强化质量体系持续改进,确保质量体系有效运行

强化质量体系持续改进
确保质量体系有效运行
当前,随着世界经济的高速发展以及中国加入WTO后带来的机遇和挑战。

众多企业为了在激烈的市场竞争中取胜，都贯彻了ISO9000系列标准，建立起了相应的质量体系。

但是不少通过认证的石油企业却对质量体系中的持续改进环节重视不够，从而不能保证其质量体系健康有效地运行。

作为质量管理八项基本原则之一的持续改进环节，是质量体系进行自我改进、自我完善的重要手段，否则质量体系就是建立了也是静止的、固化的、无法改进和完善的死体系。

健康的质量体系应具备很强的持续改进、自我完善功能，以适应内外部环境的变化，实现新的质量目标。

而管理评审、内部质量审核、纠正和预防措施是质量体系持续改进的重要途径和方法。

只有从这三方面进行强化才能确保质量体系有效运行。

一.管理评审的强化
管理评审的目的是确保质量体系持续的适宜性，充分性和有效性，是具有重要意义的质量管理活动。

目前，许多企业在进行管理评审时常出现的问题具体表现在：
1.准备工作不充分，对长期存在的问题和系统性问题重视不够。

2.管理评审深度不够，未触及实质性问题。

3.质量反馈信息、顾客的投诉，以及产品质量、服务质量等情况不明。

而强化管理评审也要从这方面入手：
1.管理评审应结合实际情况，充分做好准备，对长期存在的问题和系统性问题通过召开高层管理会议，管理评审会议等形式来解决。

2.管理评审深度要大力加强，评审时要着重评价以下几点：
(1)内部审核报告，特别是对薄弱环节采取的纠正措施及实施效果。

(2)产品质量和过程质量的分析结果，提出进一步提高产品质量和过程质量的要求。

(3)质量体系文件的适宜性、可操作性,研究修订的内容。

(4)组织机构和资源是否适应当前发展的需要。

3.加大质量反馈信息的收集力度,尤其是顾客的投诉情况,做到有的放矢。

二.内部质量审核的强化
内部质量审核工作是指企业内部为保证质量体系文件的实施而采取的一种自我检查、自我完善的方法。

其目的是评价质量体系运行的符合性和有效性，以确定是否需要改进或纠正措施。

它是提高质量体系有效性，并使其不断完善的重要途径，是企业内部质量管理的重要手段。

当前，一些企业在组织内审时，由于种种原因致使内审质量不高，效果不好，没有达到预期的目的，影响了内审的有效性。

具体表现在：
1. 内审频度过少，内审范围小。

许多企业认为内审只是例行公事，每年最多只在年初进
行一次，甚至在质量体系已发生变化或顾客意见较多时，仍不能主动抓住时机，根据企业实际和特殊情况及时开展内审，使质量体系运行中的诸多问题不能及时被发现并得到纠正，而内审时的对象仅限于被审核单位的负责人，而没有涉及到与质量体系运行有关的各类人员，限制了从全方位获取信息和证据的可能性，影响了审核结果的公正合理。

2. 内审员综合素质不高，管理过于松散。

许多企业的内审员不能同时具备标准知识、质量管理知识、法律法规知识及业务技能等各方面的综合素质。

企业对内部具备内审员资格的人员只登记不管理，只是在内审需要时才临时组合，缺乏系统的管理，内审员的工作学习缺乏动力、积极性和规范性。

3. 内审组规模和结构不合理。

企业的内部审核组成员数量过少（一般不超过2人），而且结构配备不合理。

成员中缺乏基层管理人员，尤其是专业人员如检验、采购、技术、销售人员的参与等。

这样就不能保证完成质量体系中多个要素的审核任务，不便于审核组成员之间相互取长补短以及团队智慧的超常发挥。

针对上述现象强化内部质量审核也要从这三方面入手：
1. 适度增加常规内审，适时开展追加审核并拓宽审核
范围。

实施质量体系是一项涉及全方位的系统工程，因此在其运行中，由于人、设备、环境等各方面的主客观原因，必然会出现各种各样的问题。

显然在质量体系的不断运行当中，在一年的时间跨度内，只有一次的常规审核是不够的。

多数企业在自己的内审控制程序文件中，规定了纠正措施计划完成时间是在30天以内，审核员到期验证合格后审核工作即告结束，直到下一次审核前的这一段很长的时间里措施是否继续有效，实际上已无人过问。

由于时间过长，期间发生的问题不可能得到及时的发现并纠正，这样就会影响质量体系的运行，并可能产生恶性循
环。

因此内部质量审核作为企业自我改进的机制必须要活起来，审核的频度必须适当提高，每年至少安排三次审核。

在遇到其它特殊情况如质量体系发生变化或用户有严重投诉时，要及时的开展追加审核，只有这样的审核频度才有可能覆盖质量体系运行始终，使全过程置于内审的监督控制之下。

另外还要拓宽内审范围，受审对象不能仅限于部门负责人，而应该包括与质量体系运行有关的所有层次人员即：管理人员、执行人员、验证人员、操作人员、服务人员，这些人员共同影响着产品质量的产生、形成和实现的全过程。

在审核中通过与上述各类人员的广泛接触，才能全面了解和掌握质量体系文件在各层次人员中的贯彻实施情况。

2. 实行内审员选拔、培养、考核、使用、管理一体化。

内部审核工作的好坏，很大程度上取决于内审员素质的高低。

一个合格的内审员，其综合素质具体体现在：（1）熟悉本单位的业务，具有较高的专业技术水平。

（2）掌握质量管理的基本知识。

（3）有一定的学历和工作经验，有系统的分析、判断和表达能力。

（4）熟悉
ISO9000系列标准知识，以及与质量认证有关的法律法规。

（5）熟悉本企业质量体系文件。

为了使内审员具备以上各方面的素质，应做好以下几项工作：
[1]选拔人员高起点，根据以上各项素质要求，通过综合考核进行选拔。

为确保人员质量，一般应从企业的中层或基层管理人员择优选送培训，经过培训达到较高的水平，来满足将来内审工作的需要。

[2]对取得内审员资格的人员实行注册管理，由企业内审主管部门登记备案，建立内部审核员的专项人才资源，根据内审需要选用。

[3]使用内审员坚持审前严把关、审后严考核、实施动态管理。

每次审核前要对审核员的各项素质进行测评考试，审核后对其审核业绩再进行评价，分优、良、差记入个人审核档案，作为下次参加内审时的考核依据，连续两次考核为差者，应淘汰出审核员队伍。

通过动态管理使内审员处处感到一种压力，从而督促自己不断通过学习总结来提高自己的审核能力。

3.合理配备审核组人员规模与结构。

审核组的规模应根据每次内部审核范围所覆盖的部门和要素的多少合理配备。

为确保审核结果更全面、公正、合理、不管一次审核成立几个组，但每个小组人数应不少于3人，且至少有一名中层管理人员和一名基层的业务人员，这样可使审核组成员之间通过取长补短和相互交流，各方面能力达到最有机的配合，从而减少个人因素对审核结果的影响，最大限度发挥审核组的集体智慧，提高内部审核的工作成果。

三.纠正和预防措施的强化。

纠正和预防措施是对审核中发现的不合格项进行纠正和制定预防措施，是持续改进的重要环节。

当前，许多企业存在着对审核中发现的不合格项未认真分析、未限期纠正和制定预防措施、未进行跟踪检查等不足。

为了强化纠正和预防措施，应该做到以下几点：
1. 认真分析审核中发现的不合格项，突出纠正的重点。

审核工作由于涉及质量体系的全部要素和相关部门，因而不合格项多且分布不均匀。

为了全面掌握不合格项的分布情况，运用统计方法，对所有的不合格项进行统计和分析，从中找出不合格项在部门中的分布情况和在各要素中的分布情况，进而为下一步不合格项的纠正明确了重点和方向。

对存在问题较多的单位，由管理者代表组织技术监督部门及经验丰富的内审员，对其存在的不合格项进行现场指导，帮助其分析原因，制定出切实可行的纠正措施，并落实到班组和个人；如果一个要素的不合格项较多，则是一个严重不合格项，是质量体系运行失控的一种表现形式，直接影响质量体系的有效运行，针对这一情况，对审核中存在问题较多的要素，由技术监督部门具体负责，分析要素失控的原因，并制定相应的纠正措施进行及时整改。

2. 严格要求，限期纠正。

为了使不合格项得到及时纠正，凡是在短时间内可以改进的，相关单位在一周内整改完毕；对不能短时间纠正的（如需要增加设备，培训人员等），则由责任单位制定一份《纠正措施报告》上交审核主管部门备案，以便对纠正措施进行跟踪检查。

3. 及时进行跟踪检查。

为了使纠正措施的实施落到实处，按照整改要求的期限，由内审员负责对纠正情况进行跟踪检查，验证其纠正措施的实施情况和改进效果。

持续改进作为质量管理的八项基本原则之一，必须作为企业的一项重要工作加以强化。

充分运用持续改进的各种途径和方法，针对质量体系运行中出现的问题分析原因，实事求是地制定和实施改进措施，使质量体系保持有效运行并持续改进，不断创新！。