AO软件数据转换之另僻蹊径

AO软件数据转换之另僻蹊径
经过几年来的推广应用，AO软件已成为广大审计人员实施计算机审计的好帮手，在很大程度上提高了审计质量和工作效率，有效促进了审计工作的发展。

业务人员已普遍养成在AO中进行数据分析的习惯。

如果没有正常采集到被审单位的电子数据、或不能将其顺利导入到AO，而导致无法正常使用AO软件来分析数据，反倒不适应了。

众所周知，在电子数据采集转换过程中，数据采集转换模板非常重要，尽管AO软件自带的模板数量众多，并且还可以从金审工程服务网站下载。

但由于被审单位财务软件种类及版本繁杂，现有模板尚不能完全解决数据转换中存在的问题，还需要审计人员想法设法加以解决。

由于问题情况的多样化，也就决定了我们可以采取对策、方法的多样化。

在实际应用中，本人多次通过修改电子账套在AO后台数据库中所对应的表和字段，达到数据转换的目的。

本文中，本人将以一个实例，向家介绍如何运用DataBase DeskTop数据库工具，通过修改AO后台数据库有关表及字段的方法，从而实现数据的正常转换。

一、基本情况
1.被审单位财务软件基本情况
财务软件名称及版本号：润嘉财务管理系统3.0
财务软件后台数据库：DBE桌面型数据库
2.电子数据获取方式
审计人员分别获取本次审计所需的2005年至2009年的财务备份数
据和数据库数据。

如2009年的备份数据形式为“@109.001”，数据库数据则是通过拷贝财务软件安装路径下的所有文件获得的，其中数据文件均为*.db格式。

3.AO软件有关模板情况
AO中自带的是“润嘉账务管理系统2.0备份文件”，金审工程服务网站上提供有DBE数据库引挚。

二、问题描述
由于AO中没有针对“润嘉财务管理系统3.0”的数据转换模板，本人根据以往的经验，尝试使用“润嘉账务管理系统2.0备份文件”数据转换模板，对2009年的财务备份数据“@109.001”进行转换。

数据装载过程正常，如图1所示：
图1
但在随后的“会计期间及科目调整”环节中，发现“科目名称”显示为乱码，如图2所示：
图2
进行了账表重建后，如科目名称等凡是涉及汉字的字段值，仍为乱码，如图3所示，审计人员无法开展数据分析工作。

图3
本人在网上查询乱码产生的原因，众说不一。

有的说是字符集设置的问题，有的说是BDE版本的问题，有的说是BDE连接驱动有误等等，看来想从根源上解决这个问题不是一件容易的事情，于是就考虑如何通过其它途径，让汉字在AO中正常显示出来。

我想到，之所以在AO中无法正常显示，应该是由于在AO后台数据库表中显示本身异常而造成
的。

为了验证这一想法，本人在AO安装路径下，找到对应的数据库文件：SJFX.mdb，分别打开会计科目表、科目余额和凭证库三张表，果不其然，里面凡是汉字的字段，均为乱码。

于是，解决问题的思路，自然而然地产生了，即：通过一定途径，看到原始数据中的会计科目表、凭证表中的科目名称、摘要等字段正常汉字内容，然后，去更新替换AO 后台数据库有关表的乱码，并在AO中再次进行账表重建操作。

三、具体操作步骤
1.确定数据查看工具，判断出所需表
前面已经交待，审计人员通过两种途径获取了被审单位的电子数据，备份数据是财务软件生成的特定格式，在财务软件以外，无法正常打开查看其内容，那就应该从原始数据入手。

首先，下载DataBase DeskTop数据库查看工具软件，该软件可以打开并且看到*.db格式的数据库表中的记录。

然后，判断数据库表文件格式为：*.db，依据经验，初步判断09年的会计科目表和凭证表应该就是_09Kmzd.db和_09UnV ou.db。

经过在DataBase DeskTop中查看，验证了这一判断是正确的。

第三，确定需要更新AO后台哪些内容。

由于在AO后台中，决定重建后生成的财务数据电子账套的是会计科目表、科目余额及凭证库三张表。

所以，只需将会计科目表和科目余额表中的科目名称字段，凭证库表中的科目名称、摘要字段进行更新即可。

3.更新过程
完成更新任务的最关键环节是一定要保证数据源与更新目的数据记
录顺序的一致性，否则就会引起数据的混乱。

由于在DataBase DeskTop 中，无法对表记录进行排序操作，那么，就需要对更新目的表按照与DataBase DeskTop中打开的数据源表的默认顺序相同的顺序进行排序，以保证两边数据顺序完全一致，再在DataBase DeskTop中，选取科目名称字段值，使用复制粘贴的办法，就可以实现对目的表数据的更新。

如，更新会计科目表的科目名称字段过程如下：
我们分别在DataBase DeskTop和Access中打开_09kmzd.db和会计科目表，打开情况如图4、图5所示：
图4
图5
可以观察到，_09Kmzd.db记录的排列顺序是按HEADCODE(科目代码)，由小到大顺序排列的，刚好与会计科目表中的记录排列顺序一致。

这样的话，我们就在_09Kmzd.db表中选中HEADNAME(科目名称)这一列，进行复制，如图6所示。

图6
用同样的方法，更新凭证库表中的摘要字段，但需要注意的是，为了使凭证库表中记录顺序与_09UnV ou.db表一致，我们应先对凭证库记录按会计月份升序和分录序号升序进行排序，建立查询，然后再更新。

语句如下：
SELECT * FROM 凭证库order by 会计月份,分录序号;
然后，我们在Access中，分别用会计科目表中的科目名称字段去更新科目余额及凭证库中的科目名称字段。

语句如下：
更新凭证库的科目名称：
UPDATE 会计科目表INNER JOIN 凭证库ON 会计科目表.科目编码= 凭证库.科目编码SET 凭证库.科目名称=会计科目表.科目名称;
更新科目余额的科目名称：
UPDATE 会计科目表INNER JOIN 科目余额ON 会计科目表.科目编码= 科目余额.科目编码SET 科目余额.科目名称=会计科目表.科目名称;
至此，就完成了所需数据的更新工作，然后，返回AO中，对该电子数据进行账表重建，就实现了汉字显示的正常，如图7-图9所示。

图7
图8
图9
不难看出，本例适用于电子数据能被导入AO，但在生成电子账套时出现异常的一类情况。

不当之处，望批评指正。

(郑州市审计局信息办冯浩)。