好又多采购手册(下)
超市采购管理手册(DOC 83页)(共83页)
采购管理手册目录第一章采购的概念和根本职责 (3)一、采购的概念 (3)二、采购人员根本职责和权限 (4)三、如何成为一个合格的采购 (5)第二章采购部门组织架构和规章制度 (6)一、采购部门组织架构〔见附图〕 (6)二、各部门职责 (7)三、采购部规章制度 (12)第三章商品结构的组合和调整 (15)一、商品结构的设计原那么和商品政策 (15)二、如何选择商品 (25)三、商品结构的调整 (27)四、新商品的引进管理 (30)五、滞销商品的淘汰 (35)第四章供给商管理 (40)一、供给商守那么和根本资料 (40)二、谈判 (41)三、议价 (49)四、合同 (51)第五章商品的日常管理 (64)一、商品订价 (64)二、商品资料的录入和维护 (75)三、商品订货 (77)第一章采购的概念和根本职责一、采购的概念采购是零售业态的“灵魂〞，如果一个地址适宜，装修精美的卖场，却没有商品销售，那它也就失去了存在的意义。
采购部门就像是“兵工厂〞，前台的营运部门是否能够打“胜仗〞，就看采购部门是否能够源源不断的提供精良的“弹药〞。
任何一个企业存在的根本目的只有一个：“盈利〞，对于一个现代的超市来说，要在保持低价形象以吸引顾客提高销售的前提下，获取足够自己生存下去的利润，采购部门的责任重大。
因而，在给“采购〞定一个准确的概念之前，我们先来了解采购的日常工作内容。
⏹根据市场的需求状况确定卖场销售的商品结构。
为什么要根据市场需求来确定商品结构？这个问题不用做过多解释，采购人员首先在开始进入角色之前，就要牢牢树立这个观念，过去的采购――库存――销售的采购流程，是不能真正抓住顾客“钱夹〞的，做为一名超市的采购人员，只有依循销售――库存－－采购这样的采购流程，才能够使采购回来的商品能够为顾客所接受，才能使他们乐意拿出“钱夹〞来购置。
根据市场需求、顾客喜好来选择商品，调整商品的工作，不仅在开业前要做，在开业后也要经常做，这样才能使我们的商品结构永远对顾客有吸引力，永远保持活力。
好又多采购基础知识
采购基础教程一、采购概念:所谓采购，确实是指商品的选择与进货。
在零售业中它还包括商品售价的制定、商品结构的确信、促销之企划和为营运部门供货的日常操作，对毛利指标之达到承担最大的责任。
二、采购的大体任务1、挑选合作的供给商；2、慎选适合本公司客户群的产品；3、与供给商谈判最有利的供货条件（包括品质、包装、品牌、折扣、价格、进货奖励、广告赞助、促销浮动、定货数量、交货期限及送货地点等）；4、设定最有竞争力，同时又有合理利润之售价；5、与销售部门作最有效的沟通，确保商品畅销；6、搜集市场资讯，把握市场之需要及以后的趋势；7、为公司制造最高的业绩及利润。
三、采购人员的素养要求1、操守廉洁：做事能够失败，做人不可失败；2、把握市场：尽力通过各类渠道了解市场，知已知彼，百战百胜；3、精打细算：会卖不如会买，顾客眼睛是雪亮的，让供给商捐躯少量利润，但销售量增加了，他们仍是会乐意的；4、踊跃认真；5、创新求进，不进那么退6、适应性强：采购的机动性很高，压力专门大，且必需常常走进市场，作实地考察，因此必需要有良好的躯体与心理素养。
7、团结合作：身为采购应去除本位主义或独善其身的意识，凡事应以大局为重。
四、行销的大体要素1、商品：应考虑到：口味、质地、色泽、平安、卫生。
功能。
质量。
知名度、或吸引力。
设计、包装。
流行性。
售后效劳。
定货数及交货期。
商品齐全度。
商品说明。
2、价钱：确实去研究竞争者的价钱、争取最正确的价钱，做到价廉物美；3、流通管道及销售地址：在自选式商场，商品的品名及说明是采购必需专门谨慎的谈判项目，以发挥出本公司的优势；4、广告促销：广告促销是采购人员的利器，采纳快讯及各类方式混合促销是超级好的方法，只有广告没有促销，也会功亏一篑；5、人员：商品的销售必需直接或间接地依托人；五、供给商政策1、供货来源：一符合法来源。
2、供货家数：同档次的（通常与价位是同义词）商品，应幸免向三家以上的供给商采购、当客户有强烈的品牌选择需求时，此政策可酌量调整。
商品采购作业手册 下)
商品采购作业手册 (下)为明确规定公司的商品定价与变价管理程序，特制定本管理规定。
2. 0适用范围本管理手册适用于公司采购部全体员工。
3. 0相关文件：3·1《商品促销管理规范》3·2《采购部考核标准》3·3《商品功能定位管理规范》4. 0名词解释：(无)5. 0职责：根据公司整体发展战略，制订合理的价格政策，在市场竞争中掌握主动，提高店铺的低价形象，促迸店铺销售业绩。
6. 0作业程序6·1 定价原则的重要性6·1·1确立公司价格形象；6·1·2决定公司财务目标；6·1·3影响销售的重要因素。
6·2低价战略的重要意义：6·2·1不同发展阶段的价格战略。
6·2·1·1初创阶段，制订低价战略，占领市场竞争的主动权和低价形象，目标为占市场，实行低价战略，低加价率，为公司发展奠定基础。
6·2·1·2发展中期：扩大市场占有率，实施低价战略。
6·2·1·3成熟公司：地位稳固，利润最大化，经营提升，降低费用，低价战略。
6·2·2不同发展目标的不同价格战略：赢利/扩张。
6·2·3不同竞争环境的价格战略：缺乏竞争/竞争激烈。
6·2·4不同资金状况下的价格战略：短缺/充足。
6·3公司价格战略6·3·1天天平价6·3·1·1力争每天保持低价；6·3·1，2不打价格战；6·3·1·3减少广告；6·3·1·4保证毛利；6·3·1·5提高服务水平；6·3·2高/低交替策略6·3·2·1刺激消费；6·3·2·2加快周转；6·3·2·3强调物有所值；6·3·2·4以低价形象带动高毛利商品销售；6·3·2·5以不同价格吸引不同消费群6·4定价原则6·4·1混合加价：按不同部门的毛利计划，商品功能定位，实行不同的价格战略。
新编新版超市采购手册模板
新编新版趙市采贝勾，手：flfl好又多量贩TRUST - MART手册好又多百货商业广场有限公司采购部好又多采购手册_ 、前言 (1)二、好又多采购部组织图 (2)三、广东省的流通业 (3)四、采购之职务说明 (6)五、成功之要素....................................... 1 1六、行销之基本要项 (13)-七、营运政策.......................................... 1 6八、客户政策.......................................... 1 8九、供货商政策........................................ 2 5十、商品政策............................................ 2 6十一、价格政策.......................................... 2 8十二、包装政策.......................................... 2 9十三、促销政策.......................................... 3 0十四、自有品牌政策...................................... 3 1十五、价格结构.......................................... 3 2十六、谈判技巧与策略.................................... 4 1十七、异议的处理........................................ 5 3十八、单位换算.......................................... 5 6十九、进□价格之计算.................................... 5 8二十、商品进□关税和进□还节代征税...................... 6 1一、前言：欢迎加入我们好又多采购部的行列，本处的工作将杲全中国最具挑战性的工作之一，我们期盼各位的加入会为本部门带来冲劲、活力、及创新，使我们迈向成功的大道。
好又多超市采购管理过程
好又多超市采购管理过程概述采购管理是商业运作中至关重要的环节之一，它涉及到从供应商购买产品或服务，并确保在适当的时间、适当的数量和适当的价格下进行交付。
对于一个超市来说，采购管理是确保能够及时提供给顾客所需商品的核心过程。
本文对好又多超市的采购管理过程进行概述，包括采购目标、采购团队、供应商选择、供应商管理和采购流程。
采购目标好又多超市的采购目标是保证产品的质量与数量充足，并以最合理的价格进行采购。
为了实现这个目标，超市的采购团队需要与供应商建立良好的合作关系，确保供应链的稳定性和可持续性。
采购团队好又多超市的采购团队一般由采购经理、采购员和质检员组成。
他们共同负责对超市所需商品的采购、质量控制和交货等工作。
采购经理负责制定采购计划、监督采购团队及供应商，并与其他部门协调合作；采购员负责与供应商沟通、比较价格、寻找替代品并下订单；质检员负责检查所采购产品的质量并确保其符合超市的要求。
供应商选择好又多超市会根据一系列的标准和要求来选择供应商。
关键因素包括供应商的信誉度、产品质量、供货能力、价格竞争力以及供货地点的便捷性等。
超市会与供应商签订供货合同，明确双方的责任和权益。
超市的采购团队经常与供应商进行接触和沟通，以确保供应商能够及时满足超市的采购需求。
同时，超市也会定期评估供应商的绩效，并在需要时选择新的供应商。
供应商管理好又多超市非常重视供应商管理，以确保供货的可靠性和产品的质量。
超市与供应商建立了稳定的合作关系后，采购团队会与供应商定期举行会议，讨论和解决出现的问题，并商定改进计划。
超市还会通过质量控制检查来确保供应商提供的产品符合超市的要求。
超市对供应商的信誉度和绩效进行监测，低质量或不可靠的供应商会被剔除，同时随时寻找新的供应商以供备选。
采购流程好又多超市的采购流程通常包括以下步骤：1.需求确定：超市的销售部门会根据市场需求和销售数据预测商品需求。
2.采购计划：采购管理团队根据需求确定采购计划，包括采购数量、采购时间和采购预算等。
某超市采购处理手册2
某超市采购管理手册目录第一章：采购部组织架构第一节：《商品部组织架构图》GH-PU-OP-001 第二节：《采购部工作职责》GH-PU-OP-002 第三节：《采购部工作人员基本素质要求》GH-PU-OP-003 第二章：采购部业务管理规范第一节：《采购部考核标准》GH-PU-WI-001 第二节：《商品功能定位管理规范》GH-PU-WI-002 第三节：《主力商品管理规范》GH-PU-WI-003 第四节：《供应商管理规范》GH-PU-WI-004 第五节：《合同管理规范》GH-PU-WI-005 第六节：《商品的引进与汰换管理规范》GH-PU-WI-006 第七节：《商品定价与变价管理规范》GH-PU-WI-007 第八节：《商品促销管理规范》GH-PU-WI-008 第九节：《促销区商品陈列规范》GH-PU-WI-009 第十节：《商品陈列管理规范》GH-PU-WI-010 第十一节：《库存管理规范》GH-PU-WI-011 第三章：营采合作第一节：《营采合作管理规范》GH-PU-WI-0121．0目的：为明确规定公司商品部和采购部的组织架构，特制定本组织架构图。
2．0适用范围：本管理手册适用于公司采购部、企划部、质量控制部、人力资源部。
3．0相关文件3．1 《连锁超市组织架构图》3．2 《连锁超市职责说明书》4．0名词解释（无）5．0职责5．1 建立合理的组织架构，使采购部、企划部、质量控制部等各岗位各司其职，合理分工，提高工作效率。
6．0作业程序6．1 商品部组织架构图连锁超市组织架构图（商品部）6．2 商品部职位架构图连锁超市组织架构分解图（商品部）1．0目的：为明确规定公司的采购部、促销部的工作职责程序，特制定本管理规定。
2．0适用范围：本管理手册适用于公司采购部、促销部全体员工。
3．0相关文件3．1 《职位说明书》4．0名词解释（无）5．0职责5．1 采购总监工作职责：5．1．1 监管所有的采购决定；5．1．2 负责制定销售计划和毛利预算，对超市的毛利、销售额预算全面负责5．1．3 指导各采购部门经理开展工作，并完成任务指标5．1．4 负责年度、季度、月度促销计划的制订和监督落实5．2 采购部门经理工作职责：5．2．1 负责本部门的毛利率和销售额、库存周转预算5．2．2 指导采购主管开展工作，并完成每年的毛利、销售额和库存控制指标5．2．3 发展与供应商的业务关系5．2．4 督促落实每期促销计划，审核促销品项和价格5．2．5 制订新商品引进计划和旧商品汰换计划并监督落实5．3 促销部的工作职责：5．3．1 负责整体的超市促销活动计划，策划设计年度、季度、月度促销方案5．3．2 负责DM采购计划的组织和跟进5．3．3 负责跟进促销样品的收集、拍照、价格审核等工作5．3．4 负责促销活动结束后的评估总结5．4 采购主管的工作职责：5．4．1 负责与本部门供应商的谈判与对供应商的管理5．4．2 完成本部门销售计划、毛利计划、库存周转计划的落实5．4．3负责本部门商品计划表的落实和调整5．4．4 负责本部门商品的促销计划落实5．4．5 负责本部门新商品的引进和滞销商品的汰换5．4．5 负责市场调查，保证本部门商品的市场竞争力5．4．5 定期巡店，与店铺及时沟通，解决销售中出现的问题。
采购物流手册模板()已完成
采购物流手册模板（2）目录目录 (2)1商品采购 (3)1.1商品定位及品类组合 (3)1.2商品开发 (3)1.3商品采购 (4)2 商品价格管理 (7)2.1新商品定价 (11)2.2商品价格变动管理 (11)3 供应商管理 (11)3.1供应商准入制度 (12)3.2供应商动态评估 (16)3.3供应商退出机制 (17)4 仓库作业管理 (20)4.1仓库分区 (20)4.2验货入库管理 (20)4.3出库管理 (23)4.4退库管理 (26)5 仓库日常工作管理 (28)5.1仓库库存管理 (28)5.2仓库盘点管理 (28)5.3仓库日常维护 (32)6 车辆管理 (34)6.1车辆管理细则 (34)6.2车辆管理工具表单 (35)7 第三方物流管理 (36)7.1第三方物流商准入制度 (36)7.2第三方物流动态评估 (39)7.3第三方物流商退出机制 (41)1.1 商品定位及品类组合商品定位：以进口食品为核心的高品质产品服务提供者。
商品结构：以亚洲产品等为主销进口食品，并辅以部分国产高端产品共同构成，其中15-20%的产品为欧美食品，45%-55%的产品为东南亚及东亚等食品，20-25%的国产精品以及5-10%的其他产品构成。
品类组合：糖果等口感体验类产品为主品牌形象产品占40%左右；饼干等休闲类产品为主销售产品占30% 左右；休闲零食类产品为辅助销售产品占20%左右；其他为补充产品约占10%。
1.2 商品开发1.2 1 商品开发流程1.2.2商品开发规范1.3 商品采购1.3 1商品采购流程商品采购依据供应商的来源可以分为国内采购和国外采购；依据采购商品的批次可以分为新商品采购和商品补货采购。
●国内商品采购是指商品的供应商在中国大陆范围内的商品提供者，国外商品的中国大陆代理商也属于国内商品采购。
●国外商品采购是指商品的供应商在中国大陆范围之外（包含港澳台地区）的商品提供者，国外供应商提供的商品都需要通过中国海关进入内地市场。
采购手册采购工作规范(沃尔玛模式)
采购手册采购工作规范(沃尔玛模式).doc采购手册采购工作规范（沃尔玛模式）前言本手册旨在指导公司采购部门按照沃尔玛模式进行高效、规范的采购工作，确保采购流程的透明性、合规性和成本效益。
第一章采购原则第一条采购宗旨采购工作应以公司利益最大化为出发点，确保物资的质量和供应的连续性。
第二条采购原则成本效益：在保证质量的前提下，力求成本最低。
质量优先：确保采购物资符合公司质量标准。
效率优先：优化采购流程，提高采购效率。
合规性：遵守相关法律法规和公司政策。
第二章采购流程第三条需求分析各部门应根据实际需求，提出采购申请，并进行需求分析。
第四条市场调研采购部门应对市场进行调研，收集供应商信息和产品价格信息。
第五条供应商选择通过严格的供应商评估体系，选择符合公司要求的供应商。
第六条采购谈判与供应商进行价格和合同条款的谈判，确保公司利益。
第七条合同签订与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。
第八条订单管理对采购订单进行管理，确保订单的准确性和及时性。
第九条物流协调协调物流，确保物资按时到达指定地点。
第十条质量检验对到货物资进行质量检验，确保物资符合采购要求。
第十一条库存管理对采购物资进行库存管理，优化库存结构。
第十二条付款结算根据合同约定和物资验收结果，进行付款结算。
第三章供应商管理第十三条供应商评估建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估。
第十四条供应商关系管理建立长期稳定的供应商关系，实现互利共赢。
第十五条供应商绩效管理对供应商的绩效进行管理，确保供应商提供持续优质的服务。
第四章风险管理第十六条风险识别识别采购过程中可能存在的风险。
第十七条风险评估对识别的风险进行评估，确定风险等级。
第十八条风险控制制定相应的风险控制措施，降低风险发生的可能性。
第五章监督与考核第十九条内部审计定期进行内部审计，检查采购活动的合规性。
第二十条考核机制建立考核机制，对采购部门和相关人员的工作进行考核。
第二十一条持续改进根据审计和考核结果，不断改进采购工作。
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十六、谈判技巧与策略（NEGOTIATION SKILL & STRATEGY）：1．谈判的定义：“谈判”，或有些人称之为“协商”或“交涉”，是担任采购工作最吸引人部分之一。
谈判通常是用在金额大的采购上，由于本公司是自选式量贩广场，采购金额很大，因此谈判工作格外地重要。
采购谈判一般都误以为是“讨价还价”，谈判在韦氏大辞典的定义是：“买卖之间商谈或讨论以达成协议”。
故成功的谈判是一种买卖之间经过计划、检讨、及分析的过程达成互相可接受的协议或折中方案。
这些协议或折中方案里包含了所有交易的条件，而非只有价格。
谈判与球赛或战争不同之点在于：在球赛或战争中只有一个赢家，另一个是输家；在成功的谈判里，双方都是赢家，只是一方可能比另一方多赢一些，这种情况是商业的常事，也就是说谈判技巧较好的一方理应获得较多的收获。
1．谈判的目标：在采购工作上，谈判通常有五项目标：（1）为相互同意的质量条件的商品取得公平而合理的价格。
（2）要使供货商按合约规定准时与准确地执行合约。
（3）在执行合约的方式取得某种程度的控制权。
（4）说服供货商给本公司最大的合作。
（5）与表现好的供货商取得互利与持续的良好关系。
2．平而合理的价格：谈判可单独与供货商进行或由数家供货商竞标的方式来进行。
单独进行时，采购人员最好先分析成本或价格。
数家竞标时，采购人员应选择两三家较低的供货商，再分别与他们谈判，求得公平而合理的价格。
3．交货期：在采购工作上交货期通常是供货商的最大问题。
大多是因为：（1）采购人员订货时间太短，供货商生产无法配合。
（2）采购人员在谈判时，未将交货期的因素好好考虑。
不切实际的交货期将危害供货商的商品质量，并增加他们的成本，间接会使供货商的价格提高。
故采购人员应随时了解供货商的生产状况，以调整订单的数量及交货期。
4．供货商的表现：表现不良的供货商往往会影响到本公司的业绩及利润，并造成客户的不满。
故采购人员应在谈判时，除价格外应谈妥合约中有关质量、数量、包装、交货、付款及售后服务等条款，及无法履行义务之责任与罚则。
对于合作良好的供货商，则应给予较多的订单或其它的方式来奖励毕竟买卖双方要互利，才可维持长久的关系。
5．与供货商维持关系：采购人员应了解任何谈判都是与供货商维持关系的过程的一部分。
若某次谈判采购人员让供货商吃了闷或大亏，供货商若找到适当时机时，也会利用各种方式回敬采购人员。
因此采购人员在谈判过程中应在本公司与供货商的短期与长期利益中，求取一个平衡点，以维持长久的关系。
6．谈判的有利与不利的因素：谈判有些因素对采购人员或供货商而言是有利的或是不利的，采购人员应设法先研究这些因素：（1）市场的供需与竞争的状况（2）供货商价格与质量的优势或缺点（3）成本的因素（4）时间的因素（5）相互之间的准备工作7．谈判技巧：谈判技巧是采购人员的利器。
谈判高手通常都愿意花时间去研究这些技巧，以求事半功倍，下列谈判技巧值得本公司采购人员研究：（1）谈判前要有充分的准备：知已知彼，百战百胜，成功的谈判最重要的步骤就是要先有充分的准备。
采购人员的商品知识，对市场及价格的了解，对供需状况了解，对本公司的了解，对供货商的了解，本公司所能的价格底线、目标、上限，以及其它谈判的目标都必须先有所准备，并列出优先级，将重点简短列在纸上，在谈判时随时参考，以提醒自己。
（2）（3）（4）（5）（6）（7）（8）（9）（10）（11）（12）谈判时要避免谈判破裂：有经验的采购人员，不会让谈判完全破裂，否则根本不必谈判，他总会让对方留一点退路，以待下次谈判达成协议。
没有达成协议总比勉强达成协议好。
（13）只与有权决定的人谈判：本公司的采购人员接触的对象可能有：业务代表、业务各级主管、经理、协理、副总经理、总经理、或董事长，看供货商的规模大小而定。
这些人的权限都不一样。
采购人员应避免与没权决定事务的人谈判，以免浪费自己的时间、同时可避免事先将本公司的立场透露给对方。
谈判之前，最好问清楚对方的权限。
（14）尽量在本公司办公室内谈判：在自己的公司内谈判除了有心理上的优势外，还可随时得到其它同事、部门或主管的必要，支持同时还可节省时间与旅行的开支。
（15）放长线钓大鱼：有经验的采购人员知道对手的需要，故尽量在小处着手满足对方，然后渐渐引导对方满足采购人员自己的需要。
避免先让对手知道自己的需要，否则对手会利用此一弱点要求采购人员先作出让步。
（16）采取主动，但避免让对方了解本公司的立场：攻击是最佳的防御，采购人员应尽量将自己预先准备的问题，以开放式的问话方式，让对方尽量暴露出对方的立场，然后再采取主动，乘胜追击，给对方足够的压力，对方若难以招架，自然会作出让步。
（17）必要时转移话题：若买卖双方对某一细节争论不休，无法谈拢，有经验的采购人员会转移话题，或喝个茶暂停，以缓合紧张气氛。
（18）尽量以肯定的语气与对方谈话：否定的语气容易激怒对方，让对方没有面子，谈判因而难以进行。
故采购人员应尽量肯定对方，称赞对方，给对方面子，因而对方也会愿意给面子。
（19）尽量成为一个好的倾听者：一般而言，业务人员总是认为自己是能言善道，比较喜欢讲话。
采购人员知道这一点应尽量让他们讲，从他们的言谈及肢体语言之中，采购人员可听出他们优势与缺点，也可了解他们的谈判立场。
（20）尽量为对手着想：全世界只有极少数的人认为谈判时，应赶尽杀绝，丝毫不能让步。
事实证明，大部分成功的采购谈判都是要在彼此和谐的气氛下进行才可能达成。
人都是爱面子的，任何人都不愿意在威胁的气氛下谈判，何况本公司与良好的供货商应有细水长流的合作关系，而不是对抗的关系。
（21）以退为进：有些事情可能超出采购人员的权限或知识范围，采购人员不应操之过急，装出自己有权或了解某事，做出不应作的决定，此时不妨以退为进，与主管或同事研究或弄清事实情况后，再答复或决定也不迟，毕竟没有人是万事通的。
草率仓促的决定大部分都不是好的决定，智者总是先深思熟虑，再作决定。
（22）不要误认为50/50最好：有些采购人员认为谈判的结果是50/50最好，彼此不伤和气，这是错误的想法。
事实上，有经验的采购人员总会设法为自己的公司争取最好的条件，然后让对方也得到一点好处，能对他们的公司交待，因此站在好又多采购的立场，若谈判的结果是60/40，70/30，或甚至是80/20，也就不会“于心不忍”了。
8．谈判的十二戒：采购人员若能避免下列十二戒，谈判成功的机会大增。
（1）准备不周（2）缺乏警觉（3）脾气暴躁（4）自鸣得意（5）过分谦虚（6）不留情面（7）轻诺寡信（8）过分沉默（9）无精打采（10）仓促草率（11）过分紧张（12）贪得无厌10．供货商的规模：供货商的规模可以年营业额来区分：11．供货意愿：各种规模的供货商其供货意愿都不相同：12．谈判的项目：本公司采购人员经常必须谈判的项目有下列诸项：·质量·交货期·包装·交货应配合事项·价格·售后服务保证·订购量·促销活动·折扣·广告赞助·付款条件·进货奖励13．谈判的策略：（1）质量：质量的传统解释是“好”，或“优良”，对本公司采购人员而言，质量的定义应是：“符合买卖双方所约定的要求或规格就是好的质量”。
故采购人员应设法了解供货商对本身商品质量的认知或了解的程度，管理制度较完善的供货商应有下列有关质量的文件：产品规格说明书（PRODUCT SPECIFICATION）品管合格范围（ACCEPTABLE QUALITY LEVEL）检验方法（TESTING METHODS）采购人员应尽量向供货商取得以上资料，以利未来交易，通常在合约或订单上，质量是以下列方法的其中一种来表示的：·市场上商品的等级·品牌·商业上常用的标准·物理或化学的规格·性能的规格·工程图·样品（卖方或买方）·以上的组合采购人员在谈判时应首先与供货商对商品的质量达成互相同意的质量标准，以避免日后的纠纷或甚至法律诉讼。
对于瑕疵品或仓储运输过程损坏的商品，采购人员在谈判时应要求退货或退款。
（2）包装：包装可分为两种：“内包装”（PACKAGING），及“外包装”（PACKING）内包装是用来保护、陈列、或说明商品之用，而外包装则仅用在仓储及运输过程的保护。
在本公司自选式量贩的营业方式，包装通常扮演非常重要的角色。
外包装若不够坚固，仓储运输的损坏太大，降低作业效率，并影响利润。
外包装若太坚固，则供货商成本啬，采购价格势必偏高，导致商品的价格缺乏竞争力。
设计良好的内包装往往能提高客户的购买意愿，加速商品的回转，国内生产的产品在这方面比较差，采购人员应说服供货商在这方面改善，以利彼此的销售。
基于以上的理由，采购人员在谈判包装的项目时，应协调对彼此双方都最有利的包装，否则不应草率订货。
对于某些商品若有销售潜力，但却无合适的自选式量贩包装时，采购人员应积极说服供货商制作此种包装，供本公司销售。
（3）价格：除了质量与包装之外，价格是所有谈判事项中最重要的项目。
本公司在客户心目中的形象就是高质量低价格，若采购人员对任何其所拟采购的商品，以进价加上本公司合理的毛利后，若自己判断该价格无法吸引客户的购买时，就不应向该供货商采购。
在谈判之前，采购人员应事先调查市场价格，不可凭供货商片面之词，误入圈套。
如果没有相同商品的市价可查，应参考类似商品的市价。
在谈判价格时，最重要的就是要能列举供就商产品经由本公司量贩销售的好处，这些好处包括：（a）大量采购。
（但不可一开始就告知公司可能订购的数量，以免让对方知道本公司的进货能力，也就是说尽量以笼统的方式向供就商说明本公司的采购数量比一般连锁的零售商大很多。
）（b）铺货迅速。
（零售商、餐饮业、公司行号或机关团休主动到本公司进货，可节省供货商新产品或促销品的铺货的成本，并加快铺货及流通的速度。
供货商并可派人到卖场示范解说，提高专业客户的进货意愿。
）（c）节省运费。
（供货商不必挨家挨户送货，通常可节省占营业额3－10％的仓储运输费用。
）（d）稳定人事，降低销管费用。
（供货商不必再受业务人员流动率过高的困扰，因为本公司实施计算机作业，主动向供货商订货及付款，供货商可减少占营业额10－20％的销管费用。
）（e）清除库存。
（供货商可透过好又多快讯的促销方式，将其滞销品或库存过高的商品迅速的出清库存。
）（f）保障其市场。
（本公司采行限制供货商家数的政策，故一旦与本公司来往，其它竞争厂牌就被排拒在外，由于零售商或专业客户都积极主动来本公司进货，本公司销售的商品其市场占有率会因而提高。
）（g）沟通迅速，并节省广告费。