文书档案的归档方法
文书档案整理方法
文书档案整理方法文书档案整理是一项重要的工作，它涉及到对文件资料的分类、整理、归档和保管等工作。
好的文书档案整理方法可以提高工作效率，保证文件资料的完整性和安全性。
下面将介绍一些常用的文书档案整理方法，希望能对大家有所帮助。
首先，文书档案整理的第一步是分类。
在进行分类时，我们可以按照文件的性质、用途、部门、时间等进行分类，将文件资料进行归类整理。
这样可以方便我们在需要查找文件时能够快速找到所需的文件资料，提高工作效率。
其次，整理文件时需要注意文件的编号和标识。
给文件进行编号和标识可以方便我们对文件进行跟踪和管理，确保文件的完整性和准确性。
同时，建立文件档案目录，对文件进行索引，也是一种有效的整理方法，可以帮助我们更加方便地管理文件资料。
另外，文书档案整理还需要注意文件的保管和存储。
在进行文件保管和存储时，我们需要选择合适的文件柜、文件盒等存储设备，确保文件的安全性和可靠性。
同时，对于一些重要的文件资料，我们还可以采取备份的方式，以防止文件的丢失和损坏。
此外，定期清理和更新文件资料也是文书档案整理的重要环节。
我们可以定期对文件进行清理，将一些过期、无用的文件进行销毁或归档，以保持文件资料的整洁和完整。
同时，对于一些需要更新的文件资料，我们也需要及时进行更新，确保文件的时效性和有效性。
最后，文书档案整理还需要注重文件的保密和安全。
在处理文件资料时，我们需要严格遵守文件保密的规定，确保文件的安全性和保密性。
对于一些涉密的文件资料，我们还需要采取相应的措施，以防止文件的泄露和丢失。
总之，文书档案整理是一项需要认真对待的工作，它涉及到文件资料的管理和保管，对工作效率和质量有着重要的影响。
通过采取合理的整理方法，我们可以更加方便地管理和利用文件资料，提高工作效率，保证文件的完整性和安全性。
希望大家能够认真对待文书档案整理工作，做好文件资料的管理和保管工作。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理是确保文书档案能够有序、高效地保存和检索的关键环节。
下
面是一些操作方法和技巧：
1. 建立分类系统：根据文书档案的性质、用途和关联性，建立一个清晰的分类系统。
可以根据部门、日期、主题等来进行分类。
2. 标签和标记：使用标签和标记来标识文书档案的重要信息，如文件类型、日期、文
件编号等。
这样可以方便快速地找到需要的文书档案。
3. 统一命名规则：制定一个统一的命名规则，使每个文书档案都有一个清晰易懂的文
件名。
可以包括日期、文件编号、主题等信息。
4. 文件整理：定期对文件进行整理，将过期或不再需要的文件进行归档或销毁。
同时，及时更新文件夹或盒子上的标签和标记。
5. 电子归档管理：对于电子文书档案，也要进行归档管理。
可以建立一个统一的文件
夹结构，将不同类型的电子文书档案分类存放。
6. 保护措施：对于重要的文书档案，要采取适当的保护措施，如备份、加密等。
同时，要定期检查文书档案的完整性和安全性。
7. 培训和沟通：为所有相关人员提供培训，确保他们理解和遵守文书档案管理的规定
和流程。
同时，加强沟通，及时解决问题和分享管理经验。
8. 持续改进：根据实际情况，不断总结经验并进行改进。
定期评估文书档案管理的效果，并根据评估结果进行优化和改进。
以上是文书档案管理归档整理的一些常用方法和技巧，可以根据具体情况进行调整和应用。
最重要的是要保持一贯的规范性和可持续性，确保文书档案管理的高效和可靠性。
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序一般包括以下步骤：
1.收集：将需要归档的文件进行收集，确保文件的完整性和准确性。
2.分类：根据文件的内容、形式、时间等因素进行分类，制定文件
编号和档案目录。
3.鉴定：对文件进行鉴定，确定其是否具有保存价值，以及保存期
限。
4.整理：对文件进行整理，包括对文件的编号、页码、装订、装盒
等处理，确保文件的完整性和可读性。
5.归档：将整理好的文件按照档案编号和目录进行归档，确保文件
的顺序和位置。
6.保管：对归档的文件进行保管，包括定期检查、备份、防火防盗
等措施，确保文件的安全和完整。
在文书整理归档过程中，需要注意以下几点：
●确保文件的完整性和准确性，避免漏收或错收文件。
●对文件进行分类和鉴定时，要遵循相关规定和标准，确保文件的
分类和保存期限的准确性。
●在整理和归档过程中，要注意保护文件的原始面貌和完整性，避
免损坏或丢失文件。
●在保管过程中，要采取有效的措施确保文件的安全和完整，防止
文件被盗窃或损坏。
著名的文件归档方法
著名的文件归档方法
著名的文件归档方法有很多，以下为您推荐：
1. 归档文件整理：将文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
2. 文书档案归档整理：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
3. 全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体。
设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
一般来说，一个立档单位的全部档案就是全宗。
4. 全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
以上就是著名的文件归档方法，您可以根据实际情况选择合适的归档方法。
文书档案整理归档步骤
文书档案整理归档步骤
1.收集：对照本单位收发文本及归档计划表把全年文件材料收集齐全，分出应归档材料和不归档材料。
2.分类：对照保管期限表，把应归档材料分为永久、定期30年、定期10年三大类。
3.整理：
（1）以"件"为单位进行整理，一般一份文件为一件，正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，文件处理单与相关文件为一件；报表、名册、图表等一个自然本（册）为一件。
（2）各单位发文的归档文件需加盖单位公章。
4.排列：归档文件按事由结合时间顺序集中排列；请示与批复集中排列；会议记录、统计报表等成套性文件材料按时间顺序排列。
5.电子录入：归档文件材料目录按照统一格式（见附件2）录入相关内容。
电子稿发送至hbzyjsxyxb@12
.以A4纸打印出纸质稿，加盖公章后上交。
6.装订：各单位档案统一交由综合档案室装订。
7.移交：经以上步骤整理过的归档文件材料移交综合档案室归档保存。
文书档案立卷归档制度模版
文书档案立卷归档制度模版一、概述本文书档案立卷归档制度模板旨在规范文书类档案的管理流程，确保档案的准确、完整、安全、便捷地归档和检索。
二、适用范围本制度适用于各类单位和组织的文书档案的管理工作。
三、定义1. 文书档案：指各类单位和组织生成并具有业务背景和事实真实性的文件、资料等记录形式。
2. 立卷：指按照一定规范整理文书档案并编制卷内目录的过程。
3. 归档：指按照规定的档案管理流程，将立卷编制完成的文书档案存放到指定位置的行为。
4. 档案管理员：指被授权管理、保管文书档案的负责人员。
四、立卷程序1. 收集将各类单位和组织生成的文书档案按照时间顺序进行收集，确保完整性和时效性。
2. 分类根据文书档案的性质、内容和形式，进行分类，建立相应的分类目录。
3. 鉴定对收集到的文书档案进行鉴定，确保其真实性和合法性。
4. 编目将鉴定合格的文书档案进行编目，包括卷内文件的题名、日期、份数等基本信息。
5. 整理归档按照编目完成的文书档案，依次整理归档，注意保持卷内文件的整洁和有序。
6. 编制卷内目录在每个卷内的首页编制卷内目录，包含文件的题名、页数和位置等信息。
五、归档规定1. 储存位置文书档案应储存在防潮、防火、防尘、通风良好、安全可靠的档案室内，禁止将档案存放在易燃、易爆、易腐蚀等有害环境下。
2. 分区存放文书档案按单位和组织的业务进行分区存放，每个区设立相应的标识标牌。
3. 档案柜档案室内设立专用的档案柜，每个柜子配有锁，负责人对柜子的钥匙进行严格管理。
4. 编号管理对每个档案柜、卷内和文件进行编号管理，确保档案的唯一性和可追溯性。
5. 出借和借阅凡需出借或借阅档案的，必须填写借阅申请，经主管领导批准后方可执行，并按规定的期限进行归还。
6. 档案销毁根据档案保管期限的规定，到期的档案应按相关规定进行销毁，严禁随意销毁档案。
六、档案管理责任1. 负责人各单位和组织应指定专人负责文书档案的管理工作，并制定具体的管理责任制度。
文书档案整理归档流程与方法
文书档案整理归档流程与方法文书档案整理归档流程与方法1. 为何需要文书档案整理归档流程•提高工作效率：通过有序的整理和归档，可以快速准确地找到所需文书档案，节省时间和精力。
•保护信息安全：妥善的整理归档可以降低文书档案的遗失风险，并保护重要信息的安全性。
•便于知识共享：整理归档过程中的分类和标签化，有助于知识和经验的共享和传承。
2. 文书档案整理归档流程收集与筛选•收集文书档案：将需要整理归档的文书档案分门别类，包括报告、合同、备忘录等。
可以通过电子邮件、共享文件夹等方式进行收集。
•筛选并评估文书档案：根据文件的重要性和紧急程度，对收集到的文书档案进行筛选和评估，确定是否需要进行整理归档。
分类与标记•分类：按照文件的性质和用途，将文书档案进行分类，例如分为合同类、报告类、会议纪要类等，方便后续查找和归档。
•标记：为每个文书档案添加标签或关键词，便于快速查找和检索。
可以采用统一的标签规范，或者根据具体内容进行个性化的标记。
编目与整理•编目：为每个文书档案编写简要的目录或索引，包括文件名、摘要、分类等信息，方便查阅和管理。
•整理：根据分类和标记，将文书档案整理归档到相应的文件夹或数据库中，可采用数字化管理工具，或者传统的文件柜和标签方式。
存储与备份•存储：选择合适的存储介质和设备，如云存储、硬盘、U盘等，将整理归档的文书档案妥善保存。
同时，设定规范的存储路径和文件命名规则。
•备份：定期备份文书档案，以防止意外丢失或损坏。
可以设置自动备份系统，或者手动进行定期的外部备份。
3. 文书档案整理归档方法数字化管理•借助专业的文档管理软件，对文书档案进行数字化管理和归档。
可以设置权限和版本控制，方便多人协同操作和查阅。
文件柜式管理•使用传统的文件柜和文件夹，将文书档案按照分类和标记的方式整理归档，可以采用颜色标签或字母编号等方法。
分区式管理•将文书档案按照不同部门、项目或时间段进行分区管理，方便查找和归档。
可以使用专门的文件夹或标签来划定不同区域。
如何做好办公室文书档案的收集和归档工作
如何做好办公室文书档案的收集和归档工作【摘要】办公室文书档案的收集和归档工作对于办公室的管理至关重要。
建立规范的文书档案管理制度是保障工作效率的基础。
分类整理文书档案可以让信息更加清晰易查。
保护文书档案的保密性是维护机密信息安全的重要手段。
利用电子化手段管理文书档案可以提高管理效率和便捷性。
定期清理和销毁过期文书档案可以节约空间和资源。
做好文书档案管理有助于提高工作效率，文书档案管理是办公室工作的基础。
办公室应当重视文书档案管理工作，建立完善的管理制度，确保文书档案的安全、有序和高效管理，为办公室工作提供坚实的支持和保障。
【关键词】办公室文书档案、收集、归档、规范管理制度、分类整理、保密性、电子化管理、清理、销毁、工作效率、基础、管理制度、办公室工作、重要性1. 引言1.1 为什么要做好办公室文书档案的收集和归档工作办公室是一个组织的重要部分，文书档案管理是办公室正常运转的基础。
好的文书档案管理可以帮助组织更高效地进行工作，提高工作效率，减少工作中的错误和延误。
文书档案管理可以帮助组织更好地记录和追踪所做的工作，便于查找和审阅相关信息。
而不良的文书档案管理则容易导致文件混乱、信息丢失、甚至泄露机密信息。
在办公室中做好文书档案的收集和归档工作是至关重要的。
良好的文书档案管理还有助于提高工作的透明度和责任感。
通过规范的文书档案管理制度，可以清晰地记录所有工作流程和决策过程，方便后续追溯和评估。
文书档案的收集和归档也能为组织提供法律保护，保障组织和员工的权益。
做好办公室文书档案的收集和归档工作不仅是为了提高工作效率，更是为了维护组织的正常运转和发展。
1.2 文书档案的重要性文书档案在办公室中具有极其重要的作用，它是组织内部信息的桥梁，承载了组织的历史、发展和运营的各个方面。
文书档案记录了组织内部的各种重要信息和数据，包括合同、报告、会议记录、人事档案等，这些信息对组织的运营和管理起着至关重要的作用。
文书档案是组织内部沟通和协作的重要工具，能够帮助员工快速获取所需信息，提高工作效率。
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文书档案的归档整理方法文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行档案的收集、明确归档范围、分类、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
文件材料归档整理的具整理方法如下：一、收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
材料齐全完整、内容真实准确，任何领导和个人不得利用职务之便，无故将所保管的档案据有，不将手上应归档的文件材料移交档案室，将根据中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》第六条利用职务之，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。
收集的范围：1、收集本单位产生的各种文件材料（包括领导手上、各科（股）室及在电脑上的各种文件材料、表册及各种会议记录等材料）2、收集有关部门针对本单位人和事方面的各种文件材料。
（如本单位的请示、上的批复；组织、人事、纪委等单位针对本单位干部职工的调动、安排、离、死亡、抚恤、任免、奖励、处分等文件材料。
）3、上有关部门和业务主管部门制发有关本单位业务工作的各种文件材料。
二、确定归档范围和不归档范围：（一）机关文件材料归档范围是：（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档范围：（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料三、确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；四、件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
1、件的修整：（1）对破损文件进行修裱；（2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；（3）去除文件上易腐蚀的金属物；（4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。
2、装订：采用用白乳胶在文件的左侧粘贴。
较厚的仍用三孔一线进行装订再进行包边。
文件整理时必须左侧和下边齐；3、文件的排序：（1）正本在前，定稿在后；（2）正文在前，附件在后；（3）原件在前，复制件在后；（4）转发文前，被转发文在后；（5）计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；（6）文件处理单（办文单）归档的应放在最前面。
五、文体件的分类和保管期限的划分：（一）分类是归档文件整理工作的基本步骤。
是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经县档案行政管理部门审查同意后执行。
（格式附一）根据我县各单位的实际情况可以下几种分类：（1）一般来说人员较多、业务较强的单位可分为：组织人事（政工）、综合、业务三类（如公安、法院、检察院等）也根据单位实际可分几类（如农业局可增加一个农技培训类、民政局可增设低保、婚姻、殡葬、收养等类）（2）人员较少、业务较强的单位可分为：综合、业务类（3）文件较少单位只分为：综合类（如统战部、机关党委等）（4）乡镇分为综合、组织人事、社会事务、科教科文卫、经济、城乡管理、人大、农林水、群团等类。
（二）文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。
永久保管的文书档案主要包括：（一）本机关制定的法规政策性文件材料；（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
档案保管期限的具体划分按《文书档案保管期限表》（附件一）进行划分上级机关制发属于本单位主管业务的文件材料的保管期限作如下划分：法律、法规、条例、规定、办法、细则为永久；领导的重要讲话、暂行办法、暂行规定等为30年期；领导培训会上的讲话、和在短期内执行的各种文件材料为10年期。
七、“件”的排列排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。
即在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。
事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。
一般一份文件就是一个事由。
“年度—保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一般按具体事由结合文件形成的时间顺序进行排列。
（八）编制归档号归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。
在每份归档文件上的体现就是加盖归档章。
1、盖章要求：（1）归档章一般采用蓝色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处（2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；（3）若归档文件前有文件处理单（办文单），归档章可加盖在文件处理单（办文单）上。
2、归档章具体栏目的填写：（1）全宗号：是档案馆给各个进馆单位编制的代号。
（2）年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2008”，不必加“年”。
（3）保管期限：填写归档文件保管期限的简称，即：永久、30年、10年，不得用其他数字和代码表示。
（4）件号：填写归档文件的排列顺序号。
包括室编件号和馆编件号。
在档案室只要求大家编制室编件号，馆编件号暂空不填。
同一年度同一机构（问题）同一保管期限从“1”开始编。
实行文档一体化管理模式时，件号系统会自动给定。
（5）机构或问题栏：采用年度－保管期限分类的单位此栏不必填写。
采用年度－机构（问题）－保管期限分类的单位此栏必须填写，只能写中文，不能写代号。
八、编制归档文件目录编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。
编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。
归档文件目录内容包括全宗号、年代、起止件号、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注各项目录的填写。
方法如下：1、件号：填写归档章内的“室编件号”；正文与附件合为一件时，只对正文进行编目，在备注栏内注明附件转发文与被转发文合为一件时，只对转发文进行编目，在备注栏内注明附件被转发文；批复与请示合为一件时，只对批复进行编目，备注栏内注明附请示。
2、责任者：填写制发文件的机关或个人的姓名，一般以文件的盖章或署名为准，机关应填写全称或通用简称；如：镇宁县档案局3、文号：填写文件的发文字号，包括代字、年度和文件发出的顺序编号，一般不得省略其中的某一部分；示范：镇档发[2000]6号4、题名照录文件标题，不利省略或变更。
无标题或标题不能提示文件内容的文件，要自拟标题填写，外加“[]”以示自拟；5、日期：填写文件的形成时间，一般以落款为准，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2002年5月2日，2002年10月15日，分别标注为20020502或20021015；示范2001015。
6、页数：填写每份文件的总页数，总页数以每份文件的最后一个页号为准；7、备注：必要时简要注释文件需要说明的某一特殊情况，需要说明的内容较多时填写在备考表内。
归档文件目录和目录封面格式（附件二）（十）备考表填写一盒文件装好后，即应在文件后面放置备考表。
所设各项目的填写方法如下：（示范）1、盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明情况，包括的齐全完整程度、损坏情况以及整理归档后，修改、补充、移出、销毁的情况等。
2、整理：填写整理归档文件人员的姓名。
3、检查人：填写检查归档文件整理质量人员的姓名。
4、日期：填写归档文件整理完毕的日期。
（十一）、档案盒封面和盒脊各项目的填写方法如下：1、全宗名称：填写立档单位的全称或通用简称。