第3章 会计电算化基本要求

会计分期
财政年度又称预算年度。国家预算的
有效起止期限，通常为1年。 1月1日起至12月31日止： 中国、法国、德国、波兰、奥地利等 4月1日至下年的3月31日止： 英国、加拿大、日本、印度等 7月1日起至下年6月30日止： 瑞典、孟加拉国、巴基斯坦、苏丹等 10月1日起至下年9月30日止： 美国、尼日尔、泰国
序号 档案名称 保管期限 一 会计凭证类 1 原始凭证 １５年 2 记账凭证 １５年 3 汇总凭证 １５年 二 会计账簿类 4 总账 １５年 5 明细账 １５年 6 日记账 １５年 7 固定资产卡片 8 辅助账簿 １５年 三 财务报告类 9 月、季度财务报告 ３年 10 年度财务报告（决算） 永久 四 其他类 11 会计移交清册 １５年 12 会计档案保管清册 永久 13 会计档案销毁清册 永久 14 银行余额调节表 ５年 15 银行对账单 ５年
第三章
会计电算化基本要求
第一节 会计电算化法规制度
1994年6月，财政部为了进一步加强对会计电算化工作的 管理，促进我国会计电算化事业的健康发展，根据《中华人 民共和国会计法》的有关规定，在试行文件的基础上正式制 定了：
一、《会计电算化管理办法》 二、《会计核算软件基本功能规范》 三、《会计电算化工作规范》 四、《会计基础工作规范》 五、《会计档案管理办法》
2.输入需要在本期进行对账的未达账项。
存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会 计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记 录。
操作密码等。
3.选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、
4.定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等。 5.明确操作人员的岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、
பைடு நூலகம்
（二）对会计核算软件对账、结账功能的基本要求 1.会计核算软件应当提供机内会计数据按照规 定的会计期间进行结账的功能。 2.结账前，会计核算软件应当自动检查本期输 入的会计凭证是否全部登记入账，尤其要检查由计 算机自动生成的机制转账凭证（如折旧计提凭证等） 是否已经生成和入账，全部登记入账后才能结账。 3.机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也 可以由处理明细分类账的功能模块先结账、处理总 分类账的功能模块后结账。 4.机内总分类账结账之前，应当与明细分类账进 行核对，如果不一致，总分类账不能结账。账账相 符 5.结账后，不能再输入上一会计期间的会计凭证。 但年底可以例外。
四、会计数据输出功能的基本要求
会计电算化条件下，会计数据输出的形式:
屏幕查询输出
打印输出 通过软盘输出
会计数据输出的最基本形式
会计数据输出的最基本形式 多用于数据的备份或上报数据 （尤其是会计报表）的输出
利用网络传输输出多用于企业分支机构向总公 司报账或报表输出)
（一）会计软件提供查询的相关要求
第二节
会计核算软件的要求
二、会计数据输入功能的基本要求
数据输入的正确与否，决定着会计核算软件 处理结果的准确性。 “垃圾进，垃圾出” 会计核算软件的会计数据输入可以采用键 盘手工输入、软盘导入或网络传输等几种形 式。 此外，会计软件某个功能模块中所需的数 据，可以根据需要从另一功能模块中取得，也可 以根据其他功能模块中的数据生成。
二、《会计基础工作规范》
1996年6月17日，财政部发布《会计 基础工作规范》，对会计电算化工作做 了具体规范。
三、《会计档案管理办法》
1998年8月21日，财政部发布《会计档案管 理办法规定》， 采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、 报表的，必须符合国家统一会计制度的要求； 如果采用中文或中外文对照，字迹一定要清晰。 这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按 《会计档案管理办法》的规定执行。 具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储 介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管 部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。
第二节
会计核算软件的要求
二、会计数据输入功能的基本要求
（四）会计核算软件审核、修改记账凭证的相关要求 1.（P68 ，第十六条） 修改功能 2.对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证， 应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机 内凭证进行修改。（P68 ，第十七条） 3.对同一张记账凭证，应分别对审核功能和输入 修改功能的使用权限进行控制。 （P68 ，第十七条） 4.（P68 ，第十八条） 5.采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生 成记账凭证的，在生成正式的机内记账凭证前，应当 进行审核确认。 6.由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会 计凭证数据的，应当经审核确认后生成记账凭证。 （无论什么凭证都需要审核）
一、《中华人民共和国会计法》
1999年10月31日，最新修订的《中华人民共和国会 计法》再次以法律的形式规定：
“使用电子计算机进行会计核算的，其软 件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务 会计报告和其他会计资料，也必须符合国 家统一的会计制度的规定”， “用电子计算机进行会计核算的，其会计 账簿的登记、更正，应当符合国家统一的 会计制度的规定”等。
对数据查询功能没有统一的格式和内容要 求，当然提供的信息越全面越好。 会计软件必须提供以下查询功能：P45 1.查询机内总分类会计科目和明细分类会 计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、 累计发生额、本期发生额和余额等项目。 2.查询本期已经输入并登账和未登账的机 内记账凭证、原始凭证。 3.查询机内本期和以前各期的总分类账和 明细分类账簿。 4.查询往来账款项目的结算情况。 5.查询本期和以前各期的会计报表
三、会计数据处理功能的基本要求
会计法律法规对会计核算软件进行数据 处理的规定主要体现在三个方面。 记账 结账 报表生成 其他方面
（一）对会计核算软件记账功能的基本要求 P46 会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及 所附原始凭证登记账簿的功能。在计算机中，账簿文件或者 数据库可以设置一个或多个。 1.根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭 证或者记账凭证汇总表登记总分类账。 2.根据审核通过的机内记账凭证和相应的机内原始凭证登记明 细分类账。 3.总分类账和明细分类账可以同时登记，也可以分别登记，还 可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记。 4.会计核算软件应当提供机内会计凭证审核通过后，直接登账 或者成批登账的功能。 5.机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目 的发生额和余额。
第二节
会计核算软件的要求
一、会计核算软件的基本要求
7.会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏 的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。 8.单位修改、升级正在使用的会计核算软件，或 者需要改变会计核算软件的运行环境时，应当建立相 应的审批手续。 9.会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提 供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、 版本更新等方面的服务。
备
注
企业和其他组织会计 档案保管期限表
包括日记总账。
现金和银行存款日记账保管２５年。 固定资产报废清理后保管５年。
包括各级主管部门汇总财务报告。 包括文字分析 包括文字分析
第二节
会计核算软件的要求
一、会计核算软件的基本要求(p44)
根据《中华人民共和国会计法》和国家统一的会计制度 规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要 求：（9点）重点掌握第2、3、4、7、9点。 1.会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的 有关规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于 提高会计核算工作的效率。 2.会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定划分 会计期间，分期结算账目和编制会计报表。(会计分期：会 计的四个假设：会计主体、持续经营、会计分期、货币计量 假设） 3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必 须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。
6.必须提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。 7.会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法， 必须符合国家统一会计制度的规定。
第二节
会计核算软件的要求
二、会计数据输入功能的基本要求
（二）会计核算软件输入原始凭证的相关要 求（了解）
会计核算软件提供的原始凭证输入项目应当齐全， 主要项目有： 填制凭证日期 填制凭证单位或填制人姓名 接受凭证单位名称 经济业务内容、数量、单价和金额等 P68，第十九条
第二节
会计核算软件的要求
二、会计数据输入功能的基本要求
（三）会计核算软件输入记账凭证的相关要求(p45) 1.（P67 ，第十三条） 2.（P67 ，第十四条） 3.（P67 ，第十四条）在输入记账凭证的过程中， 会计核算软件必须提供以下提示功能： （1）、（2）、（3）、（4）、（5） （6）会计核算软件应提供对已输入尚未记账的记账凭证 进行修改和审核的功能 （7）对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能。
第二节
会计核算软件的要求
一、会计核算软件的基本要求(p44)
根据《中华人民共和国会计法》和国家统一的会计制度 规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要 求：（9点）重点掌握第2、3、4、7、9点。 1.会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的 有关规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于 提高会计核算工作的效率。 2.会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定划分 会计期间，分期结算账目和编制会计报表。(会计分期：会 计的四个假设：会计主体、持续经营、会计分期、货币计量 假设） 3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必 须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。
（四）会计核算软件提供的的其他处理功 能
1.会计核算软件应当提供自动进行银行对账的 功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账 单及适当的手工辅助操作，自动生成银行存款余额 调节表。（P69，第二十五条） 2.会计核算软件应当具有确保会计数据安全保 密，防止对数据和软件进行非法修改和删除的功能。 3.通用会计核算软件应当同时提供国家会计制 度允许使用的多种会计核算方法，以便用户选择。 会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算 机内必须有相应记录。