价投标方得开标，开标后，原则上以报价最低之厂商得

标，但得标之报价低于低价时，采购人员有权宣布废票，

或商得监票人之同意，以一家辩理之。招标进行的步骤，

包括制发招标单，公告，厂商资格检查，收取押标金，定

金低价、接受投标、开标、审查报价单规格及决标等步骤，

在招标过程中，没一件事之发生，每一步骤之处理，以及

与其他相关部门之密切配合与运用，均应加以请求，否则

必使招标结果不良。