城建档案著录与检索
_档案检索
（三）档案检索效率
• 检索效率是指通过检索满足利用者特定要求的全面性、
准确性的程度。 • 检（查）全率= 检出有关档案 *100%
全部有关档案
• •
未检出有关档案 漏检率= 全部有关档案 *100% 检索出有关档案 检（查）准率= 检索出全部档案
*100%
• 误检率=
检索出不相关档案 检索出全部档案
示图：段落符号式条目著录格式
（二）档案著录规则
• 档案著录的方法规范参照《档案著录规 则》国家标准局1985年批准颁行 。 • 1著录项目 • 2著录标识符号 • 3著录格式 • 一般使用段落符号式的条目格式， 实际工作中也会使用表格式条目格式。 • 中华人民共和国档案行业著录标准.doc
（二）档案标引
• （一）档案检索的概念
• 对档案信息进行系统存储和根据需要进 行查找的工作。因此档案检索分为存储 和查找两个阶段。
• 1.档案信息存贮阶段的主要内容
• 档案信息存贮是指将档案原件中具有检索意义特征的 信息，如文件作者、题名、时间、主题词等，记录在 一定载体上，进行分类或主题标识，编制成为档案检 索工具，建立档案检索体系的过程。 • （1）档案著录标引 （2）组织检索工具
（三）建立档案检索体系
• 1.保证一定数量和种类的检索工具
（单一向多向发展）
• 2.充分利用检索工具的互补性
• 3.检索工具的设置应与利用需求相吻合 • 4.馆藏性、查检性、介绍性检索工具并举
检索示图
四 、 检索途径
• • • • • （一）手工检索 1、档案目录档案目录.doc 2、档案索引 3、档案馆指南 （二）计算机检索
• 2.档案查检阶段的主要内容
• 档案查检是指利用档案检索工具和档案系统查
档案信息化建设中怎样做好著录标引工作
档案信息化建设中怎样做好著录标引工作一、著录标引工作在档案信息化建设中的重要性档案描述和索引是一个重要的实现档案信息化建设工作。
它的目的是准备电脑档案应用系统的数据。
描述和索引的质量决定了整个应用程序文件系统的质量。
描述和索引是一个重要的步骤在档案的数字化，档案的检索和利用的保证，和档案信息化建设的先决条件。
二、怎样做好档案信息化建设中的著录标引工作（一）适应档案信息化建设，提高著录标引质量1.遵循相关标准统一著录格式目前，没有统一的要求和宏观调控档案计算机检索系统的建立。
通常开发，设计并实现了由各单位根据自己的检索系统的要求。
它缺乏通用的类型和很难实现资源共享。
描述的内容的差异也非常明显。
这些格式的矛盾最终会影响计算机管理系统的检索效率。
2.科学标引方法由于不同的索引方法，自存档和索引进行工作与索引的索引工具使用的规则是不同的。
在90年代，我们主要使用主题词汇和自由的结合，特别是在解放之前，中国共产党中央委员会和中央调查局索引根据主题词汇的档案，档案的主题是能够更好的显示在索引。
更准确的是转换档案概念的主题，关键字不包括在词汇索引，和自由词进行严格的登记制度。
这种方法使得质量指数更好和检索效率较高。
唯一的缺点是，索引速度太慢，难以满足快速发展的需要档案检索系统。
3.确定档案著录标引深度在归档和索引工作中，我们必须注意客观地揭示档案中讨论的问题或研究问题。
有必要考虑档案的适当索引深度，并考虑档案主题档案的清晰程度。
禁止混合个人意见;应根据档案的要求以及文件主题的重要性对其进行索引，不超过八个关键字，对于人员的任免，参与任免的部门和人员应逐一编入索引。
涉及多个主题或问题的几个基本方面的概念应该被编入索引，例如工作总结，会议记录等，并且应该分别索引若干并行事项或问题。
文件索引不足，文件检索方法少，特异性强，将大大降低文件使用效率。
文件太深，会浪费时间和计算机存储空间，降低工作效率。
因此，制定合理的档案选择和索引方案以确定档案的可行深度尤为重要。
城市建设档案著录规范
城市建设档案著录规范 Company number【1089WT-1898YT-1W8CB-9UUT-92108】城市建设档案着录规范（GB/T50323—2001，建设部、国家质量技术监督局2001-03-05联合发布，2001-07-01实施）1总则1.0.1为建立健全全国统一的城建档案检索体系，提高全国城建档案的管理水平，充分发挥城建档案在城市建设中的作用，制定本规范。
1.0.2本规范适用于各类城建档案的着录工作，不适宜用作城建档案目录的组织方法。
1.0.3城建档案着录除执行本规范外，尚应执行有关标准规范的规定。
2术语、符号2.1术语2.1.1城建档案（urbanconstructionarchive）在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的有价值的各种形成的历史记录。
2.1.2建设工程项目（constructionproject）具有计划任务书和总体设计，经济上实行独立核算，行政上具有独立组织形式的基本建设项目。
一个建设项目可以有多个单项工程，也可以只有一个单项工程。
2.1.3单项工程（singleproject）在建设工程项目中，具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。
2.1.4工程档案（projectarchive）工程档案是在整个工程建设过程中，包括从立项、审批到竣工验收备案等一系列活动中直接形成的文字、图表、声像等各种形式的有价值的历史记录。
2.1.5案卷（file）由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
2.1.6城建档案着录（descriptionofurbanconstructionarchive）编制城建档案目录时，为提取城建档案信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
2.1.7城建档案着录项目（itemofdescriptionforurbanconstructionarchive）揭示城建档案内容和形式特征的记录事项，分大项、小项和单元。
建设工程档案著录的质量控制
、
工程档案著录质量控制的意义
（ 一）工程档案 著录质量直接影 响工程档案 检索
的进 程 。
二、工程档案著录质量控制依 据
原建设部与国家质量技术监督局于 ２ ０ ０ １ 年发布实 施的国家标准 《 城市建设档案著录规范》 （ Ｇ Ｂ ／ Ｔ ５ ０ ３ ２ ３ ２ ０ ０ １ ），明确 了工程档案著录的相关要求，也是工程档 案著录质量控制的依据性文件。主要 内容有：一是工程
档案 著录划 分 为工程 （ 项 目）级 、案卷 级、文件 级三级 。
成效 。档案 著录的结果，称为条 目，它是 反映文件、 案卷 内容 与形式特 征的著录项 目的组合 ；由揭示档 案 特征 的条 目汇集而成 ，并按照一定次序编排 的条 目组 合 ，称 为档 案 目录。工程档案 目录是进行 工程档 案检 索最基本、 最重要的检索工具 ， 如果著录质量不达标 ，
出现 错 误 或 欠 缺 ，工 程 档 案 目录 与 档 案 实 际 内容 不 相 符 ，将 导 致 漏 检 或 误 检 的后 果 ，直 接 影 响 到 工 程 档 案
二是著录用文字必须规范化。文件编号、时间项、载体 与数量项、专业记载项、排检与编号项中的数字一律用 阿拉伯数字。三是著录信息来源于被著录的档案。单份 文件著录 时，主要依据文头、文尾；一个案卷著录时， 主要依据案卷封面、卷 内文件 目录、备考表等 。被著录 的档案信息不足时，参考其他有关 的档案、资料。四是 著录详简级次、著录项 目、著录格式的相关规定。
性都依赖于 工程档案著录质量 的保 障。另外 ，工程档
案工程 （ 项 目） 级 著 录单 中包 含 工程 地 点 、 参建单位、
三、工程档案著录质量存在的问题
（ 一 ）著录信息不完整 。工程 档案著录实践 中存
河南省城市建设档案管理办法
河南省城市建设档案管理办法文章属性•【制定机关】河南省人民政府•【公布日期】2023.12.08•【字号】河南省人民政府令第222号•【施行日期】2024.03.01•【效力等级】地方政府规章•【时效性】尚未生效•【主题分类】档案管理,城市建设正文河南省人民政府令第222号河南省人民政府令第222号《河南省城市建设档案管理办法》已经2023年11月24日省政府第20次常务会议通过，现予公布，自2024年3月1日起施行。
省长王凯2023年12月8日河南省城市建设档案管理办法第一条为加强城市建设档案（以下简称城建档案）管理，规范城建档案收集、整理工作，有效保护和利用城建档案，更好服务城市规划、建设、管理，打造宜居、韧性、智慧城市，推动城市治理体系和治理能力现代化，根据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》等法律、法规，结合本省实际，制定本办法。
第二条本省行政区域内城建档案的收集、整理、保护、利用、信息化建设及其监督管理活动，适用本办法。
本办法所称城建档案，是指在城市建设和管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式和载体的历史记录。
第三条城建档案工作应当遵循统一领导、分级管理、集中保存、分段负责的原则，维护城建档案的完整、真实、准确、安全，便于利用，服务发展。
第四条县级以上人民政府应当加强城建档案工作，将城建档案工作纳入档案事业发展规划，统筹安排发展城建档案事业所需经费，确保城建档案事业发展与本地国民经济和社会发展水平相适应。
第五条县级以上人民政府确定的行政主管部门（以下简称城建档案主管部门）负责本行政区域城建档案管理工作，业务上受同级档案主管部门的监督指导。
城建档案主管部门履行以下职责：（一）编制并组织实施城建档案事业规划；（二）具体领导城建档案管理机构的工作；（三）制定、实施城建档案工作的具体业务规范和技术标准；（四）负责城建档案工作的业务监督和指导；（五）加强城建档案科学研究、宣传，组织开展业务培训；（六）法律、法规、规章规定的其他职责。
如何对档案进行分类、检索并实施科学管理
如何对档案进行分类、检索并实施科学管理一、能够对档案进行分类、检索并实施科学管理(一)学习目标能够对档案进行分类、检索并实施科学管理。
(二)分类、检索1.常用档案分类法一般意义上的档案分类，即全宗内档案分类。
就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的工作。
最常用的档案分类方法有下述三种：第一，年度分类法就是根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成若干类别。
第二，组织机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成若干类别。
第三，问题分类法就是按照文件内容所反映的问题(或称"事由")将全宗内档案分成若干类别。
2.现实分类中几种方法的结合运用在实际的档案分类过程中，单纯采用一种分类方法的情况是较少的，多为几种方法的结合运用。
这种结合也称复式结构分类法。
传统的复式结构分类法主要有：组织机构--年度分类法，年度--组织机构分类法，年度--问题分类法，问题--年度分类法。
但是，根据目前国家有关规范的要求及现行立档单位的实际情况，许多单位多采用下述方法：第一，年度--组织机构分类法就是先将立档单位内的档案按年度分开，然后在每个年度内再按内部组织机构进行分类。
此种方法适用于立档单位规模较大，年立卷量较多，且内部组织机构虽有变化但不复杂的全宗。
例如某城市建设集团全宗档案按年度--组织机构分类法分类如下：1997年经理办计划部工程部经营部财务部人事部……1998年经理办计划部工程部经营部财务部人事部……第二，年度--问题分类法就是先将立档单位的档案按年度分开，然后在每个年度内再按问题进行分类。
在实际工作中，有些单位组织机构变化复杂，或者文件很难区分所属机构；有些单位内部未设分支机构或者虽然内部也设一些机构，但机构职责不明确，加之各机构形成档案的数量差别很大，有的机构(如总经理办公室)形成档案较多，而有些机构(如工会)形成档案很少，难以按年度--组织机构分类。
城市建设档案著录规范
中华人民共和国国家标准城市建设档案著录规范GB/T 50323—2001关于发布国家标准《城市建设档案著录规范》的通知建标[2001]67号根据建设部建标标[2000]25号的要求，由建设部会同有关部门共同制订的《城市建设档案著录规范》，经有关部门会审，批准为国家标准，编号为GB/T 50323—2001，自2001年7月1日起施行。
本标准由建设部负责管理，建设部城建档案工作办公室负责具体解释工作，建设部标准定额研究所组织中国建筑工业出版社出版发行。
中华人民共和国建设部2001年3月5日前言本标准是根据建设部建标标[2000]25号文的要求，由建设部城建档案工作办公室会同有关城建档案馆共同编制而成的。
在编制过程中，规范编制组天展了专题研究，进行了比较广泛的调查研究，总结了多年来城建档案著录工作的经验，参考中华人民共和国档案行业标准DA/T 18—1999《档案著录规则》，并以多种方式广泛征求了全国有关单位的意见，对主要问题进行了反复修改，最后经审定定稿。
本标准主要规定的内容有：城建档案著录的项目、符号、文字、信息来源，以及著录的格式要求。
本标准将来可能需要进行局部修订，有关局部修订的信息和条文内容将刊登在《工程建设标准化》杂志上。
为了提高规范质量，请各单位在执行本标准的过程中，注意总结经验，积累资料，随时将有关的意见和建设寄给建设部城建档案工作办公室，以供今后修订时参考。
本标准主编单位：建设部城建档案工作办公室。
本标准参编单位：南京市城建档案馆、北京市城建档案馆、广州市城建档案馆。
本标准主要起草人：王淑珍、姜中桥、周健民、郑向阳、欧阳志宏、杨晓明、胡士刚。
1 总则1.0.1 为建立健全全国统一的城建档案检索体系，提高全国城建档案的管理水平，充分发挥城建档案在城市建设中的作用，制定本规范。
1.0.2 本规范适用于各类城建档案的著录工作，不适宜用作城建档案目录的组织方法。
1.0.3 城建档案著录除执行本规范外，尚应执行有关标准规范的规定。
城建档案著录与检索基础知识(ppt33张)
二、建设工程声像档案归档内容 （深圳）
第三节 城建声像档案管理（2）
三、建设工程声像档案拍摄工作要求
（1）声像档案应由声像制作人员跟踪拍摄，包括录像、 照相，并按照有关规范要求编制成声像档案。 （2）拍摄内容主要包括：开工前原貌、开工典礼、桩 基及基础部分施工、管线铺设复土前重要环节，重要 会议、重大技术改造及工程事故处理、工程竣工全貌、 工程竣工验收等。 （3）录像、照相应拍摄建筑物全景、中景、近景、特 写、正面、侧面、背面、以及工程结构细部。 （4）拍摄次数视工程具体情况而定，一般工程需到现 场拍摄3~5次，大型重点工程8~10次。
第四节 城建档案的检索工具(3)
二、检索工具的种类
按作用划分 ：
（1）检索性工具； （2）馆藏性工具； （3）报道性工具 。 （1）书本式（簿册式） ； （2）卡片式 ； （3）地图式 。 此外，根据检索工具的检索深度不同可将它分为项目级目录、案 卷级目录与文件级目录三种；按检索广度不同把检索工具分为专 题目录和普检目录两种；按检索手段不同分为手工检索工具和机 械检索工具两种等。
第五节 城建档案计算机检索(5)
四、计算机检索方法
关键字检索 在日期范围中检索 模糊检索 全条件检索 全文检索
第五节 城建档案计算机检索(6)
五、计算机检索的基本流程
完整的计算机检索系统由存储（信息输入）、 检索（查找）、输出三个分系统组成。 (1)窗口查询； (2)触摸屏查询； (3)网上查询。
城建声像档案工作
第一节 声像档案概述
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
第一节 城建档案著录(4)
三、著录详简级次
著录项目分为必要项目与选择项目： (1).必要项目包括：正题名、第一责任者、时间、
档号（含分类号、项目号、案卷号）、缩微号、 主题词号。 (2).选择项目包括：并列题名、副题名及说明文 字、文件编号、其它责任者、文本、密级、保 管期限、载体形态、丛编、附注、提要、档案 馆（室）代号等。
依据：国家标准GB/T50328-2001 《建设工程文件 归档整理规范》
第二节 城建档案的编目(2)
一、卷内文件页号
1.卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷 单独编号，页号从“1”开始。
2.页号编写位置：单面书写的文件在右下角； 双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下 角。折叠后的图纸一律在右下角。
三、卷内备考表的编制
1.卷内备考表的式样见示例图9-2。 2.卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各
类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷 情况的说明。 3.卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
第二节 城建档案的编目(5)
四、卷内封面的编制
1.案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用封面 形式。
按作用划分 ：
（1）检索性工具； （2）馆藏性工具； （3）报道性工具 。
按载体形式划分 ：
完整意义上的城建档案检索工作包括两部分内容： 一是编目，即建立检索系统，编制检索工具；二 是检索，即利用已建立的检索工具，按照利用者 的意图查找所需档案信息。
第二节 城建档案的编目 (1)
城建档案编目是城建档案管理工作中的一项重要 的业务活动，其工作的成果将直接产生各种各样 的检索工具，并供城建档案检索之用。城建档案 的编目过程分为二个阶段：第一阶段是城建档案 的著录；第二阶段是城建档案目录的组织，亦即 狭义意义上的城建档案编目。
第一节 城建档案著录(5)
四、著录项目
城建档案著录项目分大项、小项和单元。 大项包括题名与责任者、稿本与文种、密级与
保管期限、时间、载体数量、专业记载、附注 与提要、排检与编号等。 各大项下又分若干小项，小项下又分若干单元。
城建档案检索工作是城建档案业务工作的一个独 立环节（城建档案业务工作包括收集、整理、鉴 定、保管、检索、利用和编研七项）。它是开展 利用业务的前期工作。主要是编制和使用检索工 具，为城建档案的利用做好准备工作。
2.案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题 名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、 第几卷。
3.档号应由分类号、项目号和案卷号组成。 4.档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。 5.案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷
题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
第四节 城建档案的检索工具(2)
一、检索工具的主要功能
1.存贮城建档案信息 2.查找城建档案信息 3.组织传递交流城建档案信息
在检索工具的三种功能中，查找功能是首要功 能，是编制检索工具的主要目的；存贮功能是 基础和前提；交流功能是附助功能。
第四节 城建档案的检索工具(3)
二、检索工具的种类
编制系统、完整、科学的检索工具，建立 完备的检索体系是档案管理部门管理业务 水平的标志。
档案检索工作要迅速准确、全面系统、方 便实用、标准规范。
第四节 城建档案的检索工具(1)
检索工具的编制是城建档案检索工作的中 心内容。它既是档案利用者与档案信息之 间的“桥梁”，承担指引利用者找到所需 档案信息的作用；同时客观上也是档案管 理人员管理档案，统计、鉴定、编研、甚 至熟悉馆藏、了解“家底”的必要手段。
任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。 4.文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。 5.文件题名：填写文件标题的全称。 6.日期：填写文件形成的日期。 7.页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文
件填写起止页号。 8.卷内目录排列在卷内文件首页之前。
第二节 城建档案的编目(4)
第一节 城建档案著录(2)
一、著录级别
（1）（工程）项目级著录 （2）案卷级著录 （3）文件级著录
第一节 城建档案著录(3)
二、著录格式
按照不同著录对象，（工程）项目级著录格式 分为房屋建筑工程、市政基础设施工程、城市 管线工程、建设工程规划管理项目、建设用地 规划管理项目、通用工程项目六种。
6.编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。 7.起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。 8.保管期限分为永久、长期、短期三种期限。 9.密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同
密级的文件，应以高密级为本卷密级。
第三节 城建档案检索工作
城建档案检索工作：依靠事先编制好的各 种检索工具，从数量庞大的馆藏城建档案 中将利用者需要的信息查找出来的工作。
目前著录工作仍以手工方式进行，它是一项工作量大，技术 性强的工作，需要很多专业人员和档案工作人员参加。档案 著录必须根据统一的原则、标准，具有统一的著录项目、统 一的著录格式、统一的著录顺序和统一的标识符号，这样才 便于计算机实现非全文检索，以便更好地为利用者提供服务。
依据：国家标准GB/T50323-2001《城市建设档案著录规范》
城建档案著录与检索
第一节 城建档案著录(1)
城建档案著录是指在编制城建档案目录时，为提取城建档案 信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录 的过程。
它是编制检索工具的一项基础工作，也就是按照一定的规则, 把城建档案的各种特征也可以用它进行手工检索。
3.成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成 一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编 写页码。
4.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页 号。
第二节 城建档案的编目(3)
二、卷内目录的编制
1.卷内目录式样见示例图9-1。 2.序号：以一份文件为单位，用阿拉拍数字从1依次标
注。 3.责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责