信函及公文礼仪
信函礼仪
• 保证书信准确无误地投递； • 直观反映写信人的文化修养； • 体现写信人对传递者的尊重程度。
1）信封的书写有横式和竖式两种
• 横式信封的书写：
• 信封上应依次写上收信人的邮政编码、地址、姓 名及寄信人的地址、姓名和邮政编码。 邮政编码要填写在信封左上方的方格内，收信人 的地址要写得详细无误，字迹工整清晰。发给机关、 团体或单位的信，要先写地址，再写单位名称。 • 收信人的姓名应写在信封的中间，字体要略大一 些。在姓名后空二、三字处写上“同志、先生、女士” 等称呼，后加“收、启、鉴”等字 寄信人地址、姓名要写在信封下方靠右的地方， 并尽量写得详细周全一些。最后填写好寄信人的邮政 编码。
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3）收信 （1）仔细拆封 （2）妥善保存、保密 （3）及时回复： 及时启阅 及时回复 答复须明确 说明情况
（二）专用书信的格式与礼仪
• 专用书信 • 是指应用在特定场合，有专门作用的书信。 • 一般说，专门书信内容单一，具有公开性质； • 用于公关领域的专用书信主要有介绍信、证明 信、感谢信、贺信、慰问信、邀请信等。
3）贺信
• 贺信是表示庆祝的书信的总称。贺信是指行政机 关、企事业单位、社会团体或个人向其它集体单 位或个人表示祝贺的一种专用书信。 • 贺信一般由标题、称谓、正文、结尾和落款五部 分构成。 应注意：用红纸（或粉色）黑字书写，不能用白 纸黑字，在允许的情况下，贺信可以公开张贴。
3、邀请信、致歉信
2）慰问信
• 慰问信是一种对他人表示慰藉、问候、鼓励、 关切的专用信件。慰问信的内容要根据事件和 对象的不同有所区别。 • 如慰问灾区人民，在表示难过或哀痛的心情之 后，要着重鼓励对方战胜灾害的勇气； • 慰问节假日坚持生产的工农群众，则着重称颂 他们的贡献等。 • 语言应当亲切、热情，富有感情色彩。
商务信函撰写礼仪与书信规范
正文
正文应简明扼要，表达清晰，避免使用模糊或含糊的语言。
正文应包括主题、内容、要求或建议等，以便收件人能够迅速理解来信意图。
结尾敬语
使用适当的结尾敬语，如“顺祝商祺 ”、“敬礼”等，以示礼貌和尊重。
VS
结尾敬语应根据不同的情境和关系选 择使用。
签名
签名应由发件人亲笔签署，以示诚意和认真 。
避免使用非正式语言
在撰写商务信函时，应避免使用口语化、非正式的语 言，保持专业性。
及时回复
要点一
及时回复
收到来信后，应及时回复，以示对对方的尊重和关注。
要点二
明确回复时间
如不能及时回复，应告知对方预计何时给予答复，以免让 对方久等。
避免冗长和复杂的句子
简洁明了
商务信函应尽量使用简洁、明了的语言，避 免冗长和复杂的句子。
签名下方可注明发件人职务或职称，以方便 收件人辨识。
02
CHAPTER
商务信函的语言规范
使用正式、专业的语言
1
避免使用口语化和非正式的语言，保持信函的正 式和专业性。
2
使用规范的语言表达，避免使用不规范的词汇和 语法。
3
措辞要准确、简练，避免冗长和繁琐的表达。
避免使用缩写或俚语
避免使用行业或地区特有的缩写和俚语，以免造成误 解。
检查语法、拼写和格式
总结词
在完成商务信函后，应该仔细检查语法、拼写和格式 等细节问题，以确保信函的准确性和专业性。这些细 节问题可能会影响受众对写信方的印象和信任度，因 此不容忽视。
详细描述
在完成商务信函后，应仔细检查语法、拼写和格式等细 节问题。这些细节问题可能会影响受众对写信方的印象 和信任度，因此必须认真对待。检查语法可以帮助避免 语意不清或误解；检查拼写可以避免因拼写错误而导致 的尴尬或误解；检查格式可以确保信函的专业性和统一 性。在检查完细节问题后，还应该对整个信函进行一次 全面审查，以确保内容完整、准确、专业并符合商业礼 仪。
信函礼仪信函
信函礼仪信函，是书信的正式称呼。
在人际交往中，信函是一种应用极为广泛的书面交流形式。
对于广大基层公务员而言，信函在实际工作中扮演着举足轻重的角色。
因此，每一位基层公务员都必须熟练掌握信函的书写和使用规范。
尽管公务信函和私人信函都属于信函的一种，但由于适用范围和使用目的大相径庭，两者在书写和办理上存在很多不同之处。
本节拟就公务信函的格式和内容、回复和保存等方面需要严格遵守的规范要求作出具体阐述，并举例说明特殊公务信函的书写方法。
一、内容与格式信函的最大功效和目的在于传递信息，因此其内容必须完整无缺，其表述必须准确清楚，如果信函的内容不够完整，表述不够规范，甚至词不达意，就难以准确有效地传递信息，进而延误公务的开展，而且耗费读信者不必要的时间和精力。
而要使信函的内容完整无缺，表述准确清楚，关键一点就在于要严格遵守信函的书写格式。
信函的格式如同信函的骨架，贯穿信函始末，支撑起所有的内容。
没有完整而准确的信函格式，信函就像是散了架的机器，没有任何功效和意义。
公务信函的格式与私人信函大致相同。
具体而言，可分为笺文格式和封文格式两方面。
（一）笺文格式笺文，即写于信笺上的书信内容。
笺文一般由抬头、启词、正文、祝词、落款以及附言等几部分组成。
1.抬头。
它是对收件人的称呼，于信笺首行顶格书写，并且单独成行。
基层公务员在书写公务信函的抬头时，通常适用的称呼有如下几类：一是以姓氏加上称谓词作称呼，例如“黄先生”、“耿同志”等，这类称呼显得较为自然；二是以姓氏加上职衔作为称呼，例如“赵科长”、“林主任”等，这类称呼多用于关系一般的交往双方之间；三是以字号相称，文人雅士多有字号，平辈之间采用字号称呼是较为正规、讲究的做法。
称呼之前，可加一些适当的形容词，如“尊敬的”、“敬爱的”等；称呼之后亦可加一些适当的提称词。
提称词多用于以书面语言写成的信函中。
使用提称词应注意使之与称谓配合使用。
例如对尊长应用“尊鉴”，对平辈应用“惠鉴”，对晚辈应用“青鉴”，对女性应用“涉鉴”，等等。
信函礼仪.doc
信函礼仪【信函礼仪】信函，又称书信，它是人类最古老又最常用的一种沟通手段。
时至今日，在公务交往中，信函依旧是职员所常用的有效而又实用的交流方式之一。
在一般情况下，单位及其职员在正式的公务交往中所使用的信函亦称公务信函。
相对于普通书信，由于公务信函使用于正式场合，在礼仪方面通常有着更为标准而规范的要求。
总体而言，公司职员在使用公务信函时，应注意言辞礼貌、表达清晰、内容完整、格式正确、行文简洁等五大要点。
因为在英文里，礼貌(Courteous)、清晰(Clear)、完整(Complete)、正确(Correct)、简洁(Concise)等五个单词皆以字母 C 打头，故此这五大要点亦称做公务信函写作的五C法则。
具体来讲，使用公务信函时，主要应当在写作信函、应用信函等方面全面地运用礼仪规范，此外，写作电子信函也要注意遵守其礼仪规范。
一、写作信函写作公务信函时，一定要对信函的内容与格式斟酌再三。
以下五个具体问题，尤须认真对待。
1.抬头一般的公务信函均由抬头、正文、结尾三部分构成。
作为一封公务信函的开端，抬头决非可有可无，而是应当认真推敲。
抬头的基本内容包括称谓语与提称语，二者均应根据具体对象具体对待，力求恰如其分。
一是称谓语准确。
在写作信函抬头时，应以称谓语称呼收信之人。
在称呼收信者时，下列四点必须注意：其一，姓名与头衔必须正确无误。
在任何公务信函中，写错收信者的姓名与头衔都是绝不允许的。
称呼收信者，有时可以只称其姓，略去其名，但不宜直呼其名或者无姓无名。
其二，允许以直接致信的有关单位或部门作为抬头中的称谓语。
在许多时候，以有关单位或部门直接作为收信者在礼仪上是许可的。
其三，可以使用中性名词称呼收信者。
当不清楚收信者的性别时，以董事长、经理、主任、首席代表等毋须辨别性别的中性称呼去称呼对方是比较稳妥的。
其四，切忌滥用称呼。
初次致信他人时，千万不要滥用称呼。
诸如先生、小姐一类的称呼，在不清楚收信者性别时就不宜采用。
正式信函写作规范与技巧
正式信函写作规范与技巧正式信函是商务场合中最常见的书信形式之一，它既能传递信息，又能展现个人或公司的专业形象。
在写作正式信函时，需要遵循一定的规范和技巧，以确保信函的准确、得体和有效。
本文将介绍正式信函的写作规范与技巧，帮助您写出高质量的正式信函。
一、信函的格式信头：信头是放置在信纸上方的信函标识，应包括发信人的名称、地址、联系方式和日期。
地址包括街道、城市、州或省份、国家和邮政编码。
日期应该按照国际通用格式写作，如“年-月-日”。
收信人信息：在信头下方空两行，写上收信人的姓名、职务、公司名称、地址和邮政编码。
如果是给个人写信，可以直接写上他们的姓名和地址。
称呼：在收信人信息下面空一行，写上称呼，如“尊敬的先生”或“亲爱的女士”，并在称呼后面加上一个冒号。
正文：在称呼下方空一行开始写正文，正文的语言要正式严谨，避免使用口语化的词句。
段落之间要有空行，使整个信函看起来更加清晰。
结语与署名：在正文下方空两行，写上结语，如“谢谢关注”或“诚挚地”。
然后在结语下面空几行，留下足够空间写上发信人的全名和职务。
最后，在全名和职务下方还需要空两行，留出签名的空间。
二、写作技巧1.明确目的：在写正式信函之前，要明确信函的目的。
无论是请求信息、提出建议还是投诉，都要在信函开头明确表达。
2.简明扼要：正式信函应该言之有物，措辞简洁明了。
要用简短的句子和清晰的排版来呈现信息，避免冗长和复杂的句子结构。
3.使用恰当的敬语：在正式信函中，使用适当的敬语可以显示出尊重和礼貌。
根据收信人的身份和关系，使用合适的敬语水平，例如“尊敬的先生”、“敬爱的女士”等。
4.注意语气：正式信函需要保持客观中肯的语气，尽量避免情绪化的措辞。
即使是对不满或抱怨，也要用正式的措辞表达，并提供相关证据或事实支持。
5.检查拼写和语法：在发送正式信函之前，务必仔细检查拼写和语法错误。
这些错误可能会影响对信息的理解，并给人留下粗心的印象。
6.使用专业词汇：在正式信函中，尽量使用专业词汇和专业术语，以确保信息的准确性和专业性。
信函的礼仪
信函的礼仪信函的礼仪一、完整在写信时，为了避免传输错误信息，务必使书信的基本内容“按部就班”、完整无缺。
例如，在信文中提到收到对方来信，或是在末尾落款时，不可一笔带过，而应准确到具体日期。
一般要求写明何月何日，必要时还须写明何年何月何日何时。
在书写信封时，双方的邮编不可缺少。
另外，在书写收信人及发信人地址时，要力求其完整，而不宜采用简称。
惟有如此，方能确保书信被及时送达，或是因故被退还时不至于丢失。
二、清楚书写信函时，必须使之清晰可辨。
要做到这一点，须注意以下四个方面：（１）字迹要清楚，切勿潦草、乱涂乱改。
（２）要选择耐折、耐磨、吸墨、不洇、不残、不破的信纸、信封，切勿不加选择，随意乱用。
（３）要选用字迹清楚的笔具与墨水。
在任何时候，都不要用铅笔、圆珠笔、水彩笔写信，红色、紫色、绿色、纯蓝等色彩的墨水也最好别用。
（４）在书信里叙事表意时，要层次明、条理清，有头有尾，切忌天马行空、云山雾罩，令人疑惑丛生，不知所云。
这是写商务信函要特别注意的一点。
三、简洁写信如同作文一样，同样讲究言简意赅、适可而止。
在一般情况下，写信应当“有事言事，言罢即止”，切勿洋洋洒洒、无休无止。
当然应当避免为使书信简洁而矫枉过正，走向另一个极端，过分地惜墨如金，而使书信通篇冰冷乏味。
四、正确在写信时，不论是称呼、叙事，还是遣词造句，都必须做到正确无误。
在信中，杜绝出现错字、别字、漏字、代用字或自造字，也不要为了省事，而用汉语拼音或外文替代不会写的字。
在书写收信人姓名、地址、职务及尊称时，不允许出现任何差错。
书写信封时，在收信人姓名之后书写的称呼如“同志”、“先生”、“小姐”等等，是专供邮递员或带信人使用的，而并非是发信人对收信人所用的称呼，因此像“大人”、“爱妻”、“小弟”之类的私人称呼，是不宜出现的。
五、礼貌写信人在写信时，要像真正面对收信人一样，以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。
其中的一个重要做法，就是要尽量多地使用谦词与敬语。
信函及公文礼仪
四、怎样写备忘录
• 备忘录（Memorandum/Memo）是写给公司内部人 员的信，有时像一张便条提醒某人注意某件事，有 时也比较长。写备忘录有很多形式，有的公司有印 好的专门用来写备忘录的纸。通常包括下列内容：
• 1.To/For the attention of /FAO（写给谁）
• 2.From（谁写的）
• 执笔人或打字员姓名的第一个字母组成，以示负责或必要时查考，
• 执笔人写左侧，打字员写右侧，如EK/SM。
• 11.附件：（Enclosures）
目录册、价格单等。
• 12.抄送：（Carbon copy 或 ec）
• 此符号表明要将此信抄送给另外的人，打在附件下方。
• 13.附笔：（post cript）
收到祝贺信，有礼貌的做法是； ④最后希望送礼人有一开能亲自来看看礼物的用途
三、书写业务书信的基本原则
包括公司名称、象征、案徽、标识语句、 号码、
Smith
给一位男士
七、怎样写辞职信
• 用冷静、正面的语气，一般写法 ①写明准备离职的日期 ②说明辞职的原因 ③赞扬公司，管理人员和雇员，也
可以自豪地提到自己的业绩 ④祝愿公司和职员的将来
• 同事寻求新职位，或你的名字作为证明人列 3、提出帮忙，最好是具体的。
抄送：（Carbon copy 或 ec）
在求职信上 最好收到信当天就回信，如不能马上作答，也应写信解释原因，这样有助于建立起信任和友谊。
3、提出帮忙，最好是具体的。
Re/Ref/Subject/Concerning（关于什么）
五、怎样写电传、电子邮件
• 1.电传（Telet）
• To:收件人电传机号码、 公司电传代码、国际代 码
商务信函中的格式规范与商业礼仪
商务信函中的格式规范与商业礼仪在商业交流中，商务信函作为重要的沟通工具，承载着商务合作的内容与意图。
为了确保信息的准确传达并展示专业形象，商务信函的格式和商业礼仪显得尤为重要。
本文将探讨商务信函中的格式规范与商业礼仪，帮助读者更好地撰写和应对商务信函。
一、信头格式商务信函的信头格式应清晰明确，包含发件人和收件人的相关信息。
通常，信头的排列顺序是：发件人、日期、收件人、称呼、主题。
1. 发件人信息：包括公司名称、地址、电话、传真和邮件地址。
在写商务信函时，应确保发件人信息准确无误，以避免因信息不清晰而引发的沟通障碍。
2. 日期：在信头右上角标明信函的日期。
日期应以月份全称，并在日期与年份之间加上逗号。
3. 收件人信息：包括公司名称、地址、电话、传真和邮件地址。
确保收件人信息与实际接收人一致，以免造成误解或信息传达不准确。
4. 称呼：合适的称呼能够展示出商业信函的礼貌与尊重。
一般而言，“尊敬的”可用于称呼公司的高管或领导，“敬启者”可用于称呼普通员工。
5. 主题：信函的主题应清晰明确，能够准确概括信函内容。
可以使用粗体或下划线来突出主题，使其更易被读者注意到。
二、信函正文商务信函的正文需要表达清晰、简洁，通过采用恰当的段落结构和格式来确保可读性。
1. 段落结构：每一段落应仅包含一个主题，并在段首缩进一个字距。
通过适当使用空行，可以使各段之间的内容更易于区分，提高整体阅读体验。
2. 字体与字号：在商务信函中，通常使用宋体或微软雅黑字体，字号一般为12号。
确保正文字体与字号的一致性，避免过度使用斜体或粗体，以免影响阅读体验。
3. 行距与间距：商务信函的行距应保持适度，一般建议使用1.5倍行距或稍大。
行间距适宜保持与字体大小相匹配，使得整篇信函内容美观且易于阅读。
4. 标点符号：标点符号的使用应准确得体，注意避免使用过多或不必要的标点符号。
在商务信函中，应尽量使用正式的标点符号，如逗号、句号和问号等。
三、落款与签名商务信函的落款与签名部分是信函的结束和发件人身份确认的重要组成部分。