高效会议时间管理技巧.doc
高效会议时间管理技巧
中西方管理学者们认为，提高会议效率的因素很多，时间管理就是其中的一项重要因素。掌握时间安排技巧，避开低效率时间对提高会议效率大有裨益。
管理者因工作需要经常要参加各类会议，合理的安排会议日程十分必要。日程安排是召开会议最重要的局部之一。
首先，把握好会议总量的统筹。现代管理学之父彼得·德鲁克曾指出：一个企业的经理如果用超过25%的时间开会，就是一种病态组织的表现。由此可见，对于中基层管理者而言，会议所占工作总量的比重应更少。精简会议可以采用很多方法，如合并整合会议、充分的会前沟通、减少务虚的会议、采用比开会更好的方式等。
其次，把握好会议召开日期的统筹。依据人体生物钟的规律，人在不同时期精神状态和注意力集中度是不同的。最好防止在漫长的假期、一个星期的开头和结尾召开会议，主要参与者出差当天或返回当天最好不要召开非紧急会议。加拿大心理学家麦吉尔大学教授德比·莫斯考维茨曾画出了一幅一周工作节律图。根据她的研究，人们在一周之内从事不同任务，其效率会有很大不同。星期一适合布置、分派本周的任务、规划，设定目标，不适合处理矛盾。因此，周一可安排例会，但不适合安排中心组重要办公会议。周二效率最高，可安排专题研讨会，解决工作中难啃的骨头。周三思维活泼，心情较好，适合制定战略决策，是高层召开重要会议的最正确时机。周四人变得最通融，可交流思想、解决争议，适合召开座谈会、总结会。周五人易冒险和过激，一般应少开会。 再次，把握好会议类型的统筹。对各类会议按重要程度排序，上级单位组织召开的紧急重要会议应首先考虑，预留时间;例行会议合理安排周期;临时会议务求精练紧凑。
最后，把握好会议制定方案的统筹。每年年初或年底由指定部门根据上级指示精神和本单位实际情况提出召开本单位各类会议的方案。
(一)科学地拟定会议召开的时间。首先，需了解一天当中何时开会较为妥当。一般来说，上午人神清气爽、注意力集中，适合开会。随着时间的推移和工作对人精力的消耗，下午人的耐心和专注性被渐渐地消磨，需要快速得出结论的会议最好安排在下午。也可考虑把午餐融入在会议之中，午餐开会既有优点也有缺点，共享食物是联系人们之间感情的一种方法，会议与午餐结合在一起强调了人的社交性，在充满民主气氛的会议上发给与会者一些茶点、果盘就可以起到气氛轻松融洽的作用。
其次，会议召开的时间点不易在上下班前后半小时。因为这时人的注意力也较为分散。哈佛时间管理理论认为：开会的时间可以采用“零数效应”。人的生物钟在整点的时候会提醒自己的作息安排，把会议召开的时间设定为整点后十至十五分钟这样的零数时间，便于整点时人本能地提醒自己做下一项工作，这样大大地减少了迟到的概率。
再次，在选择开会时间的时候，应当确保决策者和绝大多数参与者能够出席。可以提前征询，供参会者选择时间。
最后，考虑会议召开期间的自然因素，如天气、气温、设备、通讯等情况，以免不可抗力出现后，受因素的影响，与会者无法安心开会。 (二)科学地拟定会议持续时间。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45分钟至60分钟，超过这个时间，人最容易精神分散，超过90分钟那么普遍感到疲倦，所以应把握好每一次召开会议的时间。如果会议需要较长时间，那么应在会议中途安排休息。不同会议类型决定了会议时间长短，大型会议一般会期不宜超过2天，专题会、研讨会可2小时左右，总结会通常约略短至1小时左右，例会短小精悍，以十分钟左右为宜。
在注重生产效率的美国和日本的一些大型企业里，通常会核算会议的本钱。会议本钱=X+2×3×J×N×T。X表示显性本钱的总和，即会议明显的消耗，如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及效劳人员的工资等。J代表与会人员每小时平均工资;3表示劳动产值要远比职工工资高;2表示会使经常性的工作和生产中断，损失应以此计;N表示参加会议人数，T代表会议时间(小时)。按此公式可计算出为了召开此次会议导致暂停生产所付出的代价。开会时，将这一计算过程和结果粘贴在会议室的门口，提醒与会者提高会议效率。为了使会议安排得紧凑有序，应在会前、会中、会后做好以下事项：
(一)会前。预留出充分的准备时间，因为许多成功的会议都在会前的充分准备和有效沟通方面下足了功夫。预设出会议的程序、评估会议内容所需时间并于会议开始时告知与会者。在会议室预备时钟、闹钟、计时器等。大型会议需提前5分钟入场。
(二)会中。1.合理安排会序。开会伊始，与会者精神状态最正确，一般应将重要的议题安排在议程前面。但是，如果会前发现有些重要议题在与会者之间存在争议，需要在与会者之间建立和谐融洽的关系，提升凝聚力，这时可考虑用次要议题提前做铺垫，把冲突放在后边，以利达成共识。2.限制与会者发言时间。 对于“马拉松”式的发言应制止，已经取得一致的意见要及时归纳“拍板”，发现跑题现象应及时鞭策，出现沉默应适当启发，这样才会使会议主题明确、高效实际。即时性会议可以站着进行并不备茶水，使其不得不简明扼要。
(三)会后。德国心理学家艾宾浩斯研究发现的著名 “艾宾浩斯遗忘曲线”告诉我们，遗忘的规律是先快后慢，特别是48小时后会遗忘75%。鉴于此，会后应及时会议记录，将有关情况反应给相关部门，请求签批。会议的决议应及时以公告、文件、网站等形式对外。因为有些重要的会议会引起未参会人员的关注，如果不及时从正规渠道，参会者可能会打探小道消息，以讹传讹，捕风捉影，曲解会议精神和决议，散步负面信息，带来不必要的麻烦。最后，及时做好会议资料的归档工作。
会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体。会议通知的种类和方式多种多样，如当面告知、打 、发 、发电子邮件、QQ群、邮递、招贴、播送、登报、公告等。通知的内容应包括会议的时间，即开始时间、报到时间、结束时间、发出通知的时间等。
要恰当地选定会议通知的发送时间。如发送过早，容易被人忘记，如发送过晚，与会人员准备缺乏，影响会议效果。会议通知的发送应让与会者在接到通知后，能够沉着做好赴会准备，并能准时到达会议场所。
重要的会议需要设定会议通知收到回复的时间。确定下发会议资料、收集会议案例、会议报名的时间。应在会议召开前再次询问、确认会议关键人是否赴会。如遇特殊情况，会议改期应通过
逐一通知或书面登记通知。 总之，会议的时间技巧由会议本身的特点和人的生理、生活规律决定。只有顺应并准确地把握利用这些特点和规律，才能使会议变得高效成功，进而提升工作效率。
实现高效会议管理主持人的关键技巧
实现高效会议管理主持人的关键技巧
在会议效率不高的原因中，有一条就是主持人的能力不够，可见会议主持人是事关一次会议能否成功的重要角色。为了达到会议目标实现高效会议管理，主持人要贯穿其中。会议主持人需要做到合理地设计会议流程并游刃有余的控制住场面，以及处理各种突发事件。在会议的过程中主持人要把与会者的精力集中到一起，鼓励和引导所有与会者参与其中，使之展开充分的讨论，并且在讨论中保护与会者不受人身攻击，最后和与会者一起去找到最好的方案。
根据高效会议的要求，主持人应该具备一定的能力，在能力支持下主持人能够掌握些技巧对会议的成功召开是非常必要的。先简单介绍一下会议主持人应具备的能力：良好的亲和力、沟通能力、表达能力、引导能力，善于倾听和总结归纳的能力，很好的时间管理能力和控制能力，科学的决策能力。
接下来，详细说明一下会议主持人的技巧。
一、做好会前准备工作
会议主持人在会前必须清楚此次开会的时间、地点、目的、内容、议程，做好充足的准备工作，这是保证会议顺利进行的必要条件。
二、准时开会，做好开场白
会议要准时召开，主持人首先的不能迟到，主持人遵守会议规则。开场白要做到系统、简洁、有目的性。
1、自我介绍和人员介绍。
自我介绍，主持人应该清楚阐释自己的角色，让与会者感觉到自己是、只是会议的服务者而不是意志强加者。人员介绍，如果与会者之间都已非常熟悉，则身份介绍可省略；如果是有特殊人员或陌生人参与的（尤其是在大型会议中），应该简短介绍与会者身份，提醒与会者在会议中的角色，也便于大家更好的沟通。
2、明确会议目的，规范会议议程。
一般会议的主要目的是充分整合与会者的智力资源以达成共识和解决问题。当然具体到各个会议就需要主持人强调此次会议主要目的，要解决的问题，有利于集中大家的注意力。确定会议议程是保证会议有序进行的关键。如会前已经确定好议程则需要主持人概括一下，让大家对会议内容有所了解；没有确立的，要临时建立议程，征求大家对议程的设计，然后在最短的时间内确定并且是一致通过。
高效会议管理技巧
第 1 页 共 5 页 高效会议管理技巧
高效会议管理技巧
五、会议成本的计算
会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。
会议的意义
1．会议是一个集思广益的渠道
图1-1集思广益图
如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。
2．会议显示一个组织或一个部门的存在
会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。
图1-2组织或部门与会议
3．会议是一种群体沟通的方式
开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过第 2 页 共 5 页 ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。
会议的目的
◆开展有效的沟通
会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。
◆传达资讯
通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。
◆监督员工、协调矛盾
许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
◆达成协议与解决问题
高效会议管理技巧 提纲
- 1 - 高效会议管理技巧 提纲
1 必须开会的“五个如果”
2会场的布臵需要特别注意：
◆如果与会人员超过10个，会场最好布臵成“Ｕ”字型;
◆如果是全体会议，可以布臵成阶梯教室的形式；
◆5到7人的会议，最好安排成圆桌型，也就是半岛型。
3反馈的两种类型
◆正面指导反馈——积极的反馈是一种正面的强化指导，即一般意义上的表扬。成功的正面指导反馈一定要具有以下特征：具有肯定行为价值、描述特定的行为、真心的、及时、经常、逐渐减少。
◆建设性反馈是一种劝告指导，即一般意义上的批评。批评要非常注意方式，既要达到反馈的目的，又不能伤害别人的自尊。
4倾听的具体方法
5会议记录者主要有4种功能。
◆会议记录者特别重要。会议记录在会议中的重要性仅次于主持人，他也是导致一个会议成败的关键。
◆会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序。
◆会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。
◆观察预防功能。
- 2 - 6高效会议的八大特征
7 4种群体决策方式
1．权威决策
权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定时。
适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。
不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。
2．少数服从多数决策
少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主原则为基础。
适宜使用：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时。
注意：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。
3．共识决策
共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每一团队成员均有否决权。
共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实施决策的积极性，体现平等之风。
注意：如果决策时间有限，或团队成员不具备决策的足够技巧，决策就难以形成。
4．无异议决策
无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。
当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策。
(会议管理)高效会议管理技巧详解
高效会议管理技巧详解
第一讲
当今会议面面观
第一节
引言
第二节
会议的意义
第三节
会议的目的
第四节 会议的种类
第五节 会议的频率
第六节 会议成本的计算
第二讲 会议效率不高的原因及解决方案
第一节 会议效率不高的原因
第二节 如何进行预防性管理
第三节 高效会议的八大特征
第四节 会议规范
第三讲 开会前的准备工作
第一节 引言
第二节 如何判断是否需要开会
第三节 会议准备的作用和方法
第四节 会议准备的内容
第五节 主持人如何做会前准备
第四讲 成功会议的五种策略
第一节 引言
第二节 如何做开场白
第三节 如何分配发言时间
第四节 如何掌握议事进度
第五节 如何达成会议决策
第五讲 会议中的沟通与反馈技巧
第一节 引言
第二节 会议中的沟通技巧
第三节 会议中的反馈技巧
第六讲 主持人的会议管理技巧
第一节 倾听技巧
第二节 讲话技巧
第三节 情景模拟
第七讲 如何对待会议中的意外情况
第一节 “蝉”型发言者的症状及应对办法
第二节
“鲨鱼”型发言者的症状及应对办法
第三节
“驴”型发言者的症状及应对办法
第四节
“兔子”型发言者的症状及应对办法
第五节 “螃蟹”型发言者的症状及应对办法
第六节 情景模拟
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
第一节 主持人的守则与责任
第二节 参会者的守则和责任
第三节 主持人和参会者怎样达成协议
第九讲 会议记录
第一节 记录者功能和胜任条件
第二节 对会议记录的十大建议
第三节 团队会议的误区
第十讲 会后跟进
第一节 引言
第二节 参会者如何进行会后跟进
第三节 主持人如何进行会后跟进
第四节 会后自我评定
第五节 如何提高下次会议质量
第1讲 当今会议面面观
【本讲重点】
会议的意义
会议的目的
会议的种类
会议的频率
会议成本的计算
会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。
高效处理会议的时间管理技巧
高效处理会议的时间管理技巧
会议是现代工作中不可或缺的一环，然而许多人经常感叹自己浪费了太多时间在无效的会议上。有效的时间管理可以帮助我们更高效地处理会议，提高工作效率。本文将介绍一些高效处理会议的时间管理技巧。
一、确定会议的目的和议程
在召开会议之前，首先需要明确会议的目的和议程。目的决定了这次会议是否必要，议程则确定了会议讨论的内容和时间分配。明确的目的和议程有助于保持会议的紧凑和高效，避免无谓的讨论和延长会议时间。
二、设定时间限制
在设置会议时间时，应该尽量设定一个合理的时间限制。如果有太多的议题和报告需要讨论，可以将每个议题的时间进行合理的分配，确保每个议题都能在规定的时间内得到解决。同时，一定要遵守时间限制，避免会议时间的无限延长。
三、提前准备好资料
提前准备好会议需要的资料和文件，可以帮助会议的顺利开展。参会人员提前阅读相关材料，可以让每个人对讨论的内容有所了解，减少解释和重复的时间浪费。另外，如果需要在会议中展示数据和图表，提前准备好这些资料可以节省时间，避免会议暂停和中断。 四、控制讨论的时间和焦点
在会议中，很容易陷入无休止的讨论和争论中，导致会议时间的无法控制。因此，控制讨论的时间和焦点是非常重要的。可以使用计时器来设定每个议题的时间限制，确保讨论不会超时。同时，主持人也需要引导讨论，确保大家的注意力始终集中在讨论的重点上，避免跑题和无关讨论的浪费。
五、制定行动计划
会议的最终目的是达成一致并采取相应的行动。因此，在会议结束时，一定要制定出明确的行动计划。确定每个任务的负责人和完成截止日期，并将这些信息记录下来。这样可以避免会议后的混乱和冲突，提高工作效率。
六、避免无效的会议
最后，要学会避免无效的会议。只有真正必要的讨论和决策才应该组织会议，避免召开没有明确目的和议程的会议。同时，可以使用其他沟通工具，如电子邮件、即时通讯工具等，来解决一些简单的问题，避免不必要的会议。
会议时间管理制度合理安排时间确保会议高效进行
会议时间管理制度合理安排时间确保会议高效进行
会议是组织和管理工作的重要环节，对于各个单位来说，会议的质量和效率直接影响着工作的进展和成果的实现。因此，合理安排会议时间成为了必不可少的一项管理任务。本文将从会议时间管理的重要性、合理安排会议时间的原则和具体操作等方面展开论述。
一、会议时间管理的重要性
合理安排会议时间对于会议的高效进行具有重要意义。首先，合理的时间安排可以提高会议的效率，节约时间成本。在快节奏的工作环境中，时间是极其宝贵的资源，合理规划会议的时间可以减少不必要的浪费，使会议能够更加高效地进行，提高工作效率。
其次，合理安排会议时间可以增强与会者的参与度和积极性。如果会议时间过长或者过短，都会对与会者产生不良的心理影响。时间过长会使人感到疲劳和厌倦，难以保持高度的注意力；时间过短则会导致议题无法充分讨论和决策。而精确地掌握会议时间，能够让与会者在有限的时间内有效地参与讨论，充分发挥各自的智慧和经验，增加会议的成果和价值。
最后，合理安排会议时间能够提升会议的组织形象和效果。一个合理安排时间的会议，可以使与会者感受到会议组织者的专业能力和高效管理，给人留下良好的印象。同时，因为会议时间得到合理安排，会议的议程可以得到充分实施，会议成果可以得到充分挖掘和发挥，从而有效推动工作的进展。
二、合理安排会议时间的原则
合理安排会议时间需要遵循一些原则，以保证会议的高效进行。
1. 充分预留时间给重要议题。在安排会议时间时，应根据会议的目的和议题的重要性，合理分配时间。对于重要议题，要确保有足够的时间进行深入的讨论和决策，以保证达成有价值的成果。
2. 确定会议时间的起止时间。会议的起止时间应明确，并严格按照时间安排进行。会议开始时间应该严守，以免因等待而造成时间浪费；会议结束时间也要合理安排，以免拖延而影响参与者的其他工作安排。
3. 控制会议的时间长度。会议时间的长度应该合理控制，不宜过长，也不宜过短。过长的会议容易导致参与者疲劳和厌倦，难以集中精力参与讨论；过短的会议则会导致议题讨论不够充分，难以达成有效的决策。
《张晓彤——高效会议管理技巧》
高效会议管理技巧
★课程提纲
第一讲 当今会议面面观
1． 引言
2． 会议的意义
3． 会议的目的
4． 会议的种类
5． 会议的频率
6． 会议成本的计算
第二讲 会议效率不高的原因及解决方案
1．会议效率不高的原因
2．如何进行预防性管理
3．会议规范
第三讲 开会前的准备工作
1．引言
2．如何判断会议是否举行
3．会议准备的内容
4．主持人如何做会议准备
第四讲 成功会议的五种策略
1. 引言
2. 如何做开场白
3. 如何分配发言时间
4. 如何掌握议事进度
5. 如何达成会议决策
第五讲 会议中的沟通与反馈技巧
1．引言
2．会议中的沟通技巧
3．会议中的反馈技巧
第六讲 主持人的会议管理技巧
1. 倾听技巧
2. 讲话技巧
3. 情景模拟
第七讲 如何对待会议中的意外情况
1.蝉”型发言者的症状及应对办法
2.“鲨鱼”型发言者的症状及应对办法
3.“驴”型发言者的症状及应对办法
4.“兔子”型发言者的症状及应对办法
5.“螃蟹”型发言者的症状及应对办法
6.情景模拟
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
1. 主持人的守则与责任
2. 参会者的守则和责任
3. 主持人和参会者怎样达成协议
第九讲 会议记录
1．记录者功能和胜任条件
2．对会议记录的十大建议
3．团队会议的误区
第十讲 会后跟进
1．引言
2．参会者如何进行会后跟进
3．主持人如何进行会后跟进
4．自我评定
5．如何提高下次会议质量
第1讲 当今会议面面观
【本讲重点】
会议的意义
会议的目的
会议的种类
会议的频率
会议成本的计算
会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。
会议管理的时间管理技巧
会议管理的时间管理技巧
会议是组织和管理工作中不可或缺的一部分。然而，会议常常被认为是效率低下和时间浪费的根源。为了解决这个问题，合理的时间管理技巧在会议管理中显得尤为重要。本文将介绍一些有效的会议管理时间管理技巧，以帮助您更好地组织和管理会议。
一、确定会议目标和议程
在召开会议之前，明确会议的目标和议程是至关重要的。会议的目标应该明确，并且与组织的战略目标保持一致。议程应包含明确的议题和时间分配。这样做可以确保会议不变成杂乱无章的讨论和无关的话题。制定一个清晰的议程不仅有助于提高会议的效率，还可以帮助与会人员提前做好准备。
二、控制会议时间
合理控制会议的时间是高效会议管理的关键。为此，可以采取以下措施：
1.限制会议时间：设定明确的开始和结束时间，避免会议时间的延长。可以通过在议程中为每个议题设定特定的时间限制，确保讨论不会拖延过久。
2.提前通知与会人员：提前通知参会人员会议的时间和地点，以便大家合理安排自己的行程，减少迟到和早退的情况。 3.控制讨论的深度：在会议中，我们应该鼓励与会人员保持高效的讨论，避免无关的发言和过多的细节讨论。有时候，我们可以采用“parking lot”技术，将一些不相关的议题暂时搁置，以便更好地专注会议主题。
4.提前准备材料和资料：提前准备好会议所需的材料和资料，确保与会人员可以提前阅读和准备。这样可以减少会议时间中对材料和资料的浪费，提高讨论的效率。
三、利用时间管理工具
在会议管理中，好的时间管理工具可以帮助我们更好地管理和规划会议时间。下面是一些常用的时间管理工具：
1.时间表：制定一个明确的时间表，记录各个议题所需的时间，以及开始和结束时间，确保会议按计划进行。
2.提醒功能：利用手机、电脑或会议管理软件设置提醒功能，提前提醒参会人员会议的时间和地点等信息。
3.日历：将会议时间添加到个人日历中，以确保没有时间冲突。
4.会议管理软件：利用会议管理软件来规划、组织和管理会议，可以更好地进行时间管理和与会人员的协作。
张晓彤-高效会议管理技巧
高效会议管理技巧 主讲：张晓彤
第一讲 当今会议面面观
本讲重点：一、会议的意义
二、会议的目的
三、会议的种类
四、会议的频率
五、会议成本的计算
会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。
一、会议的意义
会议是一个集思广益的渠道
图1-1 集思广益图
如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同
观念相互碰撞的产物。
会议显示组织或部门的存在
会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。
图1-2 组织或部门与会议
会议是重要的群体沟通方式
开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。
二、会议的目的
开展有效的沟通
会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。
资讯传达
通过会议可以向员工通报一些公司决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。
监督员工的工作进度、协调工作矛盾
【工作技巧】确定会议召开日期的关键——恰当的提前量
确定会议召开日期的关键——恰当的提前量
拟定会议计划有一定的规律可循，合理确定会议召开日期是其中的重要内容。
拟定会议召开的详细计划，特别是编排会议召开的具体日期，是各级党政机关会务承办部门的一项重要工作。这项工作看似不起眼，实则牵一发而动全身，不可不慎。那么提前多长时间决定会议召开的具体日期才合理呢？本文试对此进行粗浅探讨。
应充分认识确定合理的会议召开日期的重要性和必要性
从理论上看，它关乎行政体系运行的效率。要想让整个行政体系高效运转，需要管理和协调的工作量非常大。而开展管理和协调工作的一个重要载体就是会议。事实上，会议占据了各级领导干部相当多的时间和精力。因此，宏观上安排好会议计划，微观上提前恰当的时间确定每一个会议的具体日期，从而提高会议的效益和质量就显得十分重要。
从实践上看，它影响参会人员的工作质效。这种影响会层层传递。如果会议日
期确定得不合理，经常临时紧急召开会议，会打乱很多部门和个人的工作安排，并产生连锁反应。机关工作人员的工作计划性很强，特别是一些领导干部，日程安排都精确到小时、分钟。如果频繁调整工作计划，就会造成工作安排的混乱，进而影响工作完成的质量和效率。
从政治上看，它关乎会风会纪的改进。不注意合理确定会议召开日期，参会者就会经常遇到“两难”的尴尬情况。比如，同时收到上级主管部门和本地党委政府的会议通知，相同的时间、相同的参会人员，领导干部分身乏术，必然会缺席某一方的会议，客观上影响了会风会纪的改进。
确定合理的会议召开日期的影响因素及其规律
不同因素产生影响的机理和规律各有不同。
一是会议性质。不同性质的会议确定其召开日期的也逻辑不同。比如，把会议分为法定会议和非法定会议，法定会议包括各地党的代表大会和两会等，是按规定的日期召开，五年一次或一年一次，会议召开日期可以提前较长时间确定，非法定会议则主要根据工作需要召开，召开日期没有硬性规定。
二是会议规模及参会人员的地理分布。原则上会议规模越大，参会人员地理分布越分散、交通状况越复杂，确定会议召开时间的提前量应越长。比如，同样的参会规模，仅是本级部门、单位负责人参加的会议和涉及下辖各行政区负责人参加的会议，理论上前者所需提前量应短一些。再比如，两个县召开同样的一个会议，由于所辖地域大小不同，交通条件不一样，提前量也会有所不同。