Word 索引和目录精讲

• 彻底删除域：
– 可以将域及其附近的一些空白位置多选一些， 然后即可彻底删除。
针对目录的一些操作
• 获取当前目录的类型信息 • 类型的更改 • 栏数的更改 • 页码对齐方式及前导符的更改 • 目录格式的更改
获取当前目录的类型信息
• 一个索引目录建立完毕，我们一般可以从直觉上 得出该目录的类型（栏数、前导符………）如果 想更加详细的知道目录的类型，我们可以把鼠标 定位到目录内（没必要选中，当然选定也不会出 错）,如果你选中多个目录则只会显示最上面的目 录的类型。
第一大步骤：标记索引项
• 这一大步骤可细分为如下几个小步骤：
– 标记范围的确定 – 标记谁？ – 如何标记
• 手工标记
– 标记域的特点
• 自动标记
标记范围的确定
• 标记的范围一般都是针对的同一个文档来 操作，如果想实现标记多个文档的标记可 以采用
– 复制粘贴法 – 主控文档法
标记谁？（标记什么？）
• 你可以标记
– 一个或多个字 – 一个或多个标点符号 – 可以是中文、西文或中西文混合 – …………
标记的局限性
• 不能实现不连续的挑选的标记 • 连续的多个段落只标记第一项 • 不能选中段落之前的空白符（回车符）
如何标记？--标记索引项的方法
• 手动标记
– 对话框操作 – 域操作
• 自动标记
• 一篇制作完毕的索引目录，能否完整的打 印出来，需要先彻底的认识标记域的特点
标记域的特点
• 标记域的特点：
– 一种自身隐藏型的域，即：隐藏域。 – 纯代码形式、无法更新 – 选择性粘贴为无格式文本时则消失 – 占用纸张的空间，打印预览却看不到 – 打印的时候默认打印不出来
标记域的打印设置
• 比如一篇文档在没有标记索引域时它占用4页，但 标记后往往页数会变多，但打印的时候默认却不 会变多，还是4页，不过可以通过设置把隐藏的域 同样打印出来。
在哪里生成？
• 光标定位点定到哪里，目录则生成到哪里， 但是以下情况无法生成目录：
当光标定位到： – 页眉页脚时 – 文本框时 – 批注时 – 水印位置时 – ……
生成索引目录时经常出现的问题
• 插入点放错位置
– 默认生成的目录随插入点的位置而生成，即插 入点放置在何处则目录生成在何处。
– 经常有意或无意中把插入点放置在文本之中， 导致生成的目录放置点错误。
– 一般都是这样做，推荐这样做
• 也可以先生成一个索引目录后加标记项， 然后更新域即可。
– 这样虽然能制作出来，但实在是不推荐用此法
索引目录对话框的相关设置
小提示
• 相同的标记项如果在同一个页面上出现多 次，则最多在索引目录上显示出那一页上 的第一个标记项。
– 同页面上相同的标记项有多个，但目录上只显 示一个页码，除非把它们移动不同的页面上。
如何生成索引目录
• 通过索引域来提取（抽取）文档中被标记 为索引项的域，从而集合在一起生成索引 目录。
• 如果文档中没有任何索引标记或者把已经 索引的标记项全部删除的话则无法生成索 引目录
索引目录的实质
索引域 标记域 标记域 标记域 标记域 标记域 标记域
• 生成索引目录的一般步骤： • 先添加标记项后插入目录
• 索引的编排，有的按学科、有的按笔顺。使用之 前务必先看编排说明，以免费时。
在出版业索引的分类
• 索引分为两类：
– 一是图书索引，按其索引的对象分为字句索引、 主题索引、篇名索引、人名索引等等
– 二是报刊索引，有综合性的和专题性的两种， 如《全国报刊资料索引》、《全国报刊文学论 文索引》等。
• 概念：
小技巧：如何查找所有的标记域
• 通过此方法：
– 可以查找到所有的标记域{xe}
• 但不能查找到{index}域，除非把切换到域代码状态
– 通过替换功能可以删除掉所有的{xe}域
• 虽然通过自动标记可以实现快速的标记，通过文 档中的标记域虽然能快速的生成的索引目录，但 是以上并没有真正的体现出word的自动化的功能， 一篇索引制作完毕，后期经常需要反复的修改、 增删信息。
– 方便定位、查找我们想要的信息
• 专业术语称之为索引
在出版业的含义：
• 【出版术语】索引，即索隐。它将图书或报刊中 的字、词、句、人名、地名、书名、主题等著录 成简括的条目，注明其出处和卷次页码，按一定 的检索方法编排成册。
• 我们从一套大部头的书中找一名一事，要从头翻 到尾，耗时又费力；成千上万种报刊，要从中寻 找某个专题的资料，也好比大海捞针。假如利用 索引，就可按图书索骥，一索即得。不但节约时 间，还有助于了解学术发展动向。
• 功能：
– 揭示文献的内容和指引读者查找信息
• 类型：
• 种类很多，从不同的角度可以划分出不同的类型。
– 按文种分，可以分为中文索引的外文索引； – 按收录范围分，可以分为综合性索引和专题性索引；
– 按收录文献的时间分，可以分为近期索引和回溯性索 引；
– 按索引款目的标目分，可以分为题名索引、著者索引、 语词索引、主题索引、分类索引等。
标记项出现的位置
– 当前选中信息的后面 – 或者当前插入点的后面
标记域中的信息要求
• 域中的文本可以跟其前方的内容一样，也 可以不一样，即：文不对题。
• 但一般不这样做，没有意义。
手工标记的优缺点
• 优点：
– 标记精确，比较灵活
• 缺点：
– 但标记量很大的时候，是个苦差事
自动标记的方法和步骤
• 删除目录不删内容
– 全删或部分删除目录 – 不会删掉内容及标记项
• 多目录不多内容
– 多个重复的索引目录但不多内容
• 更新目录
– 更新残缺的目录（被删除一部分），则目录会 自动还原
小提示：如何验证域被彻底删除
• 有时候你把目录表面上全部删除掉，其实 并没有真的被删除掉，
– 可以在被删除的域的位置右击鼠标查看一下 – 或者按alt+F9让域出现域代码，露出马脚。
– 索引是揭示文献内容出处，提供文献查考线索的工具 书。
• 作用：
– 索引揭示了一书、一刊的基本情况，如篇目、文句。 可以深入、完整、详细、系统地为读者提所需文献的 具体线索，大大加快数据的检索速度;将文献中具有检 索意义的事项（可以是人名、地名、词语、概念、或 其他事项）按照一定方式有序编排起来，以供检索的 工具书。
• 如果是一个空白文档
• 或者不是空白，有多处表格或文字或其它 信息，但是你所写入的信息量没有完全和 内容匹配的则无法标记索引项
词条文件数量的探讨
• 当一篇论文我们想对所有的人名、地名编 辑索引时，我们可以在同一个索引词条文 件中建立，也可以建立多个词条文件，比 如：
– 人名.doc – 地名.doc – 籍贯.doc – ………
• 在需要标记的信息量很大时，我们可以采 用word提供的批量标记索引项目，它的前 提是必须先建立一个可以称之为索引词条 的word文件。
自动添加标记
• 采用在一个空白word文档内制作一个2列多行的 表格，行数随意
• 第一列是要查找的待标记的项，第二列是给查找 的待标记的项附加（匹配）相应的标记（标记域） – 主项:次项：第三项………
• 一个图书馆如果要建立一个图书馆检索系 统，把所有的图书种类按某种或某些种类 型的编排下来，那是个很浩大的检索工程， 需要有专门的软件来实现。
• 我们主要讲解的是针对某一本书、某一篇 文档而进行的索引操作，不考虑多本书或 多个文档的索引操作。
• 实现用word软件提供的索引功能解决word 文档内检索操作。
表格可以跨页可以多个吗？
• 可以出现跨页表格 • 可以出现跨页或不跨页的多个独立的表格
表格必须是双列吗？
• 表格可以是单列也可以是多列
– 单列：会自我标记为标记项 – 多列（≥3）这个比较复杂，最好不要那么做
自动标记必须使用表格吗？
• 可以不使用表格 • 比如：多段文字，但是使用表格会更加的
规范化，尤其是在布局上更加合理。 • 采用多段的时候，注意制表符的使用
Word 索引和目录精 讲
索引和目录
• 本章主要讲述以下知识点：
– 索引的功能 – 索引的相关操作 – 索引目录 – 索引与打印 – 索引的后期修改 – ………
• 什么是索引呢？
• 也许你现在已很清楚，也许对索引的认识 还有些模糊，但不管如何在日常生活和工 作当中你总是有意或无意的碰到它，而且 经常会用到它，它总是在默默无闻的为你 服务着：
索引使用的必要性探讨
• 虽然索引的作用很重要，但是并非任何大 型文档都需要索引，通常科技类书、书籍 论文一定要有索引，书籍的索引是个大的 工程，论文的索引相较之下比较简单。
索引使用的主要领域
• 索引使用的领域很多样式外观和使用地点 也相差很大，我们主要讲解在以下几个：
– 论文 – 字、词典 – 电话号码簿 – 人员联系名单 – 一本小说 – 一本杂志等等
• 数量的多少视情况和个人爱好而定吧
自动标记的优点
• 可以批量的添加标记，你只需要设置好索 引词条文件即可
自动标记的缺点
• 缺点如下：
– 有些死板，“不辨敌我” – 并不是文档中的所有位置处的信息都有标记
• 有些死板，“不辨敌我”，分不清是非， 一刀切：
– 比如：我想给一个名字叫”李庄”人标记，但 是李庄也可能是个地名，某某住在小李庄，但 是自动标记也会把李庄看成人名对待，所以一 刀切。
标记的前提知识
• 要想实现索引功能，我要标记文件，但要 想标记文件，需要弄清楚以下知识：
– 主次之分 – 级别之分
• 主索引项：
– 出现在索引第一层的就是主索引项
• 次索引项
– 当出现多个相同开头的词或字时，为了便于继 续区别后面的信息，我们可以列出次索引项， 在级别上出现在主索引的下面，第一层以下的 统称为次索引项，word最多可以有9层索引项， 但一般很少用到3层的，一层和两层居多。