【企业】程序文件记录控制程序范本
文件控制程序范本
文件控制程序范本一、目的本文档旨在规定公司文件控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性。
通过明确责任和流程，我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用，从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。
三、职责1、行政部门：负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。
2、使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、监督部门：负责对文件控制程序进行监督，确保程序的执行。
四、程序1、文件编制：使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求，并提交相关材料。
行政部门审核后，交由编制部门完成编制工作。
编制完成后，文件需经行政部门审核，最终由公司领导批准后生效。
2、文件发放：生效的文件由行政部门负责发放，需按照公司规定进行编号、盖章、登记，确保文件的合法性和唯一性。
各部门应按照规定的范围和数量领取文件，并妥善保管。
3、文件使用：各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定，注意保护文件的完整性和保密性。
使用完毕后，应将文件及时归还行政部门或存档部门。
4、文件修改与更新：当文件需要修改或更新时，使用部门应向行政部门提出申请，经审核批准后由编制部门进行修改或更新。
修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。
5、文件废止：当文件不再适用或需要更新时，行政部门应宣布废止该文件，并通知各部门停止使用。
废止的文件需进行存档或销毁处理。
6、文件存档：所有生效的文件均需进行存档管理，以便日后查阅和使用。
行政部门应建立完善的存档制度，确保文件的完整性和安全性。
7、监督与检查：监督部门应对文件控制程序进行定期检查和评估，确保程序的执行和文件的合法性。
如发现违规行为，应及时纠正并追究相关责任。
五、附则1、本程序自发布之日起生效，如有未尽事宜由行政部门解释并制定补充规定。
2、本程序最终解释权归公司行政部门所有。
一、目的本文档旨在规定和描述公司文件控制程序，以确保文件的统一性、完整性和准确性，并促进公司内部信息交流和协同工作。
06.文件及记录控制程序(参考模板)
文件及记录控制程序1目的对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保质量管理体系所使用的文件在制作、审核、发行、修改、保管等过程均能有效，确保相关部门及时得到并使用文件为有效版本，同时制订与维护各项质量记录之鉴定、收集、归档、取阅及保管规范。
2范围2.1适用于与质量管理体系有关的文件控制。
2.2 适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。
3.定义3.1《质量手册》是描述质量管理体系总体结构和要求的纲领性文件。
3.2《程序文件》是指过程控制程序的文件。
3.3作业文件是指具体对工作细节进行操作描述的文件。
3.4外来文件是指用户提供相关资料、行业标准、产品法律法规、国家相关的法律、法规等。
3.5受控文件:3.5.1本公司使用于质量管理体系的文件均为“受控文件”。
3.5.2标识受控a）文件封页上须盖有“受控”编号。
b）文件封页上必须有日期标识、文件编号、版本版次和文件名称。
3.5.4发放受控发放前必须审批及登录。
3.5.5保管受控a）原稿(无须盖章)由综合管理部负责保管。
b）发放后的文件由接收者保管。
c）文件修订变更，文件发放更改时旧版文件由综合管理部统一收回。
4.权责4.1《质量手册》由质量负责人组织编写并审核，总经理批准，综合管理部负责收发。
4.2程序文件由责任部门组织编写，质量负责人审核，总经理批准，综合管理部负责收发。
4.3各部门业务范围内的其他质量相关文件由相关人员编写，部门负责人审核，质量负责人批准，文件起草单位负责发放。
4.4各种空白记录表格由各部门负责人编制，综合管理部负责编号与收集整理。
4.5各类外来文件（质量管理体系方面的法律、法规、标准；政府及政府部门发出的文件等），由综合管理部收集、登记，每年进行一次查新，并及时更新。
4.6各部门应由专人负责收集、整理和保管与质量管理体系有关的文件；4.7质量负责人负责公司对现有质量体系文件的定期评审。
5.作业文件5.1文件代号、编号及版本编制原则5.1.1文件代号：a）SC－代表质量手册。
文件和记录控制程序文件
文件和记录控制程序文件一、目的为了确保公司的各项活动和业务能够得到有效的记录和管理，保证文件和记录的准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本文件和记录控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有与质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等相关的文件和记录的控制。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定、修订和发布本程序文件，并监督其执行情况。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准、发放、使用、保存和销毁等管理工作。
3、质量管理人员负责对质量管理体系相关的文件和记录进行审核和监督。
4、档案管理人员负责公司文件和记录的归档、保管和检索工作。
四、文件的分类1、管理性文件包括质量手册、程序文件、管理制度、工作流程等。
2、技术性文件包括产品标准、工艺文件、检验规范、操作规程等。
3、外来文件包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
五、文件的编号和标识1、公司内部文件应按照统一的编号规则进行编号，确保文件的唯一性和可识别性。
2、文件的标识应包括文件名称、编号、版本号、生效日期等信息。
六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制应遵循相关的法律法规、标准和公司的实际需求，确保文件的内容准确、清晰、完整。
2、文件编制完成后，应由相关部门负责人进行审核，审核其内容的合理性、有效性和符合性。
3、经过审核的文件，应由公司授权的人员进行批准，批准后方可正式发布和使用。
七、文件的发放和回收1、经批准的文件应由综合管理部门按照规定的范围进行发放，确保相关人员能够及时获得有效的文件。
2、文件发放时应填写《文件发放登记表》，记录文件的发放情况。
3、当文件需要修订或作废时，应及时回收旧文件，并填写《文件回收登记表》。
八、文件的使用和保管1、使用者应妥善保管所使用的文件，不得随意涂改、损坏或丢失。
2、文件应存放在干燥、通风、安全的地方，便于查阅和使用。
九、文件的修订1、当文件的内容需要修订时，应由原编制部门提出修订申请，并填写《文件修订申请表》。
文件与记录控制程序
XXXX 有限公司文件名称: 文件与记录控制程序版本版修订次文件编号页数9 页生效日期持有部门代码承认/日期: 确认/日期: 制定/日期:文件与记录控制程序改订履历修订生效日期次改版次及日期次数年月日改订理由承认确认作成文件与记录控制程序改订履历修订生效日期次改版次及日期次数年月日改订理由承认确认作成文件与记录控制程序修订：共次9 页生效日期：第 1 页1.0 目的：为确保本公司文件及资料的完整性、正确性，以防止误用或者混用及分发的合用性，同时对公司的相关记录进行程序化管理，特制定本程序。
2.0 合用范围:本程序合用于公司所有文件、资料，包括质量管理、环境管理(包括环境管理体系和RoHS 管理)、职业健康安全管理等方面的文件和记录的控制。
3.0 权责：3.1 一、二阶文件的制(修)订、零阶、三阶文件、记录的发行由体系管理部门负责，图纸及技术资料的发行由技术管理部门负责。
3.2 三阶文件的制(修)订及各表格的制(修)订，由各责任部门负责。
3.3 文件及记录的保管3.3.1 质量手册、环境手册、职业健康安全手册、程叙文件、三阶文件、表格的正本文件由体系管理部门管制，技术资料的正本文件由技术管理部门管制。
3.3.2 各部门产生的记录由各部门负责保管。
4.0 相关文件5.0 名词定义：5.1 零阶文件：即外来文件,如国际规则和标准、国家法律或者行业规定、顾客的要求(标准、规定等)、其他相关方的要求。
5.2 一阶文件：即基本规程,文件后缀为“方针”、“手册”。
方针类的文件主要有经营方针、质量、环境、安全等方面的方针；手册类的文件主要是指质量手册(QM)、环境手册(EM)、职业健康安全手册(HM)等。
5.2 二阶文件：即职能规程,文件后缀为“程序”。
分为品质管理、环境管理、内部监察、职业健康安全等方面的程序。
QP：指公司质量管理体系中之程叙文件；EP：指公司环境管理体系中之程叙文件；HP：指公司职业健康安全管理体系中之程叙文件；QEHP：指公司质量/环境/职业健康安全管理体系中之共用程叙文件；QEP：指公司质量/环境管理体系中之共用程叙文件；EHP：指公司环境/职业健康安全管理体系中之共用程叙文件；QHP：指公司质量/职业健康安全管理体系中之共用程叙文件。
企业《记录控制程序》
记录控制程序1 目的通过对QEO管理体系活动中形成的各种记录进行有效的控制，以提供质量、环保、安全绩效符合法律、法规和其他要求及管理体系有效运行证据，为采取纠正和预防措施提供依据，制定本程序。
2 范围本程序适用于公司的QEO管理体系记录以及客户和供方提供的有关记录的控制和管理。
3 定义（无）4 职责4.1 办公室负责公司管理体系所有记录样本的收集、归档、更新、标识，并负责质量管理体系记录的建立，以确保记录满足体系规定要求。
4.2 设备处负责环境管理体系记录的建立，总调度室负责职业健康安全管理体系记录的建立，以确保记录满足体系规定的要求。
4.3 技术中心负责公司进入信息系统管理的所有电子记录的备份和保管，以确保记录完整性。
4.4 各部门负责建立记录清单及记录的编制、填写、收集、归档、保管和处理，并按本程序有关规定组织实施。
5 管理内容和要求5.1 记录的编制5.1.1 记录的格式及内容要求，由程序文件起草人（或各部门）在编制管理体系文件时明确，并规定其保存地点、保存时间、查询地址。
经办公室、总调度室、质计处、设备处等相关处室审查同意开始启用。
使用过程中如需修改应经审查部门同意后方可启用新表，废除旧表。
5.1.2 记录的编号，电子记录，查询地址应明确记录所在系统名称、模块名称，以确定记录的惟一性，可不进行编号；其余的记录均应进行编号，以确定记录的惟一性，记录编号由特征号、程序编号和顺序号组成:QEOR ** –**表示该程序文件中记录的顺序号表示管理程序的顺序号表示质量、环境、职业健康安全管理记录特征号5.1.3 办公室应建立【管理记录总目录】和样册，明确其修订状态，以便检索和查询；设备处、总调室应分别建立环境、职业健康安全记录总目录和样册，以便检索和查询；公用记录的空白记录表格可在办公网中发布供下载使用。
5.2 记录的填写5.2.1 应按管理程序规定填写记录，并做到及时、准确、完整、清晰，有可追溯性和见证性。
《记录控制程序》
5.7.1 工装记录（包含顾客的工装记录）、采购订单（包含所有顾客和公司的
采购订单）和修改单（包含所有顾客和公司的修改订单）的保存期限为
零件（或零件系列）在现行生产和服务中规定的有效期再加一个日历年，
如顾客有特殊要求时，依顾客要求保存。
5.7.2 质量运行状态记录（如：控制图表、检验和试验状态结果）的保存期限
录均应分类保存。
5.5 记录的保存
5.5.1 记录应存放在档案柜、存放架或合适的抽屉中。
5.5.2 在产品质保期内妥善保管产品的生产、检验、试验记录，并应能按顾客
要求随时调阅。
5.5.3 所有质量管理记录需防止遗失、外流和不当使用。
5.6 记录的查询
5.6.1 记录的查询根据以下方面进行
1）记录单编号或标题
5.1.3 所有质量管理记录分发，均需依据《文件与资料管理程序》的规定。
5.1.4 所有质量管理记录都必须建立独立的辨识方法，如编号或日期等，以便
于查阅。
5.2 记录的收集
5.2.1 各部门需对本部门的各项质量管理记录按时审查与控制。
··
XXXX 有限公司
编 号： XXXX-QP-002
文件名称 记录控制程序
八.附件：
流程图
职责部门
使用表单
表单编制
相关部门
相关记录
规定格式、保存期
权责部门
记录管控清单
表单填写
No 审批
Yes 归档
填写人 审批人
查阅
记录保管部门
相关记录 相关记录
清理பைடு நூலகம்
No 过期否？ Yes 销毁
记录保管部门 记录保管部门 记录保管部门
一.目的：
为确保质量管理记录完整性，以确认本公司产品、过程之可追溯性并可根据质
记录控制程序范文
1目的与范围1.1对环境安全记录进行控制和管理，提供产品质量符合规定要求和环境安全体系有效运行的证据。
1.2适用于本公司环境安全体系运行的所有的记录。
2职责5.1安全环境室负责审定各职能部门设计的环境安全记录表格，负责本部门环境安全记录的管理工作。
5.3各部门负责设计本部门使用的环境安全记录的表格形式，并负责本部门环境安全记录的管理工作。
3工作程序3.1 记录的形式及表格设计3.1.1环境安全记录载体可以是纸某或磁盘及其它媒体。
环境安全记录的表格由各部门设计，由安全环境室统一审定。
4.1.2记录编号采取在相应文件号后加“RXX”（XX为顺序号）的形式，如EHS-01文件附属的第一个记录表格编号为ΛEHS-01-R0Γ,O3.2 环境安全记录的范Sl和种类3.2.1环境安全记录的范围涉及公司的生产经营活动中与安全环境有关的过程和结果的信息。
4.2.2种类：a.公司遵守适用的法律、法规及其他要求的记录；b.环境因素/危害因素识别和评价记录；c.环境/职业安全健康测量记录；d.环境/职业安全健康培训记录；e.事故与事件报告；f.环境/职业安全健康会议记录；g.协商交流和投诉及处理记录；h.应急准备和反应记录；1.不符合项纠正与预防措施记录；j.运行记录：k.管理评审记录；1.内部审核记录；m.环境/职业安全健康报告：n.管理体系要求的其它记录。
3.3 环境安全记录的产生a各部门对本部门的环境安全管理、质量检脸/试脸活动的过程及结果进行记录。
b顾客指定的记录。
3.4 环境安全记录的管理3.4.1记录的内容必须符合相应的企业标准、程序文件或作业文件规定的要求，真实地反应客观情况，保持完整性和连续性。
3.4.2字迹清楚、表达准确、书写规范、注明日期并由填写人签名。
3.4.3记录内容不能随意涂改，如因笔误必须更改时，应由更改人在更改处签名后盖校正印章并对更改负责。
3.4.4部门应制定专人负责记录保管。
3.4.5各种记录（包括电子媒体、拷贝等）均应存放在适宜场所，防止损坏变质和遗失。
09.文件及记录控制程序(模板)
**************有限公司A/0(版本号/修订次数) 文件编号：**-**.09-2022对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保相关部门及时得到并使用文件为有效版本。
以确保质量管理系统所使用的文件在制作、审核、发行、修改、保管等过程均能有效，确保相关部门能适时利用有效的合用文件，同时制订与维护各项质量记录之鉴定、采集、归档、取阅及保管规范。
2.1 合用于与质量管理体系有关的文件控制。
2.2 合用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。
3.1 质量手册是描述质量管理体系总体结构和要求的纲领性文件。
3.2 程叙文件是指过程控制程序的文件。
3.3 作业文件是指具体操作者、检验者使用时，对工作细节进行操作、检验规定的文件。
3.4 外来文件是指用户提供相关资料、行业标准、产品法律法规、国家相关的法律、法规等。
3.5 受控文件:3.5.1 本公司使用于质量管理体系的文件均为“受控文件”。
3.5.2 标识受控a)文件封页上须盖有“受控文件”文件发行印章。
b)文件封页上必须有日期标识、文件编号、版本版次和文件名称。
3.5.4 发放受控发放前必须审批及登录。
3.5.5 保管受控a)原稿(无须盖章)由综合部负责保管。
b)发放后的文件由接收者保管。
c)文件修订变更，文件发放更改时旧版文件由综合部统一收回。
4.1 质量手册由质量负责人组织编写，质量负责人审核，总经理批准，综合部负责收发。
4.2 程叙文件由责任部门负责人组织编写，质量负责人审核，总经理批准，综合部负责收发。
4.3 各部门业务范围内的其他质量相关文件由相关人员编写，部门负责人审核，质量负责人批准，文件起草单位负责发放。
4.4 各种空白记录表格由各部门负责人编制，综合部负责编号与采集整理。
4.5 各类外来文件(管理体系方面的法律、法规、标准；政府及政府部门发出的文件等)，由综合部采集、登记，每年进行一次查新，并及时更新。
4.6 各部门应由专人负责采集、整理和保管与质量管理体系有关的文件；4.7 质量负责人负责公司对现有质量体系文件的定期评审。
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【企业】程序文件记录控制程序范本QP02 受控号
QMS程序文件 A 版本
修改码 , XX有限公司记录控制程序修订日期
1 目的
对记录进行有效的控制和管理，以保证能提供产品质量符合规定要求的程序和质量管理体系有效运行的客观证据，为验证和制定纠正措施和预防措施提供依据。
2 范围
本程序对记录的填写、传递、保管、归档、借阅、保存期限和销毁等作出了具体规定。
本程序适用于与质量管理体系有关的所有记录和管理，包括来自供方的记录。
3 术语
本程序采用GB/T19000-2000《质量管理体系——基础和术语》和本公司《质量手册》中的术语及其定义。
4 职责
4.1 办公室负责记录的标识、归档管理工作，并指导各部门建立、保存和
管理有关的记录。
4.2 各部门负责按本程序规定的要求具体实施记录的控制。
5 工作程序
5.1 记录的控制范围与分类
5.1.1 记录的控制范围包括:各质量管理体系文件中规定提供的记录，
以及在质量管理体系运行中形成的其他记录(包括声像记录、磁带、
照片、软盘、文字资料等)。
也包括来自供方的记录。
5.1.2 记录的分类包括:各项管理记录、各项操作记录、各种监视和测
量记录和各种报告等。
5.2 记录的填写
5.2.1 按记录设置的项目逐项填写，不得缺项。
某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。
5.2.2 填写记录时，一律用钢笔/签字笔/圆珠笔填写。
填写时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须签全名。
5.2.3 记录的内容要完整、齐全，提供的数据、资料要准确，语言要简练。
收集和保存的记录用原始件(包括记录表格本身规定的复写
件)，需使用复印件(顾客提供的记录部分除外)。
5.2.4 各项管理记录和各种报告要及时填写，各项操作记录、监视和测
量记录应随时整理，不得后补、伪造。
5.2.5 记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保
其原始性。
可追溯性和证明作用，并为制定纠正/预防措施提供依
据。
如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划
改”的形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。
凡涂、贴、
刮方式改动的记录一律作废。
5.3 记录负责制的规定
记录原则上采用表格方式(特殊情况除外)，记录必须有规定的编号和顺序号，表格中一般应市制编制、审核、批准及日期栏目。
各程序规定的记录表QP02 受控号
QMS程序文件 A 版本
修改码 , XX有限公司记录控制程序修订日期
格及各部门自用的记录表格均由办公室联系印刷，统一编号、备案。
5.4 记录的标识
5.4.1 各质量管理体系程序规定的记录的编号按与相关的质量管理体系程序文件相对应。
举列:如管理评审报告为:QR03-02-2001其中: “QR”代表记录;“03”为程序文件代号;“02”代表“该记录的
识别号”;“2001”代表“年代号”。
其他记录表格的编号原则与上
述相同，均与相应的文件编号相对应。
5.4.2 记录的顺序号编制
5.4.2.1 各种记录应在表格的左上方标识“序号”。
记录的“序号”的编写方法大致可分如下两种;
a) 按生产的时间编写顺序号，此种编写方法多用于发生频次较多的
记录，例如生产过程中的监测记录、生产记录等，顺序号的填写
可分三个部分，即“年、月、序号”，均用阿拉伯数字表示，月
采用二位数。
顺序号从1、2依次按发生的先后顺序排列。
例如: 2001-05-01
b) 按发生的顺序编写顺序号。
此方法主要用于发生频次不多的记
录，大多用于管理部门，顺序号的填写可分成二段，即:“年、
序号”，均用阿拉伯数字二位数表示。
例如:2001-01
5.4.2.2 对入库单、出库单等发生频次更多的记录，可按月份整理
汇总，按时间先后顺序整理装订成册，在其封面标出记录名
称、编号，共多少页，然后将顺序号用阿拉伯数字从1开始
顺序填写在每一页的左上角。
5.4.2.3 质量活动中形成的声像记录如磁带、照片及软盘等，在其
包装上标识该记录的名称内容、制作时间、制作人等相关信
息。
5.4.2.4 填写顺序号的要求
a) 如果记录的表格只有单页，直接在左上方填写顺序号;
b) 如果一种记录的表格需要填写多页，则将多面表格装订成一份，
在封面或首页上标出共多少页;在每一页上标出;共XX页第
XX页;
c) 记录的顺序号，一般由记录的填制人负责填写。
5.5 记录的收集和归档
5.5.1 各部门按质量管理体系文件规定而形成的记录，由各类人员负责
填写，经审核后，按规定的时间和要求向有关部门和人员传递。
5.5.2 各记录保存的责任部门负责收集和管理本部门在生产经营和管理
活动中形成的记录，并按记录编号进行分类汇总，立卷保管。
各部
门要将记录贮存在资料柜中，做好防火、防盗、防潮等工作。
5.5.3 每年3月底前，各部门将上年度的记录向办公室归档，办公室按
记录的编号分类归档。
记录归档时，要填写“记录归档移交表”，
QP02 受控号
QMS程序文件 A 版本
修改码 , XX有限公司记录控制程序修订日期
5.5.4 移交手续。
具体要求执行《档案管理办法》。
5.6 记录表格的汇总管理
办公室负责对本公司规定使用的记录表格进行汇总整理，并填写“记录
控制清单”明确每一记录的编号、名称、填写部门/人员、保存部门/人员、保存期限、归档要求等内容。
5.7 记录的查阅/借阅
/借阅记录必须经记录管理人员同意后，方可查阅/借阅。
与欲5.7.1 查阅查阅的记录内容无直接关系的人员，无权查阅/借阅。
5.7.2 原则上只限在保管处查阅记录，外借时须填写“记录借阅单”，经批准后方可借阅。
5.7.3 查阅/借阅人员应爱护记录，不准在记录上私自涂改或撕毁，保持记录的完
整和清洁，由各部门负责对借阅归还的记录进行检查，检查是否有拆页、更改等情况发生，出现以上问题时，要追究其查阅/借阅者的责任。
5.7.4 顾客查阅记录时，需经记录保管部门经理批准后，方可输查阅手续，有关部门要为顾客或其代表提供必要的方便。
5.7.5 第三方质量管理体系审核时，各部门接到审核通知后，要向审核
人员及时提供需要检查的记录。
5.7.6 出于法律证实、处理质量纠纷或由于其他目的的需要借阅记录时，经总经理批准后，借阅人向记录保管部门办理借阅手续。
5.7.7 记录的处理
5.7.8 记录保存期限通常为3年，如超过保存期限时，由办公室资料员
提出记录销毁申请，填写“销毁申请表”，办公室主任负责确认并
批准要销毁的记录，必须隔离存放半年以上，确认无利用价值后，
由办公室资料员招待销毁，办公室主任监销，具体执行《档案管理
办法》。
6 相关支持性文件
6.1 档案管理办法
7 记录表格
7.1 记录归档移交表。
7.2 记录控制清单。
7.3 记录借阅单
7.4 销毁申请表。