文件归档管理方案计划规定
文件归档管理制度
文件归档管理制度•相关推荐文件归档管理制度（通用6篇）在现在社会，接触到制度的地方越来越多，好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。
那么拟定制度真的很难吗？下面是小编为大家收集的文件归档管理制度（通用6篇），希望对大家有所帮助。
文件归档管理制度1第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。
第二条根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。
按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。
具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。
第三条公文的签收1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。
在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。
第四条公文的编号保管办公室文秘拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。
2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。
第五条公文的阅批与分转1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。
建筑公司文件归档管理制度
建筑公司文件归档管理制度建筑项目的成功与否很大程度上取决于信息的准确性和及时性。
因此，建立一套科学、规范的文件归档管理制度对于建筑公司来说至关重要。
这样的制度应当包括文件的创建、接收、存储、检索和销毁等各个环节，以确保每一份文件都能在其生命周期内得到妥善管理。
建筑公司在制定文件归档管理制度时，需要明确文件分类的标准。
通常，文件可以分为技术文件、合同文件、会议记录、日常通信等几大类。
每一类文件都应有明确的归档要求和存储期限。
例如，技术文件可能包括设计图纸、施工方案等，这些文件通常需要长期保存以备未来参考；而日常通信类文件，如内部通知、会议纪要等，可能只需要短期保存。
文件的创建和接收环节也需要规范化。
建筑公司应要求员工在创建文件时使用统一的格式和编码系统，以便于未来的检索和管理。
同时，接收到的文件也应立即进行登记，并按照分类标准归档到相应的位置。
在文件存储方面，建筑公司应采用电子和纸质两种方式来确保文件的安全。
电子文件应存储在安全的服务器上，并定期备份以防数据丢失。
纸质文件则应存放在防潮、防火的专用档案室内，并有专人负责管理。
检索和使用文件是文件归档管理制度中的另一个重要环节。
建筑公司应建立一个高效的索引系统，使得员工能够快速找到所需的文件。
同时，为了保护文件的完整性和安全性，公司还应规定只有授权人员才能访问特定的文件。
文件的销毁也不容忽视。
当文件达到保存期限或不再具有使用价值时，应按照国家法律法规和公司内部规定进行销毁。
这一过程应有详细的记录，并有相关部门监督执行。
一个完善的文件归档管理制度对于提高建筑公司的运营效率和保障信息安全至关重要。
通过上述的范本，建筑公司可以根据自身的实际情况，制定出适合自己的文件管理流程，从而在激烈的市场竞争中保持优势。
文档资料整理与归档工作计划三篇
本文资料整理与归档工作计划三篇《篇一》随着公司业务的不断发展和壮大，本文资料的管理工作变得越来越重要。
为了提高工作效率，确保本文资料的完整性和可追溯性，我制定了这份本文资料整理与归档工作计划。
本计划将详细阐述工作内容、工作规划、工作设想、工作计划、工作要点、工作方案、工作安排，并对重点事项进行突出强调。
1.本文资料的整理：对现有的本文资料进行分类、整理、筛选，确保资料的完整性和准确性。
2.本文资料的归档：将整理好的本文资料按照规定的分类和命名规则进行归档，便于查找和追溯。
3.本文资料的管理：制定本文资料的管理制度，包括资料的借阅、复制、销毁等，确保资料的安全性和保密性。
4.本文资料的更新：定期对本文资料进行更新，删除过时、无效的资料，增加新的、有用的资料。
5.第一阶段：对现有的本文资料进行全面的整理和归档，预计耗时1个月。
6.第二阶段：制定本文资料管理制度，并对员工进行培训，预计耗时1个月。
7.第三阶段：定期更新本文资料，并进行检查和维护，预计耗时2个月。
8.建立一个本文资料管理系统，实现资料的电子化、网络化，提高工作效率。
9.设立专门的本文资料管理岗位，负责资料的整理、归档、更新等工作。
10.建立本文资料的索引体系，便于快速查找和追溯。
11.每周五对现有的本文资料进行整理和归档。
12.每月末对本文资料进行一次全面检查，确保资料的完整性和准确性。
13.每季度对本文资料进行一次更新，删除过时、无效的资料，增加新的、有用的资料。
14.资料的整理和归档要严格按照规定的分类和命名规则进行，确保资料的有序性和可追溯性。
15.加强本文资料的保密工作，防止资料的泄露和丢失。
16.定期对本文资料进行检查和维护，确保系统的稳定性和可靠性。
17.整理和归档工作：每人每周五负责整理和归档自己负责的本文资料。
18.管理制度制定：由专门的本文资料管理岗位负责制定和更新本文资料管理制度。
19.索引体系建立：由本文资料管理岗位和相关部门共同参与建立本文资料的索引体系。
公司文件材料归档管理制度
公司文件材料归档管理制度
制定归档管理制度的目标在于确立文档管理的标准流程，明确各部门及员工的责任与义务。
为此，制度中应包含文档的分类、存档期限、存储方式和保管责任等关键要素。
例如，合
同类文档、会议记录、项目报告等，都应根据其性质和重要性进行不同年限的保存。
制度中应详细规定文档的归档流程。
从文档生成、审核、分发到最终的归档，每一步骤都
应有明确的操作指南和时间节点。
比如，文档在完成后应由相关负责人审核签字，然后按
照既定的路径进行分发，最终在规定时间内由专人负责归档。
对于电子文档的管理同样不可忽视。
随着信息技术的发展，越来越多的企业采用电子文档
管理系统来提高办公效率。
因此，制度中应包含电子文档的命名规则、存储位置、备份周
期以及访问权限设置等内容。
确保电子文档的安全性和可追溯性。
为了保障文档安全，制度中还应明确防火、防潮、防盗等物理安全措施，以及对电子文档
的数据加密和防病毒措施。
同时，定期对文档存储环境进行检查和维护，确保文档的完整
性和可用性。
在实施过程中，监督和检查是不可或缺的环节。
制度应设立专门的监督机构或人员，定期
对文档归档情况进行抽查，发现问题及时整改。
并且，通过不定期的培训和宣导，提高员
工的文档管理意识和能力。
随着企业发展和外部环境的变化，文档管理制度也需要不断更新和完善。
因此，制度中应
包含修订机制，确保制度能够与时俱进，适应企业发展的需要。
工程文件资料归档管理制度
工程文件资料归档管理制度第一章绪论第一节前言为了规范工程文件资料的管理流程，提高工程项目管理的效率和质量，确保工程项目正常运行和维护，特制定本制度。
第二节目的本制度的目的是规范和规范工程文件资料的存储、归档和管理，保证工程项目的文件资料能够及时、方便、安全地查阅和使用。
第三节适用范围本制度适用于各类工程项目的文件资料管理，包括设计文件、施工文件、验收文件、运行维护文件等。
适用于工程管理部门、设计单位、施工单位、监理单位等相关部门的文件资料管理。
第二章文件资料归档管理的基本原则第四节法律法规的指导原则1. 遵守国家有关法律法规和政策规定，不得违反国家法律法规；2. 遵循工程项目合同及相关方约定，确保工程项目文件资料的合法性和完整性。
第五节经济原则1. 根据管理需要，合理设定文件资料存储和归档标准，不追求过高的归档标准；2. 确保文件资料的存储、归档和管理成本最低。
第六节科学原则1. 严格遵守文件资料的存储、归档和管理流程，确保文件资料的完整性和可用性；2. 利用现代信息技术手段，提高文件资料管理的效率和质量。
第七节安全原则1. 采取必要的措施保护文件资料的安全性，防止文件资料被篡改或丢失；2. 严格控制文件资料的访问权限，确保文件资料的保密性。
第三章文件资料的归档管理流程第八节文件资料的分类1. 工程文件按不同阶段和部门进行分类，如设计文件、施工文件、验收文件、运行维护文件等；2. 每类文件按项目名称、文件类型、文件编号等进行细分分类。
第九节文件资料的存储1. 文件资料应存储在防潮、防火、防盗的环境中，确保文件资料的安全性；2. 文件资料应按照一定顺序、系统地存放，方便查阅和使用。
第十节文件资料的索引1. 每份文件资料都应编制清晰的索引表，包括文件名称、文件编号、存放位置、文档版本等信息；2. 确保索引表的准确性和完整性，以便快速定位文件资料。
第十一节文件资料的归档和整理1. 根据文件资料的存储标准和索引表的要求，进行文件资料的归档和整理；2. 定期对文件资料进行整理，清点文件数量和状态，及时补充遗漏的文件资料。
档案归档范围及整理规范实施细则
档案归档范围及整理规范实施细则第一条为强化公司档案建设和管理工作，进一步明确档案归档范围及整理规范，特制定本实施细则。
第二条档案归档范围详见《公司管理类档案规档范围及保管期限表》。
第三条档案整理原则（一）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，分不同价值，便于保管和利用。
（二）归档文件应齐全完整，无缺页和破损；已破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，过大的文件应折叠。
（三）归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应具有耐用性和耐腐蚀性。
（四）归档文件应为原件，因故无原件应保存具有凭证作用的复印件，并写明原件的存处。
（五）归档文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可以适当增加份数。
（六）归档文件应按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
（七）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
第四条档案整理细则（一）组件1.件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
- 1 -（1）正文、附件为一件。
（2）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
（4）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。
（5）正文正本与定稿（包括章程、制度等重要文件的历次修改稿）为一件。
（6）报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）。
（7）转发文与被转发文一件。
（8）简报、周报等材料一期为一件。
（9）原件与复印件为一件。
（10）正本与翻译本为一件。
（11）中文本与外文本为一件。
2.件内文件排序（1）正文在前、附件在后。
（2）正本在前，定稿在后。
（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后。
（4）来文与复文作一件时，复文在前，来文在后。
（5）正文在前，发文稿纸和定稿在后。
（6）转发文在前，被转发文在后。
（7）原件在前，复印件在后。
公司文件档案管理制度
公司文件档案管理制度一、总则为规范公司文件档案管理工作，提高档案管理效率和安全性，依据相关法律法规和公司管理制度，制定本档案管理制度。
二、档案管理范围本制度适用于公司所有部门、单位的文件档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。
三、档案管理职责1.公司文件档案管理部门负责整个公司的档案管理工作，包括档案的采集、整理、归档和借阅等工作。
2.各部门负责本部门文件档案的管理工作，保证文件档案的完整性、真实性、保密性和可查性。
3.公司领导负责档案管理工作的监督和检查，确保档案管理工作的顺利进行。
四、档案管理流程1.档案采集：各部门每天定时将产生的文件进行采集，分门别类整理。
2.档案归档：对已整理好的文件进行归档，按照文件的类型、重要程度进行分类存放。
3.档案借阅：员工需要查阅档案时，填写借阅申请表格，经过部门主管审批后方可查阅。
4.档案销毁：对于已经过期或无用的档案，按照相关规定进行销毁处理。
五、档案管理原则1.真实性原则：对于档案内容应真实准确，不得篡改或隐瞒任何信息。
2.保密性原则：对于需要保密的档案应加密存放，避免泄露。
3.可查性原则：对于需要查阅的档案应方便员工进行查询。
4.整理规范原则：文件档案的整理应按照一定的序列和规范进行，便于管理和查阅。
5.保护原则：对于重要档案应加强保护，防止遭到损坏或丢失。
六、档案安全保护1.对于电子档案，设置密码进行保护，定期备份数据，防止数据丢失。
2.对于纸质档案，设置保险箱或密封柜进行保护，避免被人非法取阅。
3.严格控制档案的借阅权限，避免档案泄露。
4.定期检查档案的存放状态，保持档案的完好性。
七、违规处理对于违反档案管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括警告、记过、记大过等处罚。
八、附则1.本档案管理制度经公司领导批准后施行，如有需要修改，须经公司领导同意后方可调整。
2.本档案管理制度解释权归公司领导层所有。
以上为公司文件档案管理制度，各部门和员工要严格遵守，确保公司档案管理工作顺利进行。
档案 三定方案
档案三定方案1. 引言档案管理是一个组织或机构中非常重要的部分，对于保留和管理组织重要信息的记录具有关键意义。
为了有效地保护和利用档案，制定一套合适的档案三定方案是至关重要的。
2. 三定方案的概念和目标2.1 概念档案三定方案是指为组织内的各类档案制定确切的定期归档、定期销毁和定期整理方案的过程。
2.2 目标•确保及时归档：将重要的文件及时归档，以便将来查找和使用。
•控制档案数量：通过定期销毁无用文件，减少档案存储的空间和成本。
•组织档案：通过定期整理档案，使其能够快速、高效地被查询和使用。
3. 档案三定方案的步骤3.1 第一步：定期归档首先，确定需要归档的文件类型和归档频率。
根据文件的重要性和使用频率，将文件分为不同的归档级别，如A级、B级和C级。
•A级文件：包含组织的核心业务活动和重要决策的文件，应每月归档。
•B级文件：包含组织的日常工作和项目文件，应每季度归档。
•C级文件：包含较少使用的文件，应每年归档。
其次，确定归档文件的存储地点和形式。
可以选择使用电子文档管理系统或传统的纸质档案进行存储。
最后，建立一个归档计划，规定明确的归档责任人，并确保按时归档。
3.2 第二步：定期销毁为了控制档案数量，需要定期销毁一些无用的文件。
首先，确定销毁的文件类型和销毁标准。
一般来说，无用文件可以分为两类：•临时文件：包括草稿、备份等。
应根据需要定期清理，例如每周或每月。
•过时文件：包括已经过期或不再需要的文件，可以根据规定的保留期限进行处理。
其次，确定销毁的方式。
可以选择物理销毁（如粉碎或焚烧）或电子销毁（如软件擦除）。
最后，制定销毁计划，并确保按照规定的周期和方式进行销毁。
3.3 第三步：定期整理为了方便档案的查询和利用，需要定期对档案进行整理。
首先，确定整理的频率和方式。
一般来说，可以根据使用情况每季度或半年进行整理。
其次，建立档案索引和目录，以便快速定位文件。
最后，对档案进行分类和排序，并按照一定的规则对档案进行编号和标记。
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档案管理规定
第一章总则
第一条依据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》及公司其他相关管理规定，为加强档案管理工作，有效地保护和利用档案，维
护公司合法权益，特制订本规定。
第二条本规定所称的档案是指在过去和现在公司各级部门及员工的日常工作活动中从事业务经营、企业管理、公关宣传等活动所直
接形成的对企业有办存价值的各种证件、合同、协议、设计图纸、
报表、文字、图表、账册、凭证、照片、声像、胶卷等各类文件
材料、技术资料、电子文档、电脑盘片、荣誉实物等不同形式的
历史记录。
第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务。
第四条档案工作实行统一领导、统一监督，分级保管、责任到人、分级查阅的原则进行科学化管理。
第五条各部门各项档案在工程竣工、项目终结后统一移交综合办公室。
档案移交手续要完备。
第二章档案机构及其职责
第六条公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。
第七条档案工作由公司总经理统一领导，综合办公室主任负责监督、指导、检查本公司各部门的档案接收、收集、整理、立卷、保管
工作。
第八条凡需归档的案卷、文件资料必须收集齐全、完整，装订整齐、牢固，书写字迹清楚、工整，图面清晰，图幅符合要求，签署手
续完备，建立电子版和物理版档案目录，注明序号、编号、归档
资料名称、归档资料相关单位名称、签发时间、备注。
文稿及签
名必须用蓝黑或碳素墨水书写。
第十条归档的照片、底片整理成册，并附有文字说明，注明序号、编号、项目名称、概况、施工单位、时间、地点、人物、事由、专
业技术活动。
第十一条各部门取得的各种批复或外单位往来文件原件必须及时归档。
第十二条各类经济合同签订时至少需要一式四份，财务部、办公室各留一份原件。
份数可按照各部门实际需要增加，但一式不得少于四
份。
第十三条我公司盖章外发的各类文件及各种申请或填报的表格等，在办公室保存一份原件或一份复印件。
第十四条综合办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。
第三章档案的管理
第十五条按照各部门工作性质的不同归档文件分类整理方法如下：
1、综合办公室档案分类方法及台帐科目：
合同/协议书、项目工程合同/协议书、项目前期合同/协议书、项目前期手续、证件、公司会议纪要、工程会议纪要、监理会议纪要、公司内部会签、集团发文/通知、集团审报、公司对外发文、监理来文、监理发文/回文、施工单位来文、工程发文/回文、工程图纸、申请单、报告、规划方案、项目咨询、通知单（书）、统计局报表、公司项目月报、数字/模拟文档、采购出入库、公司管理规定、其它。
2、财务部档案分类方法：
会计凭证、会计账薄、会计报表、合同/协议书、项目工程合同/协议书、拆迁补偿协议、劳务合同、证件、产权证待存、社保、记录单、用印审批表、其它。
3、经营部档案分类方法：
合同审批表、付款审批表、结算审批表、工程招投标文件、监理招投标文件、工程合同/协议书、监理通知、施工单位通知、洽商会签记录、审核意见书、报告审批、电子版招标文件、预算书、其它。
4、设计部档案分类方法：
设计单位发文/回文、设计单位来文、技术文件、其它。
5、工程部档案分类方法：
项目工程合同/协议书、施工单位来文、公司发文/回文、会签记录、洽商会签记录、工程图纸、监理规划计划、监理通知、施工单位通知、进度控制、报告审批、监理工作总结、竣工验收文件、设计变更、基坑验收单、过程验收单、其它。
（工程技术档案可以按工程技术种类的不同进行细分类）。
6、客服部档案分类方法：
销售合同（成套按楼号、楼层、门牌号排序），合同协议书、销售合同会签单、客户档案。
7、拆迁部档案分类方法：
个人资料、拆迁补偿协议、其它。
各部门将本部门所涉及的档案按照以上方法分类，制作全宗名称，内附目录成册。
根据分类和成立时间整理后，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。
工程类文档要将已竣工工程整理成卷，未竣工工程资料整理成册。
各类文档应该区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。
第十六条过程管理：
1. 属于公司保管的档案，各部门或个人要及时到综合办公室归档，并完成交接手续。
公司各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后的一周内将需要归档的预立卷文件整理成册移交综合办公室保管，任何人不得据为己有。
2. 属部门保管的档案，在事件结束后的一周内汇编成册上报办公室。
有需要在各部门长期留用或有关本部门商业机密的档案文件，在项目结束后统一移交综合办公室。
各部门资料员在每年的二月十日前将上一年的档案总目录、当年预立卷材料的目录交办公室。
第十七条监督：综合办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门档案
的管理工作。
第十八条销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
第十九条公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。
第二十条借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案借阅登记表，明确借阅、归还时间。
外部单位需要借阅或收取我公司文档的，相关
部门应在会签完成《外部单位档案借阅领取会签单》后，交予外
部单位领取人前往本公司综合办公室办理档案借阅领取手续。
员
工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，
需办理档案外借手续，经综合办公室核准后，方可带出，用毕即
归还。
阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、
涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
第二十一条分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。
第四章档案备份制度
第二十二条公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。
第二十三条各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。
对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》
管理。
第二十四条备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在综合办公室保存。
第五章处理条例
第二十五条有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案
2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案
3. 涂改、伪造档案
4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者
5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）
第六章责任
第二十六条本制度适用于天津海泰北塘度假休闲中心有限公司各员工各部门。
第二十七条本制度监督责任部门为公司综合办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。
归档文件内容及原件归档部门(暂定)
公司营业性证件
公司内部管理文件
工程准备阶段文件
前期其他文件
对外来往文件
监理文件
竣工验收文件
经营文件
销售文件
财务文件。