有限公司采购(委外)订单变更业务流程
ERP订单操作流程
1、总则1.1 目的：为加强公司的系统作业流程管理，对营业部门的订单管理，制定出明确的规定和操作规程。
1.2 范围：指所有的业务订单需求。
1.3 责任：营业员对发放的订单负主要责任。
该业务涉及工作有营业员、生管员、物控员、BOM管理员。
1.4 时效：当日异动单据须当日完成系统录入并移转。
2、一般订单作业流程：2.1营业接到订单作初步评审后，先交给生管做交期评审，若交期能达成业务则录入订单，不能达成则应与客户协调。
2.2若订单不能录入，请咨询BOM管理员，看是否是新产品没建品号信息、BOM。
2.3营业员录入客户订单。
（在订单单身，可先录入客户品号，自动带出品号。
）2.4审核订单（包括订单交期、包装要求、产品品号、订单数量、单位等）；2.5发放已确认之订单给生管、物控、生产部等相关部门；2.6订单批量大的处理方式：2.6.1同交期的，应人工将订单分为多个交期。
拆分原则是：将同一交期内多个订单交期按第一个交期时间顺延进行拆分。
3、订单变更单作业流程：3.1若单身的原订单与变更订单相同，则提示“信息无变更，请按"ENTER",重新输入变更订单单身。
3.2订单变更的处理方式:3.2.1未审核的订单直接在原订单中更改;3.2.2已审核的订单且已经发出者, 在录入订单变更单之前，营业员必须依订单的现况（1、未下工单、采购单。
2、未领料，未生产。
3、已领料，未生产。
4、已领料，未产完。
5、已生产完成，已购回。
），严格按《订单变更及其后续作业规范》（见本文后）中的要求作业。
如果不按要求作业，将会导致系统内的预计销售量不正确;3.2.3营业依《订单变更及其后续作业规范》中的作业要求，必须书面通知生管、采购、生产等单位采取订单变更前的行动。
3.2.4据客户订单变更凭证录入订单变更单（包括增加订单数量和项目，减少订单数量和项目，取消订单），3.2.5列印订单变更单给生管会审；3.2.6发放已确认的订单变更单给生管、物控、采购。
采购管理流程附件1
采购管理流程拟制/日期： 审核/日期 批准/日期 生效日期:一 目的：对采购过程进行控制，以确保适时、适价、适量、采购符合要求的物料，以满足公司要求。
二 适用范围：适用于生产原材料、辅料、外购件、委外加工、仪器设备、办公用品、低值易耗品、和外发加工（OEM）所有发生采购的行为。
三 定义：3.1常规物料采购：指计划内生产物料的采购；3.2非生产性物料采购：指非计划性物料的采购、（如办公用品、仪器设备、固定资产、低值易耗品、设备设施检修维修类备品配件等物料）的采购。
四 职责：生产工厂负责生产性物料及生产类的辅助物料及相关物品的采购；研发部负责研发过程使用的相关物品及物料；行政部负责办公用品、低值易耗品及相关物品、 策划部负责企业宣传所用物品及相关物品。
（驻外办事处、机构、销售公司按原有规定）五 采购工作程序：采购部门接到PMC发布的经批准的“物料需求计划MRP后”，依以下程序制定采购计划并组织采购；5.1新物料的询价: （驻外办事处、机构、销售公司不在此规定范围按原有流程）5.1.1新物料采购询价确认流程：对需要外购的新物料，采购部门依研发部门（需求部门）确定的技术要求和品质规范，以技术图纸、样品及样品确认书等技术资料，优先从《合格供应商一览表》或潜在供应商找适合的供应商、确认其质量保证能力、交付能力、及继续满足要求的能力，按适价、适质、适量、适时、适地、原则向至少3家以上供应商同时询价。
各采购人员应对所采购物料价格及质量负责。
5.2询价纪录：5.2.1 采购人员在同供应商询价后应做好询价比较纪录，主要考虑质量、价格、折扣、交货日期、付款条件等，在需要的情况下采购人员同请购人一同参与供应商的讨论。
5.2.2在货物质量、交期、能满足要求的情况下，原则上选择报价最低的供应商，特殊情况下，如价低者质量有问题，方可选择报价较高的供应商，但必须详细说明原因进行审批，以便日后参考。
5.2.3议价谈判：采购人员应选择合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物品的价格、数量、质量、供货方式、货款支付、长期合作意向等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商合作。
XXXERP-u8委外业务操作手册
XXXERP-u8委外业务操作手册和启用在输入完毕表头和表体内容后，点击〖保存〗按钮保存物料清单。
若需要对物料清单进行修改，则可在物料清单维护界面选择相应的物料清单进行修改。
在保存后，需要对物料清单进行审核，审核通过后才能启用该物料清单。
审核不通过的物料清单需要修改后重新提交审核。
启用后的物料清单才能在委外订单中使用。
二、委外订单录入1．委外订单录入菜单路径：采购—采购订单—委外订单—委外订单（见图）。
在〖委外订单〗界面，输入相应的订单头和订单行内容。
订单头内容列表：字段名称供应商编码供应商名称部门编码部门名称业务员编码业务员名称订单日期交货日期是否紧急内容说明委外加工的供应商编码委外加工的供应商名称委外加工的部门编码委外加工的部门名称委外加工的业务员编码委外加工的业务员名称委外加工订单的日期委外加工订单的交货日期是否为紧急订单订单行内容列表：字段名称物料编码物料名称规格型号计量单位数量内容说明加工成成品的原材料编码加工成成品的原材料名称加工成成品的原材料规格加工成成品的原材料计量单位加工成成品所需的数量2．委外订单审核和下达在输入完毕委外订单内容后，需要进行审核。
审核通过后，可下达委外订单。
委外订单下达后，系统会自动生成委外到货单和委外材料出库单。
委外加工商按照委外订单要求进行加工，并将加工成品送至公司。
三、委外到货单处理1．委外到货单录入菜单路径：采购—采购订单—委外订单—委外到货单（见图）。
在〖委外到货单〗界面，输入相应的到货单头和到货单行内容。
到货单头内容列表：字段名称供应商编码供应商名称部门编码部门名称业务员编码业务员名称到货日期订单编号内容说明委外加工的供应商编码委外加工的供应商名称委外加工的部门编码委外加工的部门名称委外加工的业务员编码委外加工的业务员名称委外加工成品到货的日期委外加工订单的编号到货单行内容列表：字段名称物料编码物料名称规格型号计量单位数量内容说明加工成成品的原材料编码加工成成品的原材料名称加工成成品的原材料规格加工成成品的原材料计量单位加工成成品到货的数量2．委外到货单审核和入库在输入完毕委外到货单内容后，需要进行审核。
k3cloud5.0委外操作手册
委外管理操作手册K3cloud外网登入地址：1、浏览器用户登入方式:双击打开浏览器，进入浏览器页面，如下：2、客户端用户登入方式：双击打开K3Cloud客户端，进入登入界面，如下：进入操作界面需注意：选择相应的组织进行业务操作委外管理整体流程：委外管理：基础资料建立—供应商点击供应商，进入供应商新增界面：委外管理：辅助资料—补料、退料及变更原因设置：委外管理—系统参数设置：委外参数主要设置来料不良与作业不良退料时设置默认仓库委外管理—单据类型设置委外订单分为：普通委外订单及返工委外订单单据类型：可设置打印次数控制及参数设置委外管理相关数据—物料清单点击物料清单，进入物料清单新增界面：点击保存提交审核完成物料清单建立。
委外业务流程—委外订单新增点击委外订单，进入委外订单新增界面录入需委外的物料编码，点击保存提交审核，下达前需审核用料清单；（也可通过审核时自动审核用料清单）审核用料清单后，再在“行执行”下点击“执行至下达”后，方可下推生成采购订单：点击确定，进入采购订单，单据类型为“标准委外”的新增界面：点击保存提交审核完成采购订单新增。
完成采购订单后，方可通过委外订单下推关联生成委外领料单：点击，确定进入委外领料单新增界面：点击保存提交审核完成委外领料。
委外管理—委外退料委外管理---委外补料可通过委外退料单下推关联生成委外补料单（作业不良退料）可通过委外订单下推关联生成委外领料单（良品退料）也可通过委外订单下推关联生成委外补料单（来料不良退料）保存提交审核完成委外补料。
委外管理—委外入库委外入库是根据采购订单（单据类型为：委外）下推关联生成采购入库单（单据类型为：委外）保存提交审核完成委外入库。
委外管理—委外核算。
XX公司业务蓝图
系统实施文档之XX有限公司K3项目实施·业务蓝图文档作者：XX项目组创建日期：2008-06-08修改日期：2008-10-10确认日期：当前版本：3.0拷贝数量：1审批签字:客户方项目经理：实施方项目经理：目录1 流程概述....................................................................................................................................... 错误！未定义书签。
1.1流程图图例................................................................................................................................. 错误！未定义书签。
1.2总体业务流程............................................................................................................................. 错误！未定义书签。
2 综合部流程................................................................................................................................... 错误！未定义书签。
2.1综合部总体流程......................................................................................................................... 错误！未定义书签。
公司采购流程变更通知
公司采购流程变更通知尊敬的各位部门负责人及员工：为了提高公司采购效率，优化采购流程，经公司领导班子研究决定，对公司采购流程进行调整和变更。
现将有关事项通知如下：一、背景随着公司业务的不断扩张和发展，原有的采购流程已经不能完全适应当前的需求。
为了更好地满足公司各部门对采购工作的需求，提高采购效率，我们决定对公司的采购流程进行调整和优化。
二、变更内容1. 采购申请流程调整原先的采购申请流程较为繁琐，为了简化流程、提高效率，新的采购申请流程将进行调整。
具体调整如下：申请方式：采购申请统一由各部门负责人或指定人员填写并提交。
审批权限：采购金额在一定范围内的申请将由部门负责人审批，超出范围的将由公司领导审批。
2. 供应商管理优化为了确保供应商质量、降低采购成本，我们将加强对供应商的管理和评估。
具体措施包括：供应商评估：对现有供应商进行全面评估，并建立供应商档案。
拓展供应商资源：积极寻找新的优质供应商，拓展采购渠道。
3. 合同管理规范为规范合同管理流程，避免合同风险，我们将加强合同管理工作。
具体措施包括：合同审核：强化合同审核程序，确保合同内容符合法律法规。
合同归档：建立完善的合同归档系统，便于查阅和管理。
三、执行时间上述采购流程变更将于通知发布后立即生效，请各部门严格按照新流程执行。
希望各部门负责人积极配合，确保新流程顺利实施。
如在执行过程中遇到问题或有任何建议，请及时与采购部联系沟通。
特此通知。
公司采购部日期：XXXX年XX月XX日。
委外加工作业流程
委外加工作业流程任人/采购员流程责任人为物控员，其根据紧急程度编制《委外加工计划》提出物料委外加工申请。
XXX主管、采购部主管分别对《委外加工计划》进行审核，同意后签名确认返交物控员，不同意则返交XXX主管处理。
此步骤是为了确保委外加工的紧急性和必要性。
采购员根据《委外加工计划》/《委外加工订单》的周期、数量分析，在选择好加工厂后编制《委外加工订单》，并分发相关部门。
采购部主管审核或副总经理审批《委外加工订单》后分发相关部门，仓管员根据《委外加工订单》准备好委外加工物料，物控员跟进物料的准备情况，采购员跟进委外加工所需资料。
这些步骤是为了确保委外加工的顺利进行。
采购员通知加工厂来厂提货，仓管员准备好委外加工物料后开具《物料/半成品出仓单》、《放行条》交加工厂收货人员签收，并交仓库主管审核后予以放行。
采购员、物控员跟进委外加工进度。
这些步骤是为了确保物料的安全运输和委外加工的进度掌握。
仓管员根据《物料进仓作业流程》进行数量验收，进料品管员参照《来料检验作业流程》检验加工回厂的物料。
仓管员参照《物料进仓作业流程》收料进仓，对于委外物料不良信息以电话通知物控员。
这些步骤是为了确保物料的质量和不良信息的及时处理。
对于加工过程中产生的异常，由加工厂责任人或公司采购员双方进行沟通、协商。
如需变更委外加工内容的，由采购员开具《订单变更通知单》报请核准同意后传真至加工厂。
财务人员审查物料发出数量与进仓数量是否一致，若发生物料短缺的，须向加工厂索赔或按《供应商合作协议》处理。
这些步骤是为了确保异常情况的妥善处理和物料数量的准确性。
物控员、采购员负责参照《来料不合格品处理作业流程》跟进不合格品的处理，并及时提出是否补充加工。
仓管员将物料不良信息以电话告知物控员。
这些步骤是为了确保不合格品的及时处理和委外加工品质的保障。
因此，本公司的委外加工作业流程包括委外加工申请、编制委外加工订单、物料、资料准备、外发加工实施、进料验收、信息处理、异常处理和后续跟进处理等环节。
委外处理操作指导
目的使委外处理管理规范化，加强委外加工的过程控制，确保委外过程的品质、交期、服务满足客户需求。
范围适用本公司所有需要委外处理的产品。
定义委外处理：指本公司委托外部工厂进行加工生产的处理过程，包括各种氧化、涂层、镀层、渗层、热处理、抛光、喷砂、喷漆、喷粉，焊接等相关工艺。
职责外协委外处理加工供应商的开发、评审及单价的收集，委外供应合同的签订，以及日常委外加工厂商的管理；包括月度评价、周期性评审调查及合格供应商资格取消等；委外加工过程控制，包括加工产品进度、品质、数量控制，账面处理等。
技术参与供应商的开发及、评审及过程技术支持。
品质委外加工产品的品质监控，参与委外厂商的评审，协助生产部对委外加工过程控制。
物流委外产品的收发与数理监控。
委外程序委外供应商的开发根据产品需要委外处理的技术需求，寻找符合要求的委外处理厂商，收集《供应商信息调查表》，了解供应商公司的经营规模、产能、质量、人员、主要客户并要求公司提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证及相关的体系证书文件。
收集的委外处理厂商资料符合公司的要求时，组织品质、技术及相关部门对其进行实地评审《供应商评价表》。
供应商产品评估，提供详细的报价标准，产品报价单《报价单》供应商样品试制，根据提供技术文件要求做产品试样，送拓冠品质鉴定，对外观及尺寸做全面检测。
采购整理《供应商报价单》提交副总审批。
采购通过谈判与供应商签订《采购合作协议文件》、《质量保证协议条款》通过考核后列为《合格供应商名单》。
产品开发根据生产业务的需求，对需要外协力量完成的特殊处理工艺开展的样品试制《检测。
技术协助准备产品开发技术资料：《技术文件》明确技术要求。
品质协助提供产品质量检测标准，《检验指导书》产品尺寸及外观验收标准。
采购根据产品特性选择合适供应商开展样品试制程序。
式样采购将技术要求与供应商沟通试样计划并实施跟踪。
试样完成后将产品送提供物流部签收，并填写《送检单》提交品质部对试样产品的尺寸及外观做全面鉴定。
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BLPS009
业务流程名称
采购（委外）订单变更
责任部门
岗位
流程图
科长
1、供应员下达采购订单后传真至供应商，供应商回复无法完成时，则需要将原采购订单关闭，同时根据关闭的采购订单的规格及数量手工增加采购订单给另一家供应商供货，如只有一家的只有通过协商及调整计划实行；
2、如果因销售订单增加或生产订单增加需要增加采购订单，则可以直接再增加一张采购订单，也可以在原采购订单上变更采购数量；
3、如果因销售订单减少或生产订单减少需要减少采购订单，则需要根据供应商送货及备货情况而定：
①、如果采购部分到货，而供应商已备货（在单量），则关闭采购订单原记录行，增加新记录行，变更为还需到货的数量，打印变更订单传真给供应商；
②、如果采购部分到货，供应商备货情况允许变更，到货部分又能满足XX需求，则关闭整个订单；
③、如果采购未到货，关闭采购订单（保留记录），用变更采购订单模版打印，传真给供应商，系统中重新运算MPS/MRP后拷贝生成采购订单，审核执行。
表单：
采购订单
变更采购订单
报表：
采购订单执行统计表
未完成业务明细表
待处理订单明细表