人力资源管理信息系统在煤炭企业的应用

浅谈人力资源管理信息系统在煤炭企业的应用
摘要：信息技术的日益发展已成为引导企业经营理念和管理意识的重要力量。

如何将信息技术应用于企业管理实践、提高企业管理效率是企业界共同关注的焦点，文章结合福建煤电股份有限公司的实际软件项目管理信息系统在企业人力资源管理过程中的应用作了相关的分析，以期对当前处于变革中的企业有所帮助。

关键词：人力资源管理信息系统；软件项目管理；hrp软件
随着人力资源管理需求的提高和办公水平的进步，福建煤电股份有限公司急需建立一套“实用、标准、高效”的全功能、多层次、智能化的人力资源管理信息系统，实现企业人力资源管理工作的现代化。

为此，公司与厦门大学联合开发了人力资源信息系统管理应用软件（以下简称hrp软件），该软件除了具有人员信息查询、合同管理、劳工统计、报表管理等常用基本功能外，还与公司的出入井考勤、地面指纹考勤两个系统相连接，实现了对职工考勤实时监控。

1 hrp软件目前使用的情况
1.1 hrp软件的基本特点
1.1.1 建立完整的人力资源管理体系，规范人力资源业务流程，从而提高管理水平，增强企业竞争力。

1.1.2 集中管理人力资源信息，实现全公司有效的人力资源管理与监控。

1.1.3 减轻人力资源管理人员工作量，提高工作效率。

1.1.4 建立全面完整的人力资源分析体系，借助系统分析、报表和灵活的查询能力，为企业决策提供依据。

1.1.5 提供开放的、可扩展的应用平台，满足发展变化的需求，支持迅速而持续的改善能力。

1.2 hrp软件的主要功能
1.2.1 基础设置：提供了一个可建立公共数据和信息环境的操作平台，对人力资源系统的基础信息进行设置，对公司人力资源进行管理。

1.2.2 职务职能管理：管理公司下属单位、部门、岗位信息，支持多种组织结构设计模式，能够灵活设置各级组织机构，定义各机构之间的上下级关系，可灵活调整和管理各岗位的职级、岗位职责、任职资格、素质指标要求和考核指标，支持管理人员进行部门级、岗位级二种形式的编制管理。

1.2.3 员工信息管理：提供标准、灵活的人事信息管理功能，可根据企业实际需要自定义人事信息项目，并支持灵活定义信息代码。

提供单独的人事信息采集、校验功能，保证准确的员工档案库数据。

同时，可根据企业需要，提供各种人事花名册；可设置一致的统计口径，提供方便的人事信息统计和分析。

可以自动提示员工试用、转正、合同期满等信息。

1.2.4 员工调配管理：提供定义调配类别及相应申请单项目的功能，基于审批流程平台，可灵活设置调配处理流程；支持编制调配计划，进行员工调配的网上申请、审批，支持员工调配的手工处理；
对员工调配情况提供多种角度的统计分析。

1.2.5 员工离职管理：提供定义离职类别及相应申请单项目的功能，基于审批流程平台，可灵活设置离职处理流程；支持用户编制离职计划，进行员工离职的网上申请、审批，支持员工离职的手工处理；对员工离职情况提供多种角度的统计分析。

1.2.6 考勤管理：提供员工出勤情况的管理，并对公司原煤单位下井人员出入井的情况进行实时监控。

可灵活设置考勤规则、考勤期间、假日、班别，可方便地编制工作日历，支持机器考勤和手工考勤两种方式，在出差管理、休假管理、加班管理的协助下，提供考勤日报、月报等数据报表。

1.3 使用hrp软件系统的作用
hrp软件使用起来非常方便，从多方面改善了我司人力资源管理工作的效率和提高信息化水平，促进了人事管理基础工作的建设。

1.3.1 hrp系统建立后，充分发挥了网络技术的优势，各类数据信息全部进入公司服务器，各授权用户均可进行访问，并根据相应的授权范围，进行数据维护。

1.3.2 实现了办公业务的自动化，提高了办公效率与质量。

hrp 网络版在公司的使用中，实现了数据的按权限多点录入、分级共享、一方录入、多方使用，充分实现了数据使用的高效和共享。

1.3.3 规范了人事业务管理模式。

hrp系统的建立，规范了公司人力资源业务管理模式，人力资源管理的日常业务如干部任免、工资管理、职工进出等，都可以按照规范的工作流程设计相应的模板
来完成。

1.3.4 提高了人事工作人员的基本素质与业务水平。

系统业务流程的建立，对每个人力资源专业管理者提出了更高的要求，通过软件的使用，不断提高人事工作人员的基本素质与业务水平，实现了决策科学化，决策靠数据，调研论证有依据，减少了决策的简单化、盲目化和失误。

2 hrp软件系统存在的主要问题
2.1 个性化特点明显降低，无法实现具有个性化的功能要求。

2.2 操作是以鼠标为最基本的操作方式，无法满足快速操作的要求。

2.3 页面动态刷新，响应速度明显降低。

2.4 无法实现分页显示，给数据库访问造成较大的压力。

2.5 部分功能弱化，难以实现传统模式下的特殊功能要求。

3 对hrp软件使用建议
3.1 企业决策层必须重视
人力资源管理系统的实施不只是人事部门或计算机部门的事。

为了保证数据的完整、准确和及时，需要企业内各个部门和全体员工的积极配合。

同时，采用人力资源管理软件，需要在充分回顾企业政策的基础上，根据先进的人力资源管理理念，从程序到操作进行全面改进。

所有这些工作，如没有企业决策层的参与是很难实现的。

3.2 加强培训至关重要
通过培训转变思维方式和行为方式，让他们学会并习惯于通过系
统来进行科学的管理，而不是决策凭感觉，分析凭经验。

不光要明白采用人力资源管理系统的好处，更重要的是要了解系统功能和系统的运行方式，学习软件系统中蕴涵的先进理念，主动积极地反思现行的体系，探讨改进的方案。

3.3 企业的相关制度和信息结构需要改进
实施人力资源管理系统正是一个非常好的契机来回顾本企业不合理、不科学或不符合国家相关法律和规章的地方，重新合理地组织人事相关信息和报表，从而减少企业运行的潜在风险，将人力资源部员工的工作放在刀刃上。

因此，应该充分地回顾本企业的相关政策和信息组成，去掉不合理的成分，将改进的建议报告给企业的决策领导并争取付诸实施。

3.4 实施目标必须明确
在项目的初期，应该明确整个项目的实施计划和目标，需要采集的数据，需要保留的历史信息，现有数据如何规范化以及项目实施的时间和进度安排等等。

3.5 实施小组必须精悍
项目实施小组人员的组成应包括企业管理人员，人事、薪资、计算机专业人员，他们将负责整个项目的组织协调、进度控制、数据分析和数据有效性的检查，提供相关建议，培训其他人员，建立系统和检查各部门的运行程序。

项目实施小组应明确每个小组成员的工作职责。

他们也将是该企业运行人力资源管理系统的主要骨干和技术支持。

3.6 测试软件功能要坚持
项目实施小组在明确实施目标和进度后，要根据实施目标全面测试购买的软件系统。

由于人力资源管理系统需要处理的信息关系非常复杂，各企业的需求也不尽相同，再加上软件的商品化程度远不如已经运行多年的成熟软件产品，存在的错误较多。

如果不在项目实施的初期解决这些问题，随着问题的不断暴露，不仅会浪费大量的人力，更严重的是会使人们失去信心，严重影响工作的进展。

3.7 建立科学的程序性文件
在系统的实施过程中，很多企业由于有关人员素质较低、工作责任心不强，加上某些管理人员的随意指挥，会造成系统的实施和运行事倍功半，而且降低了系统的功效。

所以，除了加强培训外，建立必要的科学的程序性文件，做到有章可循，减少和杜绝各种特例情形，才能为人力资源管理系统的实施和正常运行提供有效保证。

作者简介：林金有（1983，4-），男，福建省莆田市，现职称：助理工程师，学历：大专，研究方向：信息技术研究。