国际商务秘书—秘书队伍中的独特分支
国际商务秘书实务考试试卷-外经贸从业人员认证国际商务秘书试卷与试题
国际商务秘书实务考试试卷-外经贸从业人员认证国际商务秘书试卷与试题一、单项选择题。
在下列每小题的四个备选答案中选出一个正确的答案，并将其字母标号填入题干的括号内，错选、多选、未选均无分。
（每小题1分，共30分）1. 国际商务秘书工作的辅助性特征可以从（）去认识。
A. 服务性B. 中介性C. 综合性D. 机要性答案：A2. （）属于国际商务秘书知识结构中基础知识。
A. 心理学B. 历史C. 社会学D. 速记答案：B3. 一字步的步长标准：每一步为自己的（）个脚长。
A. 4B. 3C. 2D. 1答案：D4. 以下关于目光的描述错误的是（）。
A. 关注所有人B. 社交场合注视的位置以两眼为上限C. 与人交谈时视线接触对方脸部的时间不得大于全部时间的50%D. 不要回避对方的目光答案：C5. （）致意适用于长辈、领导或会议等人较多的场合。
A. 欠身B. 点头C. 举手D. 微笑答案：A6. 关于办公管理程序的特征描述正确的是（）。
A. 办公管理程序一成不变B. 办公管理程序由实施该程序的部门秘书或人员来制定C. 办公管理程序是强制性的D. 给办公管理程序运用者裁量权不利于工作开展答案：B7. （）是第一代时间管理理论的特征。
A. 强调规划和准备B. 强调规划、制定优先顺序C. 罗盘理论D. 备忘录答案：D8. 电话沟通基本礼仪错误的是（）。
A. 铃声响过两声后接听电话B. 确定来电身份姓氏C. 大声回答问题D. 注意表情答案：C9. 值班内容不包括（）。
A. 做好值班电话记录B. 处理突发事件C. 记录好值班日志D. 做好接待记录答案：B10. （）不属于商务文书工作的特征。
A. 严肃性B. 时限性C. 机要性D. 规范性答案：A11. 关于备忘录的描述正确的是（）。
A. 备忘录的写法有固定格式B. 备忘录一般不需要签名C. 备忘录要详细D. 备忘录应遵循“书面批评、当面表扬”的原则答案：B12. 收文办理的最后一个环节是（）。
国际商务秘书考核纲要
重点掌握
办公自动化
掌握
电话处理
重点掌握
邮件收发
掌握
值班安排
掌握
时间管理
时间管理概述
重点掌握
时间管理方法
重点掌握
信息管理
信息的收集加工存储
重点掌握
信息安全
重点掌握
网络信息资源
掌握
会议组织
会议类型
掌握
秘书在会议中的职责
掌握
会议组织
重点掌握
会议服务
掌握
商务旅行管理
商务旅行的种类
掌握
旅行前的准备
重点掌握
随行事务
国际商务秘书考核纲要
（2007年版）
一、综合评价指标分值表
国际商务秘书的考核通过专业知识考试来完成。
二、考试大纲内容
考试范围
国际商务秘书1
一、国际商务秘书的概述
• （四）国际商务秘书的分类 • 1、按处理事务性质分类：公务商务秘书和非公务 商务秘书（ 民间秘书和私人秘书）。 • 2、按对领导工作的辅助作用划分： 深层、中层、 浅层；或者决策辅助层、技术操作层和决策执行 层；或者助理级、文书级、执行级、行政级。 • 3、按国际商务秘书工作的内容： 常规事务性秘 书、指派性工作秘书、自主独创性工作秘书
第二节 国际商务秘书的素质要求与 行为规范
• 一、国际商务秘书的知识结构
• 二、国际商务秘书的能力素质 • 三、国际商务秘书的职业道德与作风修养
一、国际商务秘书的知识结构
• （一）基础知识 • （二）辅助管理知识 • （三）专业知识
二、国际商务秘书的能力素质
• （一）表达与沟通的能力 • （二）良好的观察能力和调研能力 • （三）持久的记忆力和灵敏、超前的思维 想像力 • （四）应变能力 • （五）国际商务谈判能力 • （六）操作能力
二、国际商务秘书工作
• • • • （一）国际商务活动的基本特点： 交易性，利益性，竞争性。 （二）国际商务秘书工作的特点： 辅助性，中介性，综合性，机要性。
二、国际商务秘书工作
• • • • （三）国际商务秘书的工作原则 保密，准确，迅速。 （四）国际商务秘书工作的方法 秘书协调方法，督促检查方法，信息沟通 方法，公文撰拟方法，工作进程调度方法， 工作时间调度方法。
• 第三节 国际商务秘书的面试和工作入门
第一节 国际商务秘书与国际商务秘 书工作
• 一、国际商务秘书的概述
• 二 、国际商务秘书工作
一、国际商务秘书的概述
• • • • （一） 秘书的内涵： 其一，秘书是一种社会职业。 其二，秘书主要是为领导服务的人员。 （二） 西方学者关于商务秘书工作内容的 阐述。
涉外秘书的分类和隶属关系
涉外秘书的分类和隶属关系□杨剑宇涉外秘书的分类涉外秘书按照所在单位的性质来划分，可以分为外资企业秘书、外国驻华机构秘书、国内涉外单位秘书、民营企业秘书、私人秘书等几类。
外资企业秘书这是目前我国涉外秘书的主体，人数最多，社会需求量最大，招聘、应聘最为热烈，流动性也最大。
据有关部门统计，近年来在我国投资的外商中，开办独资企业的已经占了７０％以上，而且还有增长的趋势，因此，外商独资企业秘书成为涉外秘书的主流群体。
外国驻华机构秘书这是指在外国政府、公司、银行、科技、文化、教育等组织派驻我国境内的大使馆、领事馆、办事处、联络处等供职的涉外秘书。
这是涉外秘书中层次最高、要求最高、待遇最丰的群体。
国内涉外单位秘书这是指在我国政府机关、国有企事业单位中供职的涉外秘书，他们的职业最为稳定。
我国加入世贸组织后，与国外交往的广度、深度不断增加，更多的国有企事业单位与国外有业务往来，因此这类秘书的数量已大幅度增加。
民营企业秘书这是指在民营企业供职的涉外秘书。
党的十六大肯定了民营经济是社会主义市场经济的重要组成部分，民营企业发展迅猛。
目前，从事涉外经济的民营企业也越来越多，比如，在上海市２００４年１月至６月新增加的２５２１家外贸经营主体中，民营企业占到２７６家，截至６月底，全市有经营实绩的外贸企业超过１．０３万家，其中约四分之三为民营企业。
这些民营企业非常需要涉外秘书，其要求主要是辅助上司从事涉外经济活动，聘用条件是必须具有从事涉外经济活动的知识和行业地图２９ＳＥＣＲＥＴＡＲＹ《秘书》２００７．２能力，并忠于雇主本人。
私人秘书这是指由国内外私人雇主聘用，协助雇主处理涉外事务，对雇主负责，由雇主支付劳动报酬的涉外秘书。
随着经济的发展，人民生活水平的提高，涉外活动也逐渐增多，一部分先富起来的人士聘用了涉外秘书。
不少外国商人、外国游客、外国专家短期来华考察、旅游、工作，也经常需要短期聘请秘书，这些秘书既提供事务性的服务，又充当翻译。
商务秘书资料
商务秘书商务秘书在现代商业环境中扮演着至关重要的角色。
他们不仅需要具备出色的组织和协调能力，还需要具备一定的领导才能和沟通技巧。
本文将介绍商务秘书的工作职责、必备技能以及如何成为一名成功的商务秘书。
商务秘书的工作职责商务秘书通常是高级管理人员的右手，在日常工作中承担着诸多重要的职责。
他们需要负责管理日程安排、协助组织会议、处理来访人员的安排等工作。
商务秘书还需要负责处理文档和文件，编制报告并跟进各种事务的进展。
另外，商务秘书还可能负责安排商务旅行和管理商务活动的细节。
商务秘书的必备技能成为一名优秀的商务秘书需要具备多项必备技能。
首先，良好的组织和计划能力至关重要，商务秘书需要能够高效地安排日程，并确保一切工作有条不紊地进行。
其次，沟通能力也是商务秘书必备的技能之一。
商务秘书需要与各种不同层次和背景的人员进行有效沟通，包括高级管理人员、客户和同事。
此外，商务秘书还需要具备卓越的处理压力和解决问题能力，以应对工作中可能出现的各种挑战和突发情况。
如何成为一名成功的商务秘书要成为一名成功的商务秘书，除了具备上述必备技能外，还需要不断学习和提升自己。
商务秘书可以参加相关的专业培训课程，学习项目管理、沟通技巧、领导能力等方面的知识。
此外，商务秘书还可以通过参与行业活动和与其他商务秘书交流经验，拓展自己的人脉圈和知识面。
最重要的是，商务秘书需要保持谦虚和勤奋的态度，虚心接受他人的建议和批评，不断提升自己的专业水平。
在竞争激烈的商务环境中，一名优秀的商务秘书可以为企业带来巨大的帮助和价值。
通过不懈努力和持续学习，每个人都有可能成为一名成功的商务秘书，为自己的职业生涯开创美好的前景。
1-4商务秘书概述
你对商务秘书的认识……
• 心目中的你： 请评出你认为最适合做商务秘书的五 个特征，并说出你的理由。
什么样的人适合做商务秘书？
• 个人条件 • 个性要求 • 品质要求
（一） 个人条件
• 学历 • 性别 男人适合做商务 男人适合做商务 秘书工作吗 工作吗？ 秘书工作吗？
讨论： 讨论：
• • • • • 年龄 外貌 体质 视力 听力
（二）个性要求
• • • • • • 守时 谨慎 热情 合群 服从 自信 • • • • • 机智 勤快 整洁 自制 兴趣
（三）品质要求
• • • • • • 忠诚 负责 正派 廉洁 诚实 谦逊
具备的能力：
• 办事能力 操作能力、写作能力、阅读概括、编辑 校对、统计分析 • 沟通能力 交际能力、 口头表达能力、协调能力、 组织能力
专业技能：
• • • • • 打字 速记 写作 编辑 归档 • • • • 统计 复制 使用电讯设备 操作电脑
商务秘书的主要工作：
• • • • • 辅助决策 信息 文书 会务 文书立卷 • • • • 档案管理 查办 勤政事务 上司交待的其他 工作
商务秘书：
年轻貌美身体好，
能干会说不贪功！
第一讲 你适合做商务秘书吗？ 你适合做商务秘书吗？
主要内容： 主要内容：
• 什么样的人员适合做商务秘书？ • 商务秘书需要具备怎样的能力？ • 商务秘书需要掌握的专业技能？ • 商务秘书的主要工作内容？
• 秘书的内涵
国际职业秘书组织（Professional Secretaries International)，给秘书所下的定 义是：“秘书是一位特殊的助手，他具有 熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即 能主动负责、积极进取、果断干练，能在 授权范围内作出正确决定。
高级国际商务秘书复习重点
高级国际商务秘书复习重点1.我国的“秘书”一词最早出现于汉代2.（名词解释）国际商务秘书：在各种国际商务活动的组织中，协助投资者、经营者、企业管理者、上级，负责组织行政事务、决策工作和信息工作。
3. 常规事务性秘书：记录上司口述授意指派性工作秘书：接待陪同来访客人，帮助上司······自主独创性工作秘书：调查研究、归纳分析······4.国际商务秘书工作特点：辅助性、中介性、综合性（全面性、多样性、系统性）、机要性5.礼仪的特点：规范性、差异性、可操作性、变动性、继承性6.国际商务礼仪的基本特征：真诚平等、自律宽容、规范适度、遵仪守时、女士优先、尊重隐私（收入支出、年龄婚姻状况、健康状况、个人学历经历、家庭住址、宗教信仰）、尊重各国风俗习惯7.秘书应走在服务对象的左侧前方约一米左右的位置“以前为尊”“以右为尊”8.“尊者先伸手”女士先伸手、主人先伸手（迎宾）、上级先伸手举手示意，适用于距离较远的熟人打招呼点头致意，适用于不宜交谈的场合或一面之交的人。
欠身致意，适用于长辈、领导或会议等人较多的场合9.办公室环境要素：空气、光线、声音、空间、绿化库存目录：系列号、财产描述、财产消耗、供应商名称、接受日期、存放位置10.（名词解释）办公管理程序：为了实现某项秘书管理工作的目标，地工作环节和流程进行科学优化，使其逐步成为固定模式，以指导同类工作提高办公管理流程效率考虑因素：时间、空间、事项、资源11.办公管理程序特征：择优性、稳定性、可操作性13.电话沟通基本礼仪：⑴左手持听筒，右手拿笔⑵电话铃声超过两声后接起电话⑶报出公司或部门名称⑷确定来电者身份姓氏⑸听清楚来电目的⑹注意声音和表情⑺保持正确姿势⑻复诵来电要点⑼最后道谢14.会议接待特点：团体性、时限性、预定性15.值班工作特性：连续性、应急性16.值班内容：⑴记录好值班电话记录。
国际商务秘书项目介绍.doc
国际商务秘书工程介绍国际商务秘书工程介绍国际商务：在各类商务机构中，协助主管领导，处理各种国际业务的根底工作和商务机构的行政事务。
高级国际商务秘书：在各类商务机构中，根据岗位授权，协助主管领导，亲自处理或组织专业团队处理各种国际业务的根底工作和商务机构的行政事务。
入世后随着我国从事国际贸易企业的数量大幅增加，企业组成结构也发生了重大转变，大批中小企业、民营企业、制造业企业、国内零售企业大规模纷纷入盟外贸行业，众多新获得进出口经营权的企业都希望在短时间内将自身的业务扩大，高素质、专业化的外经贸专业人才已成为企业参与国际业务竞争的必备的因素，外经贸企业对专业人才需求规模骤升，对业务人员的专业化要求也更加丰富，据商务部统计，目前我国外经贸企业各类高级管理人才缺口将近10万人。
国际商务秘书是外贸企业不可或缺的根底人才队伍，其工作内容不但涵盖国际商务的根底业务工作，还包括企业的行政管理工作，其完善的工作能力是业务人员和行政领导开展工作的保证，是外贸企业国际业务的“加速器”，是国际贸易企业重要的根底人才。
高级国际商务秘书是外贸企业国际业务团队的高级执行人才，其工作内容不但涵盖国际商务的业务范畴，还包括企业的行政管理范畴;其工作能力不但需要执行具体业务行为，还需要领导专业秘书团队开展工作。
这一工作内容远远超出了传统秘书的`概念，他的工作可省却机构领导大量事务性工作，是外贸企业核心竞争力的“倍增器”，是国际贸易企业重要的业务骨干。
为适应这一人才需求，商务部中国对外贸易经济合作企业协会在广泛调研的根底上，针对国际贸易企业行政管理部门领导，推出了专业认证“国际商务秘书及高级国际商务秘书考试”工程。
商务部中国对外贸易经济合作企业协会(China Shippers' Association，简称“外经贸企协”)。
国家商务部为其直接领导。
根据《中华人民共和国对外贸易法》有关规定，外经贸企协以全国外贸、外经、工贸、科贸等各类进出口企业为效劳主体;专业从事外经贸企业改革与开展、研究与实践等工作。
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国际商务秘书—秘书队伍中的独特分支
国际商务秘书—秘书队伍中的独特分支
２００７年６月和８月，应邀分别在吉林市与长沙市，参加了两次关于国际商务秘书理论与实务的研讨会。
这两次会议是由国家商务部门与湖南《当代秘书》杂志社、吉林金岭职业学校等组织的。
参加的人不多，但有商务部所属机构的领导、来自几所商业大学的教授，和北京、东北、广东、湖南等地的经验丰富的秘书职业教师，以及曾任驻外使馆商务参赞的国际商务专家；我可说是与会的“外行”，特别感到有新的体会与收获。
我国秘书学科与对秘书工作的研究，近三十年来发展迅速，成果辉煌，但主流是对党政机关秘书的研究；其次是对民间秘书的研究也有所进展，最近几年对于秘书职业技能实务的探索,从深圳到北京也有很好的探索。
然而，对国际商务秘书的研究，则是一个空白。
在全球化的时代，国际商贸不仅数额庞大，对于中国来说，已经是国家富强、和平崛起的支柱。
试设想假如没有从国际商贸而赚来的１万多亿的外汇美元，我国今天在国际上能有那样大的发言权吗？可见探讨国际商务秘书问题的迫切性与重要性。
再从另一角度看，也说明了秘书学科的分支广阔，不能大家都停留在机关秘书领域里去研究，商务秘书是秘书队伍中的一个重要的独特的分支。
会议探讨了一些基本问题：
国际商务秘书的概念：是指从事国际间的商务贸易往来的机构中的专业秘书人员，具有跨文化传播的特征，重在辅助上司外贸经营。
而不同于“涉外秘书”的概念。
它们是上司的经营助手，而不同于管理行政事务的助手。
因此，国际商务秘书的素质要求，必须通晓有关国家的商业文化，善于收集、分析国际商贸信息，把握最佳互利互惠的商贸机运。
当然，必要的交际语言、礼仪形象是其素质的一部分。
国际商贸秘书信息工作的内容，包括：政策信息（本国与外国）、市场信息（也是多国多方的）、内部（含员工）信息、物资信息（库存）等。
国际商务秘书还具有培养海外客户、沟通客户感情的任务，这也与一般公关不同的，它必然涉及国外的不同文化、宗教、习俗，而不仅是利益问题。
比如你不懂基督教，就很难与西方国家的商人建立持久的感情；而你完全不懂伊斯兰文
化，也就不可能做好与中东、北非的商贸分析。
国际贸易的分工、国际金融和市场营销原理、进出口有关国家和部门的法规、税收、保险、风险防范等等，都必须十分精通，稍一疏忽，就可能造成重大经济损失。
可见商务秘书要求之高与专，需要专门培养。
至于国际市场供需动态分析、有关的文书撰写，如业务信函、契约文书、也是种类繁多，各国国情各异的。
近年来电子商务兴起，它的设计、操作，都需要专门训练培养。
会上还研究涉及一些对机关和民间秘书都有启发的观点。
比如，认为一切领导活动都是有成本的，秘书在辅助领导中应当注意降低领导成本。
再如一切活动都离不开时间因素，时间是无法挽回的财富，秘书协助领导安排、掌握时间，是最重要的辅助内容，不管当助手，做参谋，都应当做好时间的助手与参谋。
对于过去秘书“三办”（办文办会办事）的提法，有学者认为改为“管理事务”、“办理文书”、“筹办会务”，语言比较更准确、规范。
会议还研究了国际商务文员的问题。
文员是上个世纪９０年代以来，从海外流传来的词语。
１９９３年我带团在香港专门了解过文员（那时英国人还在）的含义，文员介乎白领和蓝领之间，有各种各样的文员，诸如报关文员、接待文员等，也有的就是店员。
文员在国际商务活动中是必不可少的工作人员，其任务重在实务操作，如接待一般客商，管理资料档案，应用电脑操作等。
国际商务中的商务单证员、跟单员等都属于文员，而不一定是秘书。
文员属于较秘书低一个层次的工作人员，也可算作广义秘书的范畴。
以上这些初步认识，还可能改正。
会议认识到培养国际商务秘书和文员的重要、迫切性，决定在商务部和国际商务学会领导下，编辑商务秘书与商务文员两种教材，适应时代的急需。
北京的卢教授介绍了她培训职业学生操作的经验，在国际礼仪训练中要求男女同学练习拥抱礼节，她的班上女多男少，一个男生吓的开溜了，剩下一个男生和二十几位女生一一拥抱。
这种方式已大不同于老师口讲笔写的老教学方式，相信这个小男生会一辈子记得拥抱礼节的。