函电写作基本规范
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函电写作基本规范
一．书写格式：
函电写作有“齐头式”和“缩进式”两种格式。“齐头式”指信件各部分内容均齐左对齐（包括正文的每段首单词）；而“缩进式”则指传统格式。
目前国际上使用频率较高的是“齐头式”。
范例：
1．缩进式：
（1）TIANJIN CARPETS IMP. & EXP. CORP.
45 BAODING STREET
TIANJIN, CHINA
E-Mail Address : （2）Our Reference No.:
Tel : Your Reference No.:
Fax :
（2）Date: 3rd Dec.,2002
（3）Messrs. Williams & Warner Trading Co.,Ltd.
36 Tower Street
Sydney, Australia
（4）Attention: Mr. Arnold Simpson, Sales Department
（5）Dear Sirs, (中文可翻译为“敬启者”)
（6）Re: SHEEP WOOL
（7）With reference to our Order TC303 of 30 September for 50 M/T Sheep Wool, we shall be glad to know when we may expect delivery,as these are urgently required. The catalogue will be enclosed.
Will you please inform us by fax or e-mail, of the earliest possible date when you can deliver these goods. Should the delay be longer than two or three weeks, we shall regretfully have to cancel the order.
We look forward to your early reply.
（8）Yours faithfully,
Tianjin Carpets Import & Export Corporation （9）（签名）Julia Zhou
Manager
(10) Encl. the Catalogue
(11) cc Shanghai Branch Office 或者：cc Mr. Jones
（12）P．S．
2．齐头式：
（1）TIANJIN CARPETS IMP. & EXP. CORP.
45 BAODING STREET
TIANJIN, CHINA
E-Mail Address : （2）Our Reference No.:
Tel : Your Reference No.:
Fax :
（2）Date: 3rd Dec.,2002
（为使电文的格局美观，案号与日期可以按此范文安排，也可根据实际情况齐左对齐。）
（3）Messrs. Williams & Warner
36 Tower Street
Sydney, Australia
（4）Attention: Mr. Arnold Simpson, Sales Department
（5）Dear Sirs,
（6）Re: SHEEP WOOL
( 对于老客户，在实际业务中，第二项至第六项我们常常简化为：
To : Messrs. Williams & Warner Trading Co.,Ltd. Our .:
Attn : Mr. Arnold Simpson, Sales Department Your .:
Fm : Julia Zhou Date : 3rd Dec.,2002
Re : SHEEP WOOL ) （7）With reference to our Order TC303 of 30 September for 50 M/T Sheep Wool,
we shall be glad to know when we may expect delivery,as these are urgently required.
Will you please inform us by fax or e-mail, of the earliest possible date when you can deliver these goods. Should the delay be longer than two or three weeks, we shall regretfully have to cancel the order.
We look forward to your early reply.
（8）Yours faithfully,
Tianjin Carpets Import & Export Corporation
（9）Julia Zhou （签名）
Manager
(10) Encl. the Catalogue
(11) cc Shanghai Branch Office 或者：cc Mr. Jones
（12）P．S．
二．基本格式：
1．信头（Letterhead）：写信人有关信息（公司名称、地址、电话、传真、
E-MAIL 地址等）
2．案号和日期（Reference and Date No.）：
根据具体需要，备注“案号”，或是往来函电的序
号，或是实际书写者的名字简写，等。
而“日期”书写需注意以下几点：
（1）忌用这种形式：10/2/19，这会引起误解。
（2）英式日期写法：24th March.(逗号、句号均可) 2002
美式日期写法：March 24, （逗号、句号均可）2002
注：年份后无任何标点符号。
3．信内名址：（Inside Name and Address）指收信人所在公司名址
4．经办者：（Attention Line）通常为收信人名称。切忌直呼对方大名。
5．称呼：（Salutation）根据具体需要确定称呼，结尾处加逗号，而不是冒号。
6．标题：（Caption or Subject）函电的中心内容，简洁明了。
醒目起见，可以全部大写。
7．正文：（Body of the Letter）一个中心内容为一段；