外语学院团学系统工作职责

外语学院团学工作手册理念：创新、高效、合作、务实、奉献二、机构设置三、部门职责●基本工作职责：(一)坚决服从党和组织的安排，在分团委的具体指导下开展工作，贯彻和落实学校的各项决议；(二)负责制定本部门相关工作的规章制度、工作计划、活动方案等，并组织实施；(三)负责本部门及相关工作的总结汇报、研究交流和检查评估；(四)负责与上级组织、兄弟部门以及各二级学院的联系与交流；(五)负责本部门的安全、信息、信访、档案、稳定等工作；(六)负责本部门的财物管理、评优评先、考勤考核。

●部门职责:（一）分团委副书记职责1、负责系分团委的全面工作，统筹领导并协调与各系分团委的工作2、负责分团委队伍建设；3、研究讨论制定分团委工作计划，决定布置各项工作并负责组织与执行4、定期召开例会，及时传达上级的指示、决议，了解各部门、各支部工作的开展情况及团员的思想动态5、及时向系分团委汇报工作情况和学生思想动态，向上级汇报工作，并及时传达上级有关会议精神6、负责组织分团委各部门干部的工作考核、评优工作7、指导帮助检查督促各职能部门，协调各方面的关系（二）主席职责：1、负责研究学生会工作年度重点，作出学生会的发展规划；2、负责学生会的全面工作，作为大型活动的统一指挥；3、负责学生会财物管理、干部培训等工作;4、负责制定、完善学生会的各项规章制度，检查落实情况；5、负责学生会队伍建设；6、负责对外联络、交流、联谊工作；7、负责督促学生会各项工作的进展情况，并进行指导和帮助；8、负责各部门部长、副部长的考核工作。

（三）办公室职责：1、协助副书记、主席开展工作,负责对各部门下达通知2、负责日常办公事务，协调各部门之间工作关系以及日常工作的开展；3、负责会议工作。

召集团学成员开会,负责会议记录与考勤等工作；4、负责文件处理。

催收、接收各部门的各种文件。

做好文件、档案（含电子档案）的管理工作；5、负责各类资料的管理，归档。

分团委制度、计划、总结、报告等文件的起草、打印、校对、归档；5、负责外语学院团学财物的保管，领取和发放工作用品（所需物品必先事先提出申请），负责日常财务开支的统计、报销和财务记录，定期向团学指导老师汇报财务情况。

6、负责设立人事档案,记录各部门负责人的实际工作情况；负责各部门公假条、加分条的管理；各部门值班、例会情况的考核；7、协助其他部门开展工作、组织计划的落实和总结；8、做好上传下达，及时向各部门传达各项决议以及通知。

9、加强对外交流,保证同兄弟院系的交流（四）组织部职责：1、执行分团委例会制度，定期召开组织部、各班团支书联席会议，传达学校党委和团的文件精神，布置落实组织工作。

2、执行校团委团的组织生活计划，指导各班团支部过好团的组织生活，做好考核并及时组织交流总结。

3、负责对分团委主要团干、各班委员的考核与管理，加强对团干部的培养、指导和考察，定期办好团干培训班（团校）。

4、抓好团内奖惩工作。

及时掌握团员中的先进典型并做好评优表彰工作；对违纪团员及时进行批评教育及处理，受理团员申诉。

5、定期做好发展新团员工作，办理超龄团员离团手续。

6、搞好团员登记、团籍注册和统计工作，收缴团费，接转团组织关系，协助做好团籍档案管理工作。

7、定期开展团员青年思想善和基层团组织建设情况调研，及时向分团委及学院党总支汇报、反馈。

8、做好党校学生班的各项工作。

9、按有关规定和校党委要求，有计划地开展推荐优秀团员作为党的发展对象工作，同时做好入党积极分子的学习、建档和管理工作。

10、完成院党委、院分团委交办的其它工作。

（五）宣传部职责1、紧紧围绕学院的中心工作，配合学院有关部门充分利用宣传阵地（墙报、广播、橱窗、海报）做好宣传工作，抓好团的宣传队伍建设：（1）负责外语学院各项品牌活动的及时报道（2）负责本学院橱窗、宣传板的维护与保养（3）负责按时完成其它部门的宣传板的出版（4）负责宣传用品的预算申请与管理（6）负责外语学院学生博客更新资料的收集（7）抓好本学院向《风华》杂志社、“武职青年”网站、广播台、团刊团讯、校园橱窗等宣传阵地投稿工作2、指导并协助各社团、协会开展宣传教育活动；3、完成其它临时任务。

（六）文艺部职责：1、协助学院开展各类大型文艺汇演2、组织各班开展文娱活动以便加强师生的交流,为学生创建一个良好的生活环境3、培养文娱骨干分子,举办具有特色的文娱活动,建立我系良好形象（七）社青部职责：1、根据校青年志愿团的安排或者自行组织，参加各类体现外语特色、益于社会、服务于群众的活动，向社会昭示“奉献，友爱，互助，进步”的青年志愿者精神2、为学校工作、大型活动和社会公益事业提供志愿服务；为具有特殊困难及需要帮助的青年学生和社会成员提供服务3、做好素质拓展的工作，加强与院、系内外各界的联系，求得院、系与社会对学生活动的支持，为活动的开展取得必要的资助4、组织全校性社会实践活动，对每年暑假学生社会实践活动作出安排、总结、评比、表彰5、负责青年志愿者协会工作计划的起草、审定、检查、落实和总结，管理青年志愿者的档案材料6、组织系青年志愿者积极、主动参加各种公益活动、义务劳动（八）社团部职责：1、管理学生各社团组织，并指导其开展活动2、具体负责学生社团的成立，变更，注销的登记和备案3、把握好学生社团的思想政治方向与动态，充分发挥社团的育人职能4、加强社团的规划化管理，创建学院特色品牌社团5、做好各社团组织的资料、图片存档工作6、负责与其他院系社团的联络与沟通，并组织各项推动学生社团健康发展的活动（九）系报编辑部职责：1、《EYES-ON》编辑定位于简报交流刊物，展现外语特色，开拓学生视野，立足校园生活，汇集外语学院思与学的成果。

2、负责对于每期团刊所需材料的精细编辑，加工，排版等工作。

3、负责每期的《EYES-ON》的出刊4、负责系报发行和对于读者观众发表意见的处理及改善（十）学习部职责：1、负责各二级学院学生会学习部量化考核的统计工作2、配合系教学科搞好教学工作，及时了解、汇报教学过程中学生反映的问题3、开展互帮互助的学习活动；定期召开学习经验交流会；组织各种学科竞赛、作业展览、知识竞赛等活动4、定期召开学习委员代表座谈会，听取他们对学习方面的要求、意见，并及时向相关部门反映5、协助搞好系内的学风、考风建设6、协调学生会其他部门开展活动（十一）宿管部职责：1、负责督查学生宿舍的纪律管理、卫生管理，开展卫生达标评比工作；2、负责宣传学生宿舍管理制度，号召广大学生遵守纪律；3、组织宿舍质量检查和“文明宿舍”评比活动的开展4、配合学工部门调查、处理宿舍内发生的打架、偷窃事件，协助管理学生宿舍公共财物；5、负责检查晚归、夜不归宿和私自留宿外来人员的行为；6、宣传环卫、防火安全知识，切实提高学生卫生意识和安全防火安全意识，不定期抽查学生寝室是否有使用大功率电器的情况，排查学生寝室存在的各种安全隐患，及时向上级领导反馈各种情况；（十二）自律委员会（生活权益部）职责：1、负责督查教室、公共场所纪律管理工作，配合处理违纪、突发事件2、按学生行为规范标准督促学生的仪容仪表工作；配合学校做好日常值班、节假日值班以及各种活动的纪律维持工作3、负责大型活动的安全值勤工作。

4、与后勤集团保持密切联系，反映食堂饭菜质量、环境卫生、价格及工作人员服务态度，维护学生生活权益5、负责食堂的执勤工作，督促学生的文明就餐6、完成校学生会分配的相关任务（十三）就业部职责：1、协助招生就业处面向全校学生开展各项与就业相关的工作2、开展形式多样化的指导服务以及与就业相关的活动3、建立完善的宣传系统，及时把就业信息以多种形式传达到同学中间4、充分发挥部门与招生就业处、广大同学之间的桥梁和纽带的作用，及时向上级相关部门反映学生对就业的意见和建议5、积极配合招生就业处做好毕业生的宣讲会、招聘会等工作6、协助办好“大学生职业生涯规划大赛”（十四）女生部职责：1、负责及时收集、反映女生的合理要求和意见,解决女生的日常生活中出现的种种问题；2、针对女生学习、生活的特点，开展有助于女生素质拓展的各项活动，鼓励广大女同学积极参与文体活动、锻炼身体、加强身体素质3、强化女生的“自尊、自强、自主、自重”意识，调动全系女生的积极性，活跃校园气氛4、组织好全系女生参加校园每年一次的女生节活动,让她们充分的展示自己的才（十五）体育部职责：1、协助学院开展校运会。

2、选拔系代表参加校运会,负责我系校运会比赛中的主要后勤工作3、组织各班开展体育活动及比赛4、加强与其他系学生会的体育部联系,开展体育活动,丰富同学们的课余生活5、组织开展各种系内和校内的体育活动，组织举办体育节（十六）助学服务部职责：1、负责寒、暑假校内外勤工兼职招聘会，跳蚤展卖，爱心募捐，励志讲座，校园义工；3、负责助学贷款办理，奖助学金评选、发放等工作的宣传，建立贫困生档案资料，协助学工处助学管理中心落实奖、助、贷，并协助开展教育管理工作；4、组织校园义工，美化校园环境；5、开拓二手市场，使二手物品再度利用；6、规范和管理校园内的招聘信息和招聘活动；7、配合校学生会其他部门的工作。

四、举办活动流程：（一）策划：1、所策划活动的要求：（1）满足同学求知、成长、实践与就业的需要；（2）满足同学日常生活、健康、社交与文体娱乐的需要；（3）体现科学性、艺术性、职业性、技能性；（4）体现群体普及性，以及教育影响效果，做到职业化、全覆盖。

2、活动计划方案：（1）各部门必须制定本部门活动计划以及具体的安排，并按计划正常安排开展工作。

（2）活动计划书内容包括：活动名称、目的、主题、主办单位、承办单位、地点、时间、参加对象、拟请嘉宾、流程、意义、宣传工作、前期工作、具体工作安排、后期工作安排、主要负责人（所在部门以及联系方式），各项经费的预算，需要协助的其他部门名单及相关工作等。

（3）活动应作备用方案或应急办法。

3、活动计划的审批过程：（1）活动计划书应提交到办公室，办公室初审后交由团委指导老师审批。

（2）小型活动及内部活动相关各部门应于活动开展前一周以上提交活动计划书；大型活动须在活动开展前两周以上提交计划书。

（3）经申请没有通过的，须无条件执行决议；经申请通过的，相关部门不得推诿、拖拉，应按时高质高效举办活动。

（二）开展：4、前期工作：（1）场地预定工作:活动开展4-7日前，必须完成场地预订工作。

（2）前期宣传工作：海报、喷绘、横幅应在活动前3天以上完成；舞台背景布置应在活动开始前2小时以上完成。

（3）通知下发：通知下发由办公室或相关部门自行完成；通知应在活动开始前至少三天内发出。

（4）嘉宾邀请工作：请柬或邀请函必须在活动开展前2-3天送到被邀请人手中；如须请有关嘉宾发言的应事先通知该嘉宾；拟请嘉宾名单和请柬应先予校学生会主席审查批准。