视频会议技术支持管理办法
会议管理的技术支持
会议管理的技术支持在现代社会中，会议是组织机构重要的沟通和决策平台。
为了提高会议的效率和准确性，技术支持起到了关键的作用。
本文将就会议管理中的技术支持进行探讨，包括现有的技术支持工具和应用，以及未来的发展趋势。
一、现有的技术支持工具和应用1. 视频会议视频会议是会议管理中最为常见和实用的技术支持工具之一。
通过视频会议，与会人员可以远程参与会议，减少了时间和地域的限制。
每个与会者只需拥有网络连接和相应的设备，便可通过视频画面进行实时的交流和互动。
视屏会议在跨国、跨区域的会议中尤为重要。
2. 电子白板电子白板是一种用于展示和记录会议内容的技术支持工具。
与传统的白板相比，电子白板具有更多的功能和便利性。
通过电子白板，与会者可以在屏幕上实时书写、标注和擦除，内容还可以保存并进行后续分析和回顾。
电子白板有效地提高了会议的互动性和效率。
3. 会议管理软件会议管理软件是一种专门用于协调和组织会议的应用程序。
通过会议管理软件，会务人员可以进行日程安排、预订会议室、发送会议通知、记录会议笔记等操作。
同时，一些会议管理软件还提供了在线投票、问卷调查和会议评价等功能，方便会议的参与者与组织者之间的交流和反馈。
二、未来的发展趋势1. 智能化会议助手随着人工智能技术的不断发展，智能化会议助手将成为未来会议管理的趋势之一。
智能化会议助手可以通过语音识别、自然语言处理和机器学习等技术，自动为会议记录、提供实时的翻译和字幕服务、提醒与会者注意事项等。
这将进一步提高会议的效率和准确性。
2. 虚拟现实会议虚拟现实技术的应用将为会议管理带来革命性的改变。
通过虚拟现实技术，与会人员可以在虚拟的会议室中进行会议，不受时间和地域的限制。
与会者可以通过头戴式显示器和手柄进行远程互动，感受到真实的沟通和互动体验。
虚拟现实会议将大大降低会议的成本和环境污染，并提高会议的效率和参与度。
3. 数据分析和认知计算随着大数据技术和认知计算的发展，会议管理也将借助这些技术实现更高水平的管理和决策。
视频会议系统技术支持政策
视频会议系统技术支持政策
1. 支持范围
2. 技术支持方式
为了提供及时、高效的技术支持，我们建议用户通过以下方式进行求助：
- 在线提交工单：在公司内部技术支持网站提交工单，并填写视频会议系统故障描述。
- 联系技术支持热线：通过电话联系我们的技术支持团队，我们将会在 24 小时内响应您的请求，并为您提供相应的帮助。
3. 技术支持内容
我们的技术支持团队将会提供以下的技术支持：
- 诊断和解决视频会议系统的故障。
- 回答用户有关视频会议系统的使用问题。
- 为用户提供视频会议系统性能优化建议。
4. 不提供的技术支持
以下情况，我们将不提供技术支持：
- 用户自行更改视频会议系统的系统配置。
- 用户使用未授权的第三方插件或扩展。
- 用户安装了病毒或恶意软件。
5. 其他说明
- 公司将会定期对视频会议系统进行维护和升级，以提供更加优质的视频会议服务。
- 如果用户对我们提供的技术支持有任何不满意之处，可以通过邮件或电话向我们的客户服务部门进行反馈。
谢谢您使用我们的视频会议系统，我们会继续努力为您提供更好的服务。
视频会议技术支持管理办法
视频会议技巧支撑治理办法目次第一章总则第二章治理职责第三章视频会议调试治理第四章问责第五章附则第一章总则第一条为增强和规范视频会议体系的调试和运行治理,包管视频会议体系稳固.高效.安然运行,包管视频会议的顺遂召开,特制订本办法.第二条本办法实用于中国化学工程第六扶植有限公司总部以及各分会场的视频会议体系的调试和运行治理工作.第二章治理职责第三条义务部分及职责（一）重要义务部分：信息中间.（二）相干义务部分（单位）：视频会议申请部分及有视频前提的各二级单位.（三）职责：信息中间负责包管公司总部会场视频会议体系的调试.运行.治理并指点各分会场的视频会议体系的接入.调试;各分会场视频会议体系的治理保护由各单位指定专人负责.第三章视频会议调试治理第四条团体视频会议和内部视频会议的调试治理一.介入团体公司视频会议1.按正式联调时光,提前一天检讨收集.MCU.会议终端等硬件情形;2.按会议通知请求准时介入会议调试;3.专人负责与团体公司视频中控室人员保持接洽,确认音频.视频.双流是否正常,确认团体公司是否能看到本端会场画面;4.做好会议摄像机场景预制;5.机柜内功放（功率放大器）.调音台等装备的参数应在平凡保持正常状况,会议进行时代不要随便马虎修改.6.会议进行中须全程跟会,在掌握室内对装备运行状况和会议后果进行监控,依据须要实时将视频场景.声音大小调剂到最佳地位;7.遵照公司保密轨制,对会议内容严厉保密;8.会议中如消失突发技巧问题无法立刻解决,应立刻接洽相干技巧人员追求解决办法,并实时向引导报告请示.9.按照装备治理请求,依次封闭所有装备电源;10.完成本次联折衷会议召开情形记载;二.公司召开内部视频会议（一）公司主会场1.按会议通知准时开机与分会场进行联调,确保音视频及双流正常同时需确认轮巡能看到所有分会场.联调停止后不得更改任何设置;2.会议召开当天须提前一个小时再次进行联调确认;3.需转发团体公司视频画面时,应确保团体公司能看到本端会场画面同时二级单位可以看到团体公司画面;4.机柜内功放.调音台等装备的参数应在平凡保持正常状况,会议进行时代不得随便修改.5.会议主办部分应将会议议程发给会议技巧支撑人员,联动调试进程中依据会议议程和会场安插情形,提前将摄像机地位预设,为会议做好预备;6.完成联折衷会议召开情形记载.（二）公司二.三级单位分会场1.供给技巧支撑人员须按会议通知按时开机介入会前体系调试;2.应自动接洽主会场技巧人员,确认音频.视频.双流.轮巡正常,实时解决消失的问题,消除故障;3.应调剂好摄像头地位.角度和光照,确保会议现场画面显示饱满,色彩丰硕.4.会议时代应封闭其他运用软件以免占用体系资本,严禁会议时代运用P2P类下载软件,包管视频会议带宽流量,.5.会议时代请保持话筒处于静音状况,需分会场谈话时可撤消静音.6.视频衔接线属于易耗品,长期频仍拔插轻易损耗,轻易消失接触不良现象,请各分会场妥当保管视频衔接线和收集卡.第四章问责第五条违背上述办法者,将视情形予以问责：1.具备视频前提的各分会场未按划定准时介入调试造成视频会议无法实时接入的,扣减义务人当年绩效奖金50元.分会场自身原因无法召开视频会议造成不良后果的,将在对各二级单位考察打分时予以扣减响应分值.第五章附则第六条二级单位视频会议会场安插建议原则：包管摄像后果达到再现清楚图像目标.计划请求：色彩.装潢.布景：（1）为防止色彩对摄像产生的“吸光”及“反光”效应,忌用“白色”.“黑色”; 如墙壁.桌椅等宜采取平均的淡色;（2）房间的其他三面墙壁.地板.天花板等均应与布景墙的色彩相匹配,忌用鲜艳高饱和色彩.墙面都不合实用庞杂的图案装潢或吊挂庞杂的画幅,以免增长体系编码开销,下降质量.（3）摄像布景制止运用强烈比较的凌乱色彩,以免下降图像质量.光线和照明：（1）会议室须采取人工光源,所有窗户都应在窗帘后加装遮光窗帘.布景处（摄像镜头正对的墙面部分）绝对制止消失强光源（如窗户.大功率照明等）,不然镜头将对面前光源曝光,导致场景内主体曝光缺少.（2）会议室不要放置能反光的物品,如镜子等;地面瓷砖反光强烈影响摄像后果的,必定要改良.（3）为削减面部暗影,会议桌建议采取淡色桌面或桌布.（4）应选择寒光源灯具照明,诸如三基色灯（色温3000-3500K）较为合适.防止运用热光源,如高照度的碘钨灯等.装备摆放和安顿：（1）摄像机放置的最佳地位应与监督器的地位基底细同,扬声器的地位可放置在会议室的四角或挂在周围的墙上. 摄像机镜头防止瞄准门口,（2）如采取电视机的计划,应放置在相对于参会者中间的地位,距地高度大约一米,人与电视机的距离大约为4－6倍电视机屏幕高度.前排参会者眼睛到监督器的程度视角应不大于30度.（2）如采取投影仪计划,在防止摄像机镜头摄入投影仪强光的前提下摆放在适合地位.装备选型：公司视频会议体系已经进级为宝利通品牌,原设置装备摆设的装备消失老化现象,二级单位新视频会议系一切一型号为宝利通G310.其他留意事项：（1）为包管声绝缘与吸声后果,有前提的会场可斟酌运用地毯.装隔音毯.双层玻璃窗等办法进行吸音或隔音.（2）视频会议体系完整依附于收集运转,收集中止或故障,将直接影响视频会议的后果,是以稳固靠得住的收集在视频会议体系中起着十分重要的感化.公司视频会议体系是高清尺度,现实运用传输的是标清旌旗灯号,对收集的带宽.网速.安然.稳固.靠得住有必定的请求,各会场要做到收集运行切实有用.要包管：(1)会议终端最好直接衔接当地焦点交流机,与焦点装备之间最多只许可有一个接入交流机.(2)会议室连入当地局域网的链路带宽为100M或1000M链路,链路上的所有装备必须是二层或二层以上的可网管装备,链路的布线方法建议运用光纤直接将会议终端和焦点接入装备相连.(3)分派给视频终端的IP地址采取VLAN情势与其他盘算机隔离,以包管不被他人占用或冲突.(4)做好当地收集安然措施,包管收集运行平安稳固.。
视频会议管理制度_视频会议管理制度办法
视频会议管理制度_视频会议管理制度办法 为提⾼⼯作效率，规范视频会议管理，应制定规范的视频会议管理制度。
下⾯店铺为⼤家整理了有关视频会议管理制度的范⽂，希望对⼤家有帮助。
视频会议管理制度篇1 第⼀条本办法适⽤于国资委系统的⼤型会议、专题培训以及常规性会议。
第⼆条省国资委视频会议系统主控机房设在委机关办公⼤楼，由电教中⼼负责维护使⽤。
第三条各种会议的通知、筹备由各召集部门负责，报委办公室同意后，提前三天通知电教中⼼安排。
第四条电教中⼼在接到会议通知后，应积极与⽹络运营商、各市国资委、各省属企业视频会议端点联调测试。
确保带宽资源、线路畅通。
第五条会议主办部门如有录⾳、录像要求，应提前两天通知电教中⼼，以便提早准备。
第六条各市国资委、各省属企业视频会议终端设备应指定专⼈负责管理和维护，并报省国资委电教中⼼登记备案。
视频会议系统的登录密码属机密事项，须专⼈负责。
第七条视频会议系统的主计算机须专机专⽤。
分会场变更系统设备应及时报告电教中⼼重新测试调整。
第⼋条各市国资委、各省属企业视频会议的参会单位，应按通知要求准时、全程参加会前的联调测试。
没有按时参加联调测试的单位，应承担由此带来的后果。
第九条召开会议时，各分会场必须悬挂或摆放本单位名称标识。
第⼗条会议期间，主会场、分会场必须要求参会⼈员关掉⼿机、BP机或调⾄振动状态。
第⼗⼀条分会场视频会议系统出现故障，应及时与电教中⼼联系。
第⼗⼆条本办法⾃发布之⽇起试⾏。
视频会议管理制度篇2 第⼀条为充分发挥东南⼤学⽹络视频会议系统(以下简称视频会议系统)的效能，确保⽹络视频会议规范、优质、⾼效、安全运⾏，特制定本办法。
第⼆条视频会议系统是新形势下推动我校进⼀步转变⼯作⽅式，改进⼯作作风，提⾼⼯作效率的⼀项重要⼿段。
各部门单位要予以⾼度重视，充分运⽤视频会议资源召开会议。
第三条视频会议系统由校长办公室与教育技术中⼼统筹规划并组织推动。
⿎励各部门单位在本部门内逐步推⼴扩⼤视频会议系统的覆盖范围。
网络视频会议管理实施细则
网络视频会议管理实施细则一、引言随着信息技术的迅猛发展，网络视频会议成为现代企业和组织日常工作中不可或缺的一部分。
然而，为了确保网络视频会议的顺利进行，提高会议效率，加强信息安全，有必要制定网络视频会议管理实施细则。
本细则旨在为企业和组织提供一套规范的网络视频会议管理流程，确保会议的顺利进行和信息的安全可靠。
二、会议组织1. 会议召集人的职责：会议召集人负责制定会议议程、确定会议参与人员名单、发送会议邀请函并提供会议链接，以及确保会议资源的充足。
2. 参会人员的职责：参会人员应按时参加会议，并提前准备相关材料，确保参与会议的有效性和高效性。
3. 会议时间安排：为了避免时间冲突和提高会议效率，应提前规划好会议时间，尽量避免频繁的会议安排。
三、会议技术支持1. 网络环境要求：为保证视频会议的稳定性，网络环境必须符合一定的要求，包括网络带宽、网络延迟、网络安全等方面。
2. 会议软件与设备：选用适合的网络视频会议软件和设备，确保会议的顺利进行。
同时，要定期更新软件和设备，确保其性能。
3. 技术支持人员：企业和组织需要配备专业的技术支持人员，及时解决网络视频会议遇到的技术问题，并提供相应的培训和指导。
四、会议安全1. 保护会议数据的安全性：会议过程中所涉及的数据需要加密传输，避免数据被黑客或其他不法分子窃取或篡改。
采用安全可靠的网络连接方式，确保数据传输过程中的安全。
2. 身份验证：在网络视频会议前，参会人员需要进行身份验证，确保只有合法的人员才能加入会议，防止未经授权的人员进入会议。
3. 会议记录与保留：有必要保存和备份网络视频会议的相关记录，包括会议内容、会议记录、与会人员名单等，以备查阅和证明。
五、会议礼仪和规范1. 准时参会：每位参会人员应按照会议时间准时参加会议，不迟到、不早退，避免浪费他人时间。
2. 尊重他人：在网络视频会议中，要尊重他人的发言权，不打断他人发言，并保持良好的沟通和合作氛围。
3. 会议纪要和行动计划：对于每次网络视频会议，应有专人负责记录会议要点和行动计划，并及时将会议纪要发送给与会人员，确保大家对会议内容的一致性和行动的执行性。
2023年视频会议管理规定
2023年视频会议管理规定随着互联网技术的不断发展，视频会议已经成为一种普遍被使用的商务工具。
为了更好地管理视频会议的使用，有效提高会议的效率和安全性，2023年制定了一系列的视频会议管理规定。
一、视频会议使用权限管理1. 视频会议系统要求所有用户拥有唯一身份标识，并严格进行身份验证，确保只有授权人员可以使用系统。
2. 公司会议管理员负责给予各部门和员工相应的会议使用权限，并密切监控权限的使用情况，做好定期审计。
3. 对于外部人员的视频会议请求，需要经过内部人员的申请和批准方可进入会议室。
二、视频会议会议室管理1. 公司内部视频会议会议室要进行统一编号和分类，方便用户查找和预定。
2. 会议室预定需要提前至少1小时，并在会议开始前10分钟内确认人数，以便确认会议室的合适容量。
3. 每个会议室都要安装摄像头和麦克风，并保持良好的画面和音频质量。
4. 每个会议室都要保持整洁、灯光良好，以提供良好的视频会议环境。
三、视频会议设备管理1. 视频会议设备需要定期检查和维护，确保设备的正常运行。
2. 对于重要会议，可以配备技术人员进行设备确认和技术支持。
3. 会议设备的使用需要事先申请，并在使用完毕后进行归还和登记。
4. 确保会议设备的安全性，防止泄露公司敏感信息。
四、视频会议行为规范1. 参会人员需提前准备，并按时参加会议。
2. 在会议中要保持良好的礼貌和文明，不得言语攻击或人身攻击他人。
3. 不得在会议中散播不实信息或恶意干扰会议正常进行。
4. 会议期间不得录制或传播会议内容，除非事先得到相关人员的书面授权。
五、视频会议安全管理1. 视频会议系统应具备安全加密功能，保护会议内容不被非法获取。
2. 对于参加重要机密会议的人员，要求使用双重身份认证方式进入会议室。
3. 会议内容和记录要进行备份存储，并具备防止丢失或被篡改的措施。
4. 防止恶意软件或病毒攻击，定期升级和更新视频会议系统的安全防护软件。
六、视频会议纪要和记录管理1. 每场会议结束后，由会议主持人汇总会议纪要，并将纪要发送给参会人员和相关部门。
公司视频会议管理制度
公司视频会议管理制度一、总则1. 目的：确立视频会议的管理原则，提升会议效率，保障信息传递的准确性与时效性。
2. 范围：适用于公司所有部门及员工进行视频会议的组织、参与和管理。
3. 责任：信息技术部门负责视频会议系统的维护和技术支持，各部门负责人负责监督本部门员工的遵守情况。
二、会议准备1. 会议申请：需提前至少一天向信息技术部门提交会议申请，明确会议时间、参会人员名单、会议议题等关键信息。
2. 技术检查：信息技术部门应在会议开始前半小时完成设备检查和系统测试，确保音视频通讯畅通无阻。
3. 资料准备：主持人应提前准备好会议议程、相关资料和演示文稿，确保会议内容的丰富性和有效性。
三、会议进行1. 准时召开：所有参会人员应提前5分钟进入会议室，确保会议能够准时开始。
2. 会议纪律：参会人员应保持摄像头开启，注意仪容仪表，不得随意中断会议或离开。
3. 发言规则：遵循主持人引导，依次发言，确保会议讨论的秩序性和建设性。
4. 记录归档：指定专人负责会议记录，会后及时整理并归档，方便后续查阅和跟进。
四、会议结束1. 总结提炼：主持人应在会议结束前对讨论内容进行总结，明确下一步行动计划和责任分配。
2. 反馈机制：建立会议效果反馈机制，收集参会人员的意见和建议，不断优化视频会议流程。
五、安全管理1. 数据保护：确保会议内容的安全性，禁止无关人员获取会议资料和记录。
2. 系统更新：信息技术部门应定期对视频会议系统进行更新和维护，防止安全漏洞的产生。
六、违规处理1. 对于违反管理制度的行为，根据情节轻重，给予相应的警告或处罚。
2. 对于影响会议效率和质量的严重行为，将进行严肃处理，并在全公司范围内通报。
七、附则1. 本制度自发布之日起实施，由信息技术部门负责解释。
2. 随着公司的发展和实际需求的变化，本制度将不定期进行修订和完善。
视频会议技术支持办法
视频会议技术支持办法1. 引言随着全球范围内的远程工作和远程合作的兴起，视频会议已成为现代商务沟通的重要工具。
然而，由于技术问题可能导致会议中断、质量下降或用户使用困难等情况，因此需要建立视频会议技术支持办法，以确保顺畅的沟通和高质量的会议体验。
2. 技术支持团队的组织与建设为了提供高质量的视频会议技术支持，我们建议以下方面得到重视：2.1. 技术支持团队的组成技术支持团队需要由熟悉视频会议系统的专业人员组成，他们应具备良好的沟通能力和快速解决问题的能力。
团队成员可以包括技术支持工程师、网络工程师和客户服务代表等。
2.2. 知识和技能培训技术支持团队成员应接受定期的培训，以使他们了解最新的视频会议技术、常见问题及解决方法。
培训包括但不限于系统操作、网络故障排除和客户沟通技巧。
2.3. 技术支持平台建议建立一个集中管理的技术支持平台，用于记录和跟踪用户反馈和问题。
该平台应便于技术支持团队与用户之间的沟通和协作。
3. 技术支持办法针对视频会议技术支持，我们制定以下办法以解决常见问题和提供支持：3.1. 用户手册和教程提供详细的用户手册和教程，以帮助用户了解系统的各项功能和操作方法。
用户手册应以简洁明了的语言编写，并包含大量的图文示例。
3.2. 在线技术支持建立在线技术支持渠道，例如在线聊天、电子邮件或热线电话，以便用户能够及时询问问题和寻求支持。
技术支持团队应尽快回应用户的请求，并根据问题的复杂程度分配适当的优先级。
3.3. 远程支持对于一些复杂的问题，技术支持团队可以通过远程桌面控制等方式，直接与用户互动、诊断和解决问题。
这种方式能够提供高效的支持，并减少用户等待时间。
3.4. 定期维护和升级视频会议系统需要定期维护和升级，以确保其稳定性和性能。
定期检查系统的硬件设备、网络连接以及软件更新，并及时解决问题和进行升级。
3.5. 用户满意度调查定期进行用户满意度调查，以了解用户对视频会议技术支持的评价和建议。
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视频会议技术支持管理办法
目录
第一章总则
第二章管理职责
第三章视频会议调试管理
第四章问责
第五章附则
第一章总则
第一条为加强和规范视频会议系统的调试和运行管理，保障视频会议系统稳定、高效、安全运行，保证视频会议的顺利召开，特制定本办法。
第二条本办法适用于中国化学工程第六建设有限公司总部以及各分会场的视频会议系统的调试和运行管理工作。
第二章管理职责
第三条责任部门及职责
（一）主要责任部门：信息中心。
（二）相关责任部门（单位）：视频会议申请部门及有视频条件的各二级单位。
（三）职责：信息中心负责保障公司总部会场视频会议系统的调试、运行、管理并指导各分会场的视频会议系统的接入、调试；各分会场视频会议系统的管理维护由各单位指定专人负责。
第三章视频会议调试管理
第四条集团视频会议和内部视频会议的调试管理
一、参加集团公司视频会议
1.按正式联调时间，提前一天检查网络、MCU、会议终端等硬件情况；
2.按会议通知要求准时参加会议调试；
3.专人负责与集团公司视频中控室人员保持联系，确认音频、视频、双流是否正常，确认集团公司是否能看到本端会场画面；
4.做好会议摄像机场景预制；
5.机柜内功放（功率放大器）、调音台等设备的参数应在平常保持正常状态，会议进行期间不要轻易改动。
6.会议进行中须全程跟会，在控制室内对设备运行状态和会议效果进行监控，根据需要及时将视频场景、声音大小调整到最佳位置；
7.遵守公司保密制度，对会议内容严格保密；
8.会议中如出现突发技术问题无法立即解决，应立即联系相关技术人员寻求解决办法，并及时向领导汇报。
9.按照设备管理要求，依次关闭所有设备电源；
10.完成本次联调和会议召开情况记录；
二、公司召开内部视频会议
（一）公司主会场
1.按会议通知准时开机与分会场进行联调，确保音视频及双流正常同时需确认轮巡能看到所有分会场。
联调结束后不得更改任何设置；
2.会议召开当天须提前一个小时再次进行联调确认；
3.需转发集团公司视频画面时，应确保集团公司能看到本端会场画面同时二级单位可以看到集团公司画面；
4.机柜内功放、调音台等设备的参数应在平常保持正常状态，会议进行期间不得随意改动。
5.会议主办部门应将会议议程发给会议技术支持人员，联动调试过程中根据会议议程和会场布置情况，提前将摄像机位置预设，为会议做好准备；
6.完成联调和会议召开情况记录。
（二）公司二、三级单位分会场
1.提供技术支持人员须按会议通知按时开机参加会前系统调试；
2.应主动联系主会场技术人员，确认音频、视频、双流、轮巡正常，及时解决出现的问题，排除故障；
3.应调整好摄像头位置、角度和光照，确保会议现场画面显示饱满，色彩丰富。
4.会议期间应关闭其他应用软件以免占用系统资源，严禁会议期间使用P2P类下载软件，保障视频会议带宽流量，。
5.会议期间请保持话筒处于静音状态，需分会场发言时可取消静音。
6.视频连接线属于易耗品，长期频繁拔插容易损耗，容易出现接触不良现象，请各分会场妥善保管视频连接线和采集卡。
第四章问责
第五条违反上述办法者，将视情况予以问责：
1.具备视频条件的各分会场未按规定准时参与调试造成视频会议无法及时接入的，扣减责任人当年绩效奖金50元。
2.因分会场自身原因无法召开视频会议造成不良后果的，将在对各二级单位考核打分时予以扣减相应分值。
第五章附则
第六条二级单位视频会议会场布置建议
原则：保证摄像效果达到再现清晰图像目的。
布局要求：
颜色、装饰、背景：
（1）为避免颜色对摄像产生的“吸光”及“反光”效应，忌用“白色”、“黑色”；如墙壁、桌椅等宜采用均匀的浅色；
（2）房间的其他三面墙壁、地板、天花板等均应与背景墙的颜色相匹配，忌用鲜艳高饱和色彩。
墙面都不适宜用复杂的图案装饰或悬挂复杂的画幅，以免增加系统编码开销，降低质量。
（3）摄像背景禁止使用强烈对比的混乱色彩，以免降低图像质量。
光线和照明：
（1）会议室须采用人工光源，所有窗户都应在窗帘后加装遮光窗帘。
背景处（摄像镜头正对的墙面部分）绝对禁止存在强光源（如窗户、大功率照明等），否则镜头将对背后光源曝光，导致场景内主体曝光不足。
（2）会议室不要放置能反光的物品，如镜子等；地面瓷砖反光强烈影响摄像效果的，一定要改善。
（3）为减少面部阴影，会议桌建议采用浅色桌面或桌布。
（4）应选择冷光源灯具照明，诸如三基色灯（色温3000-3500K）较为适宜。
避免使用热光源，如高照度的碘钨灯等。
设备摆放和安置：
（1）摄像机放置的最佳位置应与监视器的位置基本相同，扬声器的位置可放置在会议室的四角或挂在四周的墙上。
摄像机镜头避免对准门口，（2）如采用电视机的布局，应放置在相对于参会者中心的位置，距地高度大约一米，人与电视机的距离大约为4－6倍电视机屏幕高度。
前排参会者眼睛到监视器的水平视角应不大于30度。
（2）如采用投影仪布局，在避免摄像机镜头摄入投影仪强光的前提下摆放在合适位置。
设备选型：
公司视频会议系统已经升级为宝利通品牌，原配置的设备存在老化现象，二级单位新视频会议系统统一型号为宝利通 G310。
其他注意事项：
（1）为保证声绝缘与吸声效果，有条件的会场可考虑利用地毯、装隔音毯、双层玻璃窗等方法进行吸音或隔音。
（2）视频会议系统完全依赖于网络运转，网络中断或故障，将直接影响视频会议的效果，因此稳定可靠的网络在视频会议系统中起着十分重要的作用。
公司视频会议系统是高清标准，实际使用传输的是标清信号，对网络的带宽、网速、安全、稳定、可靠有一定的要求，各会场要做到网络运行切实有效。
要保证：
(1)会议终端最好直接连接本地核心交换机，与核心设备之间最多只允许有一个接入交换机。
(2)会议室连入本地局域网的链路带宽为100M或1000M链路，链路上的所有设备必须是二层或二层以上的可网管设备，链路的布线方式建议使用光纤直接将会议终端和核心接入设备相连。
(3)分配给视频终端的IP地址采用VLAN形式与其他计算机隔离，以保证不被他人占用或冲突。
(4)做好本地网络安全措施，保证网络运行安全稳定。
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