供应商信息维护通知
供应商档案管理规范
供应商档案管理规范一、引言供应商档案管理是企业采购管理中的重要环节，对于确保供应链的稳定和高效运作具有重要作用。
本文旨在规范供应商档案管理的流程和要求，以确保供应商档案的准确性、完整性和可靠性，提高供应商管理的效率和质量。
二、档案管理流程1. 供应商登记1.1 供应商登记表供应商登记表是供应商档案管理的起点，包括供应商的基本信息、注册信息、资质证书等。
在填写登记表时，应确保信息的准确性和完整性。
1.2 供应商评估供应商评估是对供应商资质和能力的审核过程，包括对供应商的财务状况、生产能力、质量管理体系等进行评估。
评估结果应记录在供应商登记表中，并由相关部门负责人审批。
1.3 供应商合同签订在供应商评估合格后，应与供应商签订正式合同，明确双方的权利和义务，并将合同副本归档于供应商档案中。
2. 档案存储与管理2.1 档案分类与编号为了方便档案的管理和检索，应对供应商档案进行分类和编号。
常见的分类包括按供应商类型、产品类型、地区等进行分类，编号可以采用字母、数字或者符号的组合方式。
2.2 档案存储要求档案应存放在安全、防火、防潮的环境中，避免受到损坏或者灭失。
同时，应制定档案借阅和归还的管理制度，确保档案的安全和完整性。
2.3 档案更新与维护档案应定期进行更新和维护，包括对供应商信息的变更进行及时记录和更新，对合同、资质证书等进行定期复核，确保档案的准确性和完整性。
三、档案内容要求1. 供应商基本信息1.1 供应商名称1.2 统一社会信用代码/注册号1.3 法定代表人/负责人1.4 注册地址1.5 联系方式2. 资质证书2.1 营业执照2.2 组织机构代码证2.3 税务登记证2.4 质量管理体系认证证书2.5 产品质量检验报告3. 合同和协议3.1 供应商合同3.2 保密协议3.3 质量协议3.4 价格协议4. 绩效评估4.1 供应商评估报告4.2 不良事件处理记录4.3 产品质量问题处理记录5. 其他相关文件5.1 供应商宣传资料5.2 供应商变更通知四、档案使用与查询1. 档案使用权限档案的使用权限应根据岗位职责和工作需要进行授权，避免未经授权的人员查阅和使用档案。
供应商事宜通知
1、目的：为加强各供应商和我公司合作关系，完善供应链体系，维护双方利益。
处于公平、公正，合作共赢的理念，现就供应商相关权益及责任明确如下。
望公司各供应商给于积极配合。
2、关于送货：供应商应按采购部指定时间、数量将货物送达我公司，送货时应携带我公司采购订单，采购订单应保存完整。
货物送达公司后，将送货订单交由采购部采购专员。
采购专员开具收料通知，交由仓库会计入账，仓库会计通知收料员点收数量，点收后收料通知签字给供应商一联，如供应商自备送货单需我公司签字的，也由收料员签字。
3、关于退货：检验不合格的物料或验收后使用过程中发现不合格的，由采购专员通知供应商，供应商应在规定时间内将不合格产品运走，退货时采购开具退料通知单，由供应商签字并带走一联。
对于逾期未托运走的货物，我公司原则上不负有代为保管义务，因退货产品占据公司厂地，我公司有权视情况收取一定比例场地使用费。
4、关于换单：我公司货款正式结算单据以入库单为准，供应商应在每月月初1-10号期间持收料通知单到仓库会计处换取采购入库单，逾期未领单据将移交给采购部保管。
5、关于对账：我公司货款对账期自本月26日到下月25日为一个周期(以入库单日期为准)。
供应商应按我公司财务部指定格式的对账单，填写对账信息(本地客户填写入库单号，外地客户填写收料通知单号)。
每月1-10日为我公司会计结账期，在此期间财务不对外核对货款。
供应商可以传真形式、快递、电子表格、扫描件等多种形式提供对账单。
.6、关于发票：供应商能够和我公司采购部确认结算价格的，可在送货经我方验收合格后(一般送货后两天内验收不合格会通知)开具发票。
暂时无法确认的，应在对账结束后，月底前开具。
对于外地客户入库单无法取得，直接开具发票的，发票应快递到我公司采购部，由采购部核对发票和相关入库单后提交财务部。
7、关于货款的结算：原则上按供货合同约定月结天数付款，货款结算时供应商应已提供外购入库单和购货发票给我公司，并经由我公司内部付款审批流程，方能付款。
SSP供应商操作手册V1
1、供应商信息维护发票限额维护”，核对“银行账户明细”。
1.1 供应商首次登入系统，须维护基础信息，包含“联系人维护”“联系人信息必须包含供应商销售以及财务，发票限额是指供应商的单张发票最大开票值，例如：万元票，十万元票，百万元票。
二、采购管理2、滚动计划（采购管理→ 滚动计划）——该模块暂未启用。
2.1顺丰采购人员导入具体月份的采购计划后，平台触发邮件通知供应商在 SSP 平台确认采购计划；2.2供应商点击“查询”可查询已导入的对应月份的滚动计划；2.3供应商勾选相应的计划行，供应商选择某一行数据时“承诺备货数量”“承诺备货日期”处于编辑状态，点击“默认需求”填充计划数值；2.4 供应商点击“确认”后，此条数据状态更新为“已确认”。
3、交付计划管理（采购管理→ 交付计划管理）承诺交货日期”，也可点击“默认承诺信息”则自动填充需求数量和3.1 供应商收到订单后在 SSP 平台中反馈“承诺交货数量”“SSP 项目用户操作手册页码: 1日期。
然后再点击“确认”。
4、出货通知管理（ASN单）（采购管理—出货通知管理）出货通知管理即供应商送货单，后续顺丰供应商将统一模板送货单，一式两份，供应商送货到仓库时，仓库人员需在出货通知单上签字，两份都需要签字盖章生效，双方各留底一份。
备注：做出货通知管理之前必须先去确认“交付计划管理”4.1 如需创建出货通知单，点击“新增”，填写“收货仓库”，点击“获取订单明细”，可以将多个订单号一起创建 ASN 号，找到需要创建的仓库代码.创建之后需要对应仓库人员审核才可以打印 ASN 单；4.2、如需查看哪些订单还未做“出货通知”，可以在“供应商交货可视化报表”查看；4.3供应商填写数据后，可点击“保存”存为草稿；4.4供应商如要提交，可点击“确认”修改此数据状态；4.5 填写筛选条件后点击“查询”，即可按条件查询以往已经生产的 ASN 单号，供应商选择需要仓库审核的数据，点击“通知”，系统自动发送邮件给对应的仓管人员，仓管人员审核后，供应商方可点击“打印”，打印出货通知单送货。
上海市财政局关于印发《上海市政府采购供应商信息登记管理办法》的通知
上海市财政局关于印发《上海市政府采购供应商信息登记管理办法》的通知文章属性•【制定机关】上海市财政局•【公布日期】2024.02.07•【字号】沪财发〔2024〕1号•【施行日期】2024.04.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】政府采购正文上海市财政局关于印发《上海市政府采购供应商信息登记管理办法》的通知各相关单位：根据深化政府采购制度改革要求，为规范本市政府采购供应商信息登记活动，进一步优化政府采购营商环境，我局制定了《上海市政府采购供应商信息登记管理办法》，现予发布，自2024年4月1日起施行，请按照执行。
上海市财政局2024年2月7日上海市政府采购供应商信息登记管理办法第一条为规范上海市政府采购供应商信息登记，保障电子化政府采购活动顺利开展，依据《中华人民共和国政府采购法》（以下简称《政府采购法》）、《中华人民共和国政府采购法实施条例》（以下简称《政府采购法实施条例》）及相关法律法规和《上海市政府采购实施办法》的规定，制定本办法。
第二条本市依托“上海政府采购网”（网址：）建立政府采购供应商库（以下简称供应商库）。
符合本办法第七条规定的供应商，均可通过“上海政府采购网”办理基本信息登记。
第三条上海市财政局（以下简称市财政局）负责供应商库的建立以及日常维护和管理。
市财政局建立供应商库与法人库等信息比对机制，对供应商登记的基本信息进行核对。
第四条供应商通过“上海政府采购网”办理信息登记和进入供应商库（以下简称入库）实行免费制，任何单位和个人不得以信息登记或核对等为由向供应商收取任何费用。
第五条采购人、采购代理机构（包括集中采购机构和社会代理机构）通过“上海政府采购网”以电子化方式组织实施本市政府采购项目时，应当使用供应商库。
发现供应商登记信息与实际不符的，应及时告知其进行更正。
第六条有意向通过“上海政府采购网”参加本市电子化政府采购活动的供应商，应提前完成信息登记和入库手续。
供应商名单库管理办法及操作规范
供应商名单库管理办法及操作规范1. 引言本文档旨在规范和管理供应商名单库，确保供应商信息及其管理得到妥善处理。
供应商名单库是记录和维护与公司合作的供应商信息的数据库。
2. 名单库管理责任2.1 供应链部门将负责管理和维护供应商名单库，确保信息准确完整。
2.2 采购人员应及时更新供应商名单库中的供应商信息，并向供应链部门提供必要的支持。
2.3 公司管理层应定期审查供应商名单库，并根据需求进行调整和优化。
3. 供应商信息录入3.1 采购人员应根据公司政策和流程，在系统中录入新供应商的基本信息，包括但不限于公司名称、法定代表人、联系方式等。
3.2 录入信息时，必须核实供应商提供的身份和资质文件，并确保其真实有效。
3.3 录入信息后，采购人员应及时通知供应链部门进行审查和验证。
4. 供应商信息维护4.1 采购人员应主动收集和更新供应商的相关信息，如公司经营范围、产品质量认证情况等，并及时更新记录。
4.2 如发现供应商信息发生变动，采购人员应立即更新供应商名单库，并通知供应链部门进行后续处理。
4.3 供应链部门应定期核实供应商名单库中的信息，并通知采购人员进行更新。
5. 名单库使用5.1 采购人员在进行新的采购活动时，应先查询供应商名单库，了解公司已有的合作伙伴。
5.3 采购人员在与供应商洽谈合作时，应根据名单库中的供应商信息进行必要的尽职调查和评估。
6. 数据安全与保密6.1 供应商名单库应采取必要的安全措施，保护供应商信息的机密性和完整性。
6.2 供应链部门负责确保名单库系统的正常运行，并及时处理可能存在的安全风险。
6.3 公司应建立相应的数据备份机制，以防止数据丢失或意外损坏的情况发生。
7. 违规处理7.1 如发现采购人员未按照规定更新供应商名单库或泄露供应商信息，公司将进行相应的纪律处分。
7.2 违反法律法规或公司政策的情况，将依法承担相应的法律责任。
8. 附则8.1 本文档自发布之日起生效，并适用于公司采购活动中的供应商名单库管理。
关于进行设备维护与更新的通知模板
关于进行设备维护与更新的通知模板尊敬的员工：根据公司技术部门的要求，为确保设备的正常运行和提高工作效率，我们计划进行设备维护与更新。
现将相关事项通知如下：一、维护时间安排根据计划，设备维护将在如下时间段进行：日期：XX年XX月XX日至XX年XX月XX日时间：每日XX时至XX时在维护期间，受影响的设备将无法正常使用。
为避免造成不必要的麻烦，请员工提前调整工作计划，并在维护期间做好相应的备份工作。
二、受影响设备列表以下设备将受到维护和更新工作的影响，请相关部门和员工做好准备：1. 服务器及网络设备：由于升级系统和补丁，将在维护时间段内暂停服务，请合理安排业务流程，以免造成不必要的影响。
2. 办公电脑及配件：将对办公电脑进行系统更新和硬件维护，避免设备老化对工作造成不必要的困扰。
维护期间，可适度调整工作计划或使用备用设备，以减少工作中断。
3. 生产设备：生产线上的设备将在维护期间进行预防性维护和安全检查，以确保设备正常运行和员工的人身安全。
请生产部门提前做好备料工作，避免因设备维护而导致产能下降。
三、维护期间员工须知1. 请员工提前备份重要数据，以免因设备维护而导致数据丢失。
2. 对于在维护期间需要使用的设备，请提前做好调整安排，并妥善保管好个人工作文件和资料。
3. 如遇到设备维护期间的紧急事件，请及时与技术支持部门联系，以便快速解决问题。
四、维护完成后的恢复工作预计维护结束后，设备将恢复正常使用。
请员工按照平时的工作习惯，重新使用设备并检查一切功能是否正常。
如在使用中遇到任何问题，请及时向技术支持部门报告，以便及时处理。
请各部门和员工提前做好准备，在维护期间相互配合，确保设备维护和更新工作的顺利进行。
感谢各位的理解和支持！此致，xxx公司技术部门。
供应商变更通知书样本
供应商变更通知书样本尊敬的供应商：感谢您一直以来对我们公司的支持和合作。
在此，我代表我司通知您，由于一些不可抗力的因素，我们将对供应商进行一次变更。
作为公司的采购部门，我们经过认真的评估和分析，根据市场需求和业务发展的需要，决定对供应商进行调整，以提高我们的业务表现。
对此变更，特向贵公司通知如下：一、变更原因近期，我们公司所服务的行业发生了一些重大变化，这使得我们需要更加灵活和高效地满足市场需求。
鉴于此，我们决定对供应商进行调整，以确保我们能够稳定供应优质产品和服务，提高客户满意度。
二、变更计划根据我们的调整计划，我们将对供应商进行一次变更，并计划在XX日期生效。
届时，我们将与您联系，提供更详细的变更信息和具体的时间表。
三、变更的影响我们的供应商变更将对您的业务产生以下影响：1. 经济方面：我们将与您讨论新的供应合同和价格协商，并确保我们达成一个互利的协议。
我们希望我们之间的合作能够继续发展，获得更多的商业机会。
2. 交货时间：由于供应商变更可能会对您的运营产生一定的影响，我们将提前与您协商，确保您能够合理安排交货时间，并减少潜在的延误。
3. 服务质量：我们将定期与您进行沟通和协调，确保新的供应商能够提供与您以前合作的供应商同等水平的产品和服务质量。
如果有任何问题或意见，请及时与我们联系，我们将尽力解决。
四、我们的期望我们希望通过这次供应商变更，能够进一步加强我们之间的合作关系，实现共赢局面。
在新的合作中，我们希望您能够：1. 提供优质的产品和服务：我们希望您能够持续改善您的产品和服务质量，以满足我们公司和客户的需求。
2. 提供有竞争力的价格：我们希望您能够提供具有竞争力的价格，使我们能够在市场上有更大的竞争优势。
3. 提供及时的交货：我们希望您能够按照协议的时间交付产品，确保我们的供应链畅通无阻。
4. 提供良好的售后服务：我们希望您能够在销售后为我们提供良好的售后服务和技术支持，以保障我们的业务顺利进行。
关于加强供应商质量管理的通知
关于加强供应商质量管理的通知尊敬的各位同事：为了进一步加强我公司的供应商质量管理，提高产品质量和客户满意度，特发出本通知，对供应商质量管理工作进行规范和要求。
请各相关部门严格按照以下内容执行，确保供应商质量管理工作的有效实施。
一、加强供应商评估和选择1. 供应商评估要全面在进行供应商评估时，要综合考虑供应商的技术能力、生产能力、质量管理体系、交货准时率、售后服务等方面的指标，并结合实际情况制定相应的评估标准。
评估结果需经过严格审核和备案，以确保供应商的整体质量水平和可靠性。
2. 供应商选择要慎重在供应商选择环节中，需充分了解供应商的信誉度、稳定性、合作情况等，选择相对合适的供应商。
对于新供应商，应进行更加细致的审核和了解，并逐步建立稳定的合作关系。
同时，要依据实际需求定期进行供应商的动态评估，确保供应商的质量和服务能够长期满足公司的需求。
二、建立供应商质量管理体系1. 制定供应商准入流程和规范为了确保供应商的质量和服务水平，要建立供应商准入流程，明确各个环节的具体要求和责任人，包括供应商的注册、审核、评估等程序，并建立相应的文件和记录。
凡不符合要求的供应商，将不予准入，确保供应链的质量和稳定性。
2. 加强供应商质量监控和管理对已经准入的供应商，要建立供应商管理档案，记录其供货情况、质量情况、投诉情况等重要信息。
同时，要定期进行供应商的质量监控和评估，及时发现和解决质量问题，确保供应商的持续改进和提升。
三、强化供应商培训和沟通1. 供应商培训的重要性加强供应商培训是提高供应商质量管理水平的重要手段。
通过培训，使供应商了解公司的质量管理要求和标准，提高其质量意识和质量管理能力，促使供应商积极参与到公司的质量管理体系中来。
2. 加强供应商沟通和合作与供应商之间建立良好的沟通和合作关系，可以及时了解供应商所面临的问题和困难，共同解决和改进。
建议定期组织供应商座谈会或联席会议，就质量管理、交付管控、合作优化等方面进行深入交流，促使双方能更好地协同工作，提高供应商的质量水平。
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供应商信息维护通知
根据《河钢集团有限公司关于集团财务共享平台建设的通知》要求内容，内部结算系统将实现线上自动对各自分公司供应商直接付款功能，因此，需要各自分公司业务人员对内部结算系统内原有供应商信息进行维护（具体操作见后文）。
原有供应商信息维护时间为10月15日--11月4日。
11月5日起，未补全的三证合一编号、银行账号、银行联行号的供应商将无法使用。
供应商维护操作说明
1.新增
进入内部结算系统，点击左侧菜单“基础管理”--“供应商管理”，选中供应商，点击“新增”，选择该供应商所属部门，填写供应商名称，填入三证合一编号（如无编号填“暂无”），填写供应商用途，点击“确定”。
增加供应商银行账号、供应商银行联行号：进入内部结算系统，点击左侧菜单“基础管理”--“供应商管理”，选中供应商，点击右侧供应商银行信息列下“点击查看”，在弹出页面点击“新增”，补全供应商银行信息。
2.修改
进入内部结算系统，点击左侧菜单“基础管理”--“供应商管理”，选中供应商，点击“修改”，选择该供应商所属部门，修改三证合一编号（如无编号填“暂无”），修改供应商名称，修改供应商用途等。
修改供应商银行账号、供应商银行联行号：进入内部结算系统，点击左侧菜单“基础管理”--“供应商管理”，选中供应商，点击右侧供应商银行信息列下“点击查看”，在弹出页面点击“新增”或者“修改”，补全供应商银行信息。
3.批量导入
进入内部结算系统，点击左侧菜单“基础管理”--“供应商管理”，点击“批量导入”，选择该供应商所属部门，点击“模板下载”。
填写模板内容，供应商名称、供应商开户行、三证合一编号、供应商用途、开户行账户、开户行CNASP编号（联行号）。
点击“浏览”，选择填写完毕的模板文件，点击“上传”。