公司体系文件管理规定.
公司文件库管理制度
公司文件库管理制度第一章总则第一条为了规范公司文件库的管理工作，提高文件管理效率，保障信息安全，提高公司运营效率，特制定本管理制度。
第二条公司文件库是公司存放、管理和保管重要文件资料的地方，是公司重要的信息资产库，应得到有效的管理和保障。
第三条公司文件库管理制度适用于公司内部所有文件库的管理工作，负责公司文件库的建立、整理、保管、借阅和销毁等工作。
第二章文件库的建立和管理第四条公司文件库应设立于公司内部安全有序的地方，应具备防火、防水、防盗等基本设施和措施，保证文件资料的安全。
第五条公司文件库应有统一规范的编号、分类和标识，文件应按照编号、分类和标识进行有序的归档和管理。
第六条公司文件库的管理人员应具备相关的专业知识和管理技能，负责文件库的日常管理和维护工作。
第三章文件库的文件归档和整理第七条公司文件库的文件应按照文件分类和编号进行归档，遵循文件管理的相关规范和标准，确保文件的存储和查找效率。
第八条公司文件库的文件整理应定期进行，将过期、无效或重复的文件进行清理和处理，保证文件库的空间和资源的有效利用。
第九条公司文件库的文件应按照文件保密等级进行分类和管理，重要文件应设置权限和密码保护，保障信息安全。
第四章文件库的文件借阅和管理第十条公司文件库的文件借阅应遵循相关的规定和程序，借阅人应提出书面申请，经管理人员审核同意后方可借阅。
第十一条公司文件库的文件借阅应记录登记借阅人、借阅时间、借阅目的等信息，借阅人应在规定时间内归还文件。
第十二条公司文件库的文件借阅应保证文件的完整性和安全性，禁止擅自复印、泄露和外传文件。
第五章文件库的文件销毁和备份第十三条公司文件库的文件应依照文件保密等级进行销毁，应有专门的销毁程序和设备，确保文件的安全销毁。
第十四条公司文件库的文件应定期进行备份，备份的文件应存放在安全的地方，并设置权限和密码进行保护，避免文件的丢失和损坏。
第十五条公司文件库的文件销毁和备份应由管理人员负责，应定期检查和审计文件的销毁和备份情况，确保文件的完整性和安全性。
公司文件管理制度字号
公司文件管理制度字号第一条总则为了规范公司文件管理工作，提高文件管理效率，保障公司文件的安全性和完整性，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》等相关法律法规以及公司实际情况，制定本文件管理制度。
第二条文件管理的范围公司文件管理包括纸质文件管理和电子文件管理两部分。
纸质文件主要包括公司的各类合同、报告、会议记录、通知等文件；电子文件主要包括公司内部各类电子文档、邮件、视频等。
第三条文件管理的责任1. 公司领导层对文件管理负有最终责任，要树立文件管理的意识，推动文件管理工作的开展。
2. 各部门负责人要对本部门文件管理负责，建立健全文件管理制度，明确文件管理的责任与义务。
3. 公司文件管理员应当具备一定的文件管理经验和专业知识，全面负责公司文件的管理工作。
第四条文件归档与保管1. 公司文件应按照文件的重要程度和保密等级进行分类归档，每份文件应有唯一的文件编号。
2. 文件的存档时间应根据文件的保存期限确定，到期后应按规定销毁或转移到档案室进行长期保存。
3. 重要文件应设定访问权限，做好保密措施，确保文件不受损坏或泄漏。
第五条文件检索与利用1. 公司文件应设立专门的检索系统，方便员工查找需要的文件。
2. 员工在检索和利用文件时应遵守相关规定，不得随意更改、复制、外传文件。
3. 对于需要复制或外传的文件，要经领导同意，并严格控制文件的流转。
第六条电子文件管理1. 公司电子文件应设定定期备份制度，确保文件的安全性和完整性。
2. 电子文件的存储位置应具备防火、防水、防盗等安全设施，避免文件丢失或损坏。
3. 公司电子邮件、内部通讯等电子文件也应受到保护，避免泄露公司机密信息。
第七条文件管理的监督与考核1. 公司文件管理员应定期对文件管理工作进行检查，发现问题及时整改。
2. 对文件管理工作进行定期考核，对管理不善或违规处理文件者进行追责。
3. 鼓励员工提出改进建议，促进文件管理工作的不断完善。
第八条文件管理的宣传与培训1. 公司应定期组织文件管理知识的培训，提高员工对文件管理的重视程度。
管理规章制度和体系文件
管理规章制度和体系文件第一章总则第一条为了规范企业管理行为，提高管理效率和工作质量，保障员工和企业利益，建立健全的管理规章制度和体系文件，特制定本文件。
第二条本文件适用于本企业及其下属公司，所有员工和管理人员都必须遵守并执行本文件规定。
第三条本文件包括管理规章和制度文件两部分，管理规章是对管理行为的总体要求和限制，制度文件是对具体管理事项和程序的规定。
第四条本文件更新版本由企业领导小组审批并发布，所有员工须及时了解和遵守。
第二章组织结构第五条本企业设有总经理办公室、财务部、人力资源部、市场部等职能部门，各部门分工明确，协作配合。
第六条总经理为企业领导，负责决策、计划和领导企业发展，各部门负责人为部门领导，负责部门管理和运作。
第七条企业采取平等、合作、竞争的管理模式，建立协作共赢的企业文化。
第三章人员管理第八条企业员工应具备相关专业知识和能力，且接受过必要的培训。
第九条员工入职需签订劳动合同，并遵守员工手册和企业规章制度。
第十条员工应服从领导安排、听从指挥，保持良好的工作纪律和态度。
第十一条员工应尊重他人、团结合作，共同营造和谐、稳定的工作环境。
第四章资金管理第十二条企业应建立健全的财务管理制度，保障资金安全和合理运用。
第十三条财务部应依法、依规进行会计核算和报表编制，确保财务数据真实、准确。
第十四条企业资金应按规定用途使用，不得挪作他用，严禁私自使用企业款项。
第五章绩效考核第十五条企业定期进行员工绩效考核，评选出先进员工和优秀团队，激励员工工作积极性和创新能力。
第十六条绩效考核结果作为员工晋升、薪酬调整的依据，保证绩效考核公平、公正、公开。
第六章安全管理第十七条企业应建立完善的安全管理体系，确保员工生命财产安全。
第十八条各部门应定期检查设备设施、消防通道等安全设施，及时消除隐患。
第七章知识产权保护第十九条企业应加强对知识产权的保护，不得侵犯他人知识产权。
第二十条员工在工作中创造的任何知识产权归企业所有，员工不得私自利用或泄露。
公司体系文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司体系文件的管理，确保体系文件的完整、准确、有效，提高公司管理水平和工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有体系文件的编制、审批、发布、实施、修订和废止等各个环节。
第三条公司体系文件包括但不限于以下内容：公司章程、组织架构、管理制度、操作规程、工作标准、质量手册、程序文件、作业指导书等。
第二章文件编制第四条体系文件的编制应遵循以下原则：1. 符合国家法律法规和行业标准；2. 符合公司发展战略和经营目标；3. 简明扼要，易于理解；4. 结构合理，层次分明；5. 便于实施和监督。
第五条体系文件的编制由相关部门负责，涉及多个部门时，由牵头部门组织协调。
第六条体系文件的编制应经过以下步骤：1. 确定文件编制的目的和范围；2. 收集相关资料，进行调研和分析；3. 编写初稿，征求相关部门意见；4. 修改完善，形成正式文件；5. 提交审批。
第三章文件审批第七条体系文件的审批程序如下：1. 初步审核：由编制部门对文件内容进行初步审核，确保文件符合相关要求；2. 专家评审：邀请相关领域的专家对文件进行评审，提出修改意见；3. 领导审批：文件经专家评审后，提交公司领导审批；4. 公示：文件经领导审批后，进行公示，征求员工意见；5. 发布：文件经公示无异议后，正式发布实施。
第四章文件实施第八条体系文件发布后，相关部门应按照文件要求进行实施，确保文件的有效执行。
第九条公司应定期对体系文件实施情况进行检查，及时发现和纠正问题。
第十条公司应加强对体系文件实施的培训和宣传，提高员工对文件的认识和执行力。
第五章文件修订第十一条体系文件应根据以下情况及时修订：1. 国家法律法规、行业标准发生变化；2. 公司发展战略、经营目标调整；3. 管理制度、操作规程等发生变化；4. 文件实施过程中发现的问题。
第十二条文件修订程序与文件审批程序相同。
第六章文件废止第十三条体系文件废止应满足以下条件之一：1. 文件内容与现行法律法规、行业标准相抵触；2. 文件内容与公司发展战略、经营目标不符；3. 文件内容已经过时，不再适用；4. 文件内容与其他文件重复。
管理体系文件管理制度
管理体系文件管理制度1. 文档管理的目的和范围本制度的目的是规范企业内部管理体系文件的编制、审批、发布、实施、更改和废止的程序和要求，确保文件的合规性、可用性和连续改进。
此制度适用于公司内全部管理体系文件，包含但不限于政策、程序、指南、工作指令等。
2. 文档编制与审批2.1 管理体系文件的编制由相关部门或岗位负责人负责。
编制人员应依据实际情况，充分调研、分析，并结合法律法规、行业标准和公司要求进行撰写。
2.2 新编制或修订的管理体系文件需经过相关部门或岗位负责人审核，并交由管理体系文件管理员进行审查。
2.3 管理体系文件的审批由高层管理人员或指定的审批人员进行。
审批人员应对文件内容进行审核，并确保其与公司战略目标和政策的全都性。
2.4 编制和审批过程中，应确保文件的准确性、完整性、清楚性和易读性，并重视文档的格式和排版。
3. 文档发布与掌控3.1 经过审批的管理体系文件应由文档管理员进行发布。
发布内容包含文件的标题、版本、发布日期和适用范围等。
3.2 发布后的管理体系文件应在公司内部网络或其他指定的平台上进行存档，以便全部相关人员能够方便地查阅和使用。
3.3 文档管理员应定期检查已发布的管理体系文件，确保其更新和有效，并及时进行修订或废止。
3.4 全部相关人员应遵守管理体系文件的使用规定，不得任意更改或私自废止文件。
3.5 对于紧要或涉及安全、质量等方面的管理体系文件，应对文件进行加密或设置访问权限，以确保机密性和安全性。
4. 文档更改与废止4.1 如需对已发布的管理体系文件进行更改，应提交更改申请，并经过相应的审批程序。
4.2 更改后的管理体系文件应及时替换原文件，并进行相应的通知或公告。
4.3 已废止的管理体系文件应由文档管理员进行归档，并对废止原因进行记录。
4.4 更改和废止后的文档应及时通知相关人员，并确保其不再使用。
5. 文档培训与沟通5.1 公司应定期对管理体系文件进行培训，以提高相关人员对文件的理解和应用本领。
体系文件 管理制度
体系文件管理制度第一条为了规范公司的管理制度，提高公司的运营效率和管理水平，制定本管理制度。
第二条公司制度文件包括管理制度、职责编制、工作流程和规范，旨在指导公司各级管理人员和员工在工作中依法依规运作。
第三条公司制度文件由公司总经理领导下的专门机构编制，根据公司的实际情况定期修订，并报公司总经理审批。
第四条公司全体员工及相关合作方必须严格遵守公司制度文件的规定，不得违反制度文件规定的规则。
第二章组织结构第五条公司设立董事会、总经理办公会和各部门。
第六条董事会是公司的最高权力机构，负责制定公司的发展战略、决策公司重大事项，并对公司日常经营进行监督。
第七条总经理办公会由公司总经理组成，负责公司日常经营管理事务，并推动公司的战略目标的实现。
第八条各部门负责公司各自领域的业务运作和管理，实行内部管理制度，并将工作成果及时报告公司领导层。
第九条公司内部设立各级管理层级，分工明确，责任到人。
第三章工作职责第十条公司各级管理部门负责全面规划、组织和指导各项工作。
第十一条公司员工应严格按照各自岗位职责开展工作，不得私自干预他人工作。
第十二条公司领导干部应带头遵守公司制度，起到模范作用。
第四章工作流程第十三条公司各级部门应制定工作流程，明确各项工作任务的具体内容、工作流程和时限。
第十四条公司不得使用非法手段进行工作，不得利用职权谋取私利。
第五章规范管理第十五条公司应建立健全规范管理体系，对全体员工进行规范教育和管理。
第十六条公司应建立考核制度，对全体员工的工作绩效进行考核评价。
第十七条公司应建立奖惩制度，对员工的出色表现给予奖励，对违规行为进行惩戒。
第六章组织宣传第十八条公司应建立健全内部宣传机制，及时宣传公司最新政策、措施和规定。
第十九条公司应建立员工参与机制，鼓励员工提出意见和建议，共同促进公司发展。
第二十条公司应建立健全对外沟通机制，与相关合作方保持密切联系，促进合作共赢。
第七章法律责任第二十一条公司制度文件包括管理制度、职责编制、工作流程和规范，违反制度文件规定的各级管理人员将被追究相应的责任。
体系文件分类及编号管理规定
版本号 表格顺序号(分部门编号) 表格制订部门代码（注） 表格代码（如：质量表格为QR，环境表格为ER等） 公司代码
5.2.2 文件的版本由A-Z递增,修改号从0-3。新发行的文件版本号为A，修改号为0,一份文件
修改达到3次后必须更换版本。ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
5.3 文件编号方法:
5.3.1 手册编号方法:
XX / XM – A
版本号
手册代码（如：质量手册为QM，环境手册为EM等）
公司代码
5.3.2 程序文件编号方法: XX/ XP - XX - 01- A
版本号 文件顺序号（不分部门，统一编号） 文件制订部门代码（注） 程序文件代码（如：质量程序为QP，环境程序为EP等） 公司代码
5.3.3 作业文件编号方法： XX/ XW- XX - 01- A
版本号 文件顺序号(分部门编号) 文件制订部门代码（注） 作业文件代码（如：质量类文件为QW，环境类文件为EW等） 公司代码
作业文件作业指导书管理制度技术文件检验标准规范操作规范产品规格书承认书等514四级文件
1 目的
规范管理公司体系文件的分类及编号,确保体系文件分类及编号的规范性和有效性。
2 适用范围
公司所有体系文件。
3 职责
3.1 文控
负责所有体系文件的编号,并对所有受控文件的格式进行规范和统一。
4 定义
无
5 工作内容
5.1 体系文件分类
5.1.1 一级文件:手册
5.1.2 二级文件:程序文件
5.1.3 三级文件:作业文件(作业指导书、管理制度、技术文件、检验标准/规范、操作规范、
产品规格书、承认书等)
5.1.4 四级文件:记录(检验报告、表单、清单等)
公司文件管理制度字号
公司文件管理制度字号第一章总则第一条为规范公司文件管理工作、保障公司各项业务的顺利开展，根据公司实际情况，制定本制度。
第二条公司文件管理制度适用于公司内所有部门和人员，包括相关的制度、规定和流程。
第三条公司文件管理遵循合法、合规、便捷、安全、高效的原则，确保文件的真实性、完整性、可靠性和及时性。
第四条公司内部文件分为内部文件和外部文件两大类，内部文件包括公司内部制度、规章制度、会议纪要等；外部文件包括来文、发文、合同、协议等。
第五条公司文件的归档管理应当依据文件的性质、重要性、保密等级进行科学分类、归档、保存和销毁处理。
第二章文件的生成和登记第六条公司内部文件的生成原则上应当经过定稿、审查、签发等程序，确保文件的准确性和规范性。
第七条所有公司文件均应登记管理，包括文件的名称、编号、日期、来源、作者、审批人等信息，并建立相应的档案编号和文件档案。
第三章文件的保管和归档第八条公司文件应当根据保密等级进行妥善保管，严禁外泄，特级、秘密级文件应当设置专人管理。
第九条公司文件应当按照文件类型、文件编号、年度等标准进行归档管理，建立年度归档计划，确保文件的整齐有序。
第十条公司文件的保存期限应当根据文件的重要性和法律规定确定，到期后应当按照规定进行销毁处理，不得随意保存。
第四章文件的传递和利用第十一条公司文件应当在遵守相关规定的前提下进行传递和利用，确保文件的安全性和保密性。
第十二条公司文件在传递和利用过程中要保持完整性和真实性，不得私自篡改、涂改、丢失或散失。
第五章文件的监督和检查第十三条公司文件管理应当建立定期检查和不定期抽查制度，加强对各部门文件管理的监督和检查。
第十四条公司文件管理应当建立相应的违规处理机制，对于故意或过失造成的文件遗失、泄漏等情况，将依照公司规定进行处理。
第六章附则第十五条公司文件管理制度的解释权归公司总经理办公室。
第十六条本制度自发布之日起正式执行，如遇有修订，应当经公司领导同意并重新发布。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
公司体系文件管理规定
3.文件分类：
3.1质量管理体系文件：包括质量手册、程序文件、作业指导书、岗位职责、质
量记录表格汇编。
3.2临时文件：新增或因更改需试运行的文件（如：ISO9000质量管理体系中有
的文件申请作废后，必须立即启用临时文件；新增工作流程，原ISO9000文件无规定）。
3.3内部文件：属于公司保密性文件或不具有共性（如仅本部门使用）、不宜纳
入质量管理体系文件或临时文件的类别。
3.4临时、季节性或阶段性的活动方案、通知、通报、报告、决定、培训资料等
一般不属于本范畴。
4.3.1行政部对文件进行排版、编号：
1）文件编号方法：
质量手册：RB（HZ）–QM 程序文件：RB（HZ）－QP--XX
质量手册代号流水号
惠州天虹缩写程序文件代号
惠州天虹缩写
作业指导书：RB（HZ）-WI-XX-YY 岗位职责：RB（HZ）-WI-ZZ-XX
流水号流水号
部门缩写岗
位职责代码
作业指导书代码作业指导书代码
惠州天虹缩写惠州天虹缩写
质量记录表格：RB（HZ）-QR-XX-YY
流水号
部门缩写
质量记录代码
惠州天虹缩写
2）部门缩写：为该部门汉语拼音缩写，如：
XZ---行政RS---人事QH---企划PG---品管CW---财务TP---统配中心SC---商场
3）文件修改状态的标识方法：
0—未修改；1－第１次修改；2 —第２次修改；……Ｎ－第Ｎ次修。
4）文件版本状态的标识方法：
Ａ—第一次版本Ｂ—第二次版本Ｃ—第三次版本Ｄ—第四次版本……
5）文件的批准日期为文件的实施日期。
4.3.2文件的审核、批准：
1）审核：质量手册由管理者代表审核；程序文件、作业指导书及质量记录表格由部门经理审核，重大情况由总经理审核。
2）批准：质量手册由总经理批准；程序文件、作业指导书及质量记录表格由管理者代表批准，重大情况由总经理批准。
4.4文件发放：
4.4.1行政管理部负责质量管理体系的文件的发放：
3)发放文件应制作文件封面：封面内容应包括文件类型、文件版本号、发放
编号、批准时间等，并应加盖“受控”印章。
4)作废文件由行政管理部以〈发放说明〉通知销毁，行政管理部保存前一次
作废文件，加盖“作废”印章（或注明“作废”字样）。
4.5文件保管、使用：
4.5.1文件保管：
1）行政管理部记录文件发放情况：包括文件发放编号、发放部门、发放时间、文件管理员；各部门文件管理员如有变动，应及时通知行政管
理部。
2）各部门文件管理员按上述要求记录本部门文件保管使用情况；各部门文件管理员如有变动，应及时通知行政管理部文件管理员。
3）文件管理员负责相关文件的归档、保管，确保使用文件版本的有效。
4）文件破损严重时，使用部门应到行政管理部办理更换，文件的编号仍沿用原文件编号，行政管理部应将回收的破损文件销毁。
5）文件不慎丢失时，使用人必须做出书面说明（必要时应做出检讨）方能补领文件。
4.5.2文件使用：
1）各部门应建立〈借阅登记本〉，员工借阅文件时，应作好记录。
2）不得使用未受控的文件：当文件使用人未领到需要日常工作使用的文件时，应向发放部门申请，不得借用文件复印；一经发现，由行政部
管理收回销毁。
4.6评价文件适用性：运行中文件规定不能满足实际工作需要时，应提出修改申请。
4.6.1日常工作中，由使用部门提出申请，说明更改原因和内容（通过〈更改/
换版申请单〉或“9-异地店ISO9000文件会签流程”流程）；如变化情况仅涉及本部门，可以经部门经理或主管总经理批准试运行3-6个月后，根据情况提出对ISO9000文件的修改。
5.4.1文件管理员对文件进行排版、编号：
1）文件编号：临时文件编号为：LS（HZ）- XX- YY
流水号
部门缩写
内部文件编号为：NB（HZ）- XX- YY
流水号
部门缩写
2）文件修改状态的标识方法：只使用状态号对文件进行识别。
0—未修改；1－第１次修改；2 —第２次修改；……Ｎ－第Ｎ次修。
3）临时文件、内部文件转为ISO9000体系文件后，该编号可作为另一新的临时文件编号。
5.4.2文件的审核、批准：
1）审核：临时文件、内部文件由部门经理（或项目负责人）审核；重大情况由主管总经理审核。
2）批准：临时文件、内部文件由部门经理批准；重大情况由主管总经理批准。
3）需要对外保密的文件由主管总经理审核、批准。
5.6文件保管、使用：
5.6.1 文件保管：
1）行政管理部文件管理员记录临时文件、内部文件的发放。
2）各部门文件管理员如有变动，应及时通知行政管理部；文件严重破损时，使用部门应到行政部办理更换。
3）各部门文件管理员按照条款“4.5.1 文件保管”的要求对文件进行归档、保管。
5.6.2临时文件、内部文件使用：按条款“4.5.2 文件使用”要求。
5.7 评价文件适用性：
5.7.1临时文件运行时间一般为三至六个月，各部门文件管理员应跟进本部门临
时文件的修改情况。