Word_邮件合并如何批量打印带照片

Word 邮件合并如何批量打印带照片
准备工作：准备一份考生信息数据库，可以是Word 创建的数据源，也可以像Excel 工作簿、 Access 数据库、Query 文件、Foxpro 文件，都可以作为邮件合并的数据源。

只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。

需要注意的是：在使用Excel 工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。

这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。

我最常用的是Excel 簿，里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片的路径和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的准考证号或姓名的话，可免），假设照片放在e:\photo 文件夹里，每位考生的照片文件名和准考证号相对应（如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题）。

数据准备工作的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔细校对正确。

接下来的工作就是要设计邮件合并的模板了，步骤如下：
1．启动word 程序，从菜单栏中选择“工具\邮件合并”，将出现“邮件合并帮助器”对话框；
2．在“邮件合并帮助器” 对话框中的第一步“主文档”中单击“创建” 下拉按钮，选择“套用信函” （如果想在一张纸上打印多份的话，选择“分类”），再在出现的对话框中点击“活动窗口（A）” 按钮。

3．在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据（G）”下拉按钮，选择“打开数据源(O)…”，在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel 电子表格，点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档（M）”，这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏4．然后画好表格填好项目，进行排版、设置纸张，再把光标置于要插入相应项目的位置，点击“邮件合并”工具栏的“插入合并域”下拉菜单（下拉菜单中的相应选项与Excel 数据表格中的标题行是一一对应的），然后单击下拉菜单中的相应选项，直至插入所有只包含文字的域。

5．下面是实现批量打印照片的关键一步，就是照片域的实现： 先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9 插入一个域，输入“IncludePicture "e:\\photo\\”（不包含外侧双引号），再按
Ctrl+F9 插入一个域，输入“MergeField "准考证号 "”，光标定位到这个域之后输入“.jpg"”，最后看到的结果应该是：{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg"}。

（这一步思路很好，用“准考证号” 后就省得为每个文件输入路径了） 现在保持光标在域中，按Shift+F9 将代码转换为结果，也就是把图片内容显示出来。

这时候如果什么也没显示，不要慌，按个F9 刷新一下域就行了。

其实，在按Shift+F9 之前直接按F9 刷新域也可以显示出来图片。

不过图片大小似乎不太合适，调整一下吧。

6．然后单击合并到新文档按钮，切换到生成的新文档里，咦，怎么照片处什么都没有？不会是上当了吧？
别急，保存生成文件（不用关闭文件再打开），按Ctrl+A 全选，再按F9，哈哈，每位考生对应的照片是不是全出来了。

＾＿＾不对……好像所有的图片好像显示的都是第一个人的照片。

没关系，全选这个Word 文档，然后按F9 对所有域进行刷新。

这时候图片应该都换成了正确的图片，如果还没有——也许 Word 有这么个BUG——那你就先把这个文档保存下来，关闭，再打开，全选，F9 刷新。

图片刷新的问题是解决了，但是又出现了另一个问题，图片大小都变成调整前的了。

也就是说，我们插入INCLUDEPICTURE 域之后所做的调整，全都失效。

查查Word 的帮助文档，可以找到，所有域代码都可以有一个开关，用来保存对域结果进行的格式修改： \* MERGEFORMAT（注意前面的\*是必须的，“*”后面有个空格）。

所以，将上面的 INCLUDEPICTURE 域代码修改为{ INCLUDEPICTURE "e:\\photo\\{MergeField "准考证号 "}.jpg" \* MERGEFORMAT } 在邮件合并模板中F9 刷新显示图片，调整图片，再合并成新文档，刷新全部域——OK，这次全都是调整后的格式了。

实际上插入一张照片使用的域是{IncludePicture
"e:\\photo\\001.jpg"}，插入准考证域用的是 {MergeField "准考证号"}，而本文把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture
"e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg"}从而实现了本文最初提出的要求――批量打印照片。

如果想打印在学籍、证件、档案上，在准备好数据库文件的情况下，对主文档模板作相应设计修改，同样也可以实现，可谓一举多得，不用再找专用软件来批量打印照片啦。

建议使用word2000，在word 2003 中插入文字域的方法比较烦，在这里不一一表述了。

附："INCLUDEPICTURE"的Word 域的用法：
域用法：{ INCLUDEPICTURE "FileName" [Switches ] }
"FileName" ：图形文件的名称和位置。

如果其中包含较长的带空格文件名，请用引号引住。

如{IncludePicture "D:\\Documents and Settings\\Administrator\\桌面\\用Word 邮件合并实现批量打印带照片证件\\邮件合并[url=file://\\photo\\4220001.jpg]\\photo\\4220001.jpg[/url]"}指定路径（路径：操作系统用来定位文件夹或文件的路径，例如C:\Manual\Art\Art 22.gif）时，请以双反斜杠替代单反斜杠。

例如：“C:\\Manual\\Art\\Art 22.gif”
IncludePicture 域中的文件名路径也可以使用相对路径。

如{IncludePicture "邮件合并[url=file://\\photo\\4220001.jpg]\\photo\\4220001.jpg[/url]"}，文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。

用相对路径的好处是只要把包含word 模板文件、数据库文件和照片文件夹放在一个文件夹内，那么拷贝到其他任何一台安装有office 软件的电脑上都可以合并打印了。

Switches 开关，如下：
\c Converter 指定要使用的图形筛选。

图形筛选的文件名不带有.flt 扩展名，例如，输入 picture 表示筛选文件 Picture.flt。

\d 图形数据不随文档保存以减小文件长度。

\* MERGEFORMAT 注意前面的\*是必须的，“*”后面有个空格，所有域代码都有这个开关，用来保存对域结果进行的格式修改。

注意事项：
1．插入域的时候，包含域代码的那一对大括号并不是手工输入的。

应该使用Ctrl+F9 来插入域（此时会自动插入表示域的那一对大括号），并在其中填写域代码。

2．特别注意，引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行，否则Word 将找不到图片文件，只会出现一个红叉。

比如不能写成： {IncludePicture " e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg"}，因为e：前多加了空格。

3．最后还有一点不得不说明，图片只有在应用“嵌入型”版式的时候才可以用于邮件合并。

如果选成其它格式，虽然定位方便了，但是邮件合并的时候会不认它。

如果确实需要灵活的定位，可以考虑插入一个文本框，去掉边框等属性，并在这个文本框里插入 INCLUDEPICTURE 域代码，调文本框的位置即可。