通用版招商会会务手册

XXX招商会会务执行手册

会议主办方：XXX

会议时间：2020年4月XX日

会议地点：中国-广州

参会人数: 约1000人

招商会人员分工表

接站组工作流程

1.所有接站工作组统一着工作装，统一仪容仪表，详细检查接站所用物品：接站牌、《接站

人员一览表》等。

2.接站组成员应详细了解所接对象及时间，并有其移动电话联系方式。

3.接站组在高铁站及机场及汽车站需热情洋溢，双手高举迎宾接站牌，统一欢迎说辞:您好

xx小姐/先生，欢迎来到XX地点。一路辛苦了，我是XX接站组XXX。并帮参会来宾提包携袋至车内安顿好。并将其送上车，如还需等其它来宾则向其说明。

4.在接待来宾去往公司参观及去往酒店途中，大致讲解公司实力及背景，会议主题及会议流

程大纲。

5.如出现晚点应耐心等候，在无接任务时注意自行安排休息，但是要保证随叫随到，不能离

会场和车站太远。

6.接站司机需24小时随时待命，并合理安排行车路线，禁止出现饮酒和脱岗现象。

7.如遇塞车现象应及时向酒店接待登记组总负责人反映情况。

8.如司机与接待组人员办理其它事情将车钥匙统一放在接站组总负责人。

9.若客人要求外出游玩必须请示会务总指挥官，得到同意后方可出行。

10.接站组接到来宾后，先到公司进行参观公司，到达公司提前30分钟与公司接待参观组总负

责人进行对接。

11.接站组送来宾前往酒店途中，到达酒店提前30分钟与酒店接待登记就餐组总负责人进行对

接。

12.接站组需在接待车辆中提前为参会来宾预备接待饮品及小食品。

13.准备预订来宾会后返程交通所用表格和车次时刻表，及时登记对接票务组

14.行车路途中客户提问政策问题与项目问题，统一说辞回答，我是接站组负责人，到公司后

有相应市场部会给您做详细介绍（不能乱说，转移话题）重点介绍二点：（1）当地风光特色,；（2）公司实力背景，一会您到总部即将就会看到，亲身体验。

客户接待、登记就餐组工作流程

1.客户接待、登记就餐组会议前1晚或会议开始的前半天入驻“会议酒店”或“其他较近的

地方”，检查来宾签到表，就餐登记表，客房登记表，VIP贵宾登记表、会前工作筹备。

2.在酒店登记签到处登记每一位到达参会名单，对接酒店客房登记处，交付房卡押金，提示

来宾会议流程，给予每一位来宾会议流程时间提示卡片。

3.在登记组将到会名单提供后，在第一时间内将名单进行分组。分组原则是将关系好的来宾

分在一起，并在每桌安排一个我方工作人员，对有意向或是身份不明的来宾，可在其旁边安排和我方关系较好的来宾或朋友去调查其动机和促进。

4.了解所有参会来宾的住宿房间位置，对接市场销售部总负责人，以确保目标参会人进行初

步的交流，探访，会前签单。

5.会议当天确认所有来宾已到达客户，对接市场销售部总负责人，

6.会议当天确认所有未到达客户，对接接站组总负责人，确认未到达来宾具体情况，马上对

接市场销售部总负责人及接站组总负责人。

7.接待登记就餐组，确认所有参会人数后，提前筹备所有参会人员就餐细节与引导人员。

8.就餐流程，当天会议第一天中午XX，当天下午XX，第一天欢迎晚宴，第二天早晨提示自

助早晨，第二天XX，第二天晚上XX。第三天XX提前筹备安排。所有两天会议时间内中场休息冷餐糕点提前筹备准备。

9.会议用餐前一小时与餐厅负责人联系，确定用餐人数量，并做好预备量。用餐前十分钟安

排员工到餐厅门口等候来宾，引导来宾就坐。

10.如有特殊习惯或宗教信仰的例如伊斯兰教来宾应提前安排。

11.对餐厅前台人员说明，烟、酒、加餐等只能通过会务组专人进行安排，客人如自行安排会

务组概不负责。

12.待来宾全部入座后员工填补到每桌的间隙，尽量不要出现员工扎堆用餐。

13.会务组和登记组用餐执行轮换制，并准备些牛奶或点心充饥，确保工作人员充沛体力。

14.与酒店前台及客房部保持紧密联系，及时了解入住信息，确保客人的入住安排。

15.提醒客人将贵重物品妥善保管,丢失贵重物品本公司概不负责.

16.接待组随时留意会场及就餐时客人需求及时上前应对，给顾客最有效的服务。

礼仪工作组工作流程

1.所有会议礼仪接待组所有人员统一服装，淡妆，精神饱满，热情洋溢；注意礼貌用语。

2.会议当天在酒店大门口或电梯门口负责接待所有参会来宾，引导来宾到签到处签到，引导

来宾拿房卡，交房卡押金，引导客户去客房；或引导来宾签到后在会议主背景板上签名、拍照、领取会议资料、然后陪同送至会议室门口（或前往会议室中途、直至会议室门口接待引位人员前来迎接为止）。

3.提示客户进入房间稍作休息，可下楼参加XX活动。

4.引导来宾参加XX活动，在过程中引导客户可自助餐，随食随取，拒绝浪费。

5.保障好会中所有区域卫生整齐，干净，随时清理垃圾废料。

6.会议开始后，为每一位上台的领导，嘉宾，送上鲜花。展示后再取回。

7.引导来宾从前向后坐，如来宾中有熟人，可将其穿插安排在每排中间，帮助我方调节会议

气氛，如：带头鼓掌，向授课人点头示意微笑等。

8.来宾入席后由会场服务员提供茶水与矿泉水，但是仅仅限于会前和中间休息的时候，中间

倒水一定是影响授课人的情绪，同时客户喝水多了难免要小解，很麻烦，会扰乱会场秩序。

9.在授课期间，如有来宾交头接耳或接打电话，可递上温馨提示卡，请其注意会场秩序，如

有来宾打盹，可为其提供风油精或清凉油提神。

10.为保证授课人的思路不受干扰，授课期间会场内除摄像人员可以来回走动外，其他工作人

员于参会来宾尽量减少走动。

会场执行组工作流程