《秘书实务》第一章秘书的含义

• “垃圾”事件
露宝把微软公司看成一个大家庭，她对公司的 每个员工、每份工作都有一份很深的感情。很自 然，她成了微软公司的后勤总管，负责发放工资、 记账、接订单、采购、打印文件等工作，这引得 周围好多人的羡慕。
然而，此时的她却有了新的苦恼。每天早上9 点左右，清洁工会进入微软公司进行清理工作。 有一天，一位软件工程师突然从办公室里嚷着冲 出来，板起脸孔问露宝有没有把他的程序扔掉。 露宝莫名其妙地问：“没看见什么程序呀！” 经 过仔细询问，方知是清洁工误把这位软件工程师 放在电脑旁、写在废纸上的一叠程序当做垃圾给 扔了。这位工程师懊恼不已，那可是他的灵感之 作呀。
• 在“娃娃公司”的日子
露宝刚进公司时觉得这个公司的气氛有点古怪：一般公 司请秘书一定要年轻漂亮身材苗条的女性，而自己这么大 的年龄居然得以录用，真是令人不可思议。
几天后的一个早上，露宝坐在自己的位置上看到一个男 孩直闯董事长的办公室，经过她面前时只是“嗨”地打了 一声招呼，像孩子对待母亲似的那么自然，然后摆弄起办 公室的电脑。
• 关心盖茨的起居饮食，成了露宝日常工作的一项 重要内容，这使盖茨感到了一种母性的关怀和温 暖，减少了远离家庭而带来的种种不适。 她在工作上也是一把好手，公司离亚帕克机场 只有几分钟路程，所以盖茨每次出差时，为了使 工作尽可能的满负荷，他往往要在办公室处理事 务到最后时刻才开始赶往机场，为了赶时间，他 常超车甚至闯红灯。这样的事多了，露金难免为 他担心，便请求他每次多留出15分钟去机场，并 且每次她都要加以督促。 露金把公司看成一个大家庭，她对公司的每个 员工、每项工作，都有一种很深的情感。很自然 地，她成了公司的后勤总管，负责发放工资、记 账、接订单、采购、打印文件等。
• 广泛性（为上司、同级、群众三层级服务）；稳定性 （只要不解聘不辞职，秘书长期为固定地上司服务， 业缘关系和人情关系）
• 2.知识化：以处理书面信息为主要内容，需掌握现
代办公手段和专业知识技能，属知识分子或白领阶层， 高级秘书属于智囊型人物
• 3.年轻化：发达国家平均年龄26岁，一般20-
35岁之间。工作3-5年，积累经验，锻炼能力， 逐步由操作（秘书）向管理层（主管）迈进
•
• “邂逅”大龄女秘书 微软公司当时基本上都是年轻人，这些人搞业务、搞推
销都是一把好手，可是弄起内务、管理方面的杂事，没有 人能有耐心。
一次，为了接待即将来访的惠普公司人员，盖茨才在亚 帕克基市中心租了一套四个房间的办公室，可里边还是空 荡荡的。
盖茨动员大家连夜去寻找办公用品，自己则亲手安装终 端设备。 可这些，对于他的第一任秘书――一个年轻的女大 学生来说，似乎并不是她分内的工作，一副不闻不问的冷 漠劲儿让盖茨大伤脑筋。
2．中级秘书
指办公厅（室）主任以下及下属的秘书处长或秘书 科长、秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、 办理公文、调查研究、收集和整理信息资料等工作。 其工作成效，对领导者的决策有重要作用。
3．高级秘书
1、高级秘书 ：指秘 书长、办公厅（室）主任。 虽然他们工作的机关、单 位不同（在中央机关或地 方机关),但都是领导者的 重要助手，日常行政工作 的负责人，有的人本身就 是领导成员。
上述种种见解，各有其道理。 比较起来，我们认为，所谓秘书， 在我国现代主要是指为党和政府机 关、企事业单位、社会团体或个人 提供辅助管理与综合服务的人员。
从秘书业务的内容划分，可以分为行政秘书、机要秘书、 文字秘书、事务秘书、会议秘书、公关秘书等。
行政秘书是指协助领导处理公务、实施管理的秘书 机要秘书是指处理机关机密文件的秘书 文字秘书是指专职从事以撰拟、处理文稿为主要工作的 秘书，具有较强的口头与文字表达能力，俗称“笔杆子”。
• 《曹老板的《致命女秘书》《秘书》这两部是关于人
心险恶和权利侵犯的，有教育意义 • 《非常女秘书 》
•
二、秘书的职业特征
• 1.服务性：
• 直接性（贴身的工作助手，不存在中间层次；工作内 容与领导工作保持一致；直接对领导负责，听命于领 导，并向其汇报）；
• 《文献通考》：“后汉图书在东观，桓帝延熹二年， 始置秘书监一人，掌典图书、古今文字、考合异 同。”“以其掌图书秘记，故曰秘书。”
• 虽然这时“秘书”一词的涵义有了变化，由原先指 物变为指人，但所指的人（即被冠以“秘书”称谓 的官员“秘书监或秘书令”），掌管的仅仅是朝廷 的图书典籍而已，并未从事真正的（现代意义上的） 秘书工作（辅助领导，参与政务，管理事务，搞好 服务）。
• 这件事后，露宝定了制度：在微软公司的办公室， 清洁工只能清除垃圾桶里的东西，其他地方的东 西一律不准移动。
可是问题又来了，程序设计师把喝完饮料的空 罐随手扔在电脑旁或桌子角，清洁工也不敢去碰。 过不多久，办公室里空罐堆积如山。露宝又得向 清洁工解释：哪些东西是有用的，不可以碰；哪 些东西是垃圾，应该清除。
随着微软帝国的建立，盖茨从露宝那里得到了 信赖，露宝则从盖茨那里得到了尊重，也获得了 个人职业生涯的巨大成功。相辅相成，唇齿相依， 成了微软公司一道独特的风景。
是的，忠贞不二是一个人最大的优势与财富， 它能换取别人的信赖，从而铸就事业的成功与辉 煌。
秘书实务
主讲：
第一节 什么是秘书
一、情景案例
二、基本知识
（一）秘书的界定
在国外，“秘书”一词源于拉丁文的 “secretarius”，意思是“可靠的职员”。英语中的秘书 （secretary）与秘密（secret）有着密切的联系。现代西 方国家的秘书概念形成于资产阶级工业革命时期，是工 业社会的产物，主要指一种职位或职业及具有此职位的 职员或从事此职业的人员。
他深切地感到，对公司这些粗粗鲁鲁风风火火的年轻人 来说，应该有一位热心肠、事无巨细的把后勤工作都能揽 下来的总管式女秘书，不能总让这方面的事来分他们的心。
• 不久，盖茨在自己的办公室招见了伍德，问他需 要的女秘书找到了没有。伍德一连交上几个年轻 女性的应聘资料，盖茨看后都连连摇头。 他看中女秘书的干练、稳重、能干，而对花瓶 式的年轻女性没兴趣。“难道就没有比她们更合 适的人选了？”盖茨失望地责问伍德。 伍德犹犹豫豫地拿出一份资料递给盖茨：“这 位女士做过文秘、档案管理和会计员等不少后勤 工作，只是她年纪太大，又有家庭拖累，恐怕……” 不等伍德说完，盖茨已看完了这份应聘资料，丢 下句“就是她了”后扬长而去。 就这样，盖茨的第二任女秘书――42岁的露宝上 任了。她是4个孩子的母亲，出来应聘时并没有寄 予太大的希望，在长年操持家务后她希望重新走 向社会，重新追寻自我的价值。
• 1、宫中秘藏之书。
• （1）据史籍记载， “秘书”一词在我国最 早出现于汉代，最初的涵义是指物，指用隐 语预卜吉凶或未来作出预言的谶讳、图箓之
书；如《汉书·叙传》： “斿liú博学有俊
才，……与刘向校秘书。”《汉书·刘向传》： “诏向领校中五经秘书。”
• （2）指物——向指人转变。
• 到了公元2世纪，东汉桓帝时，“秘书”一词才开 始用来作为掌管图书史籍的官员的职务名称。
“21岁。” 许多竞争对手就是被这个外形清瘦、头发蓬乱 还带着头皮屑的大男孩所迷惑。露宝也不例外， 她在想：一个给人印象如此稚嫩的董事长办实业， 遇到的困难恐怕很多吧！她以一个成熟女性特有 的缜密与周到，考虑起自己今后在娃娃公司应尽 的责任与义务。
• 一些日子后，露宝发现盖茨和艾伦行为颇异于常 人。 他们通常是中午到公司上班，一直工作到深夜。 假如偶然要在第二天早上会客，他们就在办公室 睡到天亮。 盖茨睡觉的习惯很独特，他从不在床单上睡觉。 累了的时候，只要拉过一条毛毯盖在头上，不管 何时也不管环境如何喧闹，他总能马上进入甜甜 的梦乡。 细心的露宝就适时为他准备毛毯，特别是出差 的时候，无论时间多紧张，盖茨想睡觉时总能随 手拉出毛毯。
• 因而可以说，曹操所设的秘书令，是最接近 现代秘书含义的古代秘书官职。
社会职业
就世界范围而言，秘书又是广泛的 社会职业之一。它属于第三产业（服 务性行业），它以其处理文书、事务 的知识和管理能力为社会各行业和团 体服务。如政府机关、企事业单位、 社会团体和个人等。
欧美许多科学家、教授、医生、
律师、著名演员和运动员都聘请私人 秘书，作为自己工作和生活的助手。
• 露金是微软公司总裁比尔·盖茨的第二任女秘书，
在到公司工作时，她已42岁了，并且是四个孩子 的母亲，而比尔·盖茨当年才21岁，正值创业之初。
当露金的丈夫知道她要去上班的公司情况时， 就警告她，要特别留意公司月底是否发得出工资。 而露金没有理会丈夫的忠告，她想一个如此年轻 的董事长开办公司，遇到的困难恐怕很多吧。她 开始以一个成熟女性所特有的缜密、细腻与周到， 考虑她今后在公司应尽的责任与义务。
临别时盖茨握住露宝的手动情地说：“微软公 司为你留着空位，随时欢迎你来！”
久而久之，露金成了公司的灵魂，给公司带来 了巨大的凝聚力，盖茨和其他员工对露金也有很 强的依赖心理。当公司决定迁往西雅图，露金因 丈夫有自己的事业不能走时，盖茨对她感到依依 不舍。
• 3年后的一个冬夜，西雅图浓雾持久不散，因缺乏 得力助手而心情郁闷的盖茨坐在办公室里发愁。 这时，一个熟悉的嗓音伴随着一个熟悉的身影来 到了他的跟前，“我回来了。”是露金，她为了 微软公司，说服了丈夫举家迁到了西雅图，继续 为公司的腾飞效力。
第１章 秘书的涵义
[本章学习要求] ●从职业角度认知秘书的涵义和职责 ●认知秘书职业化的意义 ●理解秘书工作的特征 ●理解秘书工作的要求
第一节 什么是秘书
一、情景案例 在文学作品里，公司里的秘书往往被描述成这样一
个特殊群体：靓丽的外表，时尚的装束，浪漫的感情， 丰厚的收入……容易给人一种错误的认识——秘书是花 瓶，吃的是青春饭。事实上，现代秘书更注重能力和悟 性。国外的高级秘书多为三四十岁的成熟女性，比如比 尔·盖茨的秘书露宝女士，上任时就是一位42岁的有四 个孩子的母亲。
• 东汉末年，曹操为魏王，设秘书令以 “典尚书奏事，并掌图书秘记之事”。曹操 实际上是由秘书令取代了尚书的职权，使秘 书令不但掌管了“图书秘记之事”，还掌管 了草拟奏章、发布政令之事。