档案制度——录(总纲及文书类)4月19日 3

成都北新知识城置业有限公司档案管理试行办法第一章总则第一条为加强成都北新知识城置业有限公司（以下简称公司）档案管理，促进档案管理工作更好为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》登记有关法律规范，结合公司实际，特制定本试行办法。

第二条本办法所称档案是指公司在各项业务和工作活动中形成的，有保存价值的各种门类和不同载体的历史记录。

它对工作查考与研究、开展业务、风险控制、宣传教育、编史修志等具有凭证、依据、和参考作用，是公司的重要无形资产。

第三条档案管理实行“统一规范、分主体管理（不含会计类）、综合利用”原则。

第四条档案管理目标是达四川省档案工作规范化管理一级标准，公司各部门应按此进行硬件、软件建设。

管理模式是实行双套制，纸质档案和电子档案按全宗号收集、整理、保管、利用，同时，电子档案纳入公司信息系统平台综合利用。

档案管理流程原则思路是“部门预立卷”原则。

第二章档案管理机构及职责第五条公司人事行政部是公司档案工作的牵头管理部门，负责拟定公司档案发展规划、工作计划、管制制度和管理实施办法，组织协调、监督、检查公司档案管理工作。

第六条公司人事行政部负责档案的收集、整理、保管、利用等工作（不含会计类）。

第七条公司人事行政部对公司各部门专兼职档案管理人员实施业务指导，开展业务培训。

各部门应配备相对稳定、具有从事档案工作上岗资格的专职人员。

第三章文件材料收集、整理和归档原则及标准第八条为确保文件材料的齐全、完整，公司档案管理实行“三纳入、四参加、四同步”原则。

第九条公司根据档案编号原则及分类目录，按预立卷原则要求收集、整理纸质及电子文件。

第十条公司档案一级类目分为九大类，即：文书档案类、工程项目档案类、设备档案类、会计档案类、人事档案类、照片档案类、实物档案类、投融资及担保项目档案类、电子文件档案类。

第十一条文件材料的整理归档，公司参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《建设工程文件归档管理规范》（GB/T50328-2001）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GA/T11822-2000）、《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）、《照片档案管理规范》（修订）（GB/T11821-2002）、《电子文档归档与管理规范》（GB/T18894-2002）等有关规定另行制定。

第四章档案管理实施保障第十二条公司开展档案管理工作所需经费，应根据档案管理年度工作计划，列入行政管理费用预算。

第十三条公司各部门应注意做好档案管理与各自业务工作的有机紧密结合，逐步实现档案管理工作“全员参与”的有效工作机制。

第五章档案的保管利用第十四条公司应设立档案专用库房，按四川省档案工作规范化管理一级标准要求配备设施设备。

第十五条档案管理人员职责、档案查阅、安全保密等制度，原则按《企业档案管理规定》、《四川省（中华人民共和国档案法）实施办法》等有关法规执行，公司各部门根据各自实际情况另行制定实施细则。

第十六条公司档案原则上不对外提供利用。

单位和个人在借用公司档案时应遵循合法、便捷及维护档案安全的原则。

第六章附则第十七条本办法适用公司各部门各门类档案工作，各部门及员工须严格遵守。

第十八条本办法自发布之日起实施。

由公司人事行政部负责修订与解释。

成都北新知识城置业有限公司档案分类大纲第一条公司全宗名称及编号公司全称全宗号成都北新知识城置业有限公司01成都欧风置业有限公司02成都乐高投资有限公司03 成都知识城教育咨询有限公司04成都北新物业服务有限公司05成都群创投资管理有限公司06四川盛达兴建筑劳务有限公司07成都市新申创业投资有限公司08上海致都投资发展有限公司09成都知识城汉鑫投资有限公司10群策国际发展有限公司11第二条档案分类根据公司经营范围，档案类别划分为九大类：A类：文书档案类，B类：工程项目档案类，C类：设备档案类，D类：会计档案类，E类：人事档案类，F类：照片档案类，G类：实物档案类，H类：投融资及担保项目档案类，I类：电子文件档案类。

第三条类目的划分和标识A 文书档案类文书档案档号：全宗号–保管期限年度–盒号。

保管期限分为：永久、30年、10年。

xx-xxxxxx-xxxx盒号年度保管期限全宗号如:”01–永久2008–0010”表北新公司永久卷2008年第10盒。

B 工程项目档案类工程项目档案档号：全宗号–一级类目号二级类目号·项目代号–盒号xx-x·xx-xxxx盒号（001-XXX）二级目录1（住宅）、2（商业）、3（市政配套）、4(景观园林)、5（文配）一级目录B（工程项目类）项目代号(01-99)按配项目注解（01知识城项目02、03）全宗号（01-09各公司名称）项目代号：工程项目的编号（项目编号按项目大单位进行编制：(01-99)按配项目注解（01知识城项目02时代城项目、03金悦城项目）一级类目号：B（工程项目类）二级类目号：1（住宅）、2（商业）、3（市政配套）、4(景观园林)、5（文配）如：“02-1·B1-001”代表欧风公司知识城项目住宅工程的第1个盒档案C 设备档案类设备档案档号：全宗号–一级类目号–盒号xx-x-xx盒号一级类目号全宗号一级类目号：C（设备类）如：“02-C-01”代表欧风公司购置的设备第一盒档案。

D 会计档案类会计档案中：会计凭证、会计账薄、财务报告以公司成立当年为起号，分别编制年度的大流水号。

会计档案档号：全宗号–一级类目号二级类目号·目录号–-盒号xx-x X·X-xxxx盒号目录号二级类目号一级类目号全宗号一级类目号：D（会计档案类）二级类目号：1.会计凭证类，2.会计账簿类，3.财务报告，4.财务管理及其它如：“02–D2·1–0001”代表欧风公司会计账簿的第1本目录的第1盒档案。

、E 人事档案类人事档案档号：全宗号–编号xx-xx-xxx编号盒号全宗号编号：人员编号（由人事部门拟定）如“01–01–003”代表北新公司人事档案第一盒中的3号员工档案F 照片档案类照片档案档号：全宗号–一级类目号·保管期限·册号–张号xx-x·X·xxx-XX张号册号保管期限一级类目号全宗号一级类目号：F（照片档案类）保管期限：永久、30年、10年，与文书档案保管期限一致。

张号：照片的编号（照片与底片编同一个号）如：“01–F·永久·001–01”代表北新公司属于永久保存的第1册照片的第1张。

G 实物档案类实物档案档号：全宗号–一级类目号–件号xx-x-xxx件号一级类目号全宗号一级类目号：G（实物档案类）如：“01–G-001”代表北新公司第1件实物档案。

H 投融资及担保项目类档案投融资及担保项目档案档号：全宗号–一级类目号二级类目号·目录号–-盒号xx-xx·xxx·xxxx -xxx盒号年度项目代号二级类目号一级类目号全宗号一级类目号：H（投融资及担保项目类）二级类目号：1（投资类项目档案），2（融资类项目档案），3（担保类项目档案）项目代号：开展业务的项目流水号如：“01-H3·001·2012-001”代表北新公司2012年参与的第1个担保类项目的第1盒档案。

第四条档案分类、归档范围及保管期限一级目号二级目号归档基本范围保管期限A 文书档案类1党群工作类1党务工作01党组（委）决定、决议、办法、通知、通报、会议记录、会议纪要，党组（委）会、党员代表大会、民主生活会及其他有关会议材料，永久02党组（委）年度工作计划、总结、报告，本企业关于党务工作的请示上级机关的批复，永久03党组（委）年度以下的工作计划、总结、报告10年2组织工作01党员入党、转正、延期、退党、取消预备期资格的决议、决定，党员、团员名册，党组织、共青团组织情况方面的统计报表永久02党团费收支与党团组织关系介绍信及存根永久3纪检监察01纪检工作的规定、决定、通报、通知、统计报表、会议记录与纪要、计划、总结、请示报告及上级批复，廉政建设等综合性文件材料02重大违纪案件立案审理、结案文件材料及政纪监察报告和处理、处分决定、有领导重要批示和处理结果的来信、来访文件材料03一般案件的调查处理材料，有处理结果的来信、来访文件材料永久永久30年4工会工作01工会会议记录、决议、纪要、重要议案，职工代表大会会议材料工会工作计划、总结报告，统计报表，向上级工会的请示报告及批复永久02工会会费管理材料，计划生育有关材料30年03企业女工工作、文体活动方面的文件材料10年5社团协会各类社团、学会、协会及组织方面的材料，包括入会的申请、批复、章程、登记表、会员证件、担任职衔及重大活动形成的材料30年6宣传教育及其它工作01政治思想工作与精神文明建设及上级机关有关政策、规定等文件永久02企业文化30年03企业宣传、教育方面等文件材料10年号目号限A 文书档案类2行政管理类1文秘工作01综合性工作计划、总结、报告永久02领导重要讲话、向上级重要的工作汇报及专题工作汇报永久03董事会、办公会议记录、决议、纪要永久04本企业召开的综合性会议形成的文件材料永久05本企业召开的工作会议、专业会议形成的文件材料30年06本企业的文秘工作、机要保密、档案工作、信访工作和有关工作的请示、报告及上级的指示、批复及规定等文件材料30年07公司制度的各项规章制度及上级有关法规文件材料永久08企业大事记、组织沿革永久09简报、情况反映、工作信息，一般问题的调研材料10年2机构设置01上级有关部门对本企业及下属企业机构设置、撤并、名称更改的指示、批复、通知及印章刻制、启用等文件材料永久02企业章程、商业登记资料、工商营业执照申报登记、年检等文件材料永久3人事劳资01本企业主要领导人、下属企业领导人任免，人员编制方面的文件材料永久02干部、职工花名册、统计报表永久03干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、职称评定、业绩考核、奖惩、复转、抚恤、死亡等文件材料永久04本企业有关人事、劳资问题的请示、报告与批复30年05上级对人事、劳资工作的有关指示、规定等文件材料10年06外派、出访、考察的批件、政审件和邀请函及有关管理办法30年07雇佣合同（劳动合同）的文件材料30年08各类培训材料10年目号目号限A 文书档案类2行政管理类4法务工作01法律事务工作形成的重要文件和法律工作的有关规定永久02商标注册的申请、证书，专利产品的申请、审批等有关材料永久03起诉书、判决、裁定书等诉讼、仲裁、处理有关纠纷形成的文件或案件材料永久04本企业与律师事务所、法院往来的信件、公函等文件材料30年05企业聘用常年法律顾问所形成的文件材料30年5行政事务01办公用品、通讯用具等物品采购及行政费用管理工作形成的材料10年02车辆管理的有关规定、制度及车辆的清理整顿、压缩、定编、处置情况等文件材料30年03行政福利、房屋管理、物业管理等文件材料及有关规定10年6安全保卫工作01安全保卫工作计划、总结和有关安全生产职责等规章制度30年02安全生产教育及上级有关规定等文件材料30年03保卫部门的安全监察、调查记录10年7外事公关工作01企业涉外、外事活动的有关资料永久02省级及以上的领导到本企业视察、监察工作的有关材料永久03企业重要、大型庆祝活动组织、接待有关材料，公关宣传工作和广告宣传等材料30年04企业一般活动组织、接待有关材料10年A 文书档案类3经营管理类1经营决策01企业重大经营战略决策、转制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告，本企业发展规划、方针目标及管理材料永久02本企业董事会、监理会、股东会构成及变更方面的文件材料，东大会会议材料永久03企业责任制、市场信息与预测等材料，30年2计划工作01企业各项专业发展计划、经营管理计划和总结30年02有关企业各项经济指标计划等文件材料一级属类二级属类归档基本范围保管期限A 文书档案类3经营管理类3统计工作01各类年度统计报表和统计分析材料永久02各类数据管理信息和管理材料30年4财务管理01财务管理规定、办法、通知，财务工作计划、总结30年02有关财务、税务工作的请示、报告及上级批复、通知30年03财务预算、经济活动分析、利润上缴分配和应收账款管理30年04财务决算和成本核算永久05融资工作，包括对外借贷，发行债务、股票、银团投资、专案融资、短期投资或公司为附属公司提供担保的借贷和以自由物业抵押借款的请示、报告批复及合同、协定、审批件等有关文件永久06有关购汇、换汇问题的请示与批复及外汇管理工作的文件30年07资金调拨、预拨、借贷的延期、清偿、债务重组、债务偿还安排、筹措偿还资金等有关文件资料永久08固定资产管理、固定资产的购置、领用、折旧、转让、报废、清理和无形资产的购买、转让等有关文件、证书永久09股权证和有价证劵等文件资料永久5稽核审计01公司本部及附属单位的各项审计和财务、基建、工程、专项投资等各项的审计稽核报告、建议等文件材料及对资产出售、处置、工程项目的投标、招标的监控、检查等工作过程中形成的文件材料永久02有关的离任审计报告及有关部门和领导的批示、意见等材料永久6合同管理01对外签订的重要的、金额较大的经济合同、协议永久02对外签订的一般的、金额较小经济合同、协议永久03股权转让、增减，股份经济合作、联营等有关合同、协议的补充规定、确认书30年04委托书以及在合同履行中产生的有关合同修改、补充、变更、解除、调解、仲裁、终止等方面的文件材料永久7资产管理01资产的注入、划拨、划转、无形资产购入的请示、报告和有关部门的批准文件及产权变更、拳术证明等材料永久02资产转让、抵押、出售的计划、方案、请示、报告，董事会及上级部门对资产处置的批示、批复，评估立项的申请、通知、评估结果以及询价、放盘、报价、谈判、处置过程中形成的文件材料和法律意见、处置批准文件及其它材料永久03企业资产与产权变动中形成的文件材料（具体归档范围，参照国家档案局颁发的《国有企业资产与产权变动档案处理暂行办法》执行）永久一级目号二级目号归档基本范围保管期限A 文书档案类3经营管理类8投资开发01各类投资开发的新建项目、在建项目、技改项目的立项建议（申请）、意向书、可行性研究报告、项目评估、项目批准文件永久02招标投标、项目合同协议等法律方面的文件30年03追加投资、补充投资、技改、项目实施方案、项目跟踪；上级部门和本公司投资委员会的有关规定、指示的文件材料永久9企业管理01企业增效节能、挖潜扭亏的措施、方案及总结、汇报等有关文件材料30年02有关公司重组的文件材料永久03上级关于清理、整顿、保留企业情况的意见、批复以及本企业清理整改、撤销机构的通知、规定及整顿情况的汇报材料永久04企业内部管理、现代化工作有关方面的文件材料30年B 工程项目档案类按工程类别设置︹由项单位编制︺1依据性文件01关于立项有关会议纪要、领导批示、可行性研究报告及批复、项目建议书记批复、环评报告及批复等资料02选址申请、选址规划、意见书、水文地质勘查报告、工程地质勘查报告、地形图、规划许可证、国土证、规划设计条件通知书、红线图、红线拨地交接单、纵横断面测量、征地拆迁、补偿、安置等资料见工程档案附表2设计文件方案设计、初步设计、施工图、设计计算书记总慨算、设计审批文件及审查报告、审查备案报告及审查意见等资料3招投标文件01资格预审文件报告、招标核准资料、招标文件及答疑等资料02招投标文件、评标报告、中标书等4合同协议勘察、设计、施工、项目管理、监理、招标代理、材料采购、技术咨询（含图审、审计）等合同资料5施工文件01开工审查、施工许可证、质监安监手续、开工报告、施工组织设计图纸会审、技术交底、技术核定变更记录、现场签证、工程洽商、施工日志、管理日志等资料02放线交接单、定位放线测量（复核）记录、地基处理记录、隐蔽工程检查记录、质量事故处理记录等03原材料、半成品成品构件质量证明文件及试验汇总试验报告等04施工试验记录、施工记录、质量检验评定记录等05监理规划、监理细则、监理日志、监理通知单、开工审批表、有关合同处理意见、质量评估报告等6竣工文件竣工报告、竣工总结、竣工验收报告、竣工验收备案表、竣工验收证明书、政府有关部门竣工验收意见书、竣工图、工程结算书审计报告等资料7其他文件房屋产权证、预售许可证等资料一级目号二级目号归档基本范围保管期限C 会计档案类1车辆购买、使用及维修记录长期2电子设备电脑、复印件、传真件、打印机、数码相机投影仪、空调等购买、使用及维修记录3办公设备购买、使用及维修记录4其它设备购买、使用及维修记录D 会计档案类1会计凭证可按转账、收入、支出、应收、应付等科目分类组卷或按原始凭证、记账凭证、汇总凭证分类组卷15年2会计账簿01总账15年02明细账15年03先进和银行存款日记账25年3财务报表01月、季度财务报表分析3年02年度财务核算报表及分析永久4财务管理及其他会计档案移交清册15年会计档案目录（会计档案保管清册）、会计档案销毁清册永久银行余额调节表5年银行对账单5年其他应当保存的会计核算专业材料5年E人事档案类员工档案01个人简历、履历材料、入职登记表、试用登记表、转职申请表等资料02奖惩、升迁、考核、离职等资料03反映职务、职称、工资，劳动合同关系等方面资料永久一级目号二级目号归档基本范围保管期限F照片档案类照片重要工作活动及会议的照片永久其他活动的照片10年G 实物档案类1荣誉本公司获得的各种荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、奖牌、锦旗等永久2题词上级领导及知名人士的题词、题名、画册等永久3纪念品有关单位赠送的纪念品等永久H 投融资及担保项目档案类项目代号︵流水号+年度︶1项目基础资料企业简介、企业工商营业执照、法人机构代码证、国、地税税务登记证、法人身份证、验资报告、企业章程、经审计的企业财务报告及反担保资料、商业计划书、项目走访报告等长期2审核决策资料立项报告、项目计划表、尽职调查报告（含审计、法律、评估）、担保业务初审表、投资建议书、项目评审会议纪要、办公会、董事会决议等永久3合同协议及相关手续投资合作协议、公司章程、担保合同、反担保合同、委托贷款合同、借款合同、工商变更资料及借款借据等永久4项目跟进分析资料企业季报及年报、项目经营分析报告、股东会、董事会议程及纪要等长期5项目完结资料退出申请及批示、退出调查报告（含审计、评估、法律）、交易所转让相关资料、结项报告、还贷通知书等长期成都北新知识城置业有限公司文书档案管理规范（试行）第一章总则第一条为加强成都北新知识城置业有限公司（以下简称公司）文书档案管理，根据“中华人民共和国档案法”和（成都北新知识城置业有限公司大纲）、国家档案局8号令等规定，结合公司实际情况，特制定本试行规范。