高效会议管理技巧培训共82页
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高效会议管理技巧培训课件(PPT66页)
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二、高效会议的特征
2.高效会议八个特征
只有在必要时才开会 经过认真策划的会议 拟定了议程和主旨 严格遵守会议时间 严格遵守会议议程 请最权威人员参会 适时做出评价归纳 做好记录明确任务
14பைடு நூலகம்
高 效会议 管理技 巧培训 课件(PP T66页) 培训课 件培训 讲义培 训ppt 教程管 理课件 教程ppt
6
一、会议的有关知识
4. 会议的类型
本次与大家交流的主要是公司中高级领导涉及 的会议.例如:公司会议,部门间会议,部门内部 会议,一对一的沟通等。
5. 会议的决策方式
权威决策；少数服从多数；共识决策；无异议 决策。
7
一、会议的有关知识
6. 会议的频次 7. 会议的时间
公司级(大型)的会议不超过1.5小时 部门间的会议不超过1小时 部门内部会议不超过45分钟 小组会议不超过20分钟 一对一的沟通不是超过一小时
三、会前准备工作
1、会前评估是否必须要开会
怎样 评估？
是否必须要开本次会议 还有比开会更好的方法 估算会议的成本是多大 通过什么方式进行决策 议题是事在例会中涉及
高 效会议 管理技 巧培训 课件(PP T66页) 培训课 件培训 讲义培 训ppt 教程管 理课件 教程ppt
15
高 效会议 管理技 巧培训 课件(PP T66页) 培训课 件培训 讲义培 训ppt 教程管 理课件 教程ppt
经理级人员每周约花1/4的时间在开会上 中高层经理1周约2天；资深行政人员达1周4天
除一对一会议，三人以上会议平均占时最多
3
高效会议管理技巧
召开会议简单吗?
我们现场做 一个互动活动
结论: 高效率的开 好会议是一 项非常不简
二、高效会议的特征
2.高效会议八个特征
只有在必要时才开会 经过认真策划的会议 拟定了议程和主旨 严格遵守会议时间 严格遵守会议议程 请最权威人员参会 适时做出评价归纳 做好记录明确任务
14பைடு நூலகம்
高 效会议 管理技 巧培训 课件(PP T66页) 培训课 件培训 讲义培 训ppt 教程管 理课件 教程ppt
6
一、会议的有关知识
4. 会议的类型
本次与大家交流的主要是公司中高级领导涉及 的会议.例如:公司会议,部门间会议,部门内部 会议,一对一的沟通等。
5. 会议的决策方式
权威决策；少数服从多数；共识决策；无异议 决策。
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一、会议的有关知识
6. 会议的频次 7. 会议的时间
公司级(大型)的会议不超过1.5小时 部门间的会议不超过1小时 部门内部会议不超过45分钟 小组会议不超过20分钟 一对一的沟通不是超过一小时
三、会前准备工作
1、会前评估是否必须要开会
怎样 评估？
是否必须要开本次会议 还有比开会更好的方法 估算会议的成本是多大 通过什么方式进行决策 议题是事在例会中涉及
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高 效会议 管理技 巧培训 课件(PP T66页) 培训课 件培训 讲义培 训ppt 教程管 理课件 教程ppt
经理级人员每周约花1/4的时间在开会上 中高层经理1周约2天；资深行政人员达1周4天
除一对一会议，三人以上会议平均占时最多
3
高效会议管理技巧
召开会议简单吗?
我们现场做 一个互动活动
结论: 高效率的开 好会议是一 项非常不简
高效的会议管理培训课件
会前准备/会议行政安排
Premeeting preparation/meeting administration arrangement
会议行政安排
• 会议地点 • 会议室布置 • 设备与材料准备 • 点心饮料及其他
会前准备/发送会议通知
Prepare/send the meeting notice before the meeting
目录/Contents
01
召开会议的时机与决定
The timing and decision of a meeting
02 03
有效的会议管理流程
Effective meeting management process
会议主持管理技巧
Meeting management skills
01
召开会议的时机与决定
会议的频率
Frequency of Meetings
01 02 03
固定的部门会议
建议频率：至少每月一次 注意事项：不能多与每周一次,否则容易形成拖沓的不良习惯 将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动
处理意外的会议
建议频率：随时 注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公 司陷入工作无序的可怕境地。
• 确定出席人数 • 安排出席者座位 • 是否准备会议名牌 • 是否安排交通工具
• 准备会场周边位置图 • 是否要求与会者准备
资料 • 确定自己准备的相关
资料 • 是否安排会后活动并
事先通知
会前准备
The meeting
判断分析题
课前准备工作
会中控制/宣布会议规则
Control/announce meeting rules in the middle of the meeting
高效会议管理技巧培训课件
如何做开场白
1. 定义：3~5分钟的谈话，系统、简介及有明确宗旨。 2. 内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。 3. 程序：
– 概观会议进行程序； – 提供与讨论有关的资讯 – 规范议程； – 指定会议记录者； – 征求对议程设计的意见
如何分配发言时间
➢ 一次会议真正用于开会的时间只有80% ➢ 尽量保证每个人发言机会均等 ➢ 尽量开成一种互动的会议氛围
•
安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20. 11.1817 :54:411 7:54Nov-2018-Nov-20
•
得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。17:54: 4117:5 4:4117: 54Wed nesday, November 18, 2020
•
安全在于心细，事故出在麻痹。20.11. 1820.1 1.1817: 54:4117 :54:41 November 18, 2020
如何掌握议事进度
语言方式
• 主持人用一些比较有技巧的话语来控 制会议的议事进度
非语言方式
• 通过眼神、手势等告诉发言人说 多了或者别说了，或者是说得不 够接着说等
如何达成决议——决策方式
➢ 4种群体决议
权威决议 共识决议
少数服从多数决议 无异议决议
如何圆满结束会议
预留5~7 分钟做总
结
确定工作分 配妥当
会议的通病
会议效率不高
高效会议的8大特征
只在必要时才召集 好好筹划过 拟定和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验的和最应该出席的人出席
作出了评论和归纳
会议流程
会议准备
一个中心，两个基本点
议程： 1、会议的开始 2、进行会议讨论 3、结束会议
高效会议管理技巧培训篇
制定具体措施
针对每个优化目标制定具体的实施措施，如调整会议议程、 改进会议形式等。
落实责任人
明确每项措施的责任人，确保优化方案能够得到有效执行。
持续关注并调整完善过程
跟踪执行情况
对优化方案的执行情况进行持续跟踪，确保各项措施能够得到有 效落实。
收集新的反馈
在下一次会议结束后再次收集参会人员的反馈意见，了解优化效果。
提问前思考问题的针对性 和引导性。
适时提出追问，引导对方 深入阐述观点。
使用开放式问题，激发对 方思考和表达。
避免提出具有攻击性或贬 低性的问题。
反馈方法：确认理解并达成共识
在倾听和理解对方观点 后，给予积极反馈。
如有不同意见，以平和 、客观的态度提出。
01
02
03
使用肯定性语言，表达 对Байду номын сангаас方观点的认同。
04
寻求共识，确保双方对 讨论结果有共同的理解 。
03 高效主持与引导策略
设定明确议程和时间安排
01
02
03
制定详细议程
在会议开始前，制定一份 详细的议程，包括讨论的 主题、时间分配和预期结 果。
设定时间限制
为每个议题设定合理的时 间限制，并确保所有参与 者都了解并遵守这些时间 限制。
调整议程顺序
准备必要物资和设备
01 根据会议需求准备必要的文具、纸张等物资
02 检查会议室设施是否完备，如桌椅、投影仪 等
03
提前测试音响设备，确保音质清晰
04
准备备用电源和应急设备，以防意外情况发 生
02 有效沟通与协作技巧
倾听能力：理解他人观点
保持开放心态，避免打断他人发言。
通过点头、微笑等肢体语言表示关注 和理解。
针对每个优化目标制定具体的实施措施，如调整会议议程、 改进会议形式等。
落实责任人
明确每项措施的责任人，确保优化方案能够得到有效执行。
持续关注并调整完善过程
跟踪执行情况
对优化方案的执行情况进行持续跟踪，确保各项措施能够得到有 效落实。
收集新的反馈
在下一次会议结束后再次收集参会人员的反馈意见，了解优化效果。
提问前思考问题的针对性 和引导性。
适时提出追问，引导对方 深入阐述观点。
使用开放式问题，激发对 方思考和表达。
避免提出具有攻击性或贬 低性的问题。
反馈方法：确认理解并达成共识
在倾听和理解对方观点 后，给予积极反馈。
如有不同意见，以平和 、客观的态度提出。
01
02
03
使用肯定性语言，表达 对Байду номын сангаас方观点的认同。
04
寻求共识，确保双方对 讨论结果有共同的理解 。
03 高效主持与引导策略
设定明确议程和时间安排
01
02
03
制定详细议程
在会议开始前，制定一份 详细的议程，包括讨论的 主题、时间分配和预期结 果。
设定时间限制
为每个议题设定合理的时 间限制，并确保所有参与 者都了解并遵守这些时间 限制。
调整议程顺序
准备必要物资和设备
01 根据会议需求准备必要的文具、纸张等物资
02 检查会议室设施是否完备，如桌椅、投影仪 等
03
提前测试音响设备，确保音质清晰
04
准备备用电源和应急设备，以防意外情况发 生
02 有效沟通与协作技巧
倾听能力：理解他人观点
保持开放心态，避免打断他人发言。
通过点头、微笑等肢体语言表示关注 和理解。
高效会议管理技巧培训课件
中立态度
保持中立立场，不偏袒任 何一方，确保讨论的公正 性和客观性。
确保各方充分发言和交流
01
02
03
04
鼓励发言
鼓励与会者积极发言，表达观 点和看法，营造自由讨论的氛
围。
控制发言时间
合理分配发言时间，避免某些 与会者过度发言或沉默不语。
引导交流
引导与会者之间进行交流，促 进不同观点之间的碰撞和融合
03
有效主持与引导讨论
确立主持人角色及职责
主持人角色定位
作为会议进程的管理者和引导者，确保会议的高效进行。
主持人职责
制定会议议程、控制会议时间、引导讨论、协调各方意见、总结会议成果等。
引导讨论技巧和方法
01
02
03
提问技巧
运用开放式问题引导与会 者深入思考，激发讨论热 情。
倾听能力
积极倾听与会者发言，理 解其观点和需求，为引导 讨论提供依据。
会议是一种有组织、有目的的集 体沟通活动，旨在达成共同目标 或解决特定问题。
会议类型
根据会议目的和参与者不同，可 分为决策性会议、讨论性会议、 报告性会议等。
明确会议目标
目标设定原则
明确、具体、可衡量、可实现、有时 间限制。
目标设定方法
通过需求分析、问题诊断等方式，确 定会议主题和目标。
制定合理议程
预留足够的时间
为关键议题预留足够的时间，避免因为时间不足 而导致讨论不够深入或无法达成共识。
3
引导与会者积极参与
会议主持人应积极引导与会者参与关键议题的讨 论，鼓励大家发表意见和看法，促进讨论的深入 进行。
06
总结归纳与行动计划制定
总结本次会议成果
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高效会议管理培训
汇报人：可编辑
2023-12-24
目录
CONTENTS
• 会议管理概述 • 高效会议的筹备 • 高效会议的进行 • 高效会议的后续工作 • 高效会议的技巧和注意事项 • 案例分享和经验总结
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种有组织、有目的的集体议事活动，是人们为了解决某些问题或达成 某种目标而聚集在一起进行交流、讨论和决策的过程。
会议签到
确保所有参会者准时签到，以便 了解参会人员名单和到场情况。
座位安排
根据会议议程和参会人员角色， 合理安排座位，便于讨论和交流 。
开场致辞和介绍
开场致辞
由会议主持人或组织者发表简短致辞 ，明确会议目的、议程和时间安排。
介绍参会人员
逐一介绍参会人员姓名、职务和背景 ，增进相互了解和信任。
会议讨论和交流
在会议开始前明确决策者和决策方式，避免在会议中浪费时间讨 论无果的问题。
制定行动计划
针对会议中做出的决策，制定具体的行动计划，明确责任人和完成 时间，提高执行力。
跟踪和反馈
对行动计划进行跟踪和反馈，确保决策得到有效执行，并及时调整 计划以适应变化。
避免常见问题和误区
避免会议偏离主题
在会议过程中，要时刻关注议题 是否偏离主题，及时引导讨论回
级别
会议的级别通常是根据会议的规模、参会人员级别、会议议题的重要程度等因素 来划分的。一般来说，级别越高的会议，参会人员级别越高，议题也越重要。
高效会议的价值和意义
价值
高效会议的价值在于能够快速地解决问题、提高决策效率、 加强团队协作和沟通，同时还能提升组织和个人的形象和声 誉。
意义
汇报人：可编辑
2023-12-24
目录
CONTENTS
• 会议管理概述 • 高效会议的筹备 • 高效会议的进行 • 高效会议的后续工作 • 高效会议的技巧和注意事项 • 案例分享和经验总结
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种有组织、有目的的集体议事活动，是人们为了解决某些问题或达成 某种目标而聚集在一起进行交流、讨论和决策的过程。
会议签到
确保所有参会者准时签到，以便 了解参会人员名单和到场情况。
座位安排
根据会议议程和参会人员角色， 合理安排座位，便于讨论和交流 。
开场致辞和介绍
开场致辞
由会议主持人或组织者发表简短致辞 ，明确会议目的、议程和时间安排。
介绍参会人员
逐一介绍参会人员姓名、职务和背景 ，增进相互了解和信任。
会议讨论和交流
在会议开始前明确决策者和决策方式，避免在会议中浪费时间讨 论无果的问题。
制定行动计划
针对会议中做出的决策，制定具体的行动计划，明确责任人和完成 时间，提高执行力。
跟踪和反馈
对行动计划进行跟踪和反馈，确保决策得到有效执行，并及时调整 计划以适应变化。
避免常见问题和误区
避免会议偏离主题
在会议过程中，要时刻关注议题 是否偏离主题，及时引导讨论回
级别
会议的级别通常是根据会议的规模、参会人员级别、会议议题的重要程度等因素 来划分的。一般来说，级别越高的会议，参会人员级别越高，议题也越重要。
高效会议的价值和意义
价值
高效会议的价值在于能够快速地解决问题、提高决策效率、 加强团队协作和沟通，同时还能提升组织和个人的形象和声 誉。
意义
高效会议管理培训
时间管理和议程设置技巧
时间管理：培 训将教授如何 合理规划会议 时间，确保每 个议题得到充 分讨论，提高
会议效率。
议程设置技巧： 培训将分享如 何设置有效的 会议议程，确 保会议目标明 确、议题合理、 时间分配得当。
时间管理工具： 介绍实用的时 间管理工具， 如日程表、计 时器等，帮助 参会者更好地
明确会议目的和议程
准时开始和结束会议
鼓励参与者积极发言和讨论
记录会议内容和行动计划
确保会议目标达成
邀请相关人员参与
明确会议目的和议程
确保会议时间和地点合理安 排
有效沟通和决策，避免无效 讨论和拖延
会议管理的重要性
减少无效时间 和资源浪费
加强团队协作 和沟通
提高决策效率 和准确性
促进知识分享 和学习
添加标题
添加标题
添加标题
添加标题
地点选择：会议地点应选择安静、 舒适、设备齐全的场所，以确保 会议的顺利进行。
会议议程：会议议程应提前发送 给参与者，以便他们了解会议的 内容和安排。
有效的沟通和决策
明确议程：提前发布会议议程， 确保所有参与者都清楚了解会议 目的和讨论内容。
清晰表达：发言时简明扼要，避 免模糊和含糊的表达，确保信息 传递的准确性。
管理时间。
议程调整技巧： 培训将教授如 何根据实际情 况调整会议议 程，确保会议 进程更加顺畅。
有效沟通与决策技巧
有效沟通：培训将教授如何清晰、准确地传达信息，以及如何倾听和理解 他人的观点。
决策技巧：培训将介绍如何制定决策，包括评估风险、权衡利弊以及做出 最佳选择的方法。
冲突管理：培训将教授如何处理和解决冲突，以保持会议的顺利进行。
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高效会议管理培训课件
（2）
地点
会议地点不适合，致使会议被频繁打断，无法正常进行。
（3）
开会对象的选择
必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。
（4）
主持人的技能
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。
（5）
参会者的技能
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。
（6）
会议的准备工作
开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。
（7）
开会的原因、目的和结果
开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。
高效会议的特征
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
高效会议的特征
首先开始的准备工作
是否要开会？
热衷会议的人认为会议不可缺少，他们能够举出许多 冠冕堂皇的理由，来维护自己的观点；
开会后
会议达成了什么结果
还有哪些事情未完成
分配给自己的任务如何完成
高效的必要条件－会议记录与会议跟进
01.
会议记录者的功能
作为参会者的会后跟进
作为主持人的会后跟进
公司会议个人体会与会议管理制度参考导读
1、会议主持人适当霸道点：
2、会议与头脑风暴的区别：
参会人员有领导，不要因为领导身份而受其影响，领导也要听从主持人会议安排，避免偏题。
会议时间的选择
原则上应在与会者办公室附近召开；
一般性的会议或是为时较短的会议，
01
则应选择远离与会者办公室的地方召开。
特别重要的会议或是为时较长的会议，
02
会议地点的选择
按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序
每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来
地点
会议地点不适合，致使会议被频繁打断，无法正常进行。
（3）
开会对象的选择
必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。
（4）
主持人的技能
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。
（5）
参会者的技能
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。
（6）
会议的准备工作
开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。
（7）
开会的原因、目的和结果
开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。
高效会议的特征
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
高效会议的特征
首先开始的准备工作
是否要开会？
热衷会议的人认为会议不可缺少，他们能够举出许多 冠冕堂皇的理由，来维护自己的观点；
开会后
会议达成了什么结果
还有哪些事情未完成
分配给自己的任务如何完成
高效的必要条件－会议记录与会议跟进
01.
会议记录者的功能
作为参会者的会后跟进
作为主持人的会后跟进
公司会议个人体会与会议管理制度参考导读
1、会议主持人适当霸道点：
2、会议与头脑风暴的区别：
参会人员有领导，不要因为领导身份而受其影响，领导也要听从主持人会议安排，避免偏题。
会议时间的选择
原则上应在与会者办公室附近召开；
一般性的会议或是为时较短的会议，
01
则应选择远离与会者办公室的地方召开。
特别重要的会议或是为时较长的会议，
02
会议地点的选择
按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序
每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来