信息时代会计资料的无纸化管理研究

信息时代会计资料的无纸化管理研究刘香燕摘要：信息时代的到来，给我国各行各业都带来了诸多的便利，无纸化管理方式作为一种新型的管理方法成为企事业单位追求创新的目标，数字资源的电子化成为企事业单位进一步稳定、健康发展的基础，所以，会计资料的无纸化研究已经成为现代社会企事业单位研究的一个新热点。

本研究在阐述了会计资料无纸化研究背景的基础上，分析了会计资料无纸化管理过程中存在的一些问题，并提出了针对性较强的可行性的解决措施，期望为我国财会事业的发展提供一些帮助。

关键词：信息时代；会计资料；无纸化管理2013年，我国财政部发布了《企业会计信息化工作规范》（以下简称《规范》），第一次提到“会计资料的无纸化”，允许企业在一定的条件下能够将已经取得的电子化会计资料免于生成书面性的资料，是对我国传统会计观念的重大性突破，本研究以笔者所在单位的工作实践为基础，就会计资料的无纸化研究给出了自己的一些观点、建议。

一、会计资料无纸化的研究背景首先，信息时代下，电子商务的飞速发展，使我国传统的交易模式发生了较大的变化，进而产生了大量的电子会计原始凭证，会计资料的电子化、无纸化成为会计人员研究的新课题；其次，电子存储技术等信息化处理技术的快速发展，在很大程度上降低了会计资料电子化的成本。

就目前来讲，主要的存储技术有光盘技术与缩微技术，存储技术的日益成熟使会计资料的管理更加便捷、更利于资料的远距离传输与网络交流。

再次，会计资料无纸化相关法律法规的日益完善。

实现会计资料无纸化最大的难点就是怎样保证会计资料的真实性，而电子签名认证的应用突破了该难点。

同时我国已经发布了《电子签名法》，规定“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”，用法律保障了电子签名的有效性，在很大程度上推进了电子资料无纸化的进程。

最后，会计资料的无纸化管理符合现代社会所追求的绿色环保、资源节约理念。

由于企事业单位每天都会产生大量的会计资料，这样会造成纸张、油墨、能源及人力、成本上的大量浪费，条码技术不仅方便医院资产的账帐管理，还能便于资产的动态监控与位置定位，在使用管理上更为便捷。

在资产验收阶段便对医院资产进行统一编号，确保编号的唯一性，信息系统录入资产所在房间的编号，且在该资产发生位置转换时也能够进行即时的信息变更。

利用财务管理可视化设备，通过计算机系统进行查询，可知所有房间资产的分布情况以及所有资产的具体相关信息。

这样一来，医院资产的位置和使用情况全动态监控，在资产的调配上更加清晰，避免出现资产丢失情况。

将红外远程系统和计算机后台连接，可在资产出现挪动、转移、外借等情况时，通过即时自动报警系统，掌握设备位置和使用信息。

在动态监控之下，如出现损毁和丢失情况时能够最快找到保管责任人，避免出现资产损失追责困难。

（四）信息化配置以消除重复浪费信息化管理手段给医院资产管理带来的便捷还体现在资产配置的科学化上。

许多医院的资产管理采取集中管理和分散管理相结合的模式，设备在购置和投入使用后，许多科室在自主管理时容易受到本位主义和小利益思想的影响，原本可以调剂使用和共享使用的设备被独占独用，导致医院需要在一定范围和时期内进行重复购置，造成资产闲置和功能过剩等损失和浪费现象。

利用信息化管理手段，医院就能够综合掌握设备分布和使用情况，综合分析设备信息，实现设备的科学配置，消除重复购置和浪费等现象，大大提高设备管理使用的科学性，对于医院总体经济利益而言大有裨益。

结语资产管理越来越成为医院管理工作的重点，在医院资产总体量不断加大的今天，单纯采用传统管理方法和手段是无法确保管理质量和管理效果的，资产管理效率低下，管理矛盾频发，对于医院长足发展而言极为不利。

为此，引入信息化手段，将信息化技术应用到资产管理的各个环节当中，就能够就现有的资产管理问题进行逐个击破，大大提高资产管理的现代化和科学化水平。

在实际使用中，还应不断进行技术升级，将信息化管理手段的效用发挥到最大。

课题项目：新医政背景下医院固定资产管理应用研究。

项目编号：162400410076。

参考文献：[1]范青.公立医院固定资产信息化管理初探[J].经营管理者,2016,(11):376.[2]汤黎明,汪长岭,黄亚平.医院固定资产信息化管理平台建立的思考[J].中国医学装备,2014,(10):98-100.[3]姚稚云,张素琼,马洪斌.浅谈医院资产管理信息化的实现[J].中国医学装备,2014,(05):77-79.（作者单位：河南省人民医院）165且纸质化的会计资料不方便调阅，而会计资料的无纸化管理则完全不会面临这样的问题，在查阅上很便捷。

二、会计资料物质化管理过程存在的问题1.财会人员管理观念的问题。

我国企事业单位不少财会人员，特别是年龄较大的财会人员对电子化的会计资料信息的安全性存在着较大的质疑，在其思想中，仍旧倾向于采用“落字为据”的传统做法，对于利用新技术、新方式对财会资料进行管理以提高管理效率存在着抵触心理，这在很大程度上阻碍了会计资料无纸化的发展进程。

2.会计资料物质化管理系统存在一定的风险。

说起来简单做起来难，会计资料的无纸化管理并不是简单地将纸质化的资料打印取消，而是一项非常复杂、系统性、整体性较强的工程。

企事业单位内部的会计资料在实施无纸化管理后必须要满足诸多要求。

同时企事业单位无纸化的外部会计资料还必须满足可靠性较高的电子签名，并经过第三方的认证等。

企事业单位的会计信息资料来源非常广泛，在实施无纸化的过程中，必然要考虑到前端业务的流程设计、整个业务系统的改革、再到后端财会档案资料系统的改革及创建等。

因此，在会计资料无纸化管理的过程中，必须针对整个财会系统进行整体性的考虑，否则都将为企事业单位的财会工作埋下风险的种子。

3.会计资料数据信息的安全性存在一定的风险。

信息时代，互联网络自身的开放性、广泛性等自身特性，加上现代网络黑客、竞争对手的非法截取及恶意的修改等，都给会计资料的数据信息带来巨大的风险性，使电子化的会计数据信息在传递的过程中存在较大的失真风险。

另外，会计资料数据信息还存在着泄露的巨大风险，特别是企业单位，由于会计资料中存在着企业大量的客户信息和商业机密，如果电子化的会计资料在流转的过程中，任何一个环节出现问题，都可能导致企业客户信息及商业机密的泄露，给企业带来巨大的损失。

第三，电子化的会计资料信息还存在着损坏的风险，由于电子化的会计资料主要是以磁介质、光电介质存储，如果存储设备一旦出现问题，比如受到水、火、灰尘或者病毒的危害，其存储的数据信息很可能损坏甚至丢失。

最后，电子化的会计资料数据信息还存在着失效的风险，随着现代科技特别是网络技术的飞速发展，企事业单位的信息化管理系统也在不断升级，同样，财会管理软件也在不断更新升级，这样数据的格式、数据的接口都会发生变化，数据库的加密方式也会有所不同，现在正在使用的信息管理系统与以前的版本很可能存在不兼容的现象，导致以前的会计信息无法及时录入现行的信息系统，而隔代保存的会计档案更无法兼容。

因此，以前的会计凭证在现行系统中可能无法查询，即会计档案面临不完整和失效的风险。

三、信息时代会计资料无纸化管理相关措施1.强化对财会人员的技能培训。

开展对单位财会相关工作人员对于会计资料无纸化管理相关知识、技能的培训，了解其系统管理、存在的各种风险、会计资料无纸化管理应该注意的事项等，对会计工作进行重新定位、对无纸化管理的新方法、新技术进行学习，尽快转变自身传统的会计工作管理观念，将原来的凭证打印装订保管转型为系统设计、测试、检查和财务分析等，解放会计人员生产力，提高会计工作效率。

2.对会计资料无纸化管理系统进行严格地设计和执行。

由于会计资料信息的无纸化管理涉及的部门较多，包括财务、业务、信息管理、行政、审计等多个部门，想要使会计资料无纸化管理顺利进行，必须建立多部门参与的项目小组，建立项目实施前、实施过程及实施后的评审机制，使会计资料无纸化管理项目有序进行。

另外，对企事业单位的会计资料进行分类汇总，将其分为日常业务与非日常业务，根据业务的类型对会计资料的无纸化管理类型进行区分，从源头上进行流程、系统的闭环设计，避免系统性的缺失缺陷。

最后，采用先部分业务、部门模块的先后分批进行会计资料的无纸化管理，加强对整个管理系统的测评，并聘请一些相关的专家对系统进行评审，待系统运行稳定后再进行全面的推广。

3.加强对电子会计资料信息的安全控制。

强化对单位计算机机房的管理，严格执行安全防范措施，限制无关人员对存储有会计资料的计算机主设备及档案的接触，机房采用电子锁或者指纹识别的方式，并用计算机控制进出人员并记录进出人员的姓名与时间等，保障电子化会计资料信息的安全性；建立账号权限管理制度，对系统使用、查询、修改的权限进行设置，赋予不同的工作人员以不同的权限。

当非授权的用户企图登录系统时，密码错误超过限制次数，系统将自动锁定，对此用户标志进行冻结，对相关的情况进行记录并报警。

最后，对会计资料无纸化管理系统的安全防卫技术进行及时地更新，并对系统加上电磁屏蔽，防止电磁辐射对系统的破坏与干扰，采用防火墙对各种病毒进行预防，在电子化的会计资料传输的过程中，使用数据加密技术，防止会计信息的泄露。

四、结束语信息时代下，企事业单位会计资料的无纸化管理已经成为未来社会发展的必然趋势，会计资料无纸化管理不仅可以提高工作人员的工作效率、使复杂的数据信息更加便于被管理，还在很大程度上节约了资源、避免了对环境的污染，符合现代社会绿色环保、资源节约、可持续发展的理念，但是现阶段不论是我国的会计资料无纸化管理理论还是实践，都存在较多的不足之处，有待相关人员的进一步探索。

参考文献：[1]黄文霞.会计资料无纸化———会计信息化的新发展[J].现代经济信息，2014（2）：211.[2]程松.会计资料无纸化探讨[J].新会计，2015（6）：57-58.（作者单位：邱县财政局）166。