档案检索利用与编研基础知识
第七章 文书工作与档案管理-档案的检索、利用与编研
7．文号索引
文号索引是将档案的文号与档号相对 应，提供按文号检索档案途径的检索工具。 文号索引一般采用表格形式，所以通常称 之为文号档号对照表。
8．人名索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物 并指明其出处的检索工具。档案人名索引 的编制方法，是将档案内容中涉及的人名 摘录出来加以排列，所以索引的格式主要 包括人名和档号两种。档案馆(室)日常使 用的人名索引，通常采用卡片形式。
分类标引概念转换的基本做法是根据 主题分析的结果，查找档案分类表，将其 相应类目的分类号作为检索标识赋予被标 引文件。
7.1.3 常用档案检索工具及其编制方法
1. 案卷目录
案卷目录是以案卷为单位，依据档案 整理顺序组织起来的，固定案卷位置，统 计案卷数量，监督、保护档案材料的一种 管理工具；也是档案馆(室)最基本的、使 用较为频繁的一种检索工具。它既是查找 档案最基本的工具，又是编制其他检索工 具所必须使用的工具。
（1）主题分析
主题分析是确定被标引档案主题概念 的过程。主题分析的主要内容有两方面： 一是分析主题的类型；二是分析主题的构 成要素(亦称主题因素)。主题的类型依据 档案内容可分为单主题和多主题。单主题 是指一件(卷)档案只表达一个问题，多主 题是指一件档案表达两个以上的问题。
（2）概念转换
在确定了文件的主题概念之后，应将 其转换为检索语言标出，这个过程即为概 念转换的过程，也就是给出检索标识的过 程。
（1）档案开放的本质
档案开放的本质就是让更多的人利用更 多的档案，充分发挥档案的价值。
档案的开放和档案的利用也是一对具有 从属关系的概念。档案的开放从属于档案的 利用，档案的开放也是档案利用的一种特殊 形式。
（2）档案开放的办法
各级国家档案馆开放档案的利用手续： 大陆公民持有效身份证或工作证、介绍信， 可直接到档案馆利用。
档案文献编纂学
档案文献编纂学档案文献编纂学<一>简答:第一编档案编纂理论第一章档案编纂的基础概念1、了解以下几个概念的含义：编纂、档案编纂、编辑、档案编研编纂：以社会已积累的文献为基本条件，对文献中的知识和信息进行再积累再加工，从而形成新的文献的活动。
档案编纂:指编纂者按照一定的题目对档案信息进行搜集、筛选、审核、加工、整序和评价，以档案文献出版物的形式向用户提供档案信息的工作。
编辑：用物质文明设施和手段，组织、采录、收集、整理、纂修、审定各式精神产品，使之传播展示于社会众的工作和从事这项工作的人员。
档案编研：利用原文来撰写论文、著作和编史修志；将档案原文编纂成专题性资料；编制各种参考资料和检索工具。
2、档案编纂的基本功能有哪些答：信息传播功能：1）提供具有较高的真实性、准确性、易用性的档案信息。
2）提供系统完整的档案信息。
3）提供增值信息。
4）长久地保存和传播档案内容。
3、档案编纂的基本原则是什么：答：遵循政治性与科学性性相统一的原则（一）政治性原则——以国家出版方针及相关法律为依据。
1、利害原则，强调政治倾向性和学术倾向性。
2、授权原则3、审批原则，4、时限原则，5、保密性原则。
维护国家安全和机密，6、防止侵权原则：不得侵犯他人商业机密，不能侵犯隐私权。
（二）科学性原则——坚持实事求是的科学态度。
尊重历史和事实，保证所公布的档案都是真实可靠的，忠实转录的；对档案内容的考证、释议等工作必须建立在科学研究的基础上，不主观臆断，简单拼凑和组织。
4、档案编研信息的传播方式？答：传统和现代两种方式：传统的：图书，报刊，光盘等形式公开出版发行以数据流的方式提供在线下载服务（1）传统的传播方式：用图书、报刊等纸质印刷品形式公开发行。
（2）现代的传播方式：网络出版、咨询服务5、档案编研中的著作权保护：著作权是指著作所有者或作者依法对自己创作或拥有的作品所享有的专有权利。
（1）未受保护的：国家的法律法规，国家的决议，命令和其他具有立法、司法等行政性质的文件，或公布的译文、报刊、大众传播发布的信息、历法、数表、公式等都不受著作权的保护。
档案馆检索体系编制指南
档案馆检索体系编制指南档案馆检索体系是指从不同角度揭示馆藏,为满足利用者使用档案的需要而建立起来的各种检索工具,彼此之间各司其职，互相联系、互相补充的一个有机体系。
档案检索工具是以一定的形式揭示和介绍馆藏，积累档案线索和查询档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的工具。
按功能划分，可分为介绍性检索工具、查找性检索工具和指引性检索工具。
1. 介绍性检索工具：用文字叙述的形式对馆藏档案或某一专题档案进行介绍的工具书，有档案馆指南、全宗指南、全宗卷、专题介绍等。
1.1 档案馆指南《档案馆指南编制规范》（中华人民共和国行业标准DA/T 3-1992）《档案馆指南》是一种叙述式的报导性工具书，是档案馆必备的检索工具。
它全面介绍和报导档案馆的基本情况，馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案、资料。
包括“前言”、“目录”、“档案馆概况”、“馆藏档案介绍”、“附录”等部分。
前言：包括编著指南的目的和作用，指南的框架、结构、使用方法、编著指南的简要过程，参加编著工作的人员及其它需要说明的问题。
目录：是由指南各章节的题目及其所在的页号组成，供利用者检索。
档案馆概况：包括档案馆历史沿革，馆藏档案综述、馆藏资料综述、检索工具情况、汇编出版档案资料情况以及利用工作综述等部分。
馆藏档案介绍：馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，对档案数量、内容及其特点等分别进行介绍。
按立档单位整理保管的档案，以全宗为单位介绍；按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类项为单位介绍。
馆藏资料介绍：对馆藏档案有重要补充和辅助作用的资料逐类予以介绍，一般性资料不作具体介绍。
附录：是指附于正文之后与正文内容有关的文字、图表等材料。
1.2 全宗指南《全宗指南编制规范》(DA/T14-2012代替DA/T 14-1994,2012-11-15发布2013-01-01实施）《全宗指南编制规范》对全宗来源简况、档案内容与成分介绍以及其检索和查阅注意事项，作出了规范要求。
档案重要基础知识点
档案重要基础知识点
档案是指以文件、图书、图片、影像等不同形式保存的信息单位。
在现代社会中，档案的管理和利用对于保护历史文化遗产、促进科学研究以及提供法律证据等方面都具有重要作用。
以下是一些关于档案的重要基础知识点：
1. 档案分类：档案可以根据不同的标准进行分类，如按照形式可以分为文字档案、图像档案和声像档案等；按照内容可以分为行政档案、科研档案和个人档案等。
分类的目的是方便管理和检索。
2. 档案鉴定和归档顺序：在档案管理中，鉴定是对产生的档案材料进行审核和鉴别，确定其真实性和完整性，以及归档顺序的确定。
这些工作的目的是保证档案的准确性和可信度。
3. 档案保管和保存：为了确保档案的长期保存和有效利用，档案保管和保存的工作十分重要。
包括建立专门的档案馆、档案库或档案室，采取适当的环境条件和安全措施，以防止档案材料遭受损坏、丢失或被盗。
4. 档案检索和利用：档案的管理目的是为了提供信息的检索和利用。
通过建立档案索引、目录和数据库等工具，使得用户能够快速准确地找到所需的档案信息，满足各种需求，如学术研究、法律证据或历史文化遗产保护等。
5. 档案法律法规：档案管理涉及的内容非常广泛，因此许多国家都制定了相关的法律和法规来规范档案的管理工作。
这些法律法规包括档案的保密、开放、审批、销毁等方面的规定，以确保档案管理工作的合法性和规范性。
总之，档案作为信息资源和历史文化的重要载体，其管理和利用具有极其重要的意义。
不仅需要掌握档案的基本概念和分类，还需要深入了解档案管理的各个环节和法律法规，以确保档案的完整性、可信度和长期保存。
这些基础知识点是每个从事档案工作的人员都应该掌握的。
第八章 档案的编研
立足于本地区、本系统、本机关自身的工作活动； 根据本单位的性质、任务及其主要职能活动来选择大 事、要事； 突出本地区、本单位特点，注意选择反映一定时期中 心工作和任务的大事、要事。
档案馆（室）大事记中大事的选择 机关大事记中大事的选择：P357
8.3.3.2.大事的选材范围及步骤
8.3.4. 大事记的内容结构和编写方式
（三）目录
或称目次。根据编排体例编写。
（四）正文
大事时间：是月（本月）、是年（本年）。 大事记述：一事一条。原则：内容真实，文有出处。详略得当， 简明扼要。始末因果，交代清楚。言应摘要，人分主次。观点正 确，实事求是。
（五）按语与注释
8.5.2. 统计数字汇集
8.5.2.1. 统计数字汇集的作用和种类
统计数字汇集
• 又称基础数字汇集。 • 是以数字的形式反映某一地区或某一方面的基本情况的 档案参考资料。
8.5.2.1. 统计数字汇集的作用和种类
作用：
数据集中、内容简明扼要、形式灵活、利用方便。 领导决策支持、宣传教育、历史资料。
8.3.1. 大事记的作用与种类
常用种类：
机关工作大事记 国家或地区大事记 专题大事记 年谱
8.3.2. 大事记的体例
编年体
历史时期—年月日；年月日
分类编年体 纪事本末体 编年纪事本末结合体
基本上按时间顺序记载，与事件始末适当结合起来写
大事记述体 纪传体
第八章 档案的编研
第八章 档案的编研
8.1. 档案编研工作的内容和意义 8.2. 档案文件汇编和档案文摘汇编 8.3. 大事记
8.4. 组织沿革
8.5. 会议简介和统计数字汇集 8.6. 创新档案编研
档案学复习提纲
《档案管理学》复习提纲：[1]重点概念：（必弄清楚）1、档案：（档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
——《档案工作基本术语》2、档案工作：档案工作就是指用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。
工作内容在狭义上：档案具体业务工作（8个环节）收集—整理—签定—保管——检索—利用—编研—统计3、全宗：全宗一个独立机关、团体、企事业单位和著名人物在社会活动中形成的档案有机整体。
简单地说：一个立档单位的全部档案就是一个全宗。
4、全宗群：由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体，即具有某些历史联系的若干全宗群体。
在意义：全宗群是在全宗理论基础上进一步解决全宗之间的相互关系的一种科学原则（“全宗群”的全宗要集中保管，不能分散。
）5、立档单位：立档单位是与全宗相对而言的，其档案能够构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人即称为一个立档单位。
6、归档制度：国家对各单位向档案部门移交归档文件材料的规定。
具体包括三项内容：（1）归档范围。
（2）归档时间。
（3）归档要求。
7、立卷：对办理完毕而又有查考保存价值的文件，按照它们的形成过程中的联系和一定的规律组成案卷，叫立卷。
8、档号：亦称档案号。
是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
档号通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。
9、分类方案：全宗类档案整理标列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，有称“分类大纲”。
10、案卷：案卷是文书立卷的结果，是关于某项工作活动或某一问题的有密切联系的、系统的文件组合体，是文书档案的基本保管单位。
11、件：件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。
12、档案鉴定：档案价值的鉴定工作是指各级各类档案馆和档案室按照一定的原则、标准和方法来判定档案的价值，确定档案的保管期限，并据此剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项档案业务工作。
档案管理基础知识
档案管理基础知识邵东县档案局吴金林编写一、档案与档案工作㈠档案1、档案的词源档案不是近代或现代才有的，它的历史大约已有五千年，我国发现最早的档案是殷商时期的甲骨档案。
中国古代对文书和档案的概念基本上是不分的，其称谓在殷商为“册”、“典”，西周为“中”，春秋、秦汉以后为“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简书”、“帛书”、“薄书”、“案卷”、“文牍”、“案牍”、等等。
至于“档案”一词，最初可能使用于明末清初，而见于文字材料则始于清代。
“档案”作为一个词语而出现，始见于《清太宗皇帝实录》崇德三年（1638年）正月甲午日记载中。
清康熙十九年（1680年）《起居注册》记载：该年十月，在批阅秋审众犯册时，“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部仪不准。
’”这段记事不仅说明当时已经在书面上使用档案一词，而且还可以看出，当时王朝断案是重视以档案为根据的。
对于“档案”一词的最早解释，其文字记载是约成书于康熙四十六年（1707年）的杨宾的《柳边记略》。
该书说：“外边文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案、曰档子，以累计多贯皮条挂壁若档故也。
然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。
”这是迄今所见最早对“档案”一词的说明。
从语义学意义上来看，“档案”一词具有形象的和内在的意义。
“档”，《康熙字典》解释为“横木框档”，即木架框格的意思；“案”，《说文解字》解释为“几属”，即小桌一类的东西。
由此引申，又把处理一桩事件的有关文件叫做一案，并通称收存的官方文件为“案”、“卷案”、“案卷”。
“档”字和“案”字连用，就是存入档架收贮起来的案卷，而把放置档案的架子称作档架，把一格称为一档。
这些叫法有的一直沿用下来，但是其含义已经得到了深化和发展。
2、档案的定义。
根据1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过的《中华人民共和国档案法》第2条，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、宗教等社会活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案检索利用与编研基础知识
档案编研工作的原则
1．存真性原则 2．实用性原则 3．可行性原则
大事记的编写
第一，观点正确，用材真实。 第二，大事突出，要事不漏，小事不要。 第三，系统条理，简明扼要。
组织沿革的编写
组织沿革是系统地记载一个机关、地区或专业系 统的体制、组织机构和人员编制变革情况的档案 参考资料。组织沿革主要包括如下内容：地区、 专业系统或机关的历史概况、行政区划、建制变 更情况；机关成立、合并、撤销的时间、原因， 机关名称的变更，办公地点的迁移；机关的性质、 任务、职权范围、隶属关系以及领导人的任免情 况；机关内部组织机构的设置及变化情况，职权 范围，机构负责人的姓名、任职情况；机关及内 部组织机构的人员编制的扩大或缩小情况。
专题目录
专题目录是指超越年度、全宗的界限， 按照一定题目，将涉及同一专题的档案 著录成卡片条目，集中组合而成的检索 工具。其针对性强，便于迅速查找专门 需求的档案材料。编制程序大致为：选 题、选材、制卡，按问题、部门、时间、 地域或其他特征设置类别体系，各类和 类内再依照一定顺序系统排列。
文号目录
检索语言概况
检索语言也称为标引语言，是在文献标引和 检索过程中所使用的一种人工语言，它是根 据检索的需要而创立的一种专门语言。检索 语言是档案标引和检索的工具，是将档案主 题概念转换为检索标识的依据。
档案检索语言的作用
（一）对文献内容及某些外表特征给予准确 标引。
（二）能集中和揭示内容相同及相关的文献 信息。
著录与标引是建立档案检索系统的基础和前 提。档案经过著录标引才能形成条目和组 织检索工具，把具有检索意义的档案信息 存贮起来，为建立档案检索系统奠定基础。 其次，任何检索工具要有效地发挥存贮和 查找功能，都必须依赖于著录项目的完备 和标引的准确与深度。档案著录标引的质 量对档案检索工具的质量和效率有着决定 性影响。
档案管理学基础 第2章
（一）档案管理的基本业务内容
• 档案管理的基本业务内容包括：文件归档和档案收集、档案分类和整理、档案鉴 定和处置、档案安全保密和保护、档案检索、档案提供利用和信息服务、档案编 研、档案登记和统计等。
• 这些基本业务内容，按性质可以被概括为档案管理的基础性工作和利用服务性工 作。档案管理的基础性工作包括文件归档和档案收集、档案分类和整理、档案鉴 定和处置、档案安全保密和保护、档案登记和统计等，档案管理的利用服务性工 作包括档案检索、档案提供利用和信息服务、档案编研等。
（三）档案管理的种类划分
• 按管理对象：文书档案管理、科技档案管理、专门档案管理、电子档案管 理、声像和实物档案管理等
• 按管理业务的内容性质：档案实体管理、档案内容管理（或档案信息管 理）。
• 按管理对象的记录方式：模拟记录档案管理、数字记录档案管理 • 按管理对象的载体形态：纸质档案管理、胶质档案管理、光磁介质档案管
（四）档案管理的实践内容
档案管理模式，是指根据 科学的档案管理理论和成 功经验，依据不同的档案 管理对象的形成规律和特 点，以实现一定的档案管 理目的和解决档案管理问 题为导向，提炼升华而成 的档案管理方法论。只有 某种档案管理现象反复出 现，与之相应的档案管理 模式，如纸质档案的手工 管理模式、纸电混合档案 管理模式、电子档案管理 模式等才会发挥一定的作 用。
（二）档案管理是一项具有服务性的专业活动
档案管理的基本任务就是通过科学管理档案，为其他工作的开展提供有 效的业务和法律证据体系保障及档案信息服务，为社会主义现代化建设服务。 服务性是档案管理的根本性质。
• 一方面，各立档单位为了保证各项业务职能活动的正常进行，必须得到连续、 有效的业务和法律证据体系的保障。
档案管理基础知识
档案管理基础知识一、档案的概念（一）定义：档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
（二）档案与文件、文物、图书、情报、资料、信息的关系：文件是档案的前身，文件完成现行效用后，其中部分文件对日后工作具有查考、利用价值，经收集、整理、保存，就形成了档案。
（三）档案的属性1、本质属性：原始记录性（本源性）2、一般属性：信息性、知识性、智能性、社会性、文化性（四）档案的分类1、按形成者可分为：个人档案、单位档案2、按门类可分为：文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案3、按载体可分为：原始载体材料档案（甲骨、金石、竹木、缣帛档案等），传统载体材料档案（主要是纸质档案），新型载体材料档案（照片、录音、录像、磁盘、光盘等），实物档案。
4、按记录方式可分为：文字档案、体表档案、图像档案、声音档案等。
（五）档案的价值1、档案价值的决定因素：一是档案本身记载的信息情况，二是社会需要程度。
2、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值3、档案价值发挥的规律（1）档案用户层面扩散率；（2）档案秘密程度递减率；（3）档案科学文化价值渐增率（六）档案的作用档案的作用是指档案价值，通过社会需求，转化为使用价值。
主要有：1、延伸人类记忆作用；2、研究历史真实作用；3、传播知识和信息作用；4、为现实工作服务二、档案工作的内容（一）档案工作的定义1、狭义的档案工作：主要是指档案工作的具体环节。
收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用2、广义的档案工作：包括档案法制建设、档案行政管理、档案实体管理、档案教育、档案科技、档案宣传、档案外事、档案中介服务等。
（二）档案工作的性质1、管理性；2、服务性；3、政治性（三）档案工作的原则1、统一领导、分级管理；2、维护档案的完整和安全；3、便于利用（四）档案室的职责1、贯彻执行有关法律、法规和国家方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度；2、指导本单位文件材料的形成、积累和归档工作；3、统一管理本单位的档案，并按规定向有关档案馆定期移交档案；4、为本单位工作提供档案信息服务，必要时为社会有关单位和个人提供一定的档案信息服务；5、监督指导所属机构的档案工作。
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档案检索语言的特性
１．单义性 ２．简洁性 ３．规范性 ４．专门性
档案著录与标引的含义
档案著录是档案馆（室）编制检索工 具时对档案的内容和外部特征进行分 析、选择和记录的过程。
档案标引是对文件或案卷进行主题分析， 把自然语言转换成规范化检索语言的过程， 即对主题分析的结果给予检索标识的过程。
档案著录与标引的作用
检索语言概况
检索语言也称为标引语言，是在文献标引和 检索过程中所使用的一种人工语言，它是根 据检索的需要而创立的一种专门语言。检索 语言是档案标引和检索的工具，是将档案主 题概念转换为检索标识的依据。
档案检索语言的作用
（一）对文献内容及某些外表特征给予准确 标引。
（二）能集中和揭示内容相同及相关的文献 信息。
案卷目录
案卷目录是在档案实体整理过程中，对案卷 进行排列与编号以后，将案卷号、案卷题名 及其他特征进行系统登记的检索工具。其中， 案卷目录表是案卷目录的主体，案卷目录表 的基本项目包括：案卷号、案卷标题、案卷 起止日期、页数、保管期限和备注等。
全引目录
全引目录也称“卷内文件目录汇编 （集）”，它是将全宗或全宗内的某一部 分案卷目录和卷内文件目录合二而一，汇 编而成的一种目录，它是一种文件级检索 工具，它是完全利用原案卷目录和卷内文 件目录，前面为案卷目录，后面为该案卷 目录所包含的卷内文件目录，在案卷目录 的备注栏内，列出其卷内文件目录的所在 页号，在卷内文件目录的备注栏内填上案 卷号。
第二节 档案利用
一、档案利用工作的含义与作用 二、档案利用者对档案信息的需求的含义与
类型 三、档案利用的方式和途径 四、开放档案的含义及进行档案开放的意义 五、对档案利用者提供档案利用
档案利用的含义
档案利用就是以馆、室藏档案信息资 源为基础，通过一定方式、方法直接 提供档案为利用者服务的一项档案业 务工作。档案利用工作的基本内容， 就是介绍、报道馆、室藏档案的内容 和成分，通过各种方式、方法为利用 者提供档案信息，进行咨询服务。
著录与标引是建立档案检索系统的基础和前 提。档案经过著录标引才能形成条目和组 织检索工具，把具有检索意义的档案信息 存贮起来，为建立档案检索系统奠定基础。 其次，任何检索工具要有效地发挥存贮和 查找功能，都必须依赖于著录项目的完备 和标引的准确与深度。档案著录标引的质 量对档案检索工具的质量和效率有着决定 性影响。
档案著录规则主要内容
1．著录项目
2．标识符号 3．著录格式 4．著录级别 5．著录用文字和著录信息来源
标引档案的步骤
1、主题分析 2、概念转换 3、标引结果审核
档案检索工具含义
档案检索工具是记录、报道、查找档案材 料的工具。记录是指登录档案的外形和内 容特征。报道是指介绍本馆（室）保存有 什么样的档案材料能供利用者选择和使用。 查找是指根据著录项目提供的检索途径， 把利用者所需的档案材料迅速、准确地提 供出来。
文号目录是按年、按作者、按文号编 制的检索工具。它按文号查找文件，只 要利用者提出文号，就可以迅速检索文 件。文号目录的编制方法比较简单，是 比较适用的一种检索工具。文号目录的 著录项目有：作者、文号、文件形成时 间、文件标题、档号等。
全宗指南
全宗指南是对一个全宗的档案的形成历史、 内容范围、成分、数量等各个方面以叙述 方式所作的全面介绍。全宗指南由立档单 位和全宗历史概况、全宗内档案内容和成 分介绍、辅助工具三部分组成。
档案馆指南
档案馆指南是对一个档案馆的概况及其全 部馆藏以叙述方式所作的概略介绍，它是 档案馆对其收藏和服务情况进行宣传和报 道的重要工具。
详细的档案馆指南包括序言、档案馆概况 、馆藏档案情况介绍、馆藏资料介绍、索 引、附录等组成部分。
检索档案的步骤与方法
1．分析利用需求，明确检索范围。 2．确定检索途径，选择检索工具。 3 ．把握检索方法，提供档案材料。
第九章 档案检索、利用与编研
第一节 档案检索 第二节 档案利用 第三节 档案编研
第一节 档案检索
一、档案检索的内容 二、档案检索语言的作用、分类 三、档案著录与标引的含义、内容 四、标引档案 五、常用的档案检索工具介绍 六、检索档案
档案检索的概念
档案检索是对档案信息进行系统存贮和根 据需要进行查找的工作。它具有狭义和广 义两种含义。狭义的档案检索只限于查找 所需档案信息的具体过程。广义的档案检 索工作包括档案存贮和档案查找两个具体 过程。
主题目录
主题目录是以若干能表达案卷或文件中心 内容的主题词作为检索标识，将档案著录 成卡片条目，按主题词的字顺序排列组织 而成。主题词是经过优选和规范化处理， 能表达各种概念的词或词组。
分类目录
分类目录打破全宗及其原有整理系统，按 照档案内容性质，采用等级体系的分类法 组织而成，通常依据统一制定的索分类 大纲进行分类排列。
（三）对大量文献信息加以系统化或组织化。 （四）沟通信息存贮和检出的两个过程。
档案检索语言的分类
１．分类语言：其特点是以字母、数字等
分类号来表达各种概念，将各种概念按学 科性质进行分类和系统排列。 ２．主题词语言 ：其特点是直接以代表文 献内容特征和科学概念作为检索标识,并按 其外部形式(字顺)组织起来的一种检索语言。 ３．代码语言：其特点是就事物某一方面特 征，用某种代码系统来加以标引和排列。
专题目录
专题目录是指超越年度、全宗的界限， 按照一定题目，将涉及同一专题的档案 著录成卡片条目，集中组合而成的检索 工具。其针对性强，便于迅速查找专门 需求的档案材料。编制程序大致为：选 题、选材、制卡，按问题、部门、时间、 地域或其他特征设置类别体系，各类和 类内再依照一定顺序系统排列。
文号目录
档案检索工具的种类
1、按编制方法分为目录、索引、指南 2、按载体形式分为卡片式检索工具、书本 式检索工具、缩微式检索工具、机读式检 索工具 3、按功能分为馆藏性检索工具、查找性检 索工具、报道性检索工具、
归档文件目录
归档文件目录是以件为单位，系统登录归 档文件的题名及其他特征并固定其排列顺 序的检索工具。归档文件目录登录的内容 一般包括：件号、责任者、文号、题名、 日期、页数、备注等项目。