知识产权外来文件与记录控制程序
知识产权文件控制程序完整版
知识产权文件控制程序完整版知识产权文件控制程序完整版一、引言知识产权（Intellectual Property，简称IP）是指人们在创造智力劳动产品过程中所拥有的产权。
控制和管理知识产权对于企业的发展至关重要。
本旨在为企业制定一套完整的知识产权文件控制程序，确保对知识产权的保护和管理。
二、定义1. 知识产权：指著作权、专利权、商标权、商业秘密等通过法律规定获得的权益。
2. 知识产权文件：指所有与知识产权相关的文件、数据、研究报告等。
三、知识产权文件控制程序1. 知识产权文件分类1.1 著作权文件1.1.1 软件代码1.1.2 说明1.1.3 设计图纸1.2 专利权文件1.2.1 专利申请文件1.2.2 专利审批文件1.2.3 专利授权文件1.3 商标权文件1.3.1 商标注册申请文件1.3.2 商标注册证书1.3.3 商标变更文件1.4 商业秘密文件1.4.1 机密协议1.4.2 保密文件2. 知识产权文件存储与访问2.1 存储方式知识产权文件应存储在安全可靠的服务器或者云存储平台中，确保文件的完整性、机密性和可访问性。
2.2 访问权限控制设置不同的权限级别，确保惟独授权人员能够访问和编辑知识产权文件。
禁止未经授权的人员访问。
3. 知识产权文件备份与恢复定期对知识产权文件进行备份，确保文件的安全性和可恢复性。
备份数据应存储在不同的地点，以应对突发事件。
4. 知识产权文件审查与更新4.1 定期审查对知识产权文件进行定期审查，确保文件的准确性和完整性。
发现问题及时进行修订和更新。
4.2 变更记录记录知识产权文件的变更情况，包括修订日期、修订人员和修订内容。
5. 文件销毁与归档对于过期或者无效的知识产权文件，应按规定进行销毁或者归档。
文件销毁过程中应确保文件信息的彻底销毁，以防泄露。
四、附件本所涉及的附件如下：1. 著作权申请表格2. 专利申请表格3. 商标注册申请表格4. 机密协议模板5. 文件归档清单五、法律名词及注释1. 著作权：指个人在创造文学、艺术、科学、技术等作品时所享有的权益。
知识产权程序文件—记录控制程序
更 改 记 录修订次实施 日期页 码对应 条款更 改 内 容 文件更改申请号1 2 3 45制订 审核 批准深圳***科技有限公司Shenzhen *** Co.,Ltd记录控制程序文件编号 ***-IPCX4.2.4-2018 受控类型程序文件制定部门管理部版本1.0生效日期 2018-07-16 总页码41 目的对记录进行有效的控制和管理，提供知识产权管理规范要求和知识产权管理体系有效运行的客观证据，为保持和改进知识产权管理体系提供信息，为制定、纠正和预防措施提供依据。
2 范围适用于对记录的填写、传递、标识、贮存、保护、检索、保留、借阅、归档、保存期限、处置和销毁等做出了具体规定。
3 职责3.1 管理部是本程序的归口管理部门，其职责为：3.1.1 对知识产权记录的完整性、符合性和真实性进行监督、检查。
3.1.2 负责对公司所有知识产权表单进行年度评审，对需更改的记录表单召集各部门进行评审更改，并上报管理者代表批准后执行新版表单。
3.1.3 负责保管超过一年的知识产权记录。
3.2 管理者代表负责批准各部门执行的知识产权记录表单。
3.3 各部门负责按本程序规定的要求具体实施知识产权记录的控制和管理。
4 工作程序4.1 知识产权记录的控制范围和分类4.1.1 记录的控制范围包括：知识产权管理体系文件中规定提供的记录，以及在知识产权管理体系运行中形成的其它记录（包括音像记录、磁带、照片、光盘、文字资料等）。
4.1.2 记录的分类包括：各项管理记录、操作记录、审批记录、申报记录、更改记录及相关原始记录。
4.2 记录的形式：记录可以是表格、图表、报告的形式并用纸张作为记录的媒体，以后有条件也可以采取其他任何的媒体，如硬拷贝或电子媒体（磁带、磁盘、胶片、照片等）。
4.3 记录格式的规定4.3.1 记录一般采用表格方式（特殊情况除外），记录必须有规定的编号和顺序号，编号按本程序的规定执行，表格一般应设制编制、审核、批准和日期栏。
知识产权-知识产权文件与记录控制程序
1 目的为规范企业内部文件的编写、审核、批准、标识、发放、回收作废及更新所需的控制，以及外来文件与记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制，特制定本程序。
2 适用范围适用于公司对所有知识产权管理体系文件的管理。
3 定义3.1 一级文件：知识产权手册。
3.2 二级文件：知识产权程序文件。
3.3 三级文件：知识产权相关的部门管理规定。
3.4 四级文件：知识产权表单/记录。
3.5 外来文件：本程序所指的外来文件包括行政决定、司法判决、律师函件等，不包括法律法规和其他要求文件。
法律法规和其他要求的识别、获取与管理按《法律法规和其他要求控制程序》执行。
4 相关文件4.1 《法律法规和其他要求控制程序》4.2 《保密管理程序》5 职责5.1 总经理负责策划和管理知识产权管理体系，对体系文件进行统筹规划。
5.2 研发部5.2.1 负责一级文件、二级文件的归口管理；5.2.2 控制、分发外来文件及存档原件和处理作废文件；5.2.3 负责指导和监督各部门形成资料的归档工作；5.2.4 负责各级体系文件的分发、原稿的存档及作废版本处理；5.3 各职能部门5.3.1 负责三级文件的归口管理；5.3.2 负责在本部门职责范围内执行相关文件；5.3.3 负责管理本部门使用的外来文件；5.3.4 负责编制和管理本部门的记录文件。
5.4 各级文件的制订、审核、批准与控制职责：5.4.1 一级文件由研发部编写，管理者代表审核，总经理批准，研发部归口管理。
5.4.2 二级文件由研发部组织编写，管理者代表审核，研发部归口管理。
5.4.3 三级文件由研发部组织编写，管理者代表审核，研发部归口管理。
5.4.4 四级文件随二级、三级文件一同提交审批，由使用部门归口管理。
6 内容6.1 总则6.1.1 受控文件的编写、审核、批准、标识、发放、回收作废及更新，以及外来文件与记录的标识、贮存、保护、检索和处置，按本程序执行。
6.1.2 本程序所称的文件及资料包括：《知识产权管理手册》；知识产权程序文件；知识产权相关的部门作业文件；知识产权记录文件；知识产权外来文件、资料。
知识产权记录和外来文件控制程序
1 目的对外来文件和记录文件进行管理，为公司的知识产权创造、运用、保护等管理活动提供客观证据，确保各项记录得以妥善保存，便于追溯。
2 范围适用于公司知识产权管理体系运行有关的记录和外来文件的管理。
3 定义3.1记录：为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。
3.2知识产权记录：知识产权的各项检索、记录表单及报告书等。
3.3知识产权外来文件：指顾客、供方、其他相关方提供的知识产权文件，行政决定、司法判决、律师函件，国家、地方政府、行业主管部门颁布的法律、法规和管理规定等。
4 职责4.1管理者代表负责知识产权记录使用、更改、处理的批准。
4.2综合部负责接收知识产权外来文件，识别其有效性并登记、发放、保存。
4.3综合部负责知识产权记录的登记编号、更改、处理和控制，以及产品实现全过程和知识产权管理体系运行记录的管理。
4.4各职能部门负责相关知识产权记录的编制、填写、保存和保护。
4.5知识产权记录的填写人员对所记录的数据、文字负责。
5 程序5.1 记录的种类5.1.1 知识产权体系运行必备的记录见《知识产权记录清单》。
5.1.2 与知识产权活动相关的其他记录。
5.2 记录的形成5.2.1 各部门负责按《知识产权文件控制程序》中规定的要求做好各类知识产权记录。
5.2.2 呈书面形式的知识产权记录需用钢笔或水笔书写，字迹清晰。
5.2.3 呈电子媒体形式的知识产权记录应有备份。
5.2.4 知识产权记录填写必须及时，内容准确。
5.3 记录的保管5.3.1 归口管理部门指定专人负责收集、整理，按年、月汇编或装订成册，分类存放。
5.3.2 为便于索引，记录汇编或装订应依其流水号或日期或产品类别等。
5.3.3 记录贮存和保管应便于存取，并有适宜环境，防止损坏、变质和丢失。
5.4 记录的使用5.4.1 公司内部人员查阅记录，经记录管理部门负责人批准。
5.4.2 合同有规定时，知识产权记录可供顾客或其代表查阅，但需经记录管理部门负责人批准。
知识产权外来文件控制程序
知识产权外来文件控制程序摘要知识产权是企业最重要的资产之一，保护和控制知识产权文件是企业管理的关键环节。
本文介绍了一个针对知识产权外来文件的控制程序，旨在帮助企业更有效地管理和保护其知识产权。
引言随着全球经济一体化的加深，企业之间的知识交流和共享变得日益频繁。
然而，这也带来了知识产权侵权的风险。
为了保护企业的知识产权，建立一个严格的文件控制程序变得尤为重要。
一、知识产权外来文件的识别和归类1.1 文件识别首先，企业需要确定什么样的文件被视为知识产权外来文件。
一般来说，知识产权外来文件包括但不限于专利申请、商标注册文件、版权登记证书等。
企业可以根据自身业务情况制定相应的文件识别标准。
1.2 文件归类一旦确定了知识产权外来文件，企业需要按照一定的规范对这些文件进行归类。
可以按照文件类型、知识产权类别或者申请日期等进行分类。
这样可以更方便地管理和查找这些文件。
二、知识产权外来文件的收集和存储2.1 文件收集企业可以与知识产权代理机构或专利事务所合作，委托他们负责知识产权文件的收集。
同时，企业内部也需要设立专门的部门或岗位负责文件的收集工作。
收集的文件应及时整理并按照归类进行存储。
2.2 文件存储对于知识产权外来文件的存储，企业可以选择实物存储和电子存储相结合的方式。
实物存储可以采用专门的文件柜或者保险柜，确保文件的安全和保密性。
对于电子存储，企业可以利用网络存储或云存储等技术手段，以便更方便地管理和共享文件。
三、知识产权外来文件的审查和备案3.1 文件审查企业在收到知识产权外来文件后，需要进行审查。
审查的内容包括文件的真实性、合法性和完整性等。
如果发现问题，企业应及时与知识产权代理机构或专家进行沟通，确保文件的准确性和有效性。
3.2 文件备案审查通过的知识产权外来文件应及时进行备案。
备案的目的是确保企业对这些文件的所有权和使用权。
备案的方式可以是将文件存放至备案系统中，以便日后查阅和管理。
四、知识产权外来文件的保护与维护4.1 文件保护企业应制定相关的保密措施，确保知识产权外来文件的安全。
知识产权程序文件—文件控制程序
更 改 记 录修订次实施 日期页 码对应 条款更 改 内 容 文件更改申请号1 2 3 45制订 审核 批准深圳***科技有限公司 Shenzhen *** Technology Co.,Ltd文件控制程序文件编号 ***-IPCX4.2.2-2018 受控类型程序文件制定部门管理部版本1.0生效日期 2018-07-16 总页码 61 目的对知识产权管理体系有关的所有文件进行有效控制，防止知识产权管理体系运行的各个场所使用无效版本的文件，确保与知识产权管理体系有关的所有文件处于受控状态，确保知识产权管理体系有效运行。
2 范围适用于公司与知识产权管理体系有关的所有文件的控制，也包括相应的外来文件。
记录是一种特殊类型的文件，依据《记录控制程序》文件的规定予以控制。
3 职责3.1 管理部为本程序归口管理部门，其职责为：3.1.1 负责公司所有归档文件的发放、回收、作废、销毁工作；3.1.2 负责本部门第三层次文件的编制、审核、更改及管理工作；3.1.3 负责公司商业秘密程序文件编制、审核、更改及管理工作；3.1.4 负责商业秘密记录审核及各部门商业秘密保密工作审核；3.1.5 负责收集国家最新相关政策法规并传递给知识产权管理部门。
3.2 开发部3.2.1 负责组织各部门对所负责的受控文件进行年度评审，确保文件的有效性；3.2.2 负责监督公司所有归档文件的发放、回收、作废、销毁工作；3.2.3 负责研发阶段专利挖掘相关文件管理和专利申报相关文件准备工作；3.2.4 负责监督管理各职能部门知识产权管理体系运行过程的记录进行。
3.3 文件编制小组：负责组织公司知识产权管理手册、程序文件的编制、更改工作。
3.4 管理者代表：负责组织文件编写小组编制、换版知识产权管理体系文件，并负责对体系文件的审核。
负责对知识产权管理体系的策划安排。
3.5 各职能部门负责对所使用文件的管理。
3.6 总经理负责批准知识产权管理手册（包括方针、目标）、程序文件、作业指导文件、知识产权管理体系策划。
知识产权管理指南与控制程序文件
知识产权管理指南与控制程序文件
目标
本指南旨在帮助组织有效管理和保护知识产权，确保知识产权的合法性和可持续性，并预防知识产权侵权行为。
以下提供了一些控制程序和最佳实践，供组织参考和实施。
知识产权管理流程
1. 知识产权识别和分类
- 鉴别和识别组织内创造的各种知识产权，包括专利、商标、版权和商业机密等。
- 将不同类型的知识产权进行分类和归档，以便更好地管理和保护。
2. 知识产权评估和评估
- 对组织内的知识产权进行评估和评估，以确定其价值和潜在风险。
- 考虑到知识产权的价值，制定相应的保护策略和措施。
3. 知识产权保护
- 确保知识产权的合法性和有效性，包括注册专利、商标和版权等。
- 制定保密协议和非竞争条款，以防止知识产权泄露和侵权。
4. 知识产权管理培训
- 为员工提供关于知识产权的培训，包括知识产权的概念、法律要求和最佳实践。
- 建立一个持续的培训计划，以确保员工对知识产权问题有全面的了解。
5. 知识产权监控和追踪
- 建立一个系统来监控和追踪组织内部和外部的知识产权侵权行为。
- 做好知识产权追索工作，并采取必要的法律行动保护知识产权权益。
最佳实践
- 与专业律师合作，确保遵循适用的法律法规。
- 定期审查和更新知识产权管理政策和程序。
- 建立一个跨部门的知识产权管理团队，以确保有效执行和协调。
- 建立有效的知识产权记录和档案系统，以便追踪和管理知识产权。
以上是知识产权管理指南与控制程序文件的内容。
请根据组织的具体情况和需求进行适当调整和实施。
外来文件和资料控制程序
外来文件和资料控制程序一、目的为了确保公司能够有效地识别、获取、登记、分发、使用、保存和处置与公司业务相关的外来文件和资料，保证其适用性、有效性和完整性，特制定本控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司所有部门和场所，包括但不限于办公室、车间、仓库、实验室等，涉及的外来文件和资料包括法律法规、标准规范、客户提供的文件和资料、供应商提供的文件和资料等。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定和修订外来文件和资料控制程序，并监督其执行情况。
负责收集、识别和登记国家和地方发布的法律法规、政策文件等外来文件。
负责与相关部门沟通协调，确保外来文件的及时更新和有效传递。
2、技术部门负责收集、识别和登记与产品技术、工艺、质量等相关的标准规范、技术文件等外来文件。
负责对技术类外来文件的适用性进行评估和审核，确保其符合公司的技术要求和生产实际。
3、市场营销部门负责收集、识别和登记客户提供的订单、合同、技术要求、图纸等外来文件和资料。
负责与客户沟通协调，确保客户提供的文件和资料的完整性和准确性，并及时传递给相关部门。
4、采购部门负责收集、识别和登记供应商提供的产品说明书、质量证明文件、检验报告等外来文件和资料。
负责与供应商沟通协调，确保供应商提供的文件和资料的真实性和有效性，并及时传递给相关部门。
5、其他部门负责收集、识别和登记与本部门工作相关的外来文件和资料，并按照规定的程序进行处理和传递。
四、外来文件和资料的分类1、法律法规类国家和地方颁布的与公司业务相关的法律、法规、条例、规章等。
2、标准规范类国际标准、国家标准、行业标准、地方标准等。
与产品技术、工艺、质量、安全、环保等相关的规范、规程、指南等。
3、客户提供类客户订单、合同、技术要求、图纸、样品等。
4、供应商提供类供应商产品说明书、质量证明文件、检验报告、资质证书等。
5、其他类行业协会发布的通知、公告、调研报告等。
专业机构发布的技术报告、研究成果等。
五、外来文件和资料的获取1、各部门应通过以下途径获取外来文件和资料：政府部门网站、行业协会网站、标准发布机构网站等官方渠道。
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知识产权管理程序文件
知识产权外来文件与记录控制程序
文件编号：
编制：
审核：
批准：
受控状态：
文件发放号：
2016年02月20日发布2016年03月01日实施
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1、目的
为做好本公司经营过程中与知识产权相关的外来文件的接收、审核、发放等管理工作，保证外来文件在受控状态下使用；为了对记录的标识、贮存、检索、保存期限和处置等进行有效控制，以提供符合要求和管理体系有效运行的证据，也作为管理过程的追溯和改进的依据，特制定本程序。
2、范围
本程序适用于集团公司知识产权体系相关外来文件和记录的管理。
3、职责
3.1知识产权办公室是集团公司知识产权体系外来文件和运行记录的主管部门，负责监督、
审查外来文件、记录控制的实施情况。
3.2集团办公室负责对外发文的统一管理及外来公文的接受、登记、审查、标识、分发和保管等。
3.3公司各级负责人负责相关记录的编制、处理的审批。
3.4记录的填写人员，对所记录的每一个数据和文字负责。
3.5各部门接受外来公文，转交集团办公室处理。
4、工作程序
4.1外来文件的控制
4.1.1知识产权办直接对行政决定、司法判决、律师函件等重要知识产权类外来文件进行直接管理，确保其来源与取得时间可识别，形成《知识产权外来文件清单》。
4.1.2每年各部门对文件进行整理归档，交档案室保存，保存期限按《档案管理制度》执行。
4.1.3法律法规等外来文件的进一步控制，详见《法律法规和其他要求管理程序》。
4.2记录的编制、评审、批准和发布
记录可以是固定表格的形式或其他形式，固定表格形式的记录可以作为所附属程序文件或三级文件的附件进行编制、审核和批准，也可以单独作为文件进行审核批准，但审批权限必须和相关程序或三级文件一致。
4.3记录的标识和填写
4.3.1记录的标识内容应包括记录的名称、格式、编号、填写日期、签署。
4.3.2记录的编号可按照《文件编写及编号规则》进行编制。
各部门为临时工作需要而编制的记录可由各部门自行编号，报集团办备案。
4.3.3其它媒体形式的记录（如光盘、软盘、磁带、照片等），可采取贴标签的形式进行标识。
4.3.4对有标准格式的记录的填写,应按照记录格式内容的要求填写，对无格式要求的记录的编写应根据实际情况进行编写。
4.3.5记录的填写内容应准确，字迹清晰，采用的书写工具应满足长期保存的要求。
4.3.6记录有签署要求的应进行手签。
4.4 记录的收集和归档
4.4.1各部门在知识产权管理活动中产生的记录，由该部门指定人员负责收集和整理。
4.4.2公司进行新、改、扩项目中产生的记录，由项目班子指定专人组织收集和整理。
4.4.3 来自供方和顾客的记录由接收部门负责收集和整理。
4.4.4记录的归档要求详见《档案管理制度》及《记录清单及保存期规定》中的有关规定。
对该两项规定中未列出的各部门自身管理活动中产生的其他记录，由各部门自行保管。
4.4.5新、改、扩建项目产生的记录由项目负责人指定专人进行归档处理。
4.4.6 记录的密级划分应按照《保密管理制度》执行。
凡属于绝密级别的记录由项目负责人转交档案室负责。
4.4.7以录像带、照片、录音带、磁盘、光盘等其它媒体形式形成的记录的归档，参照《档案管理制度》的要求执行。
4.4.8记录归档时,交接双方应履行签字手续。
4.5 记录的查阅和借阅
4.5.1 合同要求时,在商定的期限内记录可提供给顾客或其代表评价时查阅。
4.5.2对属于保密范围的记录，由管理者代表负责审批管理性的记录，技术资料的查阅由分管副总裁批准。
绝密级的资料由总裁负责审批才可查阅复制。
4.5.3 各部门的记录应便于检索，公司外有关部门因工作需要要求查阅记录时，由记录提供部门填写《记录借阅登记表》，写明原因经主管领导审核签字，管理者代表批准后外借；公司内人员因工作需要查阅／复制相关记录时，到记录保存部门填写《记录借阅登记表》，记录管理人员详细记录借阅／复制内容、页号，经记录保存部门领导批准后允许借阅，记录借阅记录要留存备案。
4.5.4 所有记录的原件一律不借给公司以外的单位/个人。
4.5.5查阅归档记录时，应按照《档案管理制度》的要求办理查阅手续。
4.6 记录的保管
4.6.1记录的贮存和保管应确保贮存场所防火、防潮、防淋雨、防盗、防止损坏和变质。
4.6.2记录的保管部门应确保记录的贮存便于检索和查阅。
4.6.3记录的保管期限,按照《记录清单及保存期规定》执行。
对该两项规定中未列出的各部门自行保管的记录,根据其使用价值及其重要性,由部门负责人确定其保管期限。
4.7 记录的发放、印刷管理
记录的印刷由记录的使用部门填写《记录印刷申请表》，写明印刷的记录名称、格式、。