企业OA系统电子文件归档模式选择与实践
OA系统中档案管理模块的功能要求
OA系统中档案管理模块的功能要求一、归档范围1、网上流转结束后需归档的电子文件。
2、未在网上流转的本单位收文、发文、会议材料等需归档的文件资料。
二、归档要求1、自动归档功能。
对本单位的所有需归档文件资料的目录（未在网上流转的文件资料，需补充录入目录），可由软件自动对其进行分类、排序，生成文书档案文件级目录数据库。
⑴分类方案：①年度——机构（问题）——保管期限②年度——保管期限⑵排列：归档文件应在分类方案的最低类目即“保管期限”内，按时间先后顺序或事由结合时间、重要程度等排列。
⑶件号：文件排列顺序号。
在分类方案的最低一级类目（指同一年度、同一机机构或问题、同一保管期限）内，按文件排列顺序从“1”开始标注。
2、文书档案文件级目录数据库结构应当符合《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》（DB32/505-2002）的标准。
3、件的二级目录（数据库结构见附件一）。
件的二级目录模块是为了贯彻“细化检索”的原则，对文件级文档管理的补充。
当用户将转发件和被转发件、请示和批复、介绍信存根等作为一件归档时，通常只在归档文件目录数据库中录入一条记录（即文件的标题）。
这样的目录对于检索更详细的内容来说是不够的。
弥补这种缺陷，系统应当为用户提供二级目录功能模块，使用户能更加细致地储存、检索有关信息。
4、按所分档案的类别打印出相应的归档文件目录(见附件二)、归档文件目录封面（见附件三）。
用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。
5、对于有专业档案管理（如会计档案、审计、基建档案等）需求的单位，根据其业务要求为其设计相应的专业档案管理模块。
6、对档案数据的访问要有权限设置，以确保数据的安全。
7、对于每一份电子文件，软件必须提供相应的电子文件登记表，归档电子文件移交、接收检验登记表，归档电子文件管理登记表，归档电子文件迁移登记表（见附件四），并将其打印输出。
8、对最后形成的文件级目录数据库、件的二级目录数据库，提供数据的修改、批量修改、删除当前记录、删除所选记录、记录的新增、保存、按字段检索，数据导出、数据导入、显示每条记录的电子文件全文等功能。
OA电子文件归档管理分析
OA电子文件归档管理分析信息化时代的到来促进了计算机技术的广泛运用，事业单位在日常管理也开始积极引进办公自动化模式，通过借助于计算机设备及相关系统来提升日常办公的效率。
在科学技术改革的推动下，OA系统在事业单位计算机中的运用更加广泛，这也是新时期事业单位规划管理需要引进的新技术。
针对这一点，探讨如何做好OA电子文件的归档管理工作，以更好的发挥OA系统的作用。
标签：OA；电子文件；归档管理；技术运用F491 OA电子文件归档管理概述1.1 电子文件的特点早期受到技术水平及办公设备的限制，我国采用的文件均是手工制作的纸张文件。
传统文件在使用过程中容易受损且保存时间较短，影响了最终的文件使用效率。
此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件内容信息的实用性，不利于其自身使用价值的发挥。
在计算机技术的推动下，我国事业单位的规划管理开始偏向于电子文件管理。
经过最近几年的推广运用，事业单位开始意识到电子文件的便捷性、安全性、可靠性，文档管理人员只需在电脑上操作则可自动生成表格。
然而，在事业单位规划管理升级的过程中，电子文件也逐渐暴露了其不足的特点。
电子文件必须经过相应的设备读取才能让人们识别；可以在不同的载体上进行转换并可同时存在；很容易被修改而不留下痕迹；可以不受时空限制实现信息共享；能使用文字、影像等多种信息方式；由于电子文件载体的不稳定性难以保证其长期的保存。
1.2 归档的原则就事业单位日常管理来说，其往往要面对不同形式的文档资料，每种文件涉及到的内容也是各不一样的，如：工程文件、财务文件等等，若不及时分类处理则会给事业单位的文件管理带来很大的困难。
因而，对文档资料归档管理则是不可缺少的工作。
虽然电子文件与纸质文件有着很多的不同，但二者都是文件，因而归档时可以参照纸质文件的归档范围来确定电子文件归档范围，并根据单位的具体情况和电子文件的特点适当调整归档范围。
在归档过程中要遵守相应的原则，以保证文件资料保存其原有的使用价值。
高校OA系统中电子文件归档问题分析和建议
统文件归档过程中的诸多环节 ， 减轻了公文管理人 员的劳动强度 ， 避免了工作中的推诿和拖延 ， 保证了 归档文件的及时性、 完整性和安全性 ， 提高了管理效
率。
信息或涉密 电子文件 的索引信 息进行分类存 储归
档， 在更大范围实现资源共享 ， 方便通过信息化系统
进行查询 ， 去掉 了许 多中间环节 ， 实现了文件建制 、
议
靠 文件管理人员进行人工整理 ， 重复性的数据输入 或者打 印输 出公文后再归档 ， 造成人力 、 物力的浪 费， 阻碍系统功能 的发挥。 ２ ． ２ 技术水平较低 ， 系统人员难 以胜任 电子文件管理与归档工作对系统管理人员提出 了更高的要求 ， 不仅仅是要懂得文件归档管理的基 本理论 、 原则和方法 的单一化专业人才 ， 更要是掌握 Ｏ Ａ系统 、档案系统 以及 网络知识等相关现代信息 处理技术的信息化知识管理复合型人才。从当前的 实际管理状况来看 ， 部分管理人员责任感不强 ， 知识
较复杂情况 ， 而其具有的可无损复制 、 易与载体分离
和 易无痕更 改 等特性 ，使 得 电子文 件 内容 出现 人 为
统 中 电
子 文
件
归
接 。Ｏ Ａ系统中存有的办理完结的电子文件如不经
过 处理
，
疏忽或是被恶意篡改、窃取的几率 比纸质文件要大 得多。 Ｏ Ａ系统架设在一个开放的互联网平台上， 随 着网络开放性 的不断增强 ，信息系统不可避免的会 受到网络入侵和病毒的攻击 。这就使得保证归档 电 子文件的信息原始性和内容 的真实性成为电子文件 管理部 门与档案部门共同的难题 。 ２ ． ４ 保管条件更高 ， 归档环境难以达到 不同于纸质文件归档对保存面积要求较高 ， 电 子文件由于需要储存在光盘 、 磁盘或硬盘等载体上 ， 而这些载体 自身带有 的物理特性 ， 对环境 的防磁、 防 高温 、 防潮湿 、 防火 、 防病毒等要求较高。 电子文件的 不稳定性 、 对系统的依赖性以及技术障碍、 管理疏漏 等方面的因素，使得电子文件档案在保管方面要设 置具有针对性 的方法。 归档的磁盘要有写保护措施 ，
新OA归档操作
6、已移交公文
• 点击移交档•可以查询已移交的文件登记清单。
谢谢大家 THANKS
中国普天 | 杭州鸿雁电器有限公司
Hangzhou Honyar Electrical Co.,LTD
新OA归档操作说明
总裁办
2010-07-28
系统自动归档已结束文件后，进入档案预归档。（部门 文书有权限）
1.预归档库
◆打开需要著录归档的文件，以杭鸿司市（2010）0052号文件为例， 点击文件名弹出预归档信息窗口：
A、填写或修改信息，选择正确的文件种类
B、选择核查方式：待送核查 C、保存后，预归档库记录-1
2、待送核查公文
选择需要待送核查的文件，点击“送档案室核查”按钮，如下图：
3、待核查公文
• 填写相关信息，选择核查方式后保存提交。
4、已核查公文
• 对于已核查的公文，可以进行回收重新核查
5、待移交公文
企业电子文档归档和电子档案管理指南
现在企业里，电子文档多到不得了。
有各种各样的文件，比如Word 文档、Excel表格、PDF文档，还有各种邮件、图片和视瓶。
企业得好好管理这些文档，保证它们安全、容易找到、好管理。
所以就有了电子档案管理指南，就是给企业规定了一套标准和方法，教企业怎么管理这些电子文档。
目的就是希望企业能够更高效、合规、安全、方便地管理电子文档。
企业需要打造一个炫酷的电子文档归档系统！就像建立一座数字化的文档乐园一样！这个系统不仅包括超酷炫的文件命名规范，还有奇妙绝伦的文件夹结构和权限管理机制。
就像是制定一份神秘宝藏地图一样，我们可以根据文件的类型、部门、时间等因素来设计出不同的宝藏藏匿之处，并确保每个宝藏里的文件都能按照规矩进行命名。
而权限管理机制更是要像是设定魔法阵一样，企业需要为不同的人员设定访问权限和修改权限，确保只有得到授权的勇者才能进入并掌握宝藏的秘密。
当然，企业还需要像是定期举行宝藏保卫大作战一样，进行文档归档和备份工作，确保宝藏的安全和完整，让坏蛋们无法窥探！这样，我们的文档乐园才会成为公司的宝藏宝库，充满趣味和活力！党的一项重要任务是制定一套符合党的路线、方针和政策的电子档案管理规范和流程。
这一过程需要覆盖电子文档的采集、归档、检索、保管和销毁等全过程管理。
在电子文档的采集阶段，必须制定明确的文档采集标准和流程，并对采集的文档进行分类和索引，以确保文档的内容符合党的要求。
在文档归档和存储阶段，应对文档进行整理和分类，并确保文档的存储安全和可靠性，以维护党的信息安全。
在文档的检索和利用阶段，必须建立一套完善的文档检索和利用机制，以便党员能够快速、准确地找到所需的文档并进行使用。
在文档的保管和销毁阶段，需要建立相应的文档保管和销毁规范和流程，并确保文档的合规性和安全性，以落实党的管理要求。
这些措施将有助于加强党的信息化建设，维护党的意识形态安全，推动党的事业发展。
企业OA系统电子文件归档模式选择与实践
三、归档模式选择与实践
（一）电子为主纸质为辅的归档模式。陈晓晖在《电子公 文：能走多远——我国电子公文档案管理五大问题剖析》中指 出：“目前我国还没有一部真正完善的法律用来作为确认一份 电子公文真实、完整和不可抵赖的依据。为了保证电子公文 归档后的法律证据作用，我国实行双套制的保管策略”。笔 者认为，在当前的法规环境下，既要法规遵从，又要探索创 新，在法规允许的条件下，采取以电子文件归档为主，纸质 文件归档为辅助的归档模式，当电子文件法律凭证作用完全 确立并能保证的情况下再采用只归档电子文件的模式。完全 以纸质归档有违时代潮流之嫌，只归档电子文件又存在法律 凭证风险。
显得很有必要。 （二）归档范围。《规范》7.2.3规定：“电子文件的归档
范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包 括相应的背景信息和元数据。”《办法》第五条规定：“电子 公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期 限。”因此，仅归档红头文件是对《办法》的曲解，全部电子 文件均归档又犯了“有文必归”的错误，影响归档质量。
行政OA管理模板 文件管理与归档
行政OA管理模板文件管理与归档行政OA管理模板—文件管理与归档一、引言在现代企业中，行政OA（Office Automation）管理系统被广泛应用于办公室管理中的各个方面，其中文件管理与归档是非常重要的一环。
本文将介绍一种行政OA管理模板，旨在提供一个整洁美观、高效实用的文件管理与归档方案。
二、文件管理1. 文件分类与标识为了便于管理，所有文件应按照特定的分类标准进行分类。
常见的分类方式包括部门、项目、日期等。
针对每个分类标准，可以采用不同的标识方式，例如编号、名称、颜色等。
通过明确的分类与标识，可以快速定位和识别文件。
2. 文件命名规范为了使文件名直观清晰，易于理解和查找，应制定一套文件命名规范。
命名规范可以包括文件主题、创建日期等信息，也可以采用特定的缩写或简称。
同时，应注意避免文件名过长或含有特殊字符，以确保文件名的兼容性与可读性。
3. 文件版本控制在日常办公中，同一个文件可能会经历多次修改。
为了确保文件版本的完整性和可追溯性，应建立文件版本控制机制。
可以采用编号、日期等方式标记不同版本，并记录每个版本的修改内容和修改者，以便在需要时进行查阅和恢复。
三、文件归档1. 归档策略归档是指将不再活跃、但仍有保留价值的文件移动到特定的存储位置进行长期保管。
在制定归档策略时，要考虑文件的重要性、保密性、保存期限等因素。
可以根据文件的特性，制定不同的归档规则和流程，确保归档的准确性和高效性。
2. 归档操作流程归档操作流程应包括文件选择、整理、打包、标记、存储等环节。
在选择要归档的文件时，可以根据事先设定的归档标准进行筛选。
归档文件应进行整理，确保文件的完整性和有序性。
打包时可以采用压缩或打包软件，以减小文件的存储空间。
归档存储位置应明确标记，避免混淆和遗失。
3. 归档管理与检索为方便后续管理和检索，应建立归档文件的管理档案。
包括建立归档文件清单、建立索引、建立归档文档的目录结构等。
通过清晰的管理档案和索引，可以快速查找和获取需要的归档文件，提高工作效率。
OA 系统中电子文件归档问题分析及对策
摘要：随着现阶段信息技术的发展，在各个企业事业单位中，对于OA系统加大了广泛的应用，在一定意义上对于办公效率的提升非常有利。
电子文件归档的应用，将文书档案管理工作的效率也大大地提升，从而对于档案管理水平也有效提升，并且对其中存在的相关问题也需要及时处理。
随着办公自动化发展的普遍应用，电子文件大量产生，电子文档的归档问题显得非常重要。
该问题若是没有合理处理，不但会使得档案管理工作和其他相关工作产生脱节，也会使得大量的电子文件出现丢失的情况。
因此，本文就对 OA系统中电子文件归档问题分析及对策进行分析和探讨。
关键词：OA系统；电子文件；归档；对策一、OA系统中电子文件归档过程存在的问题(一)纸质档案与电子档案并行目前，针对电子文档和纸质文档，一般使用“双轨制”进行管理，在归档中采用纸质以及光媒体等进行归档操作。
但是，由于其采用不同载体以及相同内容，在实际的归档当中就需要加强对于其之间的有效联系。
通常，相对于电子文件来讲，有着一定的及时性，传统纸质档案比较滞后，这样给对电子档案和纸质档案的著录问题带来很大的困难。
(二)电子文件草稿归档电子文件主要对文件的形成和原始档案流转和修改等信息的形成进行记录，所以，对电子文件草稿的保留需要将其纳入电子文件的归档当中。
通常，归档后的电子文件草稿和电子文件正稿是相同的两份文件，导致产生这种情况出现的原因就是文件的起草者和修改者对于办公自动化系统公文流转程序没有合理应用，在起草和修改中都是在纸质档案中完成，最后进入到公文流程，已然成为修改之后的文件定稿，导致电子文件归档原始信息会被丢失。
(三)纸质档案电子化一般，文件档案来源，除了自身单位，还有其他单位的外来文件，受到大环境对其的影响，各个系统和单位还没有实现互相联网，为了便于后期档案便于利用，在归档时对于这部分档案就需要将这些文件融入数据库当中。
实际上，纸质文件档案管理采用电子化归档，通常不是电子文件所属范围，然而现阶段采用这种电子文件，自身的数量由于比较庞大，这样给档案管理人员会产生很大的工作量，因此，加强对电子归档的发展非常的有必要。
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企业OA系统电子文件归档模式选择与实
践
作者：张强
来源：《办公室业务（下半月）》 2019年第11期
文/上海航空工业（集团）有限公司情报档案中心张强
【摘要】本文分析了企业OA系统电子文件归档的几种模式，提出了电子文件为主、纸质文件为辅的归档新模式，并阐述了本企业的电子文件归档实践。
【关键词】OA系统；电子文件；归档模式
伴随办公自动化系统（OA）的普及，无纸化办公日益受到青睐，如何实现企业OA系统电子文件归档后，继续发挥法律凭证、查考参阅的价值，笔者提出了归档新模式。
一、电子文件归档现状
为保证本企业OA系统中形成的具有保存价值的电子文件有效归档和管理，笔者查阅了文献并对部分企业进行了调研，发现在OA系统电子文件归档中，由于企业性质、管理理念、信息化程度、制度规范等因素的差异，归档模式也各异。
（一）归档方式。
1.仅归档电子文件。
采取在线归档、离线归档或两种方式结合，归档电
子文件。
2.仅归档纸质文件。
文件审签采用双轨制，电子文件先在OA系统中流转办理，然后以纸质形式流转审签，纸质审签完毕进行归档，电子文件不予归档。
3.纸质、电子均不归档。
OA
系统中形成的电子文件不向档案部门进行归档，仍保存在形成系统中。
4.电子与纸质文件双套
制归档。
电子文件、纸质文件均归档。
纸质文件归档包括电子文件打印输出归档和纸质重新审
批后归档。
（二）归档范围。
企业OA系统电子文件归档内容：只归档有规范格式的红头文件；归档系统中产生的所有文件；归档具有保存价值的电子文件，归档范围参照纸质文件或自行制定。
（三）归档主体。
归档主体包括办公室文书人员、专兼职档案员、专兼职机要员、信息化
人员等。
二、电子文件归档模式分析
《电子文件归档与管理规范》（以下称《规范》）和《电子公文归档管理暂行办法》（以
下称《办法》）为企业OA系统电子文件归档提供了依据。
（一）归档方式。
《规范》4.5规定：“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品。
归档时，应同时保存文件的电子版本、纸
质版本或缩微品。
”《办法》第七条规定：“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价
值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。
”因此，具有永久、长期保存价值的电子文件应双套归档，只采用一种形式归档或不归档的方式与以上
规定是相悖的。
《规范》4.6规定：“应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
”显然，在电子文件法律效力尚未全面确立的情
况下，归档电子文件的同时归档具有凭证价值的纸质文件或缩微制品显得很有必要。
（二）归档范围。
《规范》7.2.3规定：“电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材
料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
”《办法》第五条规定：“电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。
”因此，仅归档红头文件是对《办法》的曲解，全部电子文件均归档又犯了“有文必归”的错误，影响归档质量。
（三）归档主体。
《规范》7.1规定：“文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定
符合归档条件的电子文件向档案部门移交”。
《办法》第三条规定：“电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作”。
企业OA系统电子文件归档的主体结合企业实际确定为宜，以便准确判定保存价值、保管期限。
三、归档模式选择与实践
（一）电子为主纸质为辅的归档模式。
陈晓晖在《电子公文：能走多远——我国电子公文档案管理五大问题剖析》中指出：“目前我国还没有一部真正完善的法律用来作为确认一份电子公文真实、完整和不可抵赖的依据。
为了保证电子公文归档后的法律证据作用，我国实行双套制的保管策略”。
笔者认为，在当前的法规环境下，既要法规遵从，又要探索创新，在法规允许的条件下，采取以电子文件归档为主，纸质文件归档为辅助的归档模式，当电子文件法律凭证作用完全确立并能保证的情况下再采用只归档电子文件的模式。
完全以纸质归档有违时代潮流之嫌，只归档电子文件又存在法律凭证风险。
（二）新模式下的实践。
本企业具体实践如下：OA系统与档案系统建立标准归档接口，OA 系统电子文件根据保存价值判定归档范围，不具有保存价值的电子文件存留于OA系统，其他电子文件在线向档案系统归档；保管期限为永久和30年的电子文件同时输出纸质文件归档，加盖印章，保管期限10年的电子文件只归档电子文件；OA系统电子文件归档操作由机要员操作。
1.在线归档接口。
接口以Web service方式调用档案系统标准接口代码，以XML数据格式将电子文件实体文件及元数据等信息传输至档案系统，传递内容包括批示单、正文、附件、流转等信息。
电子文件属性信息以条目形式归档至档案系统，审签单以图片形式捕获归档，保持原貌。
审签意见以TXT归档，Word文档转换为PDF归档，均自动挂接于条目下，一个主文件归档一个条目，归档命令按钮在OA系统由机要员操作。
归档的属性信息字段包含编号（文号）、名称、编制部门、拟稿人、审核者形成时间、归档时间等，文件字段信息与档案系统中设定的字段信息建立了对应关系，确保归档信息有效存储。
2.归档操作。
电子文件在OA系统中审批完毕后，归档人员点击归档按钮即可完成在线归档。
OA系统开发了电子文件保管期限判定功能，归档操作人员确定文件保管期限后可选择随时归档也可定期归档，保管期限未判定将无法归档，而执行了归档操作后，归档人员将不能进行撤销归档操作。
保管期限判定不合理则档案管理人员可驳回，重新归档；归档后，归档人员仍可在OA系统中“已归档”文件模块中查阅归档文件，判定无保存价值的电子文件可在OA系统“不归档”功能模块查阅。
归档可逐份操作，也可批量归档操作。
3.电子文件打印输出、加盖印章、整理、装盒完成归档。
OA系统具有打印输出功能，归档电子文件输出的纸质文件由归档人员负责加盖公司或部门印章，如收文在收文处理单中领导签署意见处加盖公司印章，发文在文件落款处加盖印章，阅批件在领导批示处加盖公司印章等。
纸质文件归档整理按照档案管理要求。
在电子与纸质文件均归至档案部门后，通过档案管理系统Web端导出归档文件清单，办理归档交接手续。
归档至档案系统的电子文件由档案管理人员根据档案管理要求进行必要的检查核对、补充著录，具有永久和长期保存价值的电子文件实体、文件目录及元数据由档案人员离线备份。
归档前电子文件的真实性、完整性由形成部门负责，归档后的电子文件真实性、完整性由档案部门保障。
四、结语
本文提出的OA系统电子文件归档模式既执行了国家有关电子文件管理的有关规定，又结合了文档一体化管理、企业节约成本等要求，维护电子文件的真实性、完整性和长期可用性，确
保电子文件的第二价值，同时降低了归档文件凭证价值风险。
【参考文献】
[1]国家档案局.GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范[S].北京:中国档案出版社,2000.
[2]国家档案局第6号令.电子公文归档管理暂行办法[S].国家档案局,2011.
[3]陈晓晖.电子公文:能走多远——我国电子公文档案管理五大问题剖析[J].档案与建
设,2012(8):11.。