快消品经销商代垫费用

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经销商带垫费用管理制度

经销商带垫费用管理制度

经销商带垫费用管理制度一、背景介绍经销商带垫费用是指经销商在开展销售活动时,提前垫付的各类费用,如市场推广费用、销售员工资、活动赞助费等。

为了保证经销商的正常经营和销售活动的顺利进行,公司需要建立合理的带垫费用管理制度,既保证了经销商的利益,又保证了公司的经济利益。

二、带垫费用的范围带垫费用包括但不限于以下几类:1. 市场推广费用:包括广告投放费用、促销活动费用等;2. 销售人员工资:包括招聘、培训和工资福利;3. 产品展示费用:包括店铺陈列费用、展示物资费用;4. 活动赞助费用:包括赞助各类活动的费用;5. 其他相关费用。

三、带垫费用管理的原则1. 合理性原则:所有带垫费用必须合理且经核实确认;2. 公开透明原则:带垫费用必须向公司报备和审批,不得私自垫付;3. 可追溯原则:公司对带垫费用必须有清晰、完整的记录,能够追踪每一笔费用的去向和使用情况;4. 控制成本原则:公司要对带垫费用进行严格的控制,避免费用的浪费和滥用;5. 共赢原则:带垫费用管理应平衡经销商和公司的利益,确保双方的利益得到充分保障。

四、带垫费用管理流程1. 经销商提出带垫费用申请,需包括申请表、费用明细和相关的证明文件;2. 公司对申请进行评估和审批,审批后决定是否发放带垫费用;3. 经销商使用带垫费用时,需要提供相关的使用凭证和报销单;4. 公司对使用情况进行审计,保证带垫费用的合理使用。

五、带垫费用管理制度的优势1. 为经销商提供了资金支持,促进了销售活动的进行;2. 实现了带垫费用的公开透明和合理使用,减少了经销商和公司之间的纠纷;3. 有助于公司对费用的合理控制,避免了费用的滥用和浪费;4. 提高了经销商的满意度,增强了经销商对公司的信任和忠诚度;5. 有助于建立健康的合作关系,实现双赢局面。

六、带垫费用管理制度的实施1. 公司需制定详细的带垫费用管理制度,并向经销商进行宣传和培训;2. 公司需要建立健全的费用审批机制和审计制度,保证费用的合理性和科学性;3. 公司需要加强与经销商的沟通和协商,密切关注经销商的运营状况和需求;4. 公司需要建立健全的带垫费用使用和报销的流程和制度,确保带垫费用的合理使用;5. 公司需要建立健全的监督和考核机制,对违规使用和浪费行为进行纠正和处罚。

【新提醒】经销商代垫费用的管理之四------快速消费品行业的营销费用管理(16)-tog。。。

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【新提醒】经销商代垫费用的管理之四------快速消费品行业的营销费用管理(16)-tog。

下面整体谈谈经销商代垫款项的管理。

分以下几个部分:1、帐务处理;2、代垫流程管理;3、代垫费用的报销管理;下面逐点解释。

1、帐务处理;这点在上述(15)中已有所涉及,在此就不赘述,主要把握两点,一是要把货款和代垫费用在不同明细帐分开核算,二是如有冲销转帐等,要注意备注清楚明细。

另外,与经销商的定期对帐是一件绝对重要的事,通过对帐,不仅双方帐务清晰,有时还可以发现分支机构暗地里与经销商的款项来往。

2、代垫流程管理;要解决经销商代垫的问题,一个彻底的方案就是杜绝代垫,但这太理想化,上面也谈到有很多经销商不得不代垫的情况。

但是我们至少可以对代垫的情况进行适当控制,把代垫作为一种例外来管理,而不是一个经常性项目,这样则可大大减少经销商代垫的问题。

因此可以尝试下列措施:A、引入经销商垫款的事前审批机制:除了那些必须代垫的情形可以先备案不用审批外,其他垫款都要事前审批。

这点很厉害,因为这对分支机构工作的计划性提出了正常要求,以前是事情要发生了再说,现在不一样了,必须提前想到,因为审批是要花时间的,如果是因分支机构计划性不足的原因造成市场活动不能正常开展,追究分支机构的责任。

当然,为了保证审批效率,可进行适当授权,一般90%的代垫单在分公司层面即可审批结束。

这种代垫的事前审批,保留有书面的记载,也可在某种程度上规避一些税务问题。

B、在经销商协议中规定,如果未经厂家书面审批同意,厂家将不认可其垫款行为。

出发点是好的,实际上当分支机构先斩后奏时,厂家很多时候都会失语。

3、代垫费用的报销管理;这里面主要的工作就是督促经销商代垫款项的及时报销,否则一方面占压经销商资金,引起经销商不开心,另一方面也会隐瞒问题单据,拖过一年半载再送上来,时代久远,无人回忆得起,看看证明材料,活动确实也做了,但一些细节东西就无从查起了。

这里我们曾经采用过一种很好的方式,即每月公布一次超期未报销的单据清单,同时要分支机构解释原因,对于其中年代特别久远,或金额异常的则会进行专项调查。

促销费用垫付协议书

促销费用垫付协议书

促销费用垫付协议书甲方(垫付方):_____________________地址:______________________________法定代表人:_______________________联系电话:_________________________乙方(接受垫付方):_________________地址:______________________________法定代表人:_______________________联系电话:_________________________鉴于甲方愿意为乙方垫付促销费用,乙方同意接受垫付并按照本协议约定的条件偿还垫付款项,甲乙双方本着平等自愿、诚实信用的原则,经协商一致,特订立本协议,以资共同遵守。

第一条垫付金额及用途1.1 甲方同意垫付给乙方的促销费用总额为人民币(大写):______________________元整(¥______________________)。

1.2 垫付款项专用于乙方进行_____________________(具体促销活动名称)的促销活动。

1.3 乙方应确保垫付款项专款专用,不得挪作他用。

第二条垫付方式及期限2.1 甲方应于本协议签订之日起______个工作日内,将垫付款项一次性支付至乙方指定的银行账户。

2.2 垫付款项的支付方式为:□银行转账□现金支付□其他方式(具体说明):______________________。

2.3 垫付款项的支付期限为自本协议生效之日起至______年______月______日止。

第三条偿还方式及期限3.1 乙方应于促销活动结束后______个工作日内,将垫付款项及相应利息(如有)一次性偿还给甲方。

3.2 偿还方式为:□银行转账□现金支付□其他方式(具体说明):______________________。

3.3 若乙方未能在约定期限内偿还垫付款项,应按照本协议第四条的规定支付违约金。

代销垫资合同范本

代销垫资合同范本

代销垫资合同范本合同编号:_______甲方(代销方):_______乙方(委托方):_______根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规的规定,甲乙双方在平等、自愿、公平、诚实信用的原则基础上,就甲方代销乙方产品并垫资的相关事宜,达成如下协议:一、产品代销1.1 乙方委托甲方代销其产品,产品名称、型号、规格、数量、价格等详见附件《产品代销清单》。

1.2 甲方应按照乙方的授权范围和本合同约定,积极开展产品代销活动,努力提高产品销量。

1.3 乙方应保证所提供的产品质量合格,符合国家相关标准,且产品权属清晰,无任何瑕疵。

二、垫资事项2.1 甲方在代销乙方产品过程中,应按照本合同约定为乙方垫付相关费用,包括但不限于运输费、包装费、保险费等。

2.2 甲方垫资后,有权从乙方应收款项中扣除相应金额,直至甲方垫资款项全部收回。

2.3 乙方应按照本合同约定及时向甲方支付垫资款项,如乙方未按时支付,甲方有权暂停代销活动,并要求乙方支付逾期付款的违约金。

三、费用结算3.1 甲乙双方按照本合同约定进行费用结算,结算方式为_______。

3.2 甲方应在代销款项到账后_______个工作日内,将代销款项扣除垫资款项后的余额支付给乙方。

3.3 乙方应按照本合同约定及时向甲方支付垫资款项,如乙方未按时支付,甲方有权暂停代销活动,并要求乙方支付逾期付款的违约金。

四、合同期限4.1 本合同自双方签字盖章之日起生效,有效期为_______年,自合同生效之日起计算。

4.2 合同期满前_______个月,如双方同意续约,应签订书面续约合同。

五、违约责任5.1 双方应严格履行本合同各项约定,如一方违约,应承担违约责任,向守约方支付违约金,并赔偿因此给守约方造成的损失。

5.2 甲方未按照约定垫资或未按时支付代销款项的,应向乙方支付逾期付款的违约金,违约金计算方式为:逾期付款金额×逾期天数×_______‰。

5.3 乙方未按照约定支付垫资款项的,应向甲方支付逾期付款的违约金,违约金计算方式为:逾期付款金额×逾期天数×_______‰。

代垫运费的概念和相关税收政策有哪些

代垫运费的概念和相关税收政策有哪些

代垫运费的概念和相关税收政策有哪些运费发票作为“四⼩票”之⼀,⼀直是税收征管的重点和难点。

运费发票可按7%的税率抵扣增值税,余下的93%可以计⼊企业成本费⽤在所得税前扣除。

随着增值税防伪税控系统在全国范围内的推⼴以及检查⼒度的加⼤,使⽤假运输发票⼊账现象明显减少,但仍有少数纳税⼈为追逐经济利益最⼤化,将不⽅便列⽀的费⽤变通为运费发票形式⼊账,或取得虚开运费发票,虚增成本费⽤,隐瞒利润少缴税款,或利⽤代垫运费的法律和征管漏洞来分解、隐瞒销售收⼊。

店铺⼩编对代垫运费相关税收政策梳理、总结如下。

代垫运费的概念和相关税收政策1.代垫运费代垫运费,指本该由购货⽅承担的运费,由于承运⼈不便到购货⽅收款,⽽由销售⽅代购货⽅垫付给承运部门,然后向购买⽅收回代垫款项。

销售⽅发⽣的代垫运费,其实际付款者是购货⽅。

销货⽅只是按照合同的约定,受购买⽅的委托,代购买⽅将其购买的货物委托承运部门运输到指定地点,代为垫付运输费⽤或代为办理托运⼿续并垫付运输费⽤,然后将垫付款向购买⽅收回。

在这⾥,实际发⽣的垫付款项⾦额是预先不能明确的,只有在委托承运部门运输时,才由承运部门依其承运价格及其他条件(重量或体积等)计算收取此笔运费,经购货⽅确认同意或约定授权由销货⽅视情况确定此笔运费⾦额后,由销货⽅将此笔运费垫付给承运部门。

2.价外费⽤按照《增值税暂⾏条例》及其实施细则的规定,增值税的应税收⼊为纳税⼈销售货物或者应税劳务向购买⽅收取的全部价款和价外费⽤。

所称价外费⽤,包括价外向购买⽅收取的⼿续费、补贴、基⾦、集资费、返还利润、奖励费、违约⾦、滞纳⾦、延期付款利息、赔偿⾦、代收款项、代垫款项、包装费、包装物租⾦、储备费、优质费、运输装卸费以及其他各种性质的价外收费。

但不包括同时符合以下条件的代垫运输费⽤:1.承运部门的运输费⽤发票开具给购买⽅的;2.纳税⼈将该项发票转交给购买⽅的。

除此外的凡价外费⽤,⽆论其会计制度如何核算,均应并⼊销售额计算应纳税额。

经销商代垫费用的核销所需资料

经销商代垫费用的核销所需资料

经销商代垫费用的核销所需资料如经销商对费用款发货提出开具增值税票的要求,则其必须提供当地地方税务部门监制(或代开)的服务业发票,开票对象(“客户名称”)必须是公司。

如若不能代开发票的终端费用,必须提前要签呈说明原因。

(一)核销进店费用:1、原费用申请使用签呈:即公司核准后备案的费用申请签呈复印件,下同;2、核销签呈、核销明细表;3、零售终端验收单复印件;4、零售终端费用发票复印件或收据(加盖零售终端公章);(二)广宣费用/陈列费用:1、原费用申请使用签呈;2、核销签呈、核销明细表;3、经销商与零售终端签订的广宣协议/陈列协议复印件;4、协议期间广宣/陈列照片,每月2张(门店门头照片1张、广宣/陈列点全景照1张、);5、零售终端费用发票复印件或收据(加盖零售终端公章);6、广宣设施/形象陈列制作费用发票。

(三)DM费用:1、原费用申请使用签呈;2、核销签呈、核销明细表;3、经销商与零售终端签订的DM协议复印件;4、零售终端费用发票复印件或收据(加盖零售终端公章);5、本期DM单(原件)。

(四)会议费用:1、原费用申请使用签呈;2、核销签呈、核销明细表;3、现场照片;4、签呈中所述提供的对应资料;5、活动各项目费用发票或收据。

(五)流通渠道陈列奖励:1、原费用申请使用签呈;2、核销签呈、核销明细表;3、门店的陈列协议;4、每个门店每个月需提供店内照片2张(陈列周边有店内其他产品的正对本产品照一张,门头照片一张)5、陈列奖励领取证明。

(六)分销政策、铺市政策:1、原费用申请使用签呈;2、核销签呈、核销明细表;3、进货证明、奖励领取证明。

(七)生动化费用:1、原费用申请使用签呈;2、核销签呈、核销明细表;3、广告公司的制作协议;4、生动化照片(门店门头1张;生动化前1张,生动化后1张);5、发票;6、发布费的协议及发票(存在发布费时需提供)。

(八)临时促销员工资费用1、原费用申请使用签呈:即公司核准后备案的费用申请签呈复印件2、核销签呈、核销明细表;3、临时促销员考勤表;4、临时促销员工资表;5、临时促销员入职登记表及身份证复印件;6、临时促销员工资领取证明;(九)礼行装修费用1、礼行装修申请表批复件;2、礼行开业申请批复件;3、礼行装修核报表;经销商垫付费用的核销流程:五、费用核销时间:(一)申请事项执行完毕,取得所需完整资料后,经销商即可向公司申请核销;(二)跨合同期费用,根据合同执行情况,按费用执行的时间进度比例分批次核销;(三)分段、分批次进行核销的市场费用,资料只需提报一次即可。

关于经销商代垫费用的规定

关于经销商代垫费用的规定

■通知.决定 □提报.审批 □政策.公告发文日期:2011年3月16日文号:CW 20110316-01 正本收文:威莱集团各经销商副本抄送:总经办,销售部提交部门:财务部主 题: 2011年关于经销商代垫费用核销的规定首先感谢贵司对我司一直以来的支持与信任,为进一步提高费用核销的效率,目前在双方的合作中因信息的不对称而产生误解或误会,从而影响双方的工作效益,为此我司对现有的作业程序需要贵司配合。

特做以下规定:一, 代垫市场费用(含促销员费用)的申请与审批程序以上费用计划与落实,只有销售总监审批通过后,才可投入到销售活动中去。

其它口头或书面通知均无效,不可以作为核销依据。

以上批复形式以我司销售费用系统批复为准。

如果客户有需求可以要求省级或城市经理查看我司销售费用系统平台。

二, 费用报销程序1. 对账:经销商代垫的所有市场费用明细与对账资料(照片,海报,协议,验收单等),必须在费用活动结束后次月5日前(遇节假日顺延)全部提交并邮寄资料到我司财务处核对,否则不予核对。

对于非当月对账的跨年跨月费用,我司有权拒绝对账,该费用由经销商承担。

代垫费用执行需由经销商负责人及城市经理共同提交完成,对账单出具后贵司不得对该月代垫费用提出异议, 费用项目 作业时间操作人员费用计划费用落实费用执行城市经理当月2号前提交下月计划当月18号前提交当月落实当月5号前在系统中费用执行并邮寄对账资料(海报,协议,照片,验收单,已批复的情况说明等)省级经理当月5号前审批完毕当月20号前审批完毕大区经理当月8号前审批完毕当月22号前审批完毕销售总监当月10前审批完毕当月25号前审批完毕财务20号前当月对账完毕2.报销:经销商在报销市场费用时需附上已盖公章或财务章的对账单,我司财务在收到经销商合格正确的票据后30个工作日内处理完毕。

经销商在收到市场费用对账单后,一个月内(最多不得超过三个月)提交相应的发票报销,否则视为放弃报销权利,我司将不予报销。

快消品行业的各类费用管理解析

快消品行业的各类费用管理解析

你们管理的如果,记住在问财务的时候,你们要多问细节,因为财务
账面肯定是没有问题的,但是你要追根述源去问,你就会发觉你一直
认为厂家给你的费用支持竟然是你流失利润的最大漏洞。

在此我们来看看中国商超供应商研究机构—苏州友商软件咨询顾
问提供的他们的解决方案是如果解决这个问题的。

费用一、采购条件解决方案:
进行管理,你们也可以直接咨询《苏州友商软件有限公司》

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的时间跨度很长,还有可能由于后期不可预测的原因,导致供应商专用系统》中的《厂家费用》模块功能
将和厂家事先谈好的代垫协议进行备案,并且具体到该费用针对的客
户以及费用科目,并且根据和厂家签订的代垫协议进行审核审批。

当费用备案后,我们系统中就会有相关跟踪报表进行管理此类费
场销售中会出现各类销售费用,而在此类费用中有很多是帮厂家代垫
的费用,也有自己承担的费用。而帮厂家代垫的费用厂家核销方式更
是多样,实物核销、现金核销、冲应付款等等,并且冲应付的时候根
据税票规定还不能超过33%,这样就会导致这类费用的统计、核销记
账等工作繁琐。

当你看到这里的时候,你可以先问问你们的财务,看看此类费用
操作简单并且数据严谨。

费用二、代垫市场费用解决方案:

在此我们需要强调的是,在帮厂家代垫费用的时候,务必要事先
和厂家签订书面协议,以免口头承诺无效而给你公司带来不必要的损
失,很多的厂方业务员在为了完成短线工作的时候,他们会采购透支
后期的费用来承诺你,也就是说他目前手上是没有这个费用的,但是
后期会有的,他们会事先承诺你,这个承诺的结果就是帮你核销费用
算,一般流程为:
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快速消费品行业的营销费用管理---经销商代垫费用的管理什么叫经销商代垫费用?为什么会有经销商代垫费用?经销商代垫费用会有什么问题?该如何管理经销商代垫费用?如何支付经销商的代垫费用?经销商代垫费用,顾名思义,就是经销商替厂商支付有关费用,这些费用一般是指市场销售方面的费用,如卖场的促销费、临时促销员工资、小额广告费等,特殊时也会有一些乱七八糟的费用。

好好的,干麻要人家代垫费用?经销商凭啥要给你厂家代垫费用?一般来说,有两种情况,一种是恶意的,厂商就是要占用经销商的资金,想着法要经销商垫支费用,然后厂家一年半载还没动静还钱,急得经销商不行,小本经营耗不起Y,这是小人之举,不屑谈之。

另一种是正常的,一文钱难倒英雄汉,有些时候厂家还是要考虑经销商代垫的。

比如说:1、有些卖场的费用是直接由卖场帐扣,特别是一些大型的卖场,只针对供货商结算,包括相关的促销费用,如果卖场不是厂家直供,而是由经销商供货的话,这部分费用就必须由经销商代垫了,没办法,卖场直接帐扣了,然后由经销商向厂家报销,报销时这里就涉及一个发票抬头问题,到时还会带来不少麻烦。

2、有些时候由于时间紧急,厂家的资金不能及时到位,这时经销商路见事急,拨刀相助,慷慨解囊。

厂家当然也以德报恩,尽快还其款,不然人家傻事不做二次。

3、有时是厂家出面不方便的,就由当地经销商出面出钱出力,然后厂家再还钱。

4、还有种情况是有时经销商和厂家一起搞联合促销,费用由双方分担,这时为了方便结算,一般由一方统一去付款结算,然后双方再内部结算。

如果是在经销商所在的异地搞这种活动的话,为方便起见,一般是由经销商来统一结算费用,这时就相当于经销商替厂家代垫了费用函数了。

5、有时候是搞市场活动需要用厂家的产品来作赠品,而当地分支机构一般不会库存产品的,这时就需要从经销商这里先借出一些产品来做活动,活动结束以后再由厂家补货给经销商或者是厂家折款给经销商。

好,关于经销商代垫费用的情形,就想起这么多,后面再接着谈。

上次谈了经销商代垫费用的5种情形,这里谈一下经销商代垫费用可能产生的一些问题和风险。

由于经销商代垫费用只是费用的支付者的差异,具体的业务管理还是与厂家直接付款是一样的,因此这里主要谈谈这方面的个性问题,至于业务管理中的问题和风险是共性的,就不在此唠叨了。

1、发票风险,从而引出税务风险2、经销商与厂商结算对帐的麻烦3、因各种原因造成经销商代垫款项迟迟不能偿还,从而造成厂家的信誉受损,这种无形资产的损失还严重些。

先谈第一个:发票风险:这里所说的发票风险上面也提及了一些。

主要是指经销商是卖场的供货商,而卖场只对供货商打交通。

包括进货、货款结算、促销活动合同的签订、促销费用的结算等,都由经销商做甲方。

前两项还好办,反正都是经销商的生意,但后面的事情,特别是促销费用的结算就有问题了。

因为这些促销费用很多都是厂家承担,但这时卖场开的是经销商为抬头的发票,扣的是经销商的款,经销商提供这种发票给厂家报销,虽然事情都知道怎么回事,但财务上入不了帐,因为税务过不了关。

怎么办捏?只好曲线救国了,有几种处理方法可以尝试:(1)如果是购买商品的促销活动,经销商自己可以再开发票给厂家。

因为经销商一般都有开销售票的资质,从发票形式上是可以过去,但没有真实业务支撑,风险还是比较大的。

另外,经销商再开票又涉及到一个税款的问题,谁来承担这部分税款?那就看厂家和经销商谁牛谁好说话了,一般的结果是经销商服软认了。

(2)如果是那些做堆头,DM等方式的促销费用,经销商就不好开票了,因为那是服务业性质,经销商一般没有这种发票,这就不好办了,即使经销商想自己承担税款也不成。

因此这时一个办法就是,算了,经销商进自己费用了。

然后下次厂家以打折的方式给经销商供货,把之前代垫的钱折进去,这样的方法是很可行的,但是还是一个问题,那就是,厂家打折之后,经销商的增值税的进项税少了,损失也不小。

(3)搞来搞去都是出钱出力的人吃亏,这世道也太过意不去了。

因此,在无法避免经销商损失的时候,厂家一般还采用事后抚慰的方式。

比如厂家给经销商更多的促销品支持,或者在当地做更多的广告,来提升经销商的业绩。

这个方法,从厂家的角度,觉得已经是很大度了,但有时经销商站在本位主意的角度,有时厂家并不讨好。

经销商总会觉得厂家提供那些支持是应该的,没有什么特别和额外的,这些支持和自己白花花出去的银子相比,没那么直观和壮观。

但不管如何,厂家还是做了工作的,一般经销商都会理解,何况,这是大家双赢的生意,投入也是应该的。

(4)看来上面的办法都会有些后遗症,还有一个好办法就是:签订三方合同。

就是说:卖场,经销商,厂家三家一起签合同,约定如果搞促销活动,由三方一起来运作,发票请开厂家的抬头。

这个方法可以说是最好的,但还是有些卖场不愿这么做,那也就黄了。

这次到这,下次再接着谈另外两个问题。

上次谈了经销商代垫费用可能产生的3个问题中的第一个,下面继续谈第2,第3个,即:2、经销商与厂这家结算对帐的麻烦3、因各种原因造成经销商代垫款项迟迟不能偿还,从而造成厂家的信誉受损,这种无形资产的损失还严重些。

第3个问题很好理解,因此主要看一下第2个问题。

为什么会产生经销商与厂家结算对帐的麻烦?麻烦主要体现在哪些方面?(1)经销商与厂家的结算内容方面的因素:经销商与厂家之间的结算一般由两大部分组成,一部分是货款项,一部分是费用项,货款项比较单纯,好解决,就是一些发货、发票、退货、冲销等,费用项就比较麻烦,因为内容比较杂,而且发生的频率还不小,比如之前所谈的代垫的促销费用、代垫的杂费、经销商的返点等,都在其中。

如果货款项和费用项这两部分内容能够核算清楚,对帐还好说,问题是,很多企业都把货款项和费用项混在一起核算,管理起来就非常麻烦,之前某食品集团就产生过这个问题。

因此,一般来说,厂家与经销商的往来款项按不同类型建不同明细科目来核算为好。

(2)经销商与厂家的结算方式方面的因素:厂家与经销商结算代垫款的结式就有很多种了,一般有直接用资金偿还、转为货款、补货偿还、在下次进货时打折。

A、直接用资金偿还:这种方式最利落,经销商最喜欢,对厂家来说,帐目也清楚,唯一要注意的是,如果是一笔钱一次偿还数笔代垫款的话,就要备注清楚这次还的是哪几笔代垫款,道理简单,事情也不难,但有时确实存在没有备注的情况,结果给后续的对帐工作产生了莫大的麻烦。

B、转为货款:即在帐务上把代垫款转为往来款的借方,不产生资金的流动。

这种方式厂家喜欢,因为可以占着一部分经销商的资金来发货。

经销商意见也不大,因为反正时时要进货,留着抵货款也是一回来。

当然,与A一样,在一次将多笔代垫款转为货款时,也要注意把明细备注清楚。

增值税方面的风险也要考虑。

C、补货偿还:适用于经销同代垫厂家产品的情况,即当时厂家向经销商借多少货,厂家就还多少货。

这种情况帐务处理有点麻烦,也就造成了后面对帐的麻烦。

这时也有两种处理方法:i)经销商开发票给厂家,厂家转入往来款或直接还钱,就等同于上述A、B的方式处理了。

有时搞这种送产品的活动的一个目的也是为了消化经销商旧库存,再补这些旧货并不好,而且有时也没有这些旧货了,这时采用这个方法是最好的。

ii)经销商不开发票,这时厂家就不能入往来帐,这时只好先帐外备查,在下次发货时将这批代垫的货品随货发走,在发货环节厂家才做帐,不过也不通过往来帐,直接以赠送视同销售的方式处理,然后在备查帐上更新。

视同销售同样要交税,这时厂家为了减少税赋,里面还是有一些道道,而且税务局也是认同的。

有时补货的时点与当时经销商代垫的时点的产品价格有变化,这时双方也会扯皮。

D、在下次进货时打折:即厂家以销售折扣的方式偿还,曲线救国式的,其中经销商会损失一部分进项增值税,这点在(1 4)中已谈到。

这是产生与经销商对帐不清的最大根源。

因为这种情况入不了帐,只能另外建备查帐,有时还不能一次打折太多,因为价格太低税局会挑战,因此有时一笔代垫款经常会分几次进货打折处理,次数一多,人都昏了,更何况厂家还同时会搞一些特价活动,经销商的财务一般不是太专业,这样的利空消息综合起来,一对帐人会吐血。

下面整体谈谈经销商代垫款项的管理。

分以下几个部分:1、帐务处理;2、代垫流程管理;3、代垫费用的报销管理;下面逐点解释。

1、帐务处理;这点在上述(15)中已有所涉及,在此就不赘述,主要把握两点,一是要把货款和代垫费用在不同明细帐分开核算,二是如有冲销转帐等,要注意备注清楚明细。

另外,与经销商的定期对帐是一件绝对重要的事,通过对帐,不仅双方帐务清晰,有时还可以发现分支机构暗地里与经销商的款项来往。

2、代垫流程管理;要解决经销商代垫的问题,一个彻底的方案就是杜绝代垫,但这太理想化,上面也谈到有很多经销商不得不代垫的情况。

但是我们至少可以对代垫的情况进行适当控制,把代垫作为一种例外来管理,而不是一个经常性项目,这样则可大大减少经销商代垫的问题。

因此可以尝试下列措施:A、引入经销商垫款的事前审批机制:除了那些必须代垫的情形可以先备案不用审批外,其他垫款都要事前审批。

这点很厉害,因为这对分支机构工作的计划性提出了正常要求,以前是事情要发生了再说,现在不一样了,必须提前想到,因为审批是要花时间的,如果是因分支机构计划性不足的原因造成市场活动不能正常开展,追究分支机构的责任。

当然,为了保证审批效率,可进行适当授权,一般90%的代垫单在分公司层面即可审批结束。

这种代垫的事前审批,保留有书面的记载,也可在某种程度上规避一些税务问题。

B、在经销商协议中规定,如果未经厂家书面审批同意,厂家将不认可其垫款行为。

出发点是好的,实际上当分支机构先斩后奏时,厂家很多时候都会失语。

3、代垫费用的报销管理;这里面主要的工作就是督促经销商代垫款项的及时报销,否则一方面占压经销商资金,引起经销商不开心,另一方面也会隐瞒问题单据,拖过一年半载再送上来,时代久远,无人回忆得起,看看证明材料,活动确实也做了,但一些细节东西就无从查起了。

这里我们曾经采用过一种很好的方式,即每月公布一次超期未报销的单据清单,同时要分支机构解释原因,对于其中年代特别久远,或金额异常的则会进行专项调查。

这样的好处很明显,一方面厂家一直在督促报销,经销商以后发牢骚就会有所收敛;另外有专项调查,经销商和分支机构也不敢太嚣张;再者,如果还不报销,有关同事每个月都要重复解释原因,烦不多,也很不好意思。

报销还款的形式也需要慎重考虑,不能只站在厂家的角度想问题,关于不同形式的报销方式,上述(15)中已有论述。

其实,如果解决了代垫费用的及时报销偿还问题,把周转率提高了,经销商也不会有什么抱怨的,但事情往往不会那么完美。

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