机关公文二维条码使用规范细则

机关公文二维条码使用规范细则

《机关公文二维条码使用规范》（以下简称《规范》）是中共中央办公厅秘书局、国务院办公厅秘书局根据公文管理的需要，提出并制定的应用于公文管理的条码规范。为尽快在政府系统中推广应用公文二维条码（以下简称条码），特制定本细则。

一、条码的使用范围

条码可应用于各单位制发的各类公文（本细则中，文件、简报、电报及刊物统称为公文）。

二、字段使用细则

（一）基本数据元素

标识符：００１

名称：条码版本标识符

约束：必选

数据格式：Ｃ１１

此字段标注条码惟一版本号，由《规范》制作单位规定，各单位必须统一使用，不可更改，本条码规范的版本号为：ＧＢ０６２６－２００５。

标识符：００２

名称：条码编号

约束：必选

数据格式：Ｃ８．．２０

各单位自行定义本单位内部管理使用条码的惟一规则，保证本单位制作的每一个条码均是惟一的。条码编号可由字母与数字组成，可以在单位内部按大流水编号，也可按业务种类或其他规则进行编号。

标识符：００３

名称：发文单位

约束：必选

数据格式：Ｃ２４０

此字段标注的发文单位统一使用规范简称，无规范简称必须使用全称；如果是多个单位联合行文，只标明主办单位即可，但要在后面加一个“等”字，以体现出是联合行文。

标识符：００４

名称：公文种类或刊物名称

约束：可选

数据格式：Ｃ０３０

此字段标注的文种要符合《国家行政机关公文处理办法》或《中国共产党机关公文处理条例》的规定，如“请示”、“报告”、“通知”等。

标识符：００５

名称：发文字号或期号

约束：必选

数据格式：Ｃ１．．３０

此字段标注公文发文字号或期号，如冀政〔２００５〕１号、第１期。没有发文字号或期号的，此字段标注“无”。

标识符：００６

名称：主送单位

约束：可选

数据格式：Ｃ０．．４０

此字段标注公文的主送单位，比如：上报省政府的公文，抬头为“省政府”则此字段填写“省政府”。没有主送单位的，此字段可以为空，如果不是这种情况，则此字段必须填写。对于有固定发送范围或主送单位超过４０字节（２０个汉字）的，可标注“见报头”。

标识符：００７

名称：标题

约束：可选

数据格式：Ｃ０．．１６０

此字段标注公文标题，没有标题的，此字段可以为空，如果不是这种情况，则此字段必须填写。如果公文的标题超过１６０个字节，应进行简化。

标识符：００８

名称：秘密等级

约束：必选

数据格式：Ｃ２．．１６

秘密等级分为无、秘密、机密、绝密四级。如需标注保密期限，直接写在秘密等级后面，比如：绝密３０年。

标识符：００９

名称：紧急程度

约束：必选

数据格式：Ｃ２．．４

公文的紧急程度分为无、急件、特急三级；电报的紧急程度分为无、平急、加急、特急、特提五级。标识符：０１０

名称：成文日期

约束：必选

数据格式：Ｃ８

，ＹＹＹＹＭＭＤＤ

此字段为公文的成文日期或刊物的编印日期，用阿拉伯数字表示，ＹＹＹＹ为年份，ＭＭ为月份，ＤＤ为日，如为单数月或单数日，也要标双字符，如：２００６年１月１日标注为“２００６０１０１”。标识符：０１１

名称：发布层次

约束：可选

数据格式：Ｃ０．．８

党委系统的发文需标注此项，分为省军级、市地师级、县团级、公开发布四级；非固定发布层次的公文，填写“特定范围”；政府系统的公文没有发布层次，此字段可以为空。

标识符：０１２

名称：条码制作单位

约束：必选

数据格式：Ｃ２．．２０

此字段标注生成条码的具体单位，也就是说条码是在哪个环节生成的。

标识符：０１３

名称：条码制作日期

约束：必选

数据格式：Ｃ８

ＹＹＹＹＭＭＤＤ

此字段标注条码生成的日期，用阿拉伯数字表示，ＹＹＹＹ为年份，ＭＭ为月份，ＤＤ为日，如为单数月或单数日，也要标双字符，如：２００６年１月１日标注为“２００６０１０１”。

（二）自定义数据元素

标识符：０１４

名称：自定义字段

约束：可选

数据格式：Ｃ０．．１１０

此字段用于各单位在各自辖区内或行业内部定义带有普遍意义或行业特点的用途，自定义情况需向省政府办公厅技术处备案。

三、条码生成的具体要求

（一）条码大小：建议尺寸宽５０ｍｍ，高大于１０ｍｍ、小于２５ｍｍ。５０ｍｍ×２５ｍｍ的条码，可容纳３５０个字节（１７５个汉字）的内容。如果内容超过３５０个字节，条码可以适当加宽，

但高度不能超过２５ｍｍ，加宽后，条码的容量最多不能超过５００个字节（２５０个汉字）。

（二）条码位置：对于没有版记的公文，条码印制在公文最后一页的版心右下角位置（以版心右下角为参照点）；如公文带有版记，条码则印制在版记下方右侧，与版记空开３ｍｍ，与版心右边缘空开５ｍｍ。

如果公文不需要批量印刷，可以将条码打印在公文的右下角或打印出条码标签贴在公文的右下角；电子公文随版式一并生成，具体位置同上。

（三）条码内容必须与相应公文内容一致。

（四）条码与其对应的公文具有同等的秘密等级、紧急程度，对于条码的生成、保存、运转、销毁要视同其所对应的公文。

（五）印制条码应确需必要，不得随意生成，在印制过程中生成的多余条码要按保密规定进行销毁。

（六）条码各字段（除自定义字段外）内容中不得含有“＾”和“｜”两种符号（条码字段专用分隔符）。

（七）绝密级公文上的条码，标题字段为空。

四、条码的识读要求

（一）条码必须使用经本单位保密部门安检合格的系统和工具识读，禁止使用未经安检的系统或工具识读。

（二）严禁在互联网系统或与互联网有物理联接的设备上识读秘密级以上的条码。