秘书实务
现代秘书实务课程学习内容
现代秘书实务第一章秘书实务概述1、秘书实务的含义理解（职能四个方面的关系）含义：秘书工作的实际事务。
从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一门分支学科、从秘书工作的职能角度来看，秘书实务是指秘书工作中具体办理事务的职能。
秘书工作职能的四个方面：辅助决策、处理信息、协调关系、办理事务（办文、办会、办事过程）秘书工作职能的四个方面的关系：办理事务职能是秘书实务的具体内容。
秘书实务是秘书工作的一个组成部分，与辅助决策、处理信息、协调关系的职能相互联系和渗透，互为条件，构成秘书工作的整体。
秘书实务是实现秘书工作各项职能的充分必要条件。
2、秘书实务的内容（1）拟写文书（2）处理文书（3）组织会议（4）安排领导活动（5）接待工作（6）信访工作（7）督查工作（8）协助领导处理危机（9）其他办公室日常事务：保密工作、值班工作、完成领导交办事项、管理办公用品和用房、接打电话、收发传真、管理印章与介绍信3、秘书实务的作用理解（危机管理案例中）（1）推动管理信息环流领导管理过程是动态控制系统，由研究、决策、执行、监督、反馈五个子系统构成，各子系统由信息连接。
（2）实现秘书工作职能（3）提高领导管理效率4、秘书实务的性质（从属性）（1）从属性秘书实务应领导工作需要而发生，从属于领导工作，呈现被动性（2）服务性5、秘书实务的特点（潜隐性）综合性、繁复性、程序性、突击性、潜隐性（具有潜在隐蔽的特点，包括活动名义的假借性、活动过程的幕后性、劳动成果的利他性）、机要性6、秘书实务的原则理解（1）主动原则①随时掌握领导工作的目标、思路和发展脉络，在思想上与领导保持高度一致，不断增强做好秘书实务的自觉性，提高秘书实务的针对性②加强工作的预见性，掌握工作的主动权。
首先，对领导工作的需求（当前需求、可能性需求）进行预测；其次，对过去、将来突发危机早做准备。
③善于总结秘书实务的经验和规律，不断提出改进秘书事务的新方法，努力提高秘书实务的水平，以适应形势的发展变化和领导工作的新要求、新标准。
秘书实务教学设计（二篇）
秘书实务教学设计一、课程性质秘书实务是我院文秘和法律文秘专业的一门专业核心课程。
它具有很强的专业性、综合性、实践性和规范性，对培养学生的专业思想、专业基础和专业技能均有突出的意义，是将本专业学生培养成具有一定行政管理工作能力之人的重要一环。
通过该课程的学习，使学生掌握本职业岗位必需和够用的基本理论，使学生具备文书处理与写作能力、办公室事务处理能力会议组织与服务能力和商务活动能力。
该课程与应用写作、档案管理、公共关系等课程相辅相成，构成该专业培养目标的核心课程群。
二、课程教学目标通过该课程的学习使学生具备办文、办会、办事的业务处理能力。
本课程采用项目导向、任务驱动、现场仿真教学模式。
三、课程任务1、使学生掌握秘书素质与职业道德的基本要求;2、使学生掌握文书处理与写作技能;3、使学生掌握办公室事务处理技能;4、使学生掌握会议组织与服务技能;5、使学生掌握商务活动技能。
四、课程内容设计本课程通过对秘书人员岗位的调查和详细分析，以秘书职业能力为核心来设计教学内容，具体如下：理论知识秘书基本要求1.秘书职业认识2. 秘书的职业道德与素质实训秘书职业能力职业能力与教学内容分配表秘书职业岗位能力及教学模块职业基本能力秘书职业核心能力能力模块教学模块实训项目接待能力接待工作日常接待宴请接待信访工作信息收集与处理能力信息工作信息工作调研能力调研工作沟通与协调能力沟通与协调客户沟通与协调客户服务办公设备使用能力办公设备使用办公设备使用办公室事务处理能力办公室事务管理活动安排商务旅行计划接打电话值班工作文书处理与写作能力办文工作文书的处理会务组织与服务能力会务工作会议方案制订会场布置会务服务会见与会谈安排商务活动安排能力商务活动工作签字仪式庆典活动新闻发布会五、教学模块实施方案秘书实务教学设计（二）教学目标:1.了解秘书的工作职责和技能要求。
2.掌握秘书的基本工作流程和操作技能。
3.培养秘书的沟通能力和团队合作能力。
秘书实务试题及答案
秘书实务试题及答案一、单项选择题1. 在商务会议中，秘书应如何处理突发情况？A. 忽略并继续会议B. 立即通知上级C. 根据情况采取适当措施D. 仅记录不采取行动答案：C2. 秘书在准备会议资料时，以下哪项内容不需要包含？A. 会议议程B. 参会人员名单C. 会议场地布置方案D. 会议预算答案：D3. 以下哪种沟通方式不属于书面沟通？A. 电子邮件B. 报告书C. 电话会议D. 内部备忘录答案：C4. 秘书在处理日常事务时，应优先考虑的原则是：A. 效率优先B. 保密性C. 客户满意度D. 创新性答案：B5. 以下哪项不属于秘书的职责范围？A. 管理办公室用品B. 组织公司活动C. 制定公司战略D. 维护公司形象答案：C二、多项选择题1. 秘书在接待外宾时需要准备的事项包括：A. 了解外宾的背景B. 准备会议资料C. 安排交通工具D. 翻译会议记录答案：A, B, C, D2. 秘书在处理文件时应注意的事项有：A. 文件的保密等级B. 文件的归档方式C. 文件的传递途径D. 文件的销毁时间答案：A, B, C, D三、判断题1. 秘书只需负责接待工作，不需要参与会议的策划和组织。
(错误)2. 秘书应具备良好的时间管理能力，以确保所有工作都能按时完成。
(正确)3. 秘书在处理电子邮件时，可以随意转发给无关人员。
(错误)4. 秘书应熟悉公司的业务范围和运营流程，以便更好地完成工作。
(正确)5. 秘书不需要具备基本的财务知识，因为这与他们的职责无关。
(错误)四、简答题1. 简述秘书在组织会议时应注意的事项。
答：秘书在组织会议时应注意以下事项：首先，明确会议的目的和议程，确保所有相关议题都得到充分讨论。
其次，提前准备会议资料，并确保参会人员能够及时收到。
再次，合理安排会议时间和地点，考虑参会人员的日程和交通情况。
最后，做好会议记录，确保会议决策和讨论结果得到妥善保存和传达。
2. 描述秘书如何处理突发事件。
秘书实务(高等教育出版社)《秘书实务》说课课件
采用项目分解式教学强化秘书礼仪各专
项技能，将实践教学贯穿于整个培养过程， 避免孤立、形式化地设置实践教学环节。以 学生为主体的实践教学过程，特别是创新实 验和综合实训（虚拟案例和模拟项目），能 活跃学生的思维，发挥学生的学习主动性， 创新思想。运用讨论式、团队协作式、朋辈 评估式等教学方法，采用案例分析与情景模 拟、小品表演等技能训练形式进行实训。在 实训教学中，可以借鉴现代企业的员工培训 的方法，改变以往的以教师为中心的教学方 法,要求学生既掌握理论又会熟练操作。
思考与训练
1、小王应聘秘书职位，由公司人事副总面试。小 王特意理发，擦了不少摩丝，借了全套名牌西 服、皮鞋和一只名牌皮包……。结果，没有被 录用。他想不出是为什么？你替小王想想？
2、甲公司与乙公司的合作协商，进行之中，公司 委派年轻能干的小钱继续商谈下一步的事宜。 但不久对方电话要求他们换人，否则合作告吹。 原来，小钱在商谈是仰靠在沙发上，跷着二郎 腿，不是玩弄手机，就是东张西望。
二、教材分析
教材选用：中国人民大学出版社 谭一平编著 《现代职业秘书实务》
课程教学模块体系具体如下： • 职业认知模块：了解秘书从业环境、秘书素
养与可持续性发展（秘书职业生涯规划）。 • 办会模块：掌握会议组织与管理的知识与技
能。 • 办事模块：掌握秘书事务管理的知识与技能。 • 办文模块：掌握文书拟写与处理的基本常识
项目模块实训体系
一大知识基础：礼仪基础知识，包括礼仪的
内涵、原则、特征、意义，礼仪修养等。
四大能力模块：秘书基本能力，包括礼仪形
秘书实务试题及答案
秘书实务试题及答案试题一：1. 请简要介绍秘书在组织管理中的作用及职责。
秘书在组织管理中扮演着重要的角色，他们负责协助高层管理者开展日常工作，并牵涉到组织内部及与外部的各种业务。
秘书的主要职责包括但不限于：安排会议、行政工作的协助、文件和资料的管理、沟通和协调工作的桥梁、保持机密性等。
通过对组织日常运营的有效管理，秘书能够确保顺利的落实工作计划、提高效率和工作质量。
2. 请列举并简要阐述秘书在会议筹备中的工作内容。
在会议筹备中，秘书的工作涵盖以下几方面：- 安排会议时间、地点和参会人员，并发送邀请函。
- 收集、整理并发送与会议相关的文件、资料和议程。
- 管理会议室的预订、准备会议设备和提供必要的技术支持。
- 制定会议记录并及时通知与会人员。
- 协调与会者的餐饮和住宿安排。
- 根据需要组织会议后的跟进工作。
3. 在文件管理中，秘书需要做些哪些工作？请举例说明。
文件管理对于秘书来说至关重要。
秘书需要负责对文件进行分类、保存、整理和归档，以确保文件的易查找和保密性。
具体工作包括但不限于：- 根据文件的重要性和紧急程度，制定合理的分类和归档系统。
- 确保文件的安全存储，并制定灾备和回收计划。
- 为文件编制清晰的索引和目录，便于查找和追溯。
- 更新和维护文件管理系统，确保文件记录的准确性和实时性。
- 整理和清除过期或无效的文件，减少存储空间和数据冗余。
试题二：1. 简要解释行政工作中的机密性和保密工作。
在行政工作中，机密性是指必须对组织内部和与外部有关的特定信息进行保密和限制访问。
保密工作是指秘书根据组织的规定和政策，负责处理和管理这些机密信息，以防止信息的泄露和滥用。
2. 请列举并解释一些常见的行政工作中的保密原则。
保密原则在行政工作中非常重要，以下是一些常见的保密原则：- 需知原则：只授权工作必需知晓特定机密信息的人员。
- 需密原则：情况需要，限制机密信息的传播和访问。
- 需控原则：建立适当的访问控制和审计机制，确保机密信息的安全。
《秘书实务》第一章-文字工作（编辑定稿）
《秘书实务》第一章-文字工作（编辑定稿）第一篇：《秘书实务》第一章-文字工作(编辑定稿) 第一章文字工作第一节文字工作概述一、文字工作的概念和内容文字工作——将各种信息转变成书面材料的工作。
包括文稿撰拟和文字记录两大类。
文字工作几乎贯穿一切秘书工作的始终。
二、文字工作的意义(一)秘书机构发挥参谋作用的重要途径(二)秘书机构做好其他工作的前提条件(三)秘书增长才干、展示才华的良好机会三、秘书文字工作的特点(一)写作活动的受动性(二)思维形式的抽象性(三)表达方式的综合性(四)成文过程的程序性第二节文稿撰拟一、秘书撰拟文稿的种类(一)各种法定公文(二)其他通用文书(三)商务文书和公关礼仪类文书(四)上司讲话稿(五)媒体署名文章(六)新闻报道二、文稿撰拟的方式(一)秘书个人撰拟(二)小组集体撰拟(三)职能部门代拟三、文稿撰拟的质量要求(一)准确反映上司意图(二)内容符合法律政策(三)观点明确、逻辑严密(四)内容实在、篇幅简短(五)语言规范、行文得体四、文稿撰拟的一般过程(一)文稿起草前的准备第一，思想准备。
第二，材料准备。
第三，拟定提纲。
(二)初稿的撰拟注意恰当地使用材料。
应用性文体对语法、逻辑、格式的规范要求比较严格。
(三)文本的校核、检查和修改1.文本的校核2.文本的检查和修改（内容、语言）(四)文稿的审核、签发和定稿第三节文字记录一、文字记录工作的特点(一)即时性(二)格式化(三)制度化(四)准确性二、文字记录的种类电话记录、值班记录、信访记录、接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。
(一)大事记录(二)上司讲话记录三、文字记录的一般要求(一)备好记录工具,准备随时记录(二)培养倾听和判断能力,快速做出记录(三)及时补充和修改,认真整理记录(四)科学地制作表格四、文字记录的方法(一)要点记录法(二)详细记录法(三)文字记录与录音、录像技术并用法第二篇：秘书实务一、单选题30.考虑来宾座次安排的主54.会议评估反馈数据的分字数是(500字)1.秘书实务的性质是(专业要因素是(地位高低、职务析报告通常应递交给（主管79.正在通话中,如电话突性)大小）领导）。
秘书实务基本学习资料
秘书实务基本学习资料秘书实务是现代企事业单位中不可缺少的一项工作，秘书实务的基本学习资料包括了秘书职责、秘书技能以及秘书素质等方面的内容。
接下来，我将为大家详细介绍秘书实务基本学习资料。
一、秘书职责作为一名秘书，他/她的主要职责包括了以下几个方面：1. 日常办公事务的处理：包括文件的管理、资料的整理、会议的安排、来访客人的接待等。
2. 时间安排和日程管理：秘书需要协助上级安排日常工作的时间和优先级，并提醒上级履行各项工作。
3. 文件起草和处理：秘书需要负责起草各类文件，如信函、备忘录、报告等，并进行审校、打印、分发等工作。
4. 会议组织和协调：秘书需要为会议安排场地、邀请参会人员、准备会议资料和记录会议纪要等工作。
5. 出差和活动安排：秘书需要协助上级安排出差和参加各类活动的行程、交通和住宿等安排。
6. 客户关系管理：秘书需要与内外客户保持良好的沟通，解决客户问题并提供满意的服务。
二、秘书技能为了胜任秘书这个职位，秘书需要具备一定的技能，包括但不限于以下几个方面：1. 书写和文件处理能力：秘书需要具备快速、准确地书写和处理书面文件的能力，包括字体清晰、排版整齐等。
2. 协调和组织能力：秘书需要协调上级和其他部门的工作，组织各类会议和活动，并有效地安排时间和资源。
3. 沟通和协作能力：秘书需要具备良好的沟通和协作能力，与不同层级的人员进行有效的沟通和协调。
4. 信息管理能力：秘书需要掌握信息管理技巧，包括文件归档、电子邮件管理、日程安排管理等技巧。
5. 技术应用能力：秘书需要熟练掌握办公软件和办公设备的使用，如Word、Excel、PowerPoint等。
6. 语言和外语能力：秘书需要具备良好的汉语表达能力，同时熟练掌握一门外语，以应对跨国企业的沟通需求。
三、秘书素质除了职责和技能外，秘书还需要具备一些素质，以提升工作的效果和价值，包括但不限于以下几个方面：1. 保密意识和责任心：作为一名秘书，秘书需要具备严守机密、保护公司利益的意识和责任心。
《秘书实务电子教案》课件
《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义与意义解释秘书实务的概念阐述秘书实务在现代企业中的重要性1.2 秘书实务的基本原则与要求介绍秘书实务的工作原则分析秘书实务工作的具体要求1.3 秘书实务的职业技能与素质探讨秘书应具备的职业技能讲解秘书实务工作中所需的素质第二章：秘书日常工作任务2.1 文件管理讲解文件管理的具体工作内容分析文件管理的重要性2.2 会议组织与协调介绍会议组织的基本步骤分析会议协调的要点与技巧2.3 电话接听与沟通技巧讲解电话接听的基本规范探讨沟通技巧在电话工作中的应用第三章：商务礼仪与沟通技巧3.1 商务礼仪的基本要求介绍商务场合中的礼仪规范分析商务礼仪在实际工作中的应用3.2 商务沟通的基本原则讲解商务沟通的重要性探讨商务沟通的有效方法与技巧3.3 商务洽谈与演讲技巧介绍商务洽谈的基本流程讲解演讲技巧在商务场合中的应用第四章：商务写作技巧4.1 商务写作的基本要求讲解商务写作的标准与规范分析商务写作的特点与要求4.2 商务信函与商务报告的写作介绍商务信函的写作技巧讲解商务报告的写作要点与结构4.3 商务提案与商务合同的写作探讨商务提案的写作方法与步骤讲解商务合同的写作要点与注意事项第五章：秘书实务案例分析5.1 秘书实务案例解析分析实际工作中的秘书实务案例讲解案例中的问题与解决方法5.2 秘书实务案例讨论组织学生对实务案例进行讨论引导学生从案例中汲取经验与教训5.3 秘书实务案例演练设计模拟场景进行实务案例演练讲解演练中的技巧与注意事项第六章：办公室管理与办公设备使用6.1 办公室环境管理讲解办公室环境布置的原则和方法分析办公室环境管理对员工工作效率的影响6.2 办公设备的使用与维护介绍常见办公设备的功能和使用方法讲解办公设备的维护保养要点6.3 办公用品的管理阐述办公用品的分类和管理流程分析办公用品管理的重要性第七章：信息收集与处理7.1 信息收集的基本方法讲解信息收集的途径和技巧分析各种信息收集方法的优缺点7.2 信息处理与分析介绍信息处理的基本流程讲解信息分析的方法和技巧7.3 信息资料的整理与归档阐述信息资料整理的意义和原则讲解信息资料归档的方法和注意事项第八章：时间管理与个人效率提升8.1 时间管理的基本原则讲解时间管理的重要性阐述时间管理的原则和方法8.2 个人效率提升的策略介绍提高个人工作效率的技巧分析个人效率提升的方法和注意事项8.3 时间管理工具的应用讲解时间管理工具的功能和优势分析时间管理工具在实际工作中的应用第九章：危机管理与应对策略9.1 危机识别与评估讲解危机识别和评估的方法分析危机识别和评估的重要性9.2 危机应对策略介绍危机应对的基本原则讲解危机应对的具体方法和步骤9.3 危机处理后的善后工作阐述危机处理后善后工作的重要性讲解危机处理后善后工作的方法和注意事项第十章：秘书实务拓展与职业发展10.1 秘书实务的拓展领域讲解秘书实务拓展的方向和途径分析秘书实务拓展的意义和价值10.2 秘书职业发展规划介绍秘书职业发展的前景和趋势讲解秘书职业发展规划的制定方法和步骤10.3 秘书职业素养与能力提升阐述秘书职业素养的重要性讲解提升秘书职业素养的方法和技巧重点和难点解析：重点环节1：文件管理文件分类与归档方法电子文件与纸质文件的管理差异重点环节2：会议组织与协调会议策划与议程设置会议室布置与设备检查重点环节3：商务礼仪与沟通技巧商务场合着装与仪态要求跨文化交流中的礼仪注意事项重点环节4：商务写作技巧商务报告的结构与内容要求商务信函的格式与措辞规范重点环节5：危机管理与应对策略危机识别与评估的方法危机应对团队的组建与分工难点环节1：信息收集与处理非结构化信息的数据分析信息处理的实时性与准确性难点环节2：时间管理与个人效率提升优先级设定与时间分配个人时间管理工具的定制化应用难点环节3：秘书实务拓展与职业发展秘书角色转变与技能更新秘书职业发展规划的个性化制定全文总结和概括：本教案涵盖了秘书实务的各个方面，从基础的文件管理到复杂的危机应对，每个章节都包含了具体的工作流程和技能要求。
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理论篇绪论1.秘书的定义我国劳动和社会保障部颁布，《秘书国家职业标准》的定义是：“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事物并为决策及实施提供服务的人员。
”2.中国现代秘书类型3.秘书工作的内容可概括为第一类是事务性工作，第二类是管理性工作，第三类是沟通支援性工作。
4.秘书工作的特点从属性、被动性、事务性、综合性5.秘书工作的要求第一要保密----（国家秘密，工作秘密）第二要准确（客观）第三要迅速（快捷）第四要求实一般规律—坚持为领导服务6.秘书的职业道德修养职业道德：对从事一定职业的人的特殊道德要求。
（8个方面）1、爱岗敬业2、严守机密3、善于合作4、诚实守信5、文明礼貌6、廉洁奉公7、实事求事8、乐于奉献7.如何做好秘书工作1、不滥用权利。
2、做事干练，能严守机密。
3、熟练操作各种办公自动化设备。
4、具有较强的文字处理能力。
5、主动、热情、遵守纪律、性情随和。
第一章文书工作1.文书分类应用文书常用的有：行政公文(通用公文）、事务文书、商务文书（一）按照文书的形成者不同分：私人文书、公务文书（二）按公文的使用范围分：通用公文（13种）、专用公文（三）按公文涉密程度：绝密公文、机密公文、秘密公文、内部公文（四）根据公文办理时限分为：特急件、急件（五）根据公文行文的关系：上行文、下行文、平行文2.行政公文的格式①现行公文用纸采用A4型纸②行政公文的格式可以分成：文头、正文、文尾三个部分3.文书工作的基本内容1.文书的形成2.文书的处理3.文书的管理4.文书工作应遵循的基本原则为:准确、高效、安全、精简5.文书撰拟的程序文书撰写成文过程，通常经过：交拟、构思、撰稿、审稿和签发等五个环节。
6. 文书处理程序①收文处理程序签收、拆封、登记、分办、拟办、批办、承办、催办、注办②发文处理程序草拟、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、封发7. 文书处理的基本要求公文处理必须做到准确、及时、安全。
★文书处理练习题见（笔记P16）8.档案管理⑪档案的定义档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的、保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录，具有行政、业务、文化、法律和教育作用。
定期移交给档案室或档案管理人员集中保存，即为归档。
⑫确定归档范围一个单位应归档的文件材料主要有：1.上级来文 2.本单位形成的文件 3.下级报送的文件 4.相关文件⑬文书的立卷立卷的程序：1.收集文件 2.鉴别文件 3.归卷 4.调整 5.排列、编号和编目★排列：按时间、问题、作者、名称、重要程度等标准排列★填写卷内文件目录和备考表（备注）⑭文书保管的份数和保管期限长期:16～50年, 定期:1～15年, 永久保存第二章事务管理工作1.办公环境：一般可以分为软环境和硬环境2.秘书日常维护的区域个人办公区、公共办公区和上司办公区3.正确选择办公模式办公模式的种类：在家工作、远程工作、虚拟办公室、临时办公桌、弹性时间、兼职工作、合同工作、交叉工作、项目团队4.办公室的安全隐患1.建筑方面的隐患2.物理环境方面的隐患3.办公室家具方面的隐患4.办公室设备方面的隐患5.消防方面的隐患6.人为的隐患5.营造健康、安全的办公环境安全意识要求每一名秘书做到：学法懂法，树立安全意识，维护公司的利益，保护自己合法权益。
学习安全生产的有关规章制度。
主动识别安全隐患，并在职权范围内排除。
“填写隐患记录及处理表”发现险情及时报告。
发现设备故障，立即报告，并填写“设备故障登记表”。
6.导致办公模式变化的原因1、办公场地费用过高2、交通拥挤和上班高峰时段的困难3、高科技发展4、企业自身发展要求5、企业竞争的加剧6、企业组织结构的改变。
需要用人制度改变。
7、社会环境宽松，人们希望最大限度发挥才干。
7.办公用品的购买1.秘书可根据自己的需要填写办公用品需求单、办公用品申购表，经部门领导批准后交给采购部门即可。
2.购买方式有：上门购买、邮寄购买、电话购买、传真购买、网上购买3.建立办公用品库存控制卡4.原张的纸五百张为一令。
8. 秘书电话交谈的要求和技巧①秘书电话交谈的要求：规范、礼貌、简洁、保密②秘书电话交谈的技巧：不要直呼其名、用温和语言、用肯定语气表示否定意思、将命令转为请求、慎重使用你★电话事务练习书P339.印章管理⑪印章的定义：印章是国家行政机关和企事业单位、社会团体职权的重要凭证，也是国家行政机关和企事业单位、社会团体权力的象征，具有权威、凭信、标志的作用，一般由办公室或秘书保管。
⑫凡机关单位的正式印章，一律不得私自刻制。
⑬秘书或秘书部门通常要管理三类印章：一是本单位的正式印章和钢印；二是领导人的手章（签名章）；三是本办公室的印章。
⑭用印人必须填写用印申请单，经主管领导或秘书长，办公室主任批准后方可盖章。
⑮不能“有求必印”，更不能在公文纸或空白凭证上用印。
⑯正式文件只在落款处加盖公章，印章应该上不压正文，下骑年盖月。
带有存根的文件材料如介绍信等用印，还应该加盖骑缝章以备查考。
★介绍信写法书P39～4010.介绍信管理1.填写介绍信应该真实、清楚、工整。
2.书写要用钢笔或毛笔，不得随意涂改。
如有重大错误必须作废后另外填写。
一般情况下不得开具空白介绍信。
11.邮件事务①邮件的收进顺序：收取、分拣、拆封、登记、分办②邮件的发送顺序：查对、登记、装封、交寄12.值班事务1.值班的主要任务：①负责传递信息②负责来访接待③负责处理函电④处理应急事项⑤确保组织安全2.值班人员要认真做好三项记录：记好值班电话记录、记好值班接待记录、记好值班日记3.值班表的定义值班表是将某一时间段中已经确定的值班人员姓名清晰地记载和标明的表格，是提醒有关人员按照值班表的要求值班，以保证组织整体工作的连续和完整的表格。
13.时间管理1.定义：时间管理，是指对时间进行有效地计划和控制，从而在有限的时间内创造最大的效益。
2.区分轻重缓急（具体见书P51）3.秘书时间管理的工具⑪～⑫⑪工作日志①秘书要确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅，要保持两本日志信息的一致和准确，注意检查和更新。
②工作日志安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔或适当的空隙。
⑫时间表时间表的常见类型：年度时间表、季度时间表、月时间表4. 秘书时间管理的原则第一，时间的有序性原则。
第二，最大限度地为领导谋求可控时间的原则。
第三，重急轻缓的原则。
第四，切忌安排领导者事必躬亲的原则。
14.秘书人员机要保密工作的内容1、文件保密（机要保密工作的重点）2、会议保密3、新闻报道保密4、科技保密5、电子计算机信息保密第三章接待工作1．接待的定义接待是指对因公务活动而来的内外宾客的接洽和招待，是一种有着公共关系职能的活动。
2. 接待的类型按来访者事先有无预约分为：预约来访者接待、未预约来访者接待3.接待的规格：低规格、对等规格、高规格4.接待工作的一般原则：①诚恳热情②讲究礼仪③细致周到④检省节约、按章办事⑤保守秘密⑥对接待分工负责5. 接待基本程序基本环节“客人---前台秘书----上司”秘书见到客人做到3s（stand up 、see 、Smile)6.会见是一种礼貌性的应酬，通常在半小时左右。
会谈内容比较正式，专题性比较强。
7.安排宴请注意五个MMoney花费、Meeting位次、Media 环境、Music 音乐、Menu菜单第四章社会交往工作1.秘书的社会交往：领导交往与群众交往、公务交往与私人交往、口头交往与书面交往2.领导公务出差一般有:工作性出差、参观考察性出差、会议出差、礼仪公关性出差、专题调研性出差等。
3.计划一份周密详细的计划包括：时间、地点、交通工具、具体事项、备注旅行计划制定好后，秘书要复制三份，一份给上司，一份存档，一份自己保留4.日程表的基本内容一份周密的日程表主要包括：日期、时间、地点、交通工具、具体事项、备注5.办理出国手续⑪～⑰⑪撰写出国申请⑫办理护照★需要携带主管部门的出国任务批件、出国人员政审批件、所去国有关公司的邀请书、2寸正面免冠半身相片等。
★护照有外交、公务和普通三种⑬办理签证⑭办理国际预防接种证书⑮办理出境登记卡⑯订票⑰办理保险第五章信息工作1.信息收集的方法：观察法、询问法、问卷法、网络法、交换法、购买法2.信息分类的方法：字母分类法、地区分类法、主题分类法、数字分类法、时间分类法3.信息传递的要素：信源、信道、信宿4.信息传递的形式：信件、备忘录、通知、传阅单、内部刊物、新闻稿、新闻发布会、声明5.信息传递的方法：口头传递、书面传递、电讯传递6.信息存储的程序：登记、编码、排列、保存、保管7.信息开发的形式：初次信息开发的常见形式有剪报、外文文献编译等二次信息开发的常见形式有索引、目录编制、文摘、信息资料等三次信息开发的常见形式有简讯、调查报告等8.商务信息利用中的“八忌”忌不选择、忌不对比、忌质量不高、忌来源不准、忌时间性不强、忌空间性失误、忌不注意市场变化、忌范围有限9. 秘书的信息工作秘书的信息工作--秘书对信息的发布、收集、筛选、集中、分析、综合、汇报、利用和反馈等等活动的总和，就是秘书的信息工作。
第六章领会领导意图与督促检查工作1.领会领导意图的方法接受领导指示、工作请办、工作报告2. 在对领导指示、决定传达过程中应注意几个问题1、不可擅自传达2、不能超越职权进行传达3、认真选择传达的对象4、传达任务完成后，应及时向领导反馈传达情况。
3．秘书督促检查的方法电话督查、书面督查、现场督查、会议督查第六章会务工作1. 会议的必备要素有：会议的目的、主题、议题、与会人员、组织人员、时间、地点、日程等。
2. 拟定会议的筹备方案会议的筹备方案一般包括：①会议的主题与议题、②会议的名称、③会议的时间、④会议的地点、⑤会议的议程、日程、程序、⑥会议出席人员的范围、⑦会议的经费预算、⑧会议的筹备机构、⑨会议的食宿安排、⑩其他3.会议经费预算一般包括：场地费用、交通费用、食宿费用、资料费用、人工费用、其他费用4.有的会议设立如下的机构小组：会务组、秘书组、宣传组、财务组、保卫组5. 拟定会议的应急方案包括：人员问题、场地问题、设备问题、资料问题、健康与安全问题、行为问题6.会场的布局相对式、全围式、半围式、分散式7.会场人员座次安排横排法、竖排法、左右排列法8.会前检查的主要内容1.会议准备是否充分2.会议期间能否排除各种干扰3.环境条件与用品准备4.文件材料的准备情况5.会场布置情况的检查6.会议环保工作的检查7.特殊类型会议相关工作的检查9.会议记录的结构⑪～⑭⑪标题会议记录的标题有两种，会议名称+文种或“会议记录”⑫首部包括：会议名称、会议时间、会议地点、会议主席、参加人员、缺席人员⑬主体包括：会议议题、会议发言、会议决议、会场情况⑭尾部包括：主持人签字、记录人签字、（审核人签字—也可以放在首部）10.会议结束后，记录人要全面检查记录记录人必须遵守保密规定，不得泄露会议内容。