行政执法档案管理工作中存在的问题及对策
行政执法档案管理工作中存在的问题及对策
档案工作Archives work2023/8（下）总第417期随着社会主义市场经济的不断发展，法制建设日益完善，国家和地方对依法管理和监督各级政府和社会组织依法办事能力及水平的要求越来越高。
当前各级政府特别是政府部门在加强依法管理方面，不断增强法律意识和自身建设，但对如何做好日常工作还缺乏一定经验。
一、行政执法档案管理工作具体现状目前，我国许多行政执法单位对于档案管理工作的不重视以及不科学管理导致档案管理工作的效率和质量严重降低，其具体表现如下：笔者所在单位属于2019年机构改革过程中撤销后整合组建的执法单位，在2020年涉改单位档案移交过程中笔者发现，涉改单位移交的执法案卷大部分案卷存在文书制作水平和案卷归档质量不高等问题。
比如2017年的《给活牛注水案》中，作为证据的现场照片没有拍摄情况说明、拍摄人、拍摄地点、当事人、执法人员签名。
2018年的《未取得农药经营许可证经营农药案》中行政处罚立案审批表主要负责人只签署姓名，未签署审批意见和日期。
2019年的《运输动物未附有检疫证明案》中，《询问笔录》有遗漏，被询问人进行补充的，更正部分没有被询问人签名、盖章或者按指纹等方式予以确认，《送达回证》当事人拒签后，由执法人员代签的现象。
2016年的《经营假农药案》中《询问笔录》空白处未注明“以下空白”，没有“记录属实”等相关表述。
同时收集、调取的当事人身份证、营业执照、经营许可证件等证据材料复印件没有注明是否与原件、原物一致，缺少出证日期、证据出处，没有当事人、执法人员签名或者盖章。
在结案归档过程中，移交的案卷普遍存在归档顺序没有按照制作文书的自然时间顺序规定进行排列、没有按照行政处罚案卷装订规范要求装订等现象。
此外，移交案卷还存在没有按照一般程序和简易程序填写保管期限问题，“一般程序”为重要的，应该永久保存，“简易程序”为一般的，应该为30年，案卷统一填写为30年，不符合《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。
[行政执法,对策,档案]档案行政执法中存在的突出问题及对策
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档案行政执法中存在的突出问题及对策十八届四中全会通过的《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》吹响了依法治国的“集结号”。
依法治档是依法治国的具体体现，也是档案事业发展的关键所在，全面推进依法治档成为必然。
可是，我们的现状不容乐观，存在着诸如法制观念淡薄、执法力度不够、人员素质偏低等问题。
针对这些问题，应该采取什么措施，笔者结合信阳市档案局的执法实践进行初步探讨。
1档案行政执法中存在的突出问题1.3执法人员素质偏低。
从信阳市的情况看，大多数档案执法人员，特别是基层县(区)这一级的行政执法人员，无论是所学专业，还是知识素养，抑或是执法能力、水平，参差不齐，真正素质高、能力强的档案行政执法人员，屈指可数。
由于受到编制、体制等因素的影响，基层档案行政管理部门股室设置偏少、在岗人员缺编的现象比较严重，所以，经常出现一个科室兼顾好几项工作的现象，比如，有的单位档案行政执法的职责因为没有法规科(股)，只好归并在业务科或者办公室。
于是，就会出现这样的情况：档案行政执法人员常常拿“业务规范”当做“法律条款”进行档案行政执法。
到底是在进行“业务指导”还是“档案执法”，使人“丈二和尚摸不着头脑”!虽然档案执法者必须熟悉业务规范，但“业务规范”≠“法律条款”，“业务指导”≠“档案执法”，二者有着本质区别。
更重要的是，档案行政执法人员存在着不敢执法、不愿执法、不会执法，有的还存在徇私执法的问题。
“不敢执法”缘于档案部门弱势，执法人员缺乏自信，不敢碰硬;“不愿执法”则是很多时候即使发现了违法违纪问题，要么是查处不了，要么是《档案法》缺乏刚性，查处了也是不疼不痒，不了了之;“不会执法”的问题，有的是执法程序不正确，有的是执法文书不会写，有的是遇到难题处理不了，不一而足;“徇私执法”就是执法人员不能硬起手腕，做到该怎么处罚就怎么处罚，人情大于法理，往往是大事化小，小事化了，很多时候最多是下发“整改通知书”完事。
2解决问题的主要对策2.1加大宣传力度增强法制意识。
档案管理工作中存在的问题及其应对措施分析
档案管理工作中存在的问题及其应对措施分析分析档案管理工作中的问题及应对措施档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，随着我国经济社会的发展，档案管理工作也在不断发展。
然而，要想保持档案工作的持续发展，就需要不断创新并与时俱进。
《档案法》自颁布实施以来，档案行政主管部门发挥了重要作用，同时出台了相关法律法规和规范性文件，督促指导各单位做好不同门类的档案工作，从而实现了依法治档，档案事业逐步走向标准化、规范化、科学化的轨道。
然而，在档案管理工作中仍存在一些问题：1.档案工作意识淡薄，档案法制观念不强。
为加强档案法制宣传，档案部门充分利用三月法制宣传月活动、标语、网站、知识竞赛等各种形式，并与部门联动，开展档案行政执法检查。
尽管如此，部分单位的领导觉得《档案法》是一部制约力不强的软法，对档案工作一知半解或全然不知，因此对档案工作的重视度与支持力不足。
2.档案管理的利用率低、质量差、检索效率不高。
官方调查显示，档案的管理质量与利用率上存在着差距。
一些单位的档案分类明显合理性不足，保管划分不够准确；有的注重文件的归档，对材料的归档重视性不够，还有个别的单位有着应归档的材料没有及时归档的现象。
档案的信息化程度不高，全市没有统一的档案管理软件，且档案检索工具单一，严重影响了档案管理质量尤其是提高档案利用效率。
此外，档案有手工检索和计算机检索两种检索方式，但手工检索仍占很大比重，各个档案部门编制的检索工具也存在多而不精的现象。
为解决这些问题，应采取以下措施：1.加强档案法制宣传，提高档案工作意识。
档案部门应通过各种形式，加强档案法制宣传，提高各单位领导和员工对档案工作的重视度和支持力。
2.提高档案管理质量和利用效率。
档案部门应加强档案分类，保管划分准确，注重材料的归档，及时归档应归档的材料。
同时，应推广档案信息化管理，建立统一的档案管理软件，提高档案利用效率。
还应加强档案检索工具的编制，确保检索工具的精准性。
探究当前我国行政执法档案管理工作中存在的问题与解决措施
探究当前我国行政执法档案管理工作中存在的问题与解决措施随着我国行政执法工作的不断发展，行政执法档案管理工作也逐渐受到重视，然而在这项工作中仍存在着许多问题。
本文将从以下几个方面进行探究并提出相应的解决措施。
一、档案管理流程不完善当前我国在行政执法档案管理方面存在着档案管理流程不完善的现象。
在一些地区和机构，对行政执法档案的收集、整理、归档等方面缺乏统一的规范和制度，导致档案的整理和利用存在混乱现象，难以保证档案的合法、准确和完整，不利于行政执法质量的提高和行政执法工作的规范化。
解决措施：加强档案管理的制定，并对所制定的规章制度进行细化、完善。
此外，应建立严格的档案管理流程，确保行政执法档案的有序收集、整理、归档和保管等各个环节符合相关管理法规。
同时，加强普及和培训，提高档案管理人员的素质和职业素养。
二、档案数字化程度低现今，需要大量纸质文件处理的行政执法档案存储问题面临挑战，数字化程度低是影响行政执法档案管理的主要问题之一。
由于当前国内数字化水平不高，行政执法档案管理往往还是采用传统的纸质管理方式，这不仅增加了档案管理的难度和成本，而且也存在丢失和损毁等安全隐患。
解决措施：就行政执法档案管理而言，加强数字化技术建设是一个必要且重要的方法。
通过数字化扫描、传输、存储等方式，使行政执法档案可便捷地获取、归档和共享，提高档案的保密与安全等级。
同时，配合制定实用的档案管理系统，能够为档案数字化的快捷、便捷、高效进行保障，而行政执法机关应积极采取行动进行数字化逐步普及。
三、档案管理法律意识淡薄当前行政执法档案管理工作的法律意识淡薄，这在一定程度上限制了档案管理的规范和规划。
一方面是行政执法档案管理工作者的律师意识不够强烈，没有将管理常识融入生产生活实践中，难以把握法律的最新动态；另一方面由于法律体系改革的不断深入，一些新的问题随之而来并需要在档案管理过程中加以解决，行政执法档案管理工作者的法律意识强烈的需求加大。
档案管理存在的问题及整改措施
档案管理存在的问题及整改措施大家好！今天咱们聊聊档案管理这个话题。
听到档案管理，可能很多人会觉得这事儿像是一块儿沉重的大石头，难免有些乏味。
但要是你知道了它的重要性，那可就不一样了。
毕竟，档案管理就像是公司的“历史博物馆”，它记录着每一段珍贵的经历，可得好好管理。
好啦，废话少说，我们一起来看看档案管理存在的问题，以及如何把这些问题一一解决吧！1. 档案管理存在的问题1.1 档案散乱无序首先，最让人头疼的问题就是档案散乱无序。
你知道，有时候档案像是被风吹得满地都是，找起来简直是大海捞针。
有的档案放在办公室的抽屉里，有的却在仓库的角落里，找档案就像是参加了一场“寻宝大赛”。
这不仅浪费时间，还容易让重要信息丢失。
如果说管理档案是打一场战斗，那现在的情况就是兵荒马乱，指挥官都不知道在哪里了。
1.2 档案分类不清晰再来，就是分类问题。
你能想象一下一个大箱子里全是五花八门的文件吗？那种感觉就像是杂货铺，啥都有，但你要找个特定的东西，简直比登天还难。
分类不清晰不仅让查找变得困难，也增加了出错的概率。
就像找针一样，得用放大镜，慢慢找。
更糟糕的是，这种情况还可能导致信息传递的错误，那可是大事儿啊！1.3 档案管理人员缺乏培训说到档案管理，咱们不得不提到一群重要的角色——档案管理人员。
如果这些人员缺乏必要的培训，那管理起来就像是手足无措的“新手”，做事情总是磕磕绊绊的。
虽然他们很努力，但没有专业知识和技能，就像是想当厨师却连切菜都不熟练，这样的管理肯定会出问题。
2. 整改措施2.1 建立规范的档案管理制度首先，咱们得建立一个规范的档案管理制度。
这就像是给档案管理找一条明确的路标，让大家知道怎么走，怎么做。
比如说，可以设立统一的档案分类标准，明确每种档案的存放位置。
制定详细的管理流程，让每一个环节都有章可循。
这样一来，档案就不容易乱了，大家也能迅速找到需要的信息，效率自然就提升了。
2.2 使用现代化的档案管理系统再来，咱们可以引入一些现代化的档案管理系统。
行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策
行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策行政事业单位会计档案管理存在的问题:
1.档案管理体系不完善。
部分行政事业单位缺乏完善的会计档案管理体系，导致档案
管理流程不规范，档案保管混乱，容易出现档案遗失、损毁等问题。
2.档案管理人员素质不高。
一些行政事业单位缺乏专业的档案管理人员，导致档案管
理工作经验不足，对于档案管理的重要性和技术要求缺乏清晰的认识，从而不能很好地进
行档案管理工作。
3.资料录入和整理不规范。
一些行政事业单位在录入和整理档案时存在不规范的情况，比如不按照统一的文件命名规范进行命名，没有采用标准的分类代码进行分类，导致档案
的检索和使用困难。
4.档案信息化水平低。
许多行政事业单位在档案管理方面的信息化建设比较滞后，没
有建立相应的电子档案管理系统，没有进行档案数字化处理，导致档案管理效率低下，档
案利用的应用价值无法发挥。
5.档案安全保护不到位。
一些行政事业单位在档案保管和传输方面存在安全隐患，比
如未采取有效的防火、防盗、防泄密措施，档案被非法获取的风险较大。
机关档案管理工作存在的问题及对策
机关档案管理工作存在的问题及对策随着信息化时代的到来，机关档案管理工作变得日益重要。
机关的正常运转离不开大量的文件和档案，而这些文件和档案的管理直接关系到机关的效率和形象。
在实际工作中，我们也发现了一些问题，这些问题影响着机关档案管理工作的执行效率和质量。
我们有必要对机关档案管理工作存在的问题进行深入分析，并提出对策来加以解决。
一、存在的问题1. 档案管理流程混乱当前，一些机关的档案管理流程较为混乱，各部门之间缺乏有效的协作和沟通。
导致文件传递、审批、归档等环节存在滞后和混乱现象，严重影响了工作效率。
2. 档案管理人员素质不高在一些机关中，档案管理人员的专业素质相对较低，缺乏相关知识技能和经验。
这就导致了档案管理工作的执行效率不高，严重影响了工作质量。
3. 档案管理制度不健全一些机关的档案管理制度不够健全，缺乏明确的规章制度和相关政策法规的指导。
档案管理工作缺乏依据和标准，容易产生混乱和漏洞。
4. 档案管理技术手段落后在一些机关中，档案管理技术手段相对落后，没有充分利用现代化信息技术手段，如电子档案管理系统等，导致档案管理效率低下。
5. 档案管理安全意识不强由于档案管理安全意识不够强烈，一些机关在档案管理过程中存在泄密和丢失等安全风险，给机关的形象和工作造成了损失。
2. 提高档案管理人员素质加强档案管理人员的培训和学习，提高其专业素质和操作技能，加强团队建设，增强协作意识和责任感。
对优秀的档案管理人员进行重点培养和激励，提高整体素质。
3. 健全档案管理制度完善档案管理制度，制定明确的规章制度和相关政策法规，明确档案管理的规范和标准。
建立档案管理考核评价制度，督促各部门按照规定执行档案管理制度。
4. 推广现代档案管理技术加强对现代档案管理技术的研究和应用，积极引进和推广电子档案管理系统等现代化信息技术手段，提高档案管理效率。
在保证档案管理安全的前提下，实现档案数字化、网络化管理。
5. 提升档案管理安全意识加强对档案管理安全意识的宣传教育，建立健全的档案保密制度，加强对档案管理安全的监督和管理。
行政执法档案管理工作中存在的问题及对策
行政执法档案管理工作中存在的问题及对策作者：苏同磊来源：《办公室业务》2018年第02期【摘要】行政执法档案是国家档案的重要组成部分，客观记录了行政执法活动的全过程，对于规范执法行为、提升执法水平发挥着重要作用。
本文通过分析当前行政执法档案管理实践中突显出的问题，着力破解行政执法档案管理难题。
【关键词】执法档案；档案管理标准化；对策措施行政执法档案作为行政执法机关行使公共管理职能的历史记录，是载明行政执法机关执法检查活动的证据，具有体现法定主体、程序，确定法定事实、明确执法监管责任的特性，其不仅承担了文书档案的查找利用功能，同时也是行政复议、行政诉讼、国家赔偿的重要依据。
一、存在的问题（一）重视程度不足。
目前，直接从事行政执法档案管理的人员在工作中突出表现为认识水平不高、重视程度不够、人员素质参差不齐等问题。
部分执法部门片面认为执法档案管理工作仅仅是保管，只要存放到位就可以了，所以一般从事档案管理的人员多是兼职，甚至是勤杂人员，且岗位变动频繁，造成了管理人员专业知识水平不高，管理能力不足。
（二）制作水平不高。
1.案卷收集不齐全。
收集是整个档案管理、利用的基础。
行政执法档案管理本身有着严格、系统的工作流程和标准，需要具备专业档案管理知识的专门管理人员按照标准进行管理，但是在实践中，有些部门或个人平时不注意档案材料的收集和保管，存在麻痹大意、消极懈怠心理，造成了档案的缺失，为以后的查找利用造成了隐患，甚至直接导致了行政复议、诉讼的败诉。
2.整理方法不统一。
主要体现在两个方面：一是执法案卷卷内文书排列不规范，有的将卷内文书单独排列，有的按照文书档案规则进行排列，还有的无规则随意排列，甚至同时存在立案审批、现场笔录、证据保存、违法告知、处罚决定、结案报告等材料不分先后，随意穿插排列的情况。
二是档案在装订的时候未严格按照有关规定，有的采用盒装，有的采用组卷的方式。
造成这种现象的根本原因在于有些行政执法部门没有形成统一的执法案卷归档标准和规定统一的保管方式。
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行政执法档案管理工作中存在的问题及对策
作者：苏同磊
来源：《办公室业务》 2018年第2期
文/滨州市沾化区交通运输局苏同磊
【摘要】行政执法档案是国家档案的重要组成部分，客观记录了行政执法活动的全过程，
对于规范执法行为、提升执法水平发挥着重要作用。
本文通过分析当前行政执法档案管理实践
中突显出的问题，着力破解行政执法档案管理难题。
【关键词】执法档案；档案管理标准化；对策措施
行政执法档案作为行政执法机关行使公共管理职能的历史记录，是载明行政执法机关执法
检查活动的证据，具有体现法定主体、程序，确定法定事实、明确执法监管责任的特性，其不
仅承担了文书档案的查找利用功能，同时也是行政复议、行政诉讼、国家赔偿的重要依据。
一、存在的问题
（一）重视程度不足。
目前，直接从事行政执法档案管理的人员在工作中突出表现为认识
水平不高、重视程度不够、人员素质参差不齐等问题。
部分执法部门片面认为执法档案管理工
作仅仅是保管，只要存放到位就可以了，所以一般从事档案管理的人员多是兼职，甚至是勤杂
人员，且岗位变动频繁，造成了管理人员专业知识水平不高，管理能力不足。
（二）制作水平不高。
1.案卷收集不齐全。
收集是整个档案管理、利用的基础。
行政执法
档案管理本身有着严格、系统的工作流程和标准，需要具备专业档案管理知识的专门管理人员
按照标准进行管理，但是在实践中，有些部门或个人平时不注意档案材料的收集和保管，存在
麻痹大意、消极懈怠心理，造成了档案的缺失，为以后的查找利用造成了隐患，甚至直接导致
了行政复议、诉讼的败诉。
2.整理方法不统一。
主要体现在两个方面：一是执法案卷卷内文书
排列不规范，有的将卷内文书单独排列，有的按照文书档案规则进行排列，还有的无规则随意
排列，甚至同时存在立案审批、现场笔录、证据保存、违法告知、处罚决定、结案报告等材料
不分先后，随意穿插排列的情况。
二是档案在装订的时候未严格按照有关规定，有的采用盒装，有的采用组卷的方式。
造成这种现象的根本原因在于有些行政执法部门没有形成统一的执法案
卷归档标准和规定统一的保管方式。
3.忽视档案安全管理。
部分执法部门将档案保存在机关档
案室，而一些设置了多支执法队伍的执法机关甚至直接将档案随意放置在执法机构内部，这样
就直接导致了档案管理分散，处于多头管理的状态。
造成了档案管理部门不能及时对相关执法
档案进行有效监督，一些行政执法案件由于结案时间拖后，造成后续材料缺失、不完整，行政
执法档案依据性缺失。
同时在档案管理的过程中也极易出现肆意修改、整理不规范、利用环节
随意等问题。
（三）档案管理人员业务素质不高。
行政执法档案管理人员在专业素质、理论知识水平、
文化修养等方面参差不齐，与档案管理标准化、规范化的要求仍有较大差距。
档案专业毕业，
专职从事行政执法档案管理的人员较少，知识结构和专业水平较低，高层次档案管理专业人才
匮乏，已经严重制约了档案管理水平的提高。
二、做好行政执法档案管理工作的对策措施
（一）提高重视程度。
上级档案行政管理部门应当不断加强对行政执法部门执法档案管理的监督指导。
配合政府法制机构加大对行政执法部门案卷评查的频次，深入开展档案执法监督检查，保障执法档案管理工作依法依规开展。
通过开展《档案法》《档案法实施办法》等档案管理相关法律法规的宣传教育，提高行政执法单位和档案管理人员对执法档案管理和保护的思想认识。
在选拔档案管理岗位人员时择优选择作风正派、责任心强、档案管理和行政执法业务水平高的同志从事行政执法档案管理工作。
（二）强化制度保障。
根据行政执法工作的特点，制定行业执法档案整理规范，健全和完善执法档案收集制度，严格按照《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）等国家标准和行业规范要求进行档案管理，做到归档范围明确，归档文件真实，分类准确，卷（件）内材料排列归整有序，依据《归档文件整理规则》（DA／T22-2000）或“一案一卷”原则进行组卷，做到案卷组卷合理，保管期限准确、封面、卷内目录、装订美观大方。
实现各执法门类、载体的行政执法档案的统一集中管理和存放，并按照规定对档案利用明确查阅流程及范围，确保行政执法案卷完整、规范和系统。
（三）完善追责机制。
我国行政执法档案管理的责任机制尚未建立，责任追究还仅限于《档案法》中关于档案管理责任的规定。
而行政执法档案在内容上不同于一般的文书档案，它不仅发挥着档案本身的作用，更代表着政府的公信力。
如按照一般档案管理责任来追究，则处罚力度偏弱，达不到应有的管理效果。
因此，进一步明确行政执法档案管理过程中出现的违法犯罪行为或者违规行为时应当承担的法律后果，对于完善行政执法档案管理的责任追究机制，提高行政执法档案管理工作规范化水平，落实档案管理岗位职责，形成“有权必有责，有责要担当，失责必追究”的工作格局具有重要的现实意义。
三、结语
综上所述，近年来，随着行政执法档案管理工作水平的不断提高，执法档案管理工作一直在不断探索和完善，但是目前仍处在起步阶段，难免在工作中暴露出一些问题。
在今后的行政执法档案管理过程中应当不断总结和完善管理经验，打造档案管理的长效机制，突出抓好思想认识提高、人员素质提升、制度规范运行等方面的工作，逐步适应现代档案管理的实际需要，提升档案的管理、保护、利用工作水平。