1.文字材料撰写基本规范
撰写文字材料的方法与技巧
SECRETARY ’SCOMPANION撰写文字材料的方法与技巧□张丽花材料是泛称,是工作中涉及的文件、通知、电报、讲话等文体的总称。
每种材料都有各自的具体要求,但一般来说有以下几项基本要求:一要意图清楚,即说什么,明确提出问题;二要结构合理,即怎么说,围绕问题怎么展开,提出解决问题的方案,有头有尾,有理有据,主次分明;三要语言流畅,即说得好,要把材料写得有声有色、回味无穷。
材料的质量有优劣之分:最基本的就是讲清楚,让人明白你在讲什么;再好点的就是讲到位,让人明白你讲的主题是什么,干净简洁;最好的材料讲得美,不但让人明白你讲什么,而且引人入胜,让人如沐春风,能得到启发。
一、撰写材料的基本步骤按照撰写材料的顺序,一般可以分为如下七个主要步骤:把握方向、领会意图、理清思路、搭好框架、充实内容、修饰语言、反复校对。
如同建房屋一样,把握方向相当于建房选址,领会意图如同确定房屋用途,理清思路相当于完成施工图纸,搭好框架相当于打好地基和建好整栋房屋的主体结构,充实内容如同砌好每个房间,修饰语言如同室内装修,反复校对就是在装修过程中不断修改。
(一)把握方向。
方向比速度更重要。
每个行业都有一定的规章制度和行业规范,特别是涉及政治性问题时尤其如此。
撰写材料前一定要了解国家法律法规和相关行业的规章制度,不能出现与法律法规和上级精神不一致的内容。
一般来说,在把握方向上要做到合法、合理、合情。
(二)领会意图。
撰写材料是为了说明问题,这就涉及领导和上级的工作意图。
有些领导会明确说明讲哪几方面问题,这样相对来说容易把握。
有些领导没有明确说明,或者由于时间关系没有完整的思路,这就需要撰写者自己揣摩领导意图。
一般来说,要根据领导的办事风格来揣摩。
大多数领导由于事务繁忙,往往交代一件事情后就会遗忘,这就需要主动向领导汇报征询意见,防止材料出现较大的偏差。
(三)理清思路。
这是撰写材料的重心,需要占去撰写材料至少50%以上的时间。
文字材料写作规范
分公司内部材料，可直接落款部门或分场名称 对总公司下属其他分子公司材料应落款热电分公司加部门或分场名称。
对内、对外落款名称问题
谢 谢
添加副标题
演讲人姓名
202X.00.00
二、报告请示类写法
写法： 工作呈报的写法要简单明了，用最简洁的语言将请示或申请的相关事宜交待清楚即可。如请示或申请内容信息量过大或存在表格类资料，需以附件形式加在呈报后。 格式： 1、申请及请示标题使用宋体三号字加黑。 2、标题下空4个字符，使用宋体四号字。 3、结束语为“妥否，请批示”在正文下方空1行，并空4个字符使用宋体四号字。 4、呈报右侧统一采用“领导意见”使用宋体三号字加黑。 5、呈报下方应有部门领导意见及呈报人签字两项内容。
在日常工作中，各分场常用数据对运行、检修以及管理情况进行分析，具体分析内容需各单位结合自身情况自行发挥，将影响指标实现的原因进行透彻分析，分析过程的各报表不用全部放在分析材料中，但要有相关结论性的分析说明。
注意事项：
分析中要选择好数据比对对象，要用所分析指标实际值与计划、同期进行对比并将累计完成情况作出百分比计算。对分析指标与计划、同期产生的差值的要用量化分析说明具体原因。
如材料内容有明显分界点需分部分进行分项，如：2014年工作总结暨2015年工作计划，应分出第一部分：2014年工作总结、第二部分：2015年工作计划。 部分划分后，每部分的主要提纲部分的标号要保持统一。符号按照分享顺序应为：“一”、“1”、“（1）”、“a”。文章分项尽可能简洁，截止到“（1）。
分项符号问题
05
主要内容：
开头阐述调查目的。
简述事件经过。
分析原因
提出解决方案或改进措施
调查结论
六、调查报告类
文字材料撰写规范要求
3
一级标题：仿宋体小三加粗，单倍行距，段落首行左缩进 2 个汉字符
第一部分
教学工作基本状态
×××系创建于 1987 年，是集管理、商贸等相关学科于一体的×× ×××××××××××××××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××××××××××××× 体四号） ，段落首行左缩进 2 个汉字符，行距 22 磅。 ××××××××××××××××××。 1．教师队伍
二级标题：仿宋体四号加粗，单倍行距，段落 首行左缩进 2 个汉字符 三级标题：仿宋体四号加粗，单倍行距，段落 首行左缩进 2 个汉字符 段落文字：仿宋体四号（英文用 Times New Roman
（1）教师×××××
×××××××××××××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××。
黑体小二加粗居中，单倍行距，段前 1 行，段后 1行 仿宋体小三加粗，单倍行距，段落首行左缩进 2 个汉字符 仿宋体四号加粗，单倍行距，段落首行左缩进 2 个汉字符 仿宋体四号加粗，单倍行距，段落首行左缩进 2 个汉字符 仿宋体四号（英文用 Times New Roman 体四号） ， 段落首行左缩进 2 个汉字符，行距固定值 22 磅 表格居中，表名置于表的上方，仿宋体小四号居 中，段前和段后各 0.5 行，单倍行距；表中标题 加粗；表格内文字为仿宋体，大小根据表的内容 自行调整。 图表居中，图名置于图的下方，仿宋体小四号居 中，段前和段后各 0.5 行，单倍行距 在正文下空一行左空两个字用仿宋体四号标识 “附件” ，后标全角冒号和名称。附件如有序号 使用阿拉伯数字；附件名称后不加标点符号。 仿宋体小三号， 单倍行距， 成文日期用汉字将年、 月、日标全， “零”写为“○”
文字材料规范标准
上下边距:2.5cm 2 申请、请示 左右边距:2.5cm 上下边距：2.4cm 3 活动方案 左右边距：2.1cm
文字：字体为仿宋，字号为小三号，字符间距 时间中出现的零为大写阿拉伯 （0.2磅），首行缩进2个字符 数例如：二〇一一年 段落：行距为固定值20磅 副标题加粗 不需缩进 字符居中 字符间 时间中出现的零为大写阿拉伯 数例如：二〇一一年 文字：字体为仿宋，字号为三 号 文件末页下端两条间隔线中间 文字：三号字，仿宋 落于文件最底部 字体为：宋体，12号字 文字：字体为仿宋，字号为三 号
行高：17-23 ：表格中需有：序号、备注两列 时间为：小写
落款要求
时间中出现的零为大写阿拉伯 数例如：二〇一一年 文字：字体为仿宋，字号为三 号 与正文隔五行（根据情况而 定） 时间中出现的零为大写阿拉伯 数例如：二〇一一年 文字：字体为仿宋，字号为三 号
标号标注要求ห้องสมุดไป่ตู้
备注
1
通知、通报
左右边距:2.5cm
文件中数字符号统 一为四级，顺序： 一；（一）;1； 模板：范稿1 (1) 文字为：三号，仿 宋，加粗 文件中数字符号统 一为四级，顺序： 一；（一）;1； 模板：范稿2 (1) 文字为：三号，仿 宋，加粗 文件中数字符号统 一为四级，顺序： 一；（一）;1； 模板：范稿3 (1)
序号
材料类型
页边距要求
上下边距:2.5cm
标题要求
字体：宋 体，加粗 字号：二号 标题居中 字体：宋 体，加粗 字号：二号 字体：宋 体，加粗 字号：小二 号
正文要求
文字：字体为仿宋，字号为三号，字符间距 （0.4磅），首行缩进2个字符 段落：行距为固定值26磅 副标题加粗，不需缩进 文字：字体为仿宋，字号为三号，字符间距 （0.4磅） ，首行缩进2个字符 段落：行距为固定值26磅
文字材料撰写规范要求
一、文稿基本格式
1．纸张要求和页面设置
类型
要求
纸张
A4（210×297），幅面白色
页面设置
上、下2.54cm，左、右3.17cm，页眉1.5cm、页脚1.75cm，装订线0cm
页码
页面下脚居中，小五号阿拉伯数字
2．正文
类型
示例
要求
标题
×××系2011年度教学工作分析报告
黑体小二加粗居中，单倍行距，段前1行，段后1行
表格
表1专任教师人员基本情况表
表格居中，表名置于表的上方，仿宋体小四号居中，段前和段后各0.5行，单倍行距；表中标题加粗；表格内文字为仿宋体，大小根据表的内容自行调整。
图像
图1XX曲线图
图表居中，图名置于图的下方，仿宋体小四号居中，段前和段后各0.5行，单倍行距
附件
附件：1．×××××
在正文下空一行左空两个字用仿宋体四号标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字；附件名称后不加标点符号。
图1XX曲线图
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
附件：1.×××××××××××
2.×××××××××××
××××××部门
二○一×年×月×日
1．教师队伍
（1）教师×××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
表1专任教师人员基本情况表
序号
姓名
×××
×××
×××
×××
1
张三
2
文字材料规范格式要点
文字材料规范格式要点在日常工作和学习中，我们经常需要编写文字材料，如报告、论文、简历等。
这些文字材料不仅需要表述清晰、准确，还需要符合规范格式。
下面就是文字材料规范格式要点的详细介绍。
1. 字体和字号首先，在文字材料中应该使用通用字体，如宋体、黑体等。
避免使用太花哨或特别的字体，以确保可读性和易用性。
其次，要注意字号的选择。
一般来说，标题使用22磅，正文使用小于16磅的字号，如14磅或12磅等。
在文字材料中使用一致的字体和字号，可以让材料看起来更整洁、更专业。
2. 行距和段距行距和段距也是文字材料格式的重要方面。
行距指的是每行之间的距离，应该保持在1.5倍或2倍行高。
段落之间应该保持一个空行，这被称为段距。
通常情况下，段距应该为1.5倍或2倍行高。
3. 对齐和缩进文字材料中的对齐和缩进也非常重要。
标题一般采用居中对齐，正文采用左对齐。
而段落的首行应该缩进一个字符距离。
这样做可以使文件看起来更有组织、更整洁。
4. 页面设置和页眉页面设置可以用来控制页面的大小、边距和方向等。
默认情况下，一般采用A4纸张，边距为2.54厘米。
另外，页面中的页眉也应该规范设置，包括名称、页码等信息，以方便阅读和管理。
5. 超链接和目录在文字材料中，超链接和目录也是常见的格式要点。
超链接可以用来在文本中嵌入链接，在读者方便查看附加信息。
而目录则可以用来统一管理各个章节或内容，简化读取难度。
除了以上的格式要点，还有其他细节上的要求，如使用合适的标点符号、注意段落的长度、注意公式和图片的排版等。
这些要点虽然看似琐碎，但对文字材料的质量和美观性具有重要意义。
总之，文字材料的规范格式可以让读者更加方便地阅读和理解你的文件，同时也体现了高效、专业的态度和品质。
因此，在编写文档时，务必要注意以上的格式要点，以保证文件的质量和可读性。
写材料的格式
写材料的格式1. 标题。
在写材料时，首先需要确保标题简明扼要，能够准确概括材料的内容，让读者一目了然。
2. 开头。
在写材料的开头，我们需要直接进入主题，引起读者的兴趣，简要介绍本文的内容和目的，让读者对接下来的内容有一个整体的了解。
3. 正文。
在正文部分，我们需要按照逻辑顺序，依次展开材料的内容。
首先，我们需要明确材料的主题和目的，然后逐步展开具体的内容，可以采用事实论证、举例说明等方式，让读者能够清晰地理解我们要传达的信息。
同时，需要注意段落之间的衔接，确保整篇材料的逻辑性和连贯性。
在写材料时，我们需要注意以下几点格式要求：（1）结构清晰，材料的结构应该清晰明了，包括引言、正文和结论三个部分。
引言部分可以简要介绍材料的背景和目的；正文部分展开具体内容；结论部分对整篇材料进行总结和概括。
（2）语言简洁，在写材料时，需要尽量避免使用复杂的词汇和句式，保持语言简洁明了，让读者能够轻松理解。
（3）重点突出，在写材料时，需要将重点内容进行突出，可以采用加粗、斜体等方式，让读者能够快速抓住重点。
（4）格式规范，在写材料时，需要注意字体、字号、段落间距等格式规范，保持整篇材料的统一性和美观性。
4. 结尾。
在结尾部分，我们需要对整篇材料进行总结和概括，强调重点内容，让读者对整篇材料有一个清晰的印象。
同时，可以适当提出建议或展望未来，为整篇材料增添一些深度和思考。
总之，在写材料的格式时，我们需要注意结构清晰、语言简洁、重点突出、格式规范等方面的要求，力求做到准确、清晰地传达信息，让读者能够轻松理解，达到预期的效果。
公文写作需掌握的五项基本规范
公文写作需掌握的五项基本规范公文写作需掌握的五项基本规范作为公职人员，会写文字材料是非常必要的一种技能，一些年轻人不愿意吃苦，认写作为公文写作很难，其实掌握基本技巧，就很简单,那么公文写作需掌握的五项基本规范是怎样的？以下仅供参考！公文中的名称表述其一般要求是：文稿中第一次出现的人名（含职务）、地名、组织机构名称等应写全称，除符合规定者外，慎用简称；同一名称在文稿中多次出现时，前后要统一。
文中涉及若干人的职务时，要按有关规定正确排列次序，重量、长度计量单位名称按国家规定书写，对有些明文规定不用的名词，要使用新的提法。
正确使用专用术语，引用译名以统一、通用的译名为准。
公文中的数字表述其一般要求是：表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等，一般使用阿拉伯数字；表示若干万、若干亿等的'整数时，可以“万”“亿”为单位与阿拉伯数字并用。
名词、成语、分数中的数词，表示序数的序词，以及“三四个”“七八十人”等数字，用汉字；“一年四季”“理由有二”等表述，其中的数字也用汉字。
引用法规中的章、节、条、款时，原来用汉字的套用汉字，原来用阿拉伯数字的，用阿拉伯数字。
公文中的标题顺序号可依次选用汉字、小写数字和阿拉伯数字。
通常情况下，一、二、三、四级标题，依次选用汉字小写数字、汉字小写数字加括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加括号表述。
科技、财会、统计类公文及报表等所用数字，应根据国家规定和国际通用的方式表述。
公文中的时间表述表述时间应准确、具体。
其一般要求是：避免使用一些不清楚的时间概念，如“前年”、“昨天”等等，而应写明具体年、月、日，紧急文电还应加注时、分。
公文中的年份一般用全数，不得省略。
公文中出现历史朝代年号时应加注公历年份。
公文中的省略公文中的省略应以准确、明白、不发生误解为原则。
其一般要求是：公文中的姓名、地名、单位名、时间一般用全称书写，其中地名、单位名称也可使用规范化简称。
公文中第一次出现的地名、单位名称等已使用全称，加说明“以下简称为××××”，再次出现时可用简称，有些确已为普遍公认、熟悉的事物和提法，可用简称。
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柳州市交通学校
国家中等职业教育改革发展示范学校项目建设
文字材料撰写基本规范
为不断提高学校管理的规范化水平，确保国家示范校项目建设材料规范性，提升学校的品牌形象。
现制定此文字材料撰写规范，请相关人员参照执行。
此规范作为一般规范执行，实际操作可按具体情况进行适当调整。
（模板请见附件1）
一、文字材料由以下内容组成
封面
目录（可根据具体情况选择是否使用目录）
正文
署名、日期（可根据具体情况选择是否使用署名与日期）
二、文字材料的打印与装订
文字材料一律采用A4纸打印。
选择双面打印，封面和目录除外。
（一）页面设置
文字材料若无特殊情况，要求纵向打印，纸张：A4，页边距为：上（T）：2.5cm 下（B）：2.5cm
左（L）：2.25cm 右（R）：2.25cm
装订线位置（T）：左装订位置（T）:左（二）排列与用字
文字图形一律从左到右横写横排。
文字一律通栏编辑。
材料内容采用仿宋GB2312字体，除特殊需要，一般不使用繁体字。
（三）段落设置
行距采用固定值23磅
（四）页眉页脚
页眉：包含有学校LOGO+“柳州市交通学校”字样+材料标题。
LOGO+“柳州市交通学校”字样与标题分散对齐，LOGO+“柳州市交通学校”字样
位于左侧，材料标题位于右侧。
页脚：页码位于每页低端、居中显示。
格式为“第x页”。
封面、目录不设页码，页码从正文第一页设起。
三、文字材料撰写的内容
（一）封面
学校统一封面格式，请直接套用规范模板。
封面内容：含学校LOGO、“国家中等职业教育改革发展示范学校项目建设”字样、材料标题。
（二）目录
目录采用自动生成格式，电子版材料目录最好能直接链接至相关页面，但要对目录格式进行调整。
“目录”字样位于页面顶端，二号仿宋GB2312字体，加粗。
“目录”字样下空一行，接目录具体内容,小四仿宋GB2312字体。
目录内容显示至第三级标题。
其中，第一级标题加粗。
（三）正文
正文一般用四号仿宋GB2312字体，23磅行距。
1.题目
首行为“柳州市交通学校”字样，四号楷体居中、加粗。
第二行为“国家中等职业教育改革发展示范学校项目建设”字样、四号楷体居中，加粗。
第三行为材料标题，三号黑体居中。
另：根据材料标题字数的差异可以进行适当调整字体大小。
标题与正文间空0.5行。
2.标题层次
各层标题均单独占行。
第一级空两格（即2个字符）且与前一段内容之间空0.5行设置，使用小三号仿宋GB2312字体，加粗。
第二、三级标题空两格（即2个字符）放置，二级标题加粗。
标题内容末尾不加标点。
撰写层次标题叙述一般采用一、二、……（一）（二）……，1.2. …….，
（1）（2）……，①②……的层次，括号和圆圈序号后不加标点符号。
3.标点符号：标点符号应按照国家新闻出版署公布的“标点符号使用方法”的统一规定正确使用，忌误用和含糊混乱。
（四）署名
文字类材料一般需要填写署名及日期（部分材料可省略日期）。
署名空正文两行靠右填写，日期（中文格式）下一行靠右填写。
附件：柳州市交通学校文字材料撰写基本模板。