会议室工作流程
会议室工作流程
会议室工作流程会前1、查看会议通知单会议时间、会议地点、公司名称、会议联系人、客人人数、场租金额、设备金额、横幅收费金额、结帐方式、会议下单人..2、布置会场1）根据客人要求来布置会场常见会场分为：课桌式、剧院式、“U”字型、“T”字型、“回”字型、“口”字型、会见型、椭圆型董事会型、鸡尾酒会型、舞台式等..2）根据客人要求准备会议用的设施及工具常用：纸、铅笔圆珠笔、水茶水、矿泉水、话筒有线、无线、立式、座式、耳麦、纽扣麦克风、舞台、大白板、马克笔、投影仪、投影屏幕等..3）会议摆台①桌子摆放、椅子摆放②摆放文具及杯具、信纸、铅笔圆珠笔、纸垫及水杯③摆放要求：会议桌椅横竖一条线；信纸横竖一条线；水杯横竖一条线4）横幅的摆放及签到台的摆放3、会前检查5）会议桌椅及台面的检查①桌椅摆放是否符合标准②纸、笔、水摆放是否符合标准③会议桌椅上无垃圾、污迹;台面干净、整洁6）会议设备检查①提前半个小时开启会议有关区域的照明设备;确保全部正常使用..②提前半个小时开启会议有关区域的空调;保持温度20度左右..③提前一个半小时调试会议使用的音响、话筒、投影仪等设备能否正常使用;如有故障及时通知动力部进行修理..7）工作台检查①复核会议通知单的所有要求②检查工作台里的茶包、水壶、开水是否充足8）卫生检查①清洁地面卫生;确保地面无垃圾、污迹..②清洁会议用的仪器、设备的污迹和浮灰..9）其它的检查①检查横幅的摆放及内容;确保悬挂对称、内容无错误..②检查签到台“签到处”、“请赐名片”的标牌;签到本的摆放是否标准、正确、③检查告示牌;确保内容无误..告示牌表面干净、明亮..10）人员安排①会议服务人员提前半小时站立门口;迎接客人到来..②音响控制人员提前半小时到达音响室做好准备;播放背景音乐..会中4、了解会议安排负责会议的人员主动和举办会议的负责人联系;了解会议议程;便于安排员工进行配合..5、迎接客人1）负责会议服务的员工在会议室门口迎接客人..2）迎接客人的注意事项：挺胸、收腹、直立、双手放于腰后;双脚与肩并齐;面带微笑；当客人到达时;主动向客人打招呼;问候客人..3）引客入位：当客人到达时;引导客人坐上自己的位置;尤其是VIP客人;为客人拉椅协助客人入座..6、会议期间服务7、会议进行期间;服务员要在会场当班;不能脱岗或自行做私事..如有急事须向领班或领班以上的人员报告..8、为客人添加茶水：客人入座后;应及时为客人倒一杯茶;俗称“迎客茶”..一般每隔15-20分钟添加一次茶水..3 随时注意所有会议设备的运作情况;发现故障立即采取有关措施..如无法解决要通知动力部协助解决9、由会议服务员打出会议帐单;询问前台是否挂账;有效签单人的姓名..会后10、找会议举办方的负责人;将帐单交于负责人签字确认1现金支付;将客人带至前台支付现金..2如挂账支付;将帐单交于有效签单人签字确认..11、检查会议设备与客人物品1会议结束时;服务员要引导客人乘坐电梯或楼梯离开会场到下一个目的地..2会议结束时;服务员应马上检查会议设备和会议桌椅;确保没有损坏或遗失..3如有损坏或遗失;马上和会议负责人反映;并通知领班或主管来解决..4快速巡视;有无客人遗忘的物品..如有遗失的物品要及时归还客人.. 12、收拾会场1先收拾玻璃器皿、瓷器、重要设备手提电脑、投影仪等贵重物品;然后收布草;点清数量;分类放好;送至布草房清洗..2把告示牌、横幅等物品收回整齐;摆放仓库..3整理桌椅;摆放入仓库..13、清洁卫生工作清场后;先把桌面的垃圾清理干净;然后清理地面的垃圾和污迹12、关闭电源1）客人全部离场后;首先关闭空调和部分照明电源2）整个会场清洁做完后;关闭所有的电源..13、关门上锁1）领班或主管全部检查一遍;确保无问题后;将会议室关门上锁.. 2）由会议室服务员将钥匙交于前厅部。
会议室使用管理制度及流程
会议室使用管理制度及流程1. 引言会议室是公司重要的资源之一，为了合理利用会议室，提高会议效率，维护公司内部秩序，制定会议室使用管理制度及流程是必要的。
本文旨在规范会议室的使用与管理，确保会议室能够高效利用，并保证各部门的合理用会议室资源。
2. 会议室管理责任2.1 会议室管理员由公司指定的特定员工担任会议室管理员，负责会议室的预订、安排、维护等工作。
2.2 部门负责人各部门负责人应负责会议室的合理使用，确保会议室的预订与使用符合相关规定，并及时通知会议室管理员调整或取消预订。
3. 会议室预订流程为提高会议室的利用率，预订会议室应提前进行。
以下是会议室预订的具体流程：3.1 申请预订部门负责人或会议组织者填写《会议室预订申请表》，包括会议室名称、预订日期、时间段、与会人数等详细信息，并发送给会议室管理员。
3.2 确认预订会议室管理员收到预订申请表后，核对会议室的可用性，如有冲突，会与申请人协商调整。
确认预订后，会议室管理员会回复预订人确认邮件。
3.3 预订确认预订人收到会议室管理员的确认邮件后确认无误，并将邮件传达给会议参与人员。
3.4 预订修改或取消如需修改或取消预订，预订人应及时与会议室管理员联系并提供详细说明。
4. 会议室使用流程为最大限度发挥会议室的效用，确保会议的高效进行，以下是会议室使用的具体流程：4.1 会议准备会议参与人员应按时到达会议室，确保会议前准备工作完成。
需要使用会议室设备的，应提前预约，并进行相关测试。
4.2 会议开始会议室管理员在会议开始前10分钟进入会议室准备，提供必要的支持与协助。
会议室管理员应确保会议室设备正常运行，会议期间保持通畅。
4.3 会议结束会议结束后，参会人员应及时清理会议室，保持整洁。
会议室管理员会在会议结束后进行设备的关机、重置等操作，并确保会议室的安全。
5. 其他管理规定为了保证会议室的正常使用，有必要制定以下管理规定：5.1 会议室使用时间会议室的使用时间应在公司规定的工作时间范围内。
单位会议室礼仪流程表
单位会议室礼仪流程表单位会议室礼仪流程表一、会议室准备阶段1. 开始组织会议前，会议室管理员应提前检查会议室设施和设备的完整性和正常使用情况。
2. 清洁会议室，确保桌面、椅子、地面等物品整洁干净。
3. 预先安排和布置好会议桌椅，便于与会人员的交流和协作。
4. 检查音响设备是否正常，准备好投影仪、白板、纸张、笔等必要的会议用品。
二、会议开始前的准备1. 按时将会议室开放，确保与会人员按时进入。
2. 会议室管理员应提前准备好与会人员的签到表，并与会议主持人核对人员名单。
3. 将签到表放置在会议室入口处，方便与会人员签到，并保持签到表的整洁和完整性。
4. 协助与会人员就座，保持秩序，确保每个人有固定的座位。
三、会议进行期间的礼仪规范1. 主持人应在会议开始前宣布会议的议程和目的，明确会议的规则和流程。
2. 与会人员在会议过程中应保持秩序，不要互相打扰和插话。
3. 在发言时，要注意礼貌和尊重，用语言恰当表达自己的意见，避免冲突和争论。
4. 与会人员应全神贯注地听取其他人的发言，不要进行其他与会人员之间的私下交谈。
5. 会议进行期间，手机应静音或关闭，以避免打扰他人和会议的正常进行。
6. 如果需要离开会议室，应提前向主持人请假，并在返回后尽快就座。
四、会议结束后的整理1. 会议结束后，与会人员应将会议桌面复原到原有的状态，保持整洁和整齐。
2. 会议室管理员应检查会议室设施和设备的完好性，并做好维护和保养工作。
3. 关闭音响设备，并将投影仪等设备关闭，确保会议室进入待用状态。
4. 整理签到表，并将其归档，以备后续查阅和参考。
以上所述为单位会议室礼仪流程表，旨在规范单位会议室的使用和管理，提高会议的效率和质量。
希望能为您的单位会议提供参考和指导。
各种大型会议服务流程精选全文完整版
级
会
谈
(1)会议气氛庄严隆重，会场布置会议桌或环形会议桌，桌上铺设呢毯，再在呢毯上铺会议桌台布，座椅用扶手椅，椅座与参加会谈的人数相等。会场绿化高雅。
(2)高规格的会议，要在会议桌中央安放会谈两国国旗，东道国国旗在左。
(3)会谈桌上必须准备文具用品，为了保持会场安静，茶底盆上放一块折四方的小毛巾或茶垫纸。
(3)在距离椅座约1米处，放置一排高低层踏脚板，以便签字双方人员站立合影。
(4)应事先按要求准备好祝贺用的香槟和香槟杯，供双方签字交换文本后，及时送上举杯共贺，如时间和条件允许，双方举杯庆祝后，为客人派上一道小毛巾，待客人干杯后，要立刻用托盘将空酒杯撤去。
新
闻
发
布
会
(1)根据举办单位选定的多功能厅，在面对入口处的中央部位，放一长条会议台，会议台长短根据举办单位出席代表人数而定，会议台背后墙面拉条横幅或在墙面上作新闻发布会装饰，绿化布置高雅。
(4)凡属保安会谈，应按接待部门规定，严格遵守进入会场的时间。
(5)参加会谈的服务人员，必须严守国家机密。
签
字
仪
式
(1)根据接待单位选定的厅，经全面清扫后在厅的中央部位安放一长条形签字台，要求签字台背面邻近墙上最好有巨幅书画。或用长屏风，二边放绿化，并准备好会议音响设备。
(2)签字台铺设优质台布，桌上放两国的国旗和两套签字用文具，另备一个吸干墨水器，并在相应地位安放两把座椅。造型鲜花放在中间。
(7)国际会议的用餐办法基本分两种，一种是由与会者自理，每餐由他们自行选点，餐厅服务要特别重视。另一种由饭店综合服务包干代办，一日三餐的菜单要精心安排，联系用餐人数和就餐时间要细致、主动，特别是全面掌握来自不同国家和地区外宾的宗教信仰和不同饮食习俗，并设清真席或素食席。
会议室会务管理工作流程
会议室会务管理工作流程1.会议室预订：首先，有需要使用会议室的员工或部门会向会务管理人员提出预订申请。
会务管理人员会收集相关信息，包括预订日期、时间、会议室大小、设备需求等，并确认会议室是否可用。
然后，会务管理人员会根据预订情况在会议室预订系统中记录预订信息，并向申请人发送确认邮件。
2.会议室准备：在会议举行前，会务管理人员会提前准备会议室。
这包括根据预订要求提供所需设备，如投影仪、音响系统、白板等。
会务管理人员还会检查会议室的卫生状况，确保桌椅摆放整齐，垃圾桶清空等。
3.会议室使用：在预订的日期和时间，申请人会启用会议室。
会务管理人员会在会议室门口张贴会议室使用牌，以确保其他人员不会进入会议室。
会议开始前，会务管理人员会在会议室门口提供签到表，以记录与会人员的签到情况。
在会议进行过程中，如果遇到设备故障或其他问题，申请人可以及时向会务管理人员求助。
4.会议室整理：会议结束后，申请人会将会议室恢复到原来的状态，包括将桌椅摆放整齐、清空垃圾桶、关闭设备等。
会务管理人员会对会议室进行检查，确保一切都整理妥当，并记录会议室使用情况，如使用时长、设备损坏情况等。
此外，会务管理人员还需要定期检查会议室的设备和设施状况，确保其正常运行。
对于常规的会议，会务管理人员可以在会议室预订系统中设置自动化的预订流程，减少手动操作的工作量。
总而言之，会议室会务管理工作流程包括会议室预订、会议室准备、会议室使用和会议室整理。
通过有效的预订和管理流程，可以提高会议室的利用率和效率，方便员工进行会议和协作。
会议室的工作流程
会议室的工作流程一、会前准备。
1.1 了解会议需求。
会议室的工作，会前准备可是重中之重。
咱得先搞清楚这会议是干啥的，是公司内部的业务交流呢，还是跟外面客户的商务洽谈？这就像打仗前得知道作战目标一样。
如果是业务交流，那参会人员可能都是内部的同事，对会议室的布置要求可能没那么“高大上”，但要是商务洽谈，就得把会议室整得像模像样，给客户留个好印象。
1.2 场地布置。
根据会议需求来布置场地。
如果是小型的头脑风暴会议，桌椅可以摆成圆形或者椭圆形，方便大家面对面交流，这就叫营造氛围。
桌子上呢，得摆好纸笔，还有水杯，这都是基本的。
要是大型的会议，就得把桌椅一排排摆整齐了，像学生上课那样。
另外，投影仪、麦克风这些设备得提前检查好，可别到时候掉链子，那可就成了“茶壶里煮饺子——有货倒不出”了。
1.3 资料准备。
相关的会议资料也要准备齐全。
比如会议议程、报告文件啥的，要打印出来，按照参会人员的数量准备好。
这就好比厨师做菜得把食材都准备好一样，缺了哪样都不行。
二、会中服务。
2.1 设备维护。
会议进行当中，要时刻盯着设备。
投影仪突然没画面了，或者麦克风没声音了，这时候就得像救火队员一样迅速解决问题。
咱得懂点基本的维修知识，要是自己解决不了，也要知道找哪个专业的人来帮忙，总不能让会议因为这些小问题中断吧，那可就“前功尽弃”了。
2.2 茶水服务。
茶水服务也不能马虎。
要适时地给参会人员添茶倒水，这是一种礼貌。
但是添茶的时候也得讲究个技巧，不能打扰到别人说话或者正在进行的议程。
就像走钢丝一样，得小心翼翼的。
而且茶水的温度也要合适，太烫了没法喝，太凉了也不合适，这都是细节。
2.3 秩序维护。
要是有人在会议中大声喧哗或者偏离主题，得委婉地提醒一下。
毕竟会议是有秩序的，不能乱成一锅粥。
这就像交通需要交警来维持秩序一样，咱们在会议室里也要起到这个作用。
三、会后清理。
3.1 整理设备。
会议结束后，首先要整理设备。
把投影仪、麦克风这些设备收拾好，该关机的关机，该放回原位的放回原位。
会议工作流程及流程图
会议工作流程及流程图
一．会前：
1.会议场所：专人打扫会议室，保持会议室清洁无尘。
2.专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、话筒、茶饮、水果、烟等。
3.会前准备：按领导排顺依次放好桌签，准备好会议所需要的会议用品、会议资料等会议相关物品。
4.专人负责会议签到。
5.联系电视台记者，专人负责接记者。
二．会中
1．会议接待：发放会议相关资料。
2．会议服务：提供文秘服务，及时倒茶、照相录像。
三．会后
1.专人负责送记者。
2．整理现场，保持会场整洁。
3.关闭电脑、电源、关好门窗。
→
二． 会中→
三、会后→。
会议服务标准流程会议服务流程及标准
会议服务标准流程会议服务流程及标准会议室工作流程及标准一、上班时间：会议室的上班时间是根据会议的时间，提前一个小时到岗。
二、换好工装，化好淡妆，整理好仪容仪表，认真听取上级安排的工作内容并及时完成。
三、会前准备：客桌式、u字型、回字型（1）：会场检查（检查室内空气温度是否宜人20℃-22℃）；检查地面、台面卫生，检查灯光、检查音响；检查台面是否整齐统一；检查指示牌、横幅、席巾卡是否有错别字；检查会议室内其它物品的摆放。
（2）茶水服务：提前15分钟倒茶水，每隔十分钟进行对开一次，左手拿对开壶，站在客人后面，右脚叉在客人右边，做手势，轻声说“打扰一下，给你对水”，右手小指和无名指夹起杯盖拿好，用大拇指、食指、中指拿起杯子，收右臂侧身，将杯子拿到客人的身后对水，8分满，将茶杯从原路放回桌上盖好杯盖，杯盖上印花对准客人，杯柄对着右边，做“请”的手势。
（3）手巾服务：提前5分钟把毛巾摆好，在客人的右方更换毛巾。
（4）会场音响的服务：提前准备相应的音响，设施设备并调试好，控制会议中话筒的音量用音质；提供不同的背景音乐；及时为客人递送话筒。
（5）烟灰盅的服务。
当服务人员看到烟灰盅2-3个烟头时，及时更换烟灰盅。
（6）会后收场：当组织人说散会时，及时将正门打开，引导疏散客人：站在门中送客，提醒客人带好随身物品；及时检查客人是否有遗留物品，检查会场物品是否有损坏或遗失：关闭空调、话筒、主灯；对好桌椅，后收台。
及时清洗会议所用的各类物品。
剧院式：（1）茶水台服务：准备好充足的杯具，按1:1摆放，服务员站在茶水台及时为客人倒茶水；及时整理台面，收好脏的茶具并及时清洗。
会议接待服务工作标准一、会前服务1.根据会议主办单位的要求，明确会议服务要求，并提前落实会议场所及会议主席台、发言席、话筒、签到席、横幅（会标）、背景音乐、鲜花、水果、香烟摆放等，并提前检查音响、话筒等设备及会议各项要求的落实情况。
2.做好会场卫生工作，整理打扫桌面、抽屉、座椅、地面、门窗等，检查会议用品等物品的配备情况。
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酒店会议服务员工作流程
一、会议服务员的迎送工作
会议中心承担着召开国内外重大会议的任务，需要接待来自不同地区的参加会议者，因此这一类服务工作的“善始善终”往往表现在车站、机场、码头的迎送环节上。
迎送工作的有关事项如下：
（1）认真研究客人的基本资料。
准确了解客人的名字、相貌特征(如事先有照片的话)，弄清楚客人的身份、来访目的、与本组织的关系性质和程度，以及其他背景材料。
（2）确定迎送规格。
根据以上资料，结合本组织的具体情况，确定迎送规格。
对较重要的客人，应安排身份相当、专业对口的人士出面迎送；亦可根据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待，或安排副职、助理出面。
对于一般客人，由公关部派员迎送即可。
（3）做好迎送准备工作。
比如，与有关交通部门联系，核实客人的班机或车船班次、时间；安排好迎送车辆；预先为客人准备好客房及膳食；如果对所迎接的客人不熟悉，需要准备一块迎客牌子，写上“欢迎×××先生(小姐、女士)”以及本组织的名称；如需要，可准备好鲜花等。
（4）严格掌握和遵守时间。
无论迎送，均需提前到达机场、车站或码头，不可迟到。
要考虑到中途交通与天气原
因。
如送行时客人需办理托运或登机手续，可由公关部派员提前前往代办。
（5）迎接与介绍。
接到客人后，即表示欢迎或慰问，然后相互介绍。
通常先将前来欢迎的人员介绍给来宾；或自我介绍，并递上名片。
客人初到一般较拘谨，应主动与客人寒暄，话题宜轻松自然，如客人的旅途情况，当地的风土人情、气候特点、旅游特色，客人来访的活动安排、筹备情况、有关建议，以及客人可能关心的其他问题。
除客人自提的随身小件行李外，应主动帮助客人提行李。
（6）妥善安排。
客人抵达住地后，尽可能妥善安排，使客人感到宾至如归。
如向客人提供活动的日程计划表、本地地图和旅游指南；向客人介绍餐厅用膳时间及主要的接待安排，了解客人的健康情况及特殊需要(如回程机、车、船票)；到达后不要马上安排活动，迎接人员不必久留，以便让客人更衣、休息和处理个人事务；分手前应该约好下次见面的时间及联系方法等。
二、会议服务基本环节的操作细则
会议的种类很多，服务的环节要根据会议种类而确定。
1．会前准备工作
会前准备是工作中的重要环节，目的在于使会议服务人员做好充分的思想准备和完善的物质准备。
（1）了解会议基本情况。
服务员接到召开会议的通知单后，首先要掌握以下情况：出席会议的人数；会议类型、名称；主办单位；会议日程安排；会议的宾主身份；会议标准；会议的特殊要求及与会者的风俗习惯。
（2）调配人员、分工负责。
会前，主管人员或经理要向参加会议服务的所有人员介绍会议基本情况，说明服务中的要求和注意事项，进行明确分工。
使所有服务员都清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作，按照分工，各自进行准备工作。
①服务员根据会议的类型、性质、人数，结合会议厅（室）的具体情况整体安排会场布局。
同时根据与会者的风俗习惯和特殊要求调整厅（室）内的各种装饰艺术品、宣传用品，搞好会议厅（室）内外的清洁卫生。
②维修人员检查照明、音响、视频、空调等设备，根据会议要求增添新的设备冬夏季要调整好室温，注意通风。
(3)准备会议需用物品。
①茶水具。
a.茶具要求:
第一，挑选茶具要注意选择花纹、式样、颜色、型号配套的茶具。
第二，茶具不得有破损，必须干净，每套茶杯下面要有垫盘。
第三，茶杯要按会议人数配放，每人一套。
还要准备适量备用杯。
b.水具要求:
第一，不用不保温的暖水瓶。
第二，暖水瓶一般3～4名与会人员配备1个。
第三，如果与会人数较多，或会场服务不方便，可适当增加一些暖水瓶。
c.茶叶:
第一，袋装茶叶，每个杯子配放一袋，并有适量的备用茶。
第二，散装茶叶可事先放入杯中，待宾客就坐后直接冲泡开水。
②签到桌及文具用品。
a.在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。
b.如会议要求配备信纸、便笺、圆珠笔或红蓝铅笔等，要每人一份整齐地摆放在会议桌上。
③水果饮料。
根据会议标准，有时还要备有不同的饮料和水果。
水果要经过挑选，事先洗净、装盘、摆放整齐。
各项用品均应在会议前30分钟准备妥当。
2．会议服务程序
会议开始前30分钟，服务员要各就其位准备迎接会议宾客。
如果与会者是住在本旅店的客人，只需在会议室入口处设迎宾员；如果与会者不在此住宿，还应在本店大厅门口处设迎宾员欢迎宾客，并为客人引路。
（1）宾客到来时，服务员要精神饱满、热情礼貌地站在会议厅（室）的入口处迎接客人。
配合会务组人员的工作，请宾客签到、发放资料、引领宾客就坐。
然后送上香巾、茶水。
（2）会议进行中间适时续水。
服务动作要轻、稳，按上茶。