供应商管理制度

编制日期:2011-8- 审核日期: 批准日期:2020-05-26 文件编号：JA/9000-RH

新疆金奥置业有限公司

供应商信息化管理制度

文件编号：JA/9000-GYS-11-01

版号：

目录

第一章供应商管理办法……………………………………………………3-8

1、总则………………………………………………………………………3-4

2、选择供应商…………………………………………………………………4-5

3、供应商评价………………………………………………………………5-7

4、供应商维护 (7)

5、供应商评估准入流程 (8)

第二章材料设备供应商管理制度…………………………………………9-13

1、目的 (9)

2、适用范围 (9)

3、管理职责 (9)

4、采购范围和采购方式 (10)

5、采购计划的编制和审批 (11)

6、采购合同管理 (11)

7、材料设备的验收…………………………………………………………11-12

8、罚则…………………………………………………………………………12-13

9、附则 (13)

10.附件…………………………………………………………………………13-15 第三章重要设备采购招标办法……………………………………………16-19

1、总则 (16)

2、招标准备…………………………………………………………………16-17

3、发布招标公告和资格预审 (17)

4、开标、评标和中标 (17)

5、签订采购合同………………………………………………………………17-18

6、附则 (18)

7、招标管理流程 (19)

第一章供应商管理办法

1、总则

1. 1 目的

为了稳定供应商队伍，建立长期互惠的供求关系，特制定本办法。

1.1.2 修改历史

1. 2 适用范围

本方案适用于向企业供应各类材料、零部件、设备及提供配套服务的厂商。

2、选择供应商

2.1 对每类材料或设备，由材料设备部进行市场调研后，提出3~5家候选供应商名单。

2.2 企业成立一个由材料设备部、质量管理部以及技术部门组成的供应商评选小组。

2.3. 评选小组初审候选厂家后，由材料设备部实地调查厂家，并填写《供应商调查表》。调查评价的内容如表1-1所示。

表1-1 供应商调查表

调查时间：年月日

填表人员：调查人员：调查日期：

2.4. 经对各候选厂家逐条对照打分，计算出总分排序后决定取舍。

2.5. 核准为供应商的，可进行采购；没有通过审核的，请其继续改进，保留其未来候选资格。

3、供应商评价

3.1材料设备部制定评价指标，如表1-2所示，并依照此指标对供应商进行级别评定。

表1-2 供应商级别评价指标

3.2 供应商级别分为A、B、C和D级

各个级别的得分情况如下：

1．A级，85分（含）以上；

2．B级，70（含）～85分；

3．C级，60（含）～70分；

4．D级，60分以下。

3.3 对选定的供应商，企业与之签订《长期供应合作协议》，在该协议中具体规定双方的权利、义务互利互惠条件。

3.4材料设备部定期或不定期地对供应商进行评价，对不合格供应商解除其长期供应合作协议。

3.5每年对供应商予以重新评估，不符合要求的予以淘汰，从候选队伍中再行补充合格供应商。

3.6企业可对供应商划定不同信用等级进行管理。评级过程参照上述筛选供应商的办法。

3.7 对最高信用的供应商，企业可提供物料免检、优先支付货款等优惠待遇，对于被评为D级不合格的供应商，企业将中止同其开展的采购合作。

4、供应商关系维护

4.1. 企业对重要的供应商可派遣专职驻厂员，或经常对供应商进行质量检查。

4.2. 企业要定期或不定期地对供应商品进行质量检测或现场检查。

4.3. 企业要减少对个别供应商大户的过分依赖，分散采购风险。

4.4. 企业需制定各采购件的验收标准、与供应商的验收交接规程。

4.5. 企业对重要的、有发展潜力的、符合企业投资方针的供应商，可以投资入股，建立与供应商的产权关系。

5、供应商评估准入流程：

第二章材料设备采购管理办法

1、材料设备采购管理办法

1.1、目的

1.1.1确保采购材料（设备）完全符合相关国家规范及标准。

1.1.2确保采购材料（设备）严格按合同要求进场，保证工程按质按期完成。

1.1.3保证企业采购管理工作的规范化、制度化，降低采购成本，规范采购行为。

2、适用范围

本制度适用于金奥置业房产公司各职能部门的采购行为。

3、管理职责

3.1企业成立材料设备采购领导小组，是材料设备采购的最高管理机构，直接对总经理负责。材料设备采购领导小组组长由总工兼任，成员包括核算部、工程部以及财务部等相关部门人员。

3.2采购领导小组主要职责

3.2.1审定企业总部以及非法人分支机构的材料设备采购管理办法及业务流程。

3.2.2审定企业总部材料设备采购年度计划。

3.2.3决定重大材料设备采购项目的采购方式。

3.2.4决定材料设备采购招标方案和供应商选择。

3.2.5审定重大材料设备采购项目验收方案。

3.2.6组织协调企业大宗材料设备采购活动，实现信息共享，降低采购成本。

3.2.7决定采购工作中的重大事项。

3.3核算部负责采购领导小组决策的执行、组织和日常协调等工作。

4、采购范围和采购方式

4.1 采购范围

本制度所采购的材料设备，主要包括如表1-1所示的范围。

表2-1 材料设备采购或限价种类表

4.2 采购方式

企业材料设备的采购实行如下三种采购方式。

4.2.1招标采购方式

招标采购方式适用于以下两种情况：

A. 依据国家相关法律、法规、政策和企业管理规章制度，必须采取招标方式进行采购的；

B. 根据企业采购委员会的决定，需要采取招标方式进行采购的。

实施采购招标项目需按照国家有关规定和《企业采购国产设备招标规程》、《企业采购进口设备招标规程》、《设备及建设工程项目招标监督规定》等相关文件执行。

4.2.2比质议价方式。对资质相近的供应商的投标进行比质议价，确保选择物资适用、价格经济的供应商。

4.2.3独家采购方式。只能从某一特定供应商处采购，并且无其他合适的替代物资，采取单一来源的采购方式。

5、采购计划的编制和审批

5.1 大宗建筑材料、装饰材料和大型特种机电设备采购流程

5.1.1工程部根据工程需要，经初步核算所需材料设备后，编制使用计划，填写《材料设备使用计划表》报核算部，核算部初步审核后提出初步意见交采购领导小组审批，审批后核算部编制《采购计划单》，一式三份，一份交工程部，一份留核算部做市场调查和评审供方用，一份交财务部做财务预算。

5.1.2根据企业规定需要进行招标采购的材料和设备，其操作流程详见《企业招标采购工作管理办法》。

5.1.3工程部根据工程进度要求，提前五天填写《材料设备采购计划表》，交核算部组织审

核，并将初步审核意见在两天内交总工审批。《材料设备采购计划表》一式三份，工程部、核算部、财务部各留一份。

5.1.4核算部将经审核批准后的《材料设备采购计划表》中需采购的材料设备在做好市场调查，进行货比三家和对供方评审合格后，与供方初步拟订购销合同，交总工审核后提交总经理审批，核算部派出材料员根据已批准合同填写《支票使用申请表》到财务部办理相关领用手续，严格按合同条约完成采购过程。

5.2 小宗和一般性建材，价值在1 000元以下的工具、设备和低值易耗零部件采购流程

5.2.1工程部提前5～10天，填写《材料设备采购计划表》交核算部审核，经工程副总审核、总经理审批许可。

5.2.2审批通过后，核算部采购专员办理请款手续，在货比三家后购进。

5..3 产品和机电设备抢修的材料或零部件采购流程

5.3.1由工程部主管人员提出《购物申请清单》，经工程部经理签字，由核算部采购主管审核后，经核算部经理和总工审核后由核算部采购专员采购。

5.3.2价值在×××元以下的采购可以不经工程副总审批，由核算部经理签字即可。贵重、关键或涉及重要安全部件材料、零部件的选购必须通过工程部经理或核算部经理审核。

5.4 所有购进材料设备的报销手续必须凭《进料单》、发票和采购专员、仓库管理员、验收员签字并报总经理审批确认后才能报销。

6、采购合同管理

6.1 签订合同

核算部代表企业同供应商签订采购合同，并负责采购合同的落实。

6.2 采购材料和设备根据采购方式的不同应在签订合同之前预留适当的合同审批时间和招投标时间。

6.3 采购主管负责所购材料设备的招投标管理，按《企业招标采购工作管理办法》及投标结果，与供货厂商签订采购合同并报请审批。

7、材料设备的验收

7.1 材料（设备）在合同签订之前，采购主管以及材料员必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合合同和

入围资格要求。

7.2 采购专员、工程部材料员检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工乃至保修期结束。

7.3 验收项目

7.3.1材料（设备）的品牌是否符合合同要求。

7.3.2材料（设备）的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。

7.3.3材料（设备）的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。

7.3.4材料（设备）是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。

7.3.5材料（设备）合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。

7.3.6材料（设备）的产品保护措施是否到位。

7.3.7材料（设备）的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工期、经济损失，则由采购主管书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理。

7.3.8对关键材料（设备）的关键生产加工过程，采购主管须会同质检工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。

7.3.9材料（设备）的数量是否符合合同要求及供货计划要求。

7.3.10材料（设备）的存贮及堆放是否符合有关规定要求。

7.4 材料（设备）的检查、验收工作必须做到100%的验收率，由核算部采购主管验收合格后方可支付材料（设备）款。

7.5 核算部对每次采购合同的执行和验收情况需填写《材料（设备）进货质量、进度统计表》，并进行汇总保存，以备参考。

8、罚则

8.1 采购人员有下列情形之一，给企业造成经济或名誉损失的，根据情节轻重，企业将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及相应的经济处罚；给企业造成重大损失的，企业将依法追究法律责任。

8.1.1采购人员私自接收或向供应商索取财物的。

8.1.2采购人员接收财物后未主动上缴公司的。

8.1.3采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密。

泄露其他供应商对同类产品的报价；

招投标中泄露其他参与的供应商名称；

泄露标底的；

泄露其他企业的秘密或企业认为是泄密行为的；

故意规避本制度或未按本制度规定及《房地产建筑材料（设备）采购实施细则》执行的；

8.1.4隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给企业造成经济损失或工程质量问题的。

8.1.5因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的。

8.1.6在供应商年度考评中徇私舞弊的。

8.1.7其他有损企业形象或不利于企业行为的。

9、附则

9.1 本制度由核算部制定并报主管副总和总经理审批后执行。

9.2本制度的解释权和修改权归核算部。

10.附件

10.1 材料设备考察信息表

填表日期：年月日编号：

经办人：

10.2 材料设备采购询价表

10.3 供应商评价记录

供应商编号：

填表人：填表日期：

第三章重要设备招标采购办法

1 目的

1.1 为了规范企业公开招标的采购行为，确保合格供应商中标，特制定本办法。

1.2 根据企业相关规定，本办法所指设备特指价值在××万元以上的设备以及其他依照国家和行业规定，需要进行招标采购的设备。

1.3 权责主体

企业成立招标采购领导小组，全面负责招标采购过程的管理工作。核算部在采购领导小组的领导下开展工作，包括进行招标的准备工作、组织工作以及合同管理等工作。

2 招标准备

2.1 确定招标期限

采购领导小组根据企业采购管理制度，确定公开招标的期限和具体要求。

2.2 核算部根据采购设备的特征和类型，拟订招标文件，并将文件报招标领导小组审核后公布。

2.3 招标文件的内容

招标公告；招标书及其附件。

《招标邀请书》、投标人须知；采购合同的通用条款、专用条款；采购设备的型号等要求一览表（格式）、技术规格（规范）、图纸；投标书格式；资格审查需要的报表、工程量清单、报价一览表；投标保证金格式及其他补充资料表；双方签署的协议书格式、履约保证金格式、预付款保函格式等。

3 发布招标公告和进行资格预审

3.1 发布招标公告

采购设备招标公告发布媒体要选择行业内熟知的报刊、信息网络或者其他媒介，必须是国家正规媒体。

3.2 招标公告应当载明招标人的名称和地址，招标项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项。

3.3 核算部负责投标文件的接收和登记工作，并接受相关投标事宜的咨询。

3.3 采购领导小组对投标人在《招标邀请书》中提供有关资质证明文件和业绩等信息进行资格审核。资格预审主要内容及条件包括以下几方面。

3.4投标申请人企业资质等级满足招标项目的资质要求，组成联合体投标的，联合体各成员单位资质等级均需满足要求，并明确规定联合投标协议书的责任。

3.4.1投标申请人是独立法人单位，具有独立签订和履行合同的能力。

3.4.2投标申请人企业法定代表人或授权委托代理人要身份合法、证件齐全有效。

3.4.3投标申请人没有处于被责令停业，被取消投标资格，财产被接管、冻结，破产的状态。

3.4.4没有因骗取中标或严重违约或发生重大质量、安全事故而正处于被调查处理或停业整顿的阶段。

3.4.5投标申请人提交的资格预审材料符合资格预审文件要求，并且齐全、真实、有效。

3.5 设备选型在确定3～5家供应商之后进行，采购领导小组负责设备的选型工作，并填写如表2-1所示的《选型建议表》。

表3-1 选型建议表

3.6 招标人要求投标人提交投标担保的，应当在招标文件中明确投标担保的方式和金

额。投标担保可以采用投标保函或者投标保证金的方式。投标保证金可以使用支票、银行汇票、现金等。投标担保金额控制在投标总价的1%，最高金额不高于××万元。

4开标、评标和中标

4.1 开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行，开标地点应当是招标文件中预先确定的地点。

4.2 开标由招标人主持，邀请所有投标人参加。

4.3 开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构检查并公证；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。

4.4 招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当当众予以拆封、宣读。

4.5 开标过程应当记录，并存档备查。

4.6 评标由采购领导小组组建的评标委员会负责，委员会成员由外请专家和本企业招标代表组成。

4.7 采购领导小组必须确保评标过程的保密性。

4.8 评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容做必要的澄清或者说明，但是澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。

4.9 评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较。设有标底的，应当参考标底。评标委员会完成评标后，应当向招标人提出书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。

4.10 采购领导小组应根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人确定中标人。

4.11 采购领导小组向中标人发出《中标通知书》，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。

5 签订采购合同

5.1 企业按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同，不可再另行订立背离合同实质性内容的其他协议。

5.2 在不违背合同根本条款的前提下，企业可以就合同的具体条款同中标人进行合同洽商和谈判。

6 附则

6.1 企业严禁员工个人串通投标人骗取标的。严禁在招标过程中，员工向相关投标人泄露有关标书的任何信息。违者将处以扣除奖金、降职以至开除的处罚。

6.2 本办法由核算部拟订，经招标小组成员审核，总经理审批签字后生效。

6.3 本办法未尽事宜，由核算部另行规定。

7、招标管理流程